Un vicino vi manda la foto dell'acqua sotto la porta di casa. L'email che segue arriva dall'«amministratore», che non è la persona che ha le vostre chiavi, e nessuno dei due è l'agenzia che l'anno scorso si era offerta di «gestire tutto». Intorno a un appartamento in una comunità di proprietari spagnola ci sono tre lavori diversi, e ciascuno risponde a un cliente diverso: l'amministratore lavora per la comunità dei proprietari, un gestore lavora per voi, e un'agenzia di locazione lavora su un'operazione, trovare un inquilino. I proprietari che vivono all'estero imparano di solito la differenza il giorno in cui qualcosa cade tra due di loro. Questa nota li prende uno alla volta: che cosa la legge dà a ciascuno, che cosa ciascuno non può fare, quale carta serve a ciascuno da parte vostra, di che cosa risponde e chi paga chi.
L'amministratore lavora per la comunità
La legge sulla proprietà orizzontale elenca l'amministratore tra gli organi di governo della comunità, accanto all'assemblea dei proprietari, al presidente e al segretario (Ley 49/1960, articolo 13). I proprietari lo nominano in assemblea, per un anno salvo che lo statuto disponga diversamente, e possono revocarlo in un'assemblea straordinaria. L'incarico è definito dal suo oggetto, che è l'edificio: Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, vigilare sul buon andamento della casa, dei suoi impianti e dei suoi servizi; Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, preparare per tempo e sottoporre all'assemblea il piano delle spese prevedibili; provvedere alla conservazione, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, disponendo le riparazioni e le misure urgenti; eseguire ciò che l'assemblea delibera in materia di lavori, fare i pagamenti e riscuotere quanto dovuto; e agire, quando gli spetta, da segretario e custodire i documenti della comunità a disposizione dei proprietari (articolo 20).
«La casa» è l'edificio e ciò che in esso è comune, e il lavoro dell'amministratore si ferma alla vostra porta. La legge rende ogni proprietario responsabile di tenere in buono stato il proprio appartamento e i suoi impianti privati (articolo 9), e nulla nell'articolo 20 mette la vostra caldaia, il vostro inquilino o la vostra dichiarazione dei redditi sulla scrivania dell'amministratore. L'amministratore è pagato dalla comunità, come una spesa generale in più ripartita per quota, sicché la vostra parte di quel compenso è già dentro le vostre quote condominiali; che cosa copre di norma è l'argomento della nostra nota su che cosa comprende il compenso di un amministratore.
Verso il vostro appartamento la comunità, e l'amministratore che agisce per essa, ha tre strumenti, tutti nella legge. Può esigere che lasciate entrare le riparazioni richieste dal servizio dell'immobile, perché ogni proprietario deve Permitir la entrada en su piso o local, permettere l'ingresso nel proprio appartamento o locale, a quei fini (articolo 9). L'amministratore può ordinare una riparazione urgente nell'edificio senza aspettare un'assemblea. E le comunicazioni vengono inviate al domicilio in Spagna che avete indicato al segretario; se non ne avete indicato nessuno, la comunicazione va all'appartamento stesso ed è valida. Quello che l'amministratore non ha è la vostra chiave, né il diritto di entrare senza di voi: chi può entrare in un appartamento vuoto, e quando, è spiegato in il vostro appartamento mentre siete via.
Un gestore lavora per voi, con un mandato
Tutto ciò che sta dietro la porta ha bisogno di qualcuno che lavori per voi. Nel diritto spagnolo quel rapporto è un mandato: Por el contrato de mandato se obliga una persona a prestar algún servicio o hacer alguna cosa, por cuenta o encargo de otra, con il contratto di mandato una persona si obbliga a prestare un servizio o a fare qualcosa per conto o su incarico di un'altra (Codice civile, articolo 1709). Può essere concluso con atto pubblico, con scrittura privata o persino a voce (articolo 1710), il che è una ragione per metterlo per iscritto, non per fare a meno della carta. Se la persona lo fa di mestiere, la legge presume che debba essere retribuita (articolo 1711).
Il Codice traccia poi la linea che più conta per un proprietario all'estero: El mandato, concebido en términos generales, no comprende más que los actos de administración, il mandato concepito in termini generali comprende soltanto gli atti di amministrazione, e per vendere, ipotecare o compiere qualsiasi altro atto di disposizione serve un mandato espresso (articolo 1713). Un gestore senza procura speciale non può dare in locazione l'immobile per più di sei anni (articolo 1548). Entro questi limiti il gestore segue le vostre istruzioni e, dove non ne avete date, fa ciò che farebbe una persona diligente (articolo 1719).
Altri tre articoli vanno conosciuti prima di firmare.
- Rendiconto. Todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones y a abonar al mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato, ogni mandatario è tenuto a rendere conto delle sue operazioni e a versare al mandante tutto ciò che ha ricevuto in forza del mandato (articolo 1720): canoni, cauzioni restituite, rimborsi dei fornitori.
- Responsabilità. Il gestore risponde del dolo e anche della colpa, che i tribunali valutano con maggiore o minore rigore a seconda che il mandato fosse retribuito o no (articolo 1726).
- Revoca. Potete porre fine al mandato quando volete ed esigere la restituzione del documento in cui risulta (articolo 1733).
Un contratto privato basta per le chiavi, le visite, le letture dei contatori, le riparazioni e le bollette. La banca, il notaio, il registro immobiliare e la maggior parte degli uffici pubblici chiederanno di più: la procura per amministrare beni deve risultare da atto pubblico (articolo 1280), e come firmarla dall'estero è nella nostra nota sulle procure. Per l'assemblea della comunità la legge chiede molto meno: la rappresentanza si prova con un escrito firmado por el propietario, uno scritto firmato dal proprietario (legge sulla proprietà orizzontale, articolo 15).
Un'agenzia di locazione lavora sul contratto d'affitto
Il lavoro di un'agenzia di locazione è un'operazione: trovare un inquilino e far firmare un contratto. Per la locazione di un'abitazione, la legge sulle locazioni urbane ha stabilito dal 26 maggio 2023 chi la paga: Los gastos de gestión inmobiliaria y los de formalización del contrato serán a cargo del arrendador, le spese di gestione immobiliare e quelle di formalizzazione del contratto sono a carico del locatore (Ley 29/1994, articolo 20). Il compenso per affittare un'abitazione lo paga il proprietario, non l'inquilino.
Quello che accade dopo la firma è un altro lavoro. Riscuotere il canone, depositare la cauzione, rispondere all'inquilino e chiudere la riconsegna sono gestione, e chi lo fa per voi è il vostro gestore con un mandato, con il dovere di rendere conto di ogni euro. La legge dà al proprietario che vive all'estero una ragione in più per scegliere con cura quella persona: il gestore dei beni di un non residente risponde in solido dell'imposta sul reddito dei non residenti dovuta sui redditi di ciò che gestisce, salvo che quei redditi siano soggetti a ritenuta (Real Decreto Legislativo 5/2004, articolo 9). Un gestore che chiede di vedere le vostre dichiarazioni sta proteggendo entrambi. Chi debba inoltre nominare un rappresentante fiscale è una questione distinta, trattata nella nostra nota sul rappresentante fiscale.
L'affitto turistico è a sua volta un altro mestiere, con una legge canaria propria (Ley 6/2025) e un numero di registrazione. Questa nota non se ne occupa.
Di che cosa risponde ciascuno
L'amministratore risponde alla comunità, che lo nomina e può revocarlo. Un amministratore iscritto all'ordine è inoltre vincolato dal codice deontologico della professione: los Administradores de Fincas colegiados deberán disponer de unos seguros, gli amministratori iscritti devono disporre di assicurazioni che coprano sia gli errori professionali che causano un danno al cliente sia i fondi a lui affidati, e deve esibire il certificato al cliente che lo chiede (codice deontologico del Consiglio generale degli ordini degli amministratori, articolo 6). La legge, di per sé, non richiede l'iscrizione: l'incarico può essere svolto da qualsiasi proprietario, da una persona fisica con una qualifica professionale sufficiente e legalmente riconosciuta, o da una persona giuridica (articolo 13).
Il vostro gestore e la vostra agenzia di locazione rispondono a voi, nei termini del contratto e del Codice civile, e il Codice non chiede a nessuno dei due un'assicurazione. Il contratto è il luogo in cui chiederla, insieme a che cosa comprende il compenso, ogni quanto si rende il conto e chi può essere mandato al posto del gestore: un gestore che nomina un sostituto senza averne avuto la facoltà risponde della gestione di quest'ultimo (articolo 1721).
I vostri dati, e chi può parlare per voi
L'amministratore detiene il vostro nome, il vostro indirizzo e le vostre coordinate bancarie per conto della comunità e può usarli solo per gli affari della comunità; in termini di protezione dei dati è il responsabile del trattamento della comunità, vincolato a essa da un contratto, come spieghiamo nella nostra nota sulla protezione dei dati in una comunità. Per un proprietario con un gestore questo ha due conseguenze pratiche. L'amministratore non ha motivo di discutere la vostra posizione con un terzo che dice semplicemente di agire per voi: mandate al segretario una nota firmata che nomini il vostro gestore e dica che cosa può ricevere. E indicate al segretario un domicilio in Spagna per le comunicazioni, con un mezzo che lasci prova della ricezione (legge sulla proprietà orizzontale, articolo 9); può essere quello del vostro gestore.
Chi fa che cosa
| Il compito |
Chi lo svolge, e con quale contratto |
| Tetto, ascensore, piscina, facciata: l'edificio e la sua manutenzione |
L'amministratore della comunità, nominato dall'assemblea dei proprietari (legge sulla proprietà orizzontale, articolo 20) |
| Il bilancio preventivo, le quote e i verbali |
L'amministratore, che può essere anche il segretario |
| Chiavi, visite, riparazioni e bollette dentro il vostro appartamento |
Un vostro gestore, con un mandato (Codice civile, articolo 1709) |
| Il vostro voto in assemblea |
Chi nominate con uno scritto firmato (legge sulla proprietà orizzontale, articolo 15) |
| Trovare un inquilino per un affitto di lunga durata |
Un'agenzia di locazione, il cui compenso nella locazione di un'abitazione lo paga il locatore (legge sulle locazioni urbane, articolo 20) |
| Canone, cauzione e imprevisti durante la locazione |
Un gestore degli affitti, con un mandato, che deve rendere conto di tutto ciò che riceve |
| Vendere, ipotecare o firmare dal notaio |
Un procuratore con procura notarile, mai un mandato generale |
Come viene pagato ciascuno
Non esiste una tariffa ufficiale per nessuno dei tre. La legge vieta agli ordini professionali di fissarne una: essi no podrán establecer baremos orientativos ni cualquier otra orientación, recomendación, directriz, norma o regla sobre honorarios profesionales, non possono stabilire tariffari orientativi né alcun altro orientamento, raccomandazione, direttiva, norma o regola sugli onorari professionali (Ley 2/1974, articolo 14). Quello che la legge fissa è chi paga. Il compenso dell'amministratore è una spesa della comunità che l'assemblea approva nel bilancio preventivo e che ogni proprietario paga secondo la sua quota. Quello del gestore è ciò che dice il vostro contratto, e lo pagate soltanto voi. Quello dell'agenzia di locazione, per un'abitazione, è del locatore.
Un esempio nostro, con cifre inventate che non pretendono di essere i prezzi di nessuno: un proprietario paga 90 euro al mese di quote condominiali, di cui 7 euro sono il compenso dell'amministratore; un gestore chiede 45 euro al mese per tenere le chiavi, visitare l'appartamento ogni mese e pagare le bollette; e, l'anno in cui l'appartamento viene affittato, un'agenzia chiede una mensilità di canone, 900 euro. Tre conti, tre contratti, tre clienti.
Che cosa facciamo, e che cosa no
Amministriamo comunità in tutta Fuerteventura per una quota fissa per unità, e per i singoli proprietari seguiamo gli affitti di lunga durata dal contratto alla riconsegna delle chiavi, con un rendiconto mensile; i proprietari all'estero sono rappresentati in assemblea per delega e ricevono verbali, conti e avvisi in inglese e in spagnolo. Non gestiamo affitti turistici, e trovare l'inquilino è il lavoro dell'agenzia immobiliare del gruppo. I servizi sono descritti nelle nostre pagine di gestione affitti e per i proprietari all'estero, e potete chiedere un preventivo a onorario fisso.
Domande frequenti
L'amministratore della comunità può tenere le mie chiavi o controllare il mio appartamento?
Non come amministratore: la legge non dà all'incarico alcuna chiave né alcun dovere dentro il vostro appartamento. Se la stessa società gestisce anche singoli immobili, quello è un secondo contratto, con voi, e un secondo compenso.
Il mio gestore dice che il contratto che ho firmato gli permette di vendere l'appartamento per me. È così?
No. Un mandato in termini generali copre solo gli atti di amministrazione. Vendere o ipotecare richiede un mandato espresso, e il notaio chiederà una procura per atto pubblico.
L'agenzia vuole far pagare il suo compenso al mio inquilino. Può farlo?
Non nella locazione di un'abitazione: dal maggio 2023 le spese dell'agenzia e quelle di formalizzazione del contratto sono del locatore.
A chi risponde l'amministratore se qualcosa va storto nell'edificio?
Alla comunità. Un proprietario porta la questione al presidente o all'assemblea, che nomina l'amministratore e può revocarlo; un amministratore iscritto deve inoltre avere un'assicurazione di responsabilità ed esibirne il certificato su richiesta.
Vivo all'estero e qualcuno riscuote il mio affitto. Se non paga la mia imposta, chi la deve?
Voi: l'imposta è del proprietario. Il gestore ne risponde in solido con voi, ed è per questo che a entrambi conviene che le dichiarazioni siano presentate. Chiedete il rendiconto che il Codice civile impone a ogni mandatario.
