为科拉莱霍的一套公寓签五个名，只有一个需要公证：在国内办错就会在西班牙被拒的那一个。什么需要公证授权书、什么只需签字文件；从海外办理的三种途径——西班牙公证人、领事馆、您本国公证人加海牙认证、宣誓翻译和等效性检验——以及2023年起通过视频会议的第四种；授权书里写什么，如何撤销，以及您的管理人随后能用它做什么。
一位住在汉堡的业主今年秋天要为她在科拉莱霍的公寓签五份文件：向邻居购买车位的公证契约、让管理人得以与银行打交道的授权、指定某人代收税务局来信、水务公司的账户变更表，以及十一月业主大会的委托书。五个签名，只有一个需要公证——但正是这一个，如果在国内办错了，会在西班牙被拒绝。以下是我们建议所管理共同体中的海外业主整理文书的方式：什么需要授权书，如何不必飞来就能办好，以及持有它的人之后能为您做什么。
西班牙法律明确规定了哪些委托必须以公文书形式作成。《民法典》第1280条列出了“管理财产的授权，以及任何以公证契约作成或应当以公证契约作成的行为为对象、或将损害第三人的授权”（Código Civil，第1280.5条）。买卖、抵押、接受继承、六年以上的出租、以您的名义管理您的房产：所有这些都需要在公证人面前出具的授权书，因为另一端的契约将是公证契约。
业主日常生活中的许多事情要求要低得多。要在业主大会上被代表，“业主签署的书面文件”即可（Ley de Propiedad Horizontal，第15.1条）——我们的面向海外业主的大会专文解释了委托书。公用事业公司和保险公司使用它们自己的签字表格。银行介于两者之间：银行接受公证授权书，多数银行也有自己的账户代理人表格，在网点或通过应用签署。税务局则是另一项单独的指定——在税务局代表登记簿中的电子授权，或某些非居民必须指定的正式税务代表，这是本月晚些时候的一个独立话题。所以第一个问题从来不是“我需要授权书吗”，而是“为这些行为中的哪一个”。
**来访期间在西班牙公证人面前办理。**最干净的途径：一份西班牙格式、西班牙语、针对您所设想的确切行为起草的授权书，当天下午即生效，无需海牙认证，无需翻译。如果您每年在岛上待一周，就用这一周来办。
**在西班牙领事馆办理。**西班牙领事馆在海外行使公证职能：在伦敦、柏林或阿姆斯特丹的领事馆出具的授权书是西班牙格式的西班牙公文书，既不需要海牙认证也不需要翻译。代价是时间——预约可能紧缺——而且起草仍然是您的事：带上将使用该授权书的西班牙公证人准备好的文本。
在本国公证人面前办理。德国的Notar、英国的notary public、荷兰的notaris都可以办理授权书，西班牙会接受——但有三个条件。第一，1961年10月5日《海牙公约》规定的附加证明书（海牙认证），它证明公证人的签名，使西班牙公证人或登记官可以信赖；由您所在国指定的机关签发，根据国家不同需要数天或数周。第二，当文件使用其他语言时，需要宣誓翻译成西班牙语——西班牙公证人也许能读英语或德语，但不动产登记官会要求译文。第三，也是最不为人知的，等效性：外国文件必须在功能上等同于西班牙公文书。主管登记事务的总局已明确表示：外国文件“只有当其作成过程中具备赋予西班牙公文书效力的那些结构性要素时”才等效——有权认证的机关、对签署人身份和行为能力的审查，以及在原籍国具有与西班牙契约相当的效力（2025年1月16日决议）。英国和德国的公证人能通过这一检验；仅由证人见证的签名则不能。接收授权书的西班牙公证人随后将声明它对该行为而言是充分的（Ley 24/2001，第98条），并且是等效的——如果外国公证人的文本已经写明他核实了您的身份、评估了您的行为能力、起草或审阅了该文件，并且该文件依其本国法律有效，那将大有帮助。有些国家的公证人不会写这样的声明；对他们来说，答案是领事馆。
**通过视频会议在西班牙公证人面前办理。**自2023年11月9日起，西班牙公证人可以通过公证行业的电子门户以视频会议方式办理某些文件——其中包括“针对具体行为的授权书”、向公共行政机关和诉讼中行事的授权书，以及授权书的撤销；一般授权书和预防性授权书被明确排除（Ley del Notariado，第17条之三）。您用西班牙行政机关接受的电子身份识别方式——西班牙数字证书或Cl@ve——进行身份验证，公证人在屏幕上向您展示文件并以电子方式签署。对于已经拥有西班牙证书的海外业主来说，出售一个车位或签署一份契约的授权书现在只需在笔记本电脑前花一个下午。而大多数业主想要的“包办一切”的授权书，仍然需要上述三种途径之一。
围绕行为来起草，并让西班牙公证人来写。在我们管理的共同体里，对于希望由管理人打理房产的业主，我们要求的清单如下：
有两个条款值得慎重选择。转委托条款允许您的受托人指定他人代替自己——对有团队的管理人有用，落在陌生人手里则危险。如果受托人将处于一项行为的双方——例如您的女儿用您本人的授权书向您购买公寓——就需要自我交易条款。还有期限：授权书默认无限期；写明一个日期或一项行为，此后授权书失效，不花一分钱。
授权因撤销、受托人放弃、任何一方死亡以及《民法典》列出的其他原因而终止（Código Civil，第1732条）。委托人可以随意撤销并要求交回文件（第1733条）。怎么出具就怎么撤销：一份公证撤销契约——它本身也可以通过视频会议签署——然后告知曾依赖该授权书的人，先是银行，其次是共同体，因为无人知晓的撤销保护不了任何人。西班牙公证人会记录撤销，以便日后被出示旧授权书的公证人可以核查；受托人抽屉里的那份副本正是您必须索回的。
对于我们所管理共同体中的海外业主，授权书把一项服务变成一项权限：有了它，我们的管理人从业主的账户支付管理费和IBI，签署与该单元有关的共同体文件，接收原本会无人回应的通知，并保持该单元档案的完整——没有它，他们只能提建议。请查看我们的非居民业主管理服务，或索取报价。如果即将买卖，请在去本国公证处之前告诉我们：我们会寄给您待签署的西班牙文文本，旁边附上您的语言，让海牙认证第一次就盖在正确的文件上。
在业主大会上投票需要授权书吗？
不需要。根据《区分所有权法》第15.1条，一份指定您代表的签字书面文件即可，管理人会随召集通知把表格寄给您。公证授权书用于契约、银行、税务和房产管理——不用于大会。
在英国或德国的公证人面前签署的授权书在西班牙有效吗？
有效，条件是附有海牙认证、必要时附西班牙语宣誓翻译，并且文件显示公证人核实了您的身份、评估了您的行为能力并依其本国法律办理了授权书——这就是西班牙公证人必须确认的等效性。去之前先向将使用该授权书的西班牙公证人索取文本。
我可以在线出具授权书吗？
自2023年11月起可以，适用于针对具体行为的授权书、向行政机关和诉讼中行事的授权书以及撤销——通过与西班牙公证人的视频会议办理，以西班牙电子证书或Cl@ve验证身份。一般授权书和预防性授权书不能以这种方式出具。
我如何取消已经出具的授权书？
随时通过公证撤销契约，并告知银行、共同体以及其他曾依赖它的人；请前受托人交回副本。公证人会记录撤销，使旧文件无法再在其他公证人面前使用。
