因漏水给您写邮件的管理人，不是拿着您钥匙的人，也不是那家提出全部代管的中介。西班牙法律给这三方各自不同的客户、不同的权限和不同的账单：社区的管理人、依委托合同行事的代管人，以及费用由出租人支付的租赁中介。本文说明各方为住在国外的业主做什么、需要什么文件，以及谁付钱给谁。
邻居给您发来一张照片：您家门口下面有水。随后来了一封邮件，发件人是「管理人」，可他并不是拿着您钥匙的那个人，而他们两位又都不是去年提出要「全部代管」的那家中介。围绕西班牙业主社区里的一套公寓，有三份不同的工作，各自对不同的客户负责：管理人为业主社区工作，代管人为您工作，租赁中介则只为一笔交易工作，也就是找到租客。住在国外的业主，往往是在某件事恰好落在其中两方之间无人过问的那一天，才明白其中的区别。本文依次说明这三方：法律给了各自什么、各自不能做什么、各自需要您出具什么文件、各自承担什么责任，以及谁付钱给谁。
《水平产权法》把管理人列为社区的管理机关之一，与业主大会、主席和秘书并列（Ley 49/1960 第 13 条）。业主在大会上任命管理人，任期一年，章程另有规定的除外，并可以在临时大会上将其免职。这个职务由它的对象来界定，也就是这栋楼：Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios，即照管房屋及其设施和服务的良好运转；Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles，即及时编制可预见开支的计划并提交大会；负责保养，disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes，即安排紧急的维修和措施；执行大会就工程所作的决定，付款并收取应收的款项；并在由其担任时充当秘书，保管社区的文件供业主查阅（第 20 条）。
「房屋」指的是这栋楼和楼里共有的部分，管理人的工作到您家门口为止。法律要求每位业主把自己的公寓及其专有设施保持在良好状态（第 9 条），第 20 条里没有任何一句话把您的热水器、您的租客或您的报税放到管理人的桌上。管理人由社区付酬，这是按份额分摊的又一项共同开支，所以您应分担的那部分已经包含在您的社区费里；这笔报酬通常包含什么，见我们关于管理人报酬包含哪些内容的文章。
对于您的公寓，社区以及代表社区行事的管理人有三种手段，都写在法律里。社区可以要求您让楼的维护所需的维修人员进入，因为每位业主都必须 Permitir la entrada en su piso o local，即为这些目的允许进入其公寓或场所（第 9 条）。管理人可以不等大会召开就安排楼内的紧急维修。通知则寄往您告知秘书的西班牙境内地址；如果您没有告知任何地址，通知就送到公寓本身，并且有效。管理人没有的，是您的钥匙，以及在您不在场时进入的权利：谁可以进入空置的公寓、何时可以进入，见您不在时的公寓。
门后面的一切，需要一个为您工作的人。在西班牙法律里，这种关系是委托，即「mandato」：Por el contrato de mandato se obliga una persona a prestar algún servicio o hacer alguna cosa, por cuenta o encargo de otra，即依委托合同，一方承担为另一方的利益或受其委托提供某项服务或办理某件事的义务（《民法典》第 1709 条）。它可以用公证文书、私人文件甚至口头订立（第 1710 条），这正是把它写下来的理由，而不是省掉文件的理由。如果对方以此为业，法律推定应当向其支付报酬（第 1711 条）。
接着，《民法典》划出了对国外业主最要紧的一条线：El mandato, concebido en términos generales, no comprende más que los actos de administración，即以概括措辞订立的委托只包括管理行为，而出售、抵押或实施其他任何处分所有权的行为，需要明示的委托（第 1713 条）。没有特别授权的代管人不能把房产出租超过六年（第 1548 条）。在这些界限之内，代管人按您的指示办事，您没有指示的地方，则按一个谨慎的人会做的那样去做（第 1719 条）。
签字之前，还有三条值得了解。
钥匙、上门查看、抄表、维修和账单，有一份私人合同就够了。银行、公证人、产权登记处和大多数公共机关会要求更多：管理财产的授权必须载于公文书（第 1280 条），在国外怎样签署，见我们关于授权书的文章。对于社区的大会，法律的要求低得多：代理只需凭 un escrito firmado por el propietario 即可证明，即一份由业主签字的书面文件（《水平产权法》第 15 条）。
租赁中介的工作是一笔交易：找到租客，促成合同签署。对于住房租赁，《城市租赁法》自 2023 年 5 月 26 日起已经规定由谁付这笔钱：Los gastos de gestión inmobiliaria y los de formalización del contrato serán a cargo del arrendador，即不动产中介的费用和订立合同的费用由出租人承担（Ley 29/1994 第 20 条）。出租住房的中介费由业主付，而不是由租客付。
签字之后发生的事是另一份工作。收租、存交押金、答复租客、办理退房交接，这些都是管理，替您做这些事的人就是依委托合同行事的代管人，有义务对每一欧元报账。对住在国外的业主，法律又多给了一个慎重选人的理由：非居民财产的管理人，对其所管理财产的收入应缴的非居民所得税承担连带责任，除非该收入适用预扣（Real Decreto Legislativo 5/2004 第 9 条）。要求查看您报税表的代管人，是在保护你们双方。谁还必须指定税务代表，是另一个问题，见我们关于税务代表的文章。
度假出租又是另一个行当，有它自己的加那利法律（Ley 6/2025）和登记号。本文不涉及。
管理人对社区负责，由社区任命，也可以由社区免职。在行业公会注册的管理人还受本行业职业道德守则的约束：los Administradores de Fincas colegiados deberán disponer de unos seguros，即注册的物业管理人必须持有保险，既承保给客户造成损失的执业过错，也承保托付给他的资金，并且必须向提出要求的客户出示证明（物业管理人公会总理事会职业道德守则第 6 条）。法律本身并不要求注册：这个职务可以由任何一位业主担任，也可以由具备足够且经法律认可的专业资格的自然人或由法人担任（第 13 条）。
您自己的代管人和您的租赁中介对您负责，依据的是合同和《民法典》，而《民法典》并不要求他们任何一方投保。合同正是提出这一要求的地方，同时还应写明报酬包含什么、多久报一次账、谁可以替代代管人前来：未获授权而指定替代人的代管人，要对替代人所做的事负责（第 1721 条）。
管理人是代社区持有您的姓名、地址和银行信息的，只能用于社区的事务；从数据保护的角度说，他是社区的数据处理者，受与社区所订合同的约束，详见我们关于社区数据保护的文章。对一位有代管人的业主来说，这带来两个实际后果。对于仅仅自称代表您的第三人，管理人没有理由与其讨论您的账目：请给秘书寄一份签字的说明，写明您的代管人是谁、可以接收什么。同时，请以能留下收悉凭证的方式，向秘书告知一个西班牙境内的通知地址（《水平产权法》第 9 条）；可以用您代管人的地址。
| 事项 | 由谁来做，依据什么合同 |
|---|---|
| 屋顶、电梯、泳池、外立面：这栋楼及其维护 | 社区的管理人，由业主大会任命（《水平产权法》第 20 条） |
| 预算、社区费和会议记录 | 管理人，也可以兼任秘书 |
| 您公寓内的钥匙、查看、维修和账单 | 您自己的代管人，依据委托合同（《民法典》第 1709 条） |
| 您在大会上的投票 | 您在签字的书面文件中指定的人（《水平产权法》第 15 条） |
| 为长期出租找租客 | 租赁中介，在住房租赁中其费用由出租人支付（《城市租赁法》第 20 条） |
| 租期内的租金、押金和各种状况 | 租赁代管人，依据委托合同，须对收到的一切报账 |
| 出售、抵押或在公证人处签字 | 持公证授权书的代理人，绝不是概括的委托 |
这三方都没有官方的收费标准。法律禁止行业公会制定标准：它们 no podrán establecer baremos orientativos ni cualquier otra orientación, recomendación, directriz, norma o regla sobre honorarios profesionales，即不得制定指导性收费表，也不得就执业报酬作出其他任何指引、建议、指示、规范或规则（Ley 2/1974 第 14 条）。法律规定的是由谁来付。管理人的报酬是社区的开支，由大会在预算中批准，每位业主按份额分担。代管人的报酬以您的合同为准，只由您一人支付。住房的租赁中介费由出租人承担。
下面是我们自己举的例子，数字是虚构的，并不代表任何人的价格：一位业主每月交 90 欧元社区费，其中 7 欧元是管理人的报酬；一位代管人每月收 45 欧元，负责保管钥匙、每月上门查看公寓并支付账单；而在公寓出租的那一年，一家中介收取一个月的租金，900 欧元。三张账单，三份合同，三个客户。
我们在整个富埃特文图拉管理业主社区，按单元收取固定费用；对个人业主，我们办理长期租赁，从合同到交还钥匙，每月出具对账单；住在国外的业主由我们凭委托书在大会上代理，并收到英文和西班牙文的会议记录、账目和通知。我们不经营度假出租，寻找租客则是集团旗下房产中介的工作。这些服务见我们的租赁管理页面和国外业主页面，您可以索取一份固定费用报价。
社区的管理人可以保管我的钥匙或照看我的公寓吗？
以管理人的身份不可以：法律没有给这个职务任何钥匙，也没有给它在您公寓内的任何义务。如果同一家公司也代管个人房产，那是与您订立的第二份合同，也是第二笔报酬。
我的代管人说，我签的合同允许他替我卖房。是这样吗？
不是。概括措辞的委托只包括管理行为。出售或抵押需要明示的委托，公证人会要求公文书形式的授权书。
中介想向我的租客收取中介费。可以吗？
在住房租赁中不可以：自 2023 年 5 月起，中介的费用和订立合同的费用由出租人承担。
楼里出了问题，管理人对谁负责？
对社区负责。业主把事情提交给主席或大会，管理人由大会任命，也可以由大会免职；注册的管理人还必须持有责任保险，并应要求出示证明。
我住在国外，有人替我收租。如果他不替我缴税，这笔税由谁欠？
由您欠：这笔税是业主的。代管人与您一起承担连带责任，所以你们双方都应当希望报税表按时申报。请向他索取《民法典》要求每位受托人提交的账目。
