Un vecino le envía la foto de un charco bajo la puerta de su piso. El correo que llega después es de «el administrador», que no es la persona que tiene sus llaves, y ninguno de los dos es la agencia que el año pasado se ofreció a «gestionarlo todo». Alrededor de un piso en una comunidad española hay tres trabajos distintos, y cada uno responde ante un cliente diferente: el administrador trabaja para la comunidad de propietarios, un gestor trabaja para usted y una agencia de alquiler trabaja en una operación, la de encontrar inquilino. Los propietarios que viven fuera suelen aprender la diferencia el día en que algo se queda entre dos de ellos. Esta nota recorre los tres por orden: qué da la ley a cada uno, qué no puede hacer, qué papel necesita de usted, de qué responde y quién paga a quién.
El administrador trabaja para la comunidad
La Ley de Propiedad Horizontal enumera al administrador entre los órganos de gobierno de la comunidad, junto a la junta de propietarios, el presidente y el secretario (Ley 49/1960, artículo 13). Los propietarios lo nombran en junta, por un año salvo que los estatutos digan otra cosa, y pueden cesarlo en una junta extraordinaria. El cargo se define por su objeto, que es el edificio: Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios; Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles; atender a la conservación, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes; ejecutar lo que la junta acuerde en materia de obras, hacer los pagos y cobrar lo que proceda; y actuar, cuando le corresponda, como secretario y custodiar a disposición de los propietarios la documentación de la comunidad (artículo 20).
«La casa» es el edificio y lo que en él se comparte, y el trabajo del administrador termina en la puerta de su piso. La ley hace a cada propietario responsable de mantener en buen estado su propio piso y sus instalaciones privativas (artículo 9), y nada en el artículo 20 pone su caldera, su inquilino o su declaración de impuestos sobre la mesa del administrador. Al administrador lo paga la comunidad, como un gasto general más que se reparte por cuota, de modo que su parte de esos honorarios ya está dentro de sus cuotas de comunidad; lo que normalmente cubren es el asunto de nuestra nota sobre qué incluyen los honorarios de un administrador.
Frente a su piso, la comunidad, y el administrador que actúa por ella, tiene tres herramientas, todas en la ley. Puede exigirle que deje pasar las reparaciones que exija el servicio del inmueble, porque todo propietario debe Permitir la entrada en su piso o local a esos efectos (artículo 9). El administrador puede ordenar una reparación urgente en el edificio sin esperar a una junta. Y las notificaciones se envían al domicilio en España que usted haya comunicado al secretario; si no ha comunicado ninguno, la notificación va al propio piso y es válida. Lo que el administrador no tiene es su llave, ni derecho a entrar sin usted: quién puede entrar en un piso vacío, y cuándo, se explica en su piso mientras está fuera.
Un gestor trabaja para usted, con un mandato
Todo lo que queda detrás de la puerta necesita a alguien suyo. En derecho español esa relación es un mandato: Por el contrato de mandato se obliga una persona a prestar algún servicio o hacer alguna cosa, por cuenta o encargo de otra (Código Civil, artículo 1709). Puede pactarse en escritura, en documento privado o incluso de palabra (artículo 1710), lo cual es una razón para ponerlo por escrito, no para prescindir del papel. Si la persona se dedica a ello, la ley presume que hay que retribuirla (artículo 1711).
El Código traza después la línea que más importa a un propietario en el extranjero: El mandato, concebido en términos generales, no comprende más que los actos de administración, y para vender, hipotecar o ejecutar cualquier otro acto de riguroso dominio hace falta mandato expreso (artículo 1713). Un gestor sin poder especial no puede arrendar la vivienda por más de seis años (artículo 1548). Dentro de esos límites el gestor sigue sus instrucciones y, donde no las haya, hace lo que haría una persona diligente (artículo 1719).
Conviene conocer tres artículos más antes de firmar.
- Cuentas. Todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones y a abonar al mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato (artículo 1720): rentas, fianzas devueltas, reembolsos de proveedores.
- Responsabilidad. El gestor responde del dolo y también de la culpa, que los tribunales estiman con más o menos rigor según el mandato haya sido o no retribuido (artículo 1726).
- Revocación. Usted puede poner fin al mandato cuando quiera y exigir la devolución del documento en que conste (artículo 1733).
Un contrato privado basta para las llaves, las visitas, las lecturas de contadores, las reparaciones y los recibos. El banco, el notario, el Registro de la Propiedad y la mayoría de las oficinas públicas pedirán más: el poder para administrar bienes debe constar en documento público (artículo 1280), y cómo firmarlo desde el extranjero está en nuestra nota sobre los poderes notariales. Para la junta de la comunidad la ley pide mucho menos: la representación se acredita con un escrito firmado por el propietario (Ley de Propiedad Horizontal, artículo 15).
Una agencia de alquiler trabaja en el arrendamiento
El trabajo de una agencia de alquiler es una operación: encontrar un inquilino y conseguir que se firme un contrato. Para el arrendamiento de vivienda, la Ley de Arrendamientos Urbanos tiene resuelto desde el 26 de mayo de 2023 quién lo paga: Los gastos de gestión inmobiliaria y los de formalización del contrato serán a cargo del arrendador (Ley 29/1994, artículo 20). Los honorarios por alquilar una vivienda los paga el propietario, no el inquilino.
Lo que ocurre después de la firma es otro trabajo. Cobrar la renta, depositar la fianza, atender al inquilino y liquidar la entrega de llaves es gestión, y quien lo haga por usted es su gestor con un mandato, con el deber de rendir cuentas de cada euro. La ley da al propietario que vive fuera una razón más para elegir con cuidado a esa persona: el gestor de los bienes de un no residente responde solidariamente del Impuesto sobre la Renta de no Residentes correspondiente a las rentas de lo que gestiona, salvo que esas rentas estén sujetas a retención (Real Decreto Legislativo 5/2004, artículo 9). Un gestor que pide ver sus declaraciones los está protegiendo a los dos. Quién debe además nombrar un representante fiscal es una cuestión distinta, tratada en nuestra nota sobre el representante fiscal.
El alquiler vacacional es, a su vez, otro oficio, con una ley canaria propia (Ley 6/2025) y un número de registro. Esta nota no lo trata.
De qué responde cada uno
El administrador responde ante la comunidad, que lo nombra y puede cesarlo. El administrador colegiado está además sujeto al código deontológico de la profesión: los Administradores de Fincas colegiados deberán disponer de unos seguros que cubran tanto los errores profesionales que causen un perjuicio al cliente como los fondos que se le confían, y debe exhibir el certificado al cliente que lo pida (Código Deontológico del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas, artículo 6). La ley, por su parte, no exige la colegiación: el cargo puede ejercerlo cualquier propietario, una persona física con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida o una persona jurídica (artículo 13).
Su propio gestor y su agencia de alquiler responden ante usted, en los términos del contrato y del Código Civil, y el Código no exige a ninguno de los dos un seguro. El contrato es el lugar para pedirlo, junto con lo que incluyen los honorarios, cada cuánto se rinden cuentas y a quién se puede enviar en lugar del gestor: el gestor que nombra un sustituto sin que se le haya dado facultad para ello responde de la gestión del sustituto (artículo 1721).
Sus datos, y quién puede hablar por usted
El administrador tiene su nombre, su dirección y sus datos bancarios por cuenta de la comunidad y solo puede usarlos para los asuntos de la comunidad; en términos de protección de datos es el encargado del tratamiento de la comunidad, vinculado a ella por un contrato, como explicamos en nuestra nota sobre la protección de datos en una comunidad. Para un propietario con gestor eso tiene dos consecuencias prácticas. El administrador no tiene por qué comentar su cuenta con un tercero que simplemente dice actuar por usted: envíe al secretario una nota firmada que nombre a su gestor y diga qué puede recibir. Y comunique al secretario un domicilio en España para notificaciones, por un medio que deje constancia de su recepción (Ley de Propiedad Horizontal, artículo 9); puede ser el de su gestor.
Quién hace qué
| La tarea |
Quién la hace y con qué contrato |
| Cubierta, ascensor, piscina, fachada: el edificio y su mantenimiento |
El administrador de la comunidad, nombrado por la junta de propietarios (Ley de Propiedad Horizontal, artículo 20) |
| El presupuesto, las cuotas y las actas |
El administrador, que puede ser también el secretario |
| Llaves, visitas, reparaciones y recibos dentro de su piso |
Un gestor suyo, con un mandato (Código Civil, artículo 1709) |
| Su voto en la junta |
Quien usted designe en un escrito firmado (Ley de Propiedad Horizontal, artículo 15) |
| Encontrar inquilino para un alquiler de larga duración |
Una agencia de alquiler, cuyos honorarios paga el arrendador en el arrendamiento de vivienda (Ley de Arrendamientos Urbanos, artículo 20) |
| Renta, fianza e incidencias durante el arrendamiento |
Un gestor del alquiler, con un mandato, que debe rendir cuentas de todo lo recibido |
| Vender, hipotecar o firmar ante notario |
Un apoderado con poder notarial, nunca un mandato general |
Cómo se paga a cada uno
No existe tarifa oficial para ninguno de los tres. La ley prohíbe a los colegios profesionales fijarla: no podrán establecer baremos orientativos ni cualquier otra orientación, recomendación, directriz, norma o regla sobre honorarios profesionales (Ley 2/1974, artículo 14). Lo que la ley sí fija es quién paga. Los honorarios del administrador son un gasto de la comunidad que la junta aprueba en el presupuesto y que cada propietario paga según su cuota. Los del gestor son los que diga su contrato, y los paga solo usted. Los de la agencia de alquiler, en una vivienda, son del arrendador.
Una ilustración nuestra, con cifras inventadas que no pretenden ser los precios de nadie: un propietario paga 90 euros al mes de comunidad, de los que 7 euros son los honorarios del administrador; un gestor cobra 45 euros al mes por tener las llaves, visitar el piso cada mes y pagar los recibos; y, el año en que el piso se alquila, una agencia cobra una mensualidad de renta, 900 euros. Tres facturas, tres contratos, tres clientes.
Lo que hacemos y lo que no hacemos
Administramos comunidades en toda Fuerteventura por una cuota fija por unidad, y para propietarios individuales llevamos alquileres de larga duración desde el contrato hasta la entrega de llaves, con una liquidación mensual; a los propietarios que viven fuera los representamos en las juntas por delegación y les enviamos actas, cuentas y avisos en inglés y en español. No explotamos alquileres vacacionales, y encontrar al inquilino es el trabajo de la agencia inmobiliaria del grupo. Los servicios se describen en nuestras páginas de administración de alquileres y de propietarios en el extranjero, y puede pedir un presupuesto de honorarios fijos.
Preguntas frecuentes
¿Puede el administrador de la comunidad tener mis llaves o vigilar mi piso?
No como administrador: la ley no da al cargo ninguna llave ni ningún deber dentro de su piso. Si la misma empresa gestiona además viviendas individuales, eso es un segundo contrato, con usted, y unos segundos honorarios.
Mi gestor dice que el contrato que firmé le permite vender el piso por mí. ¿Es así?
No. Un mandato en términos generales solo comprende actos de administración. Vender o hipotecar exige mandato expreso, y el notario pedirá un poder en escritura pública.
La agencia quiere cobrar sus honorarios a mi inquilino. ¿Puede?
No en el arrendamiento de vivienda: desde mayo de 2023 los gastos de la agencia y los de formalización del contrato son del arrendador.
¿Ante quién responde el administrador si algo va mal en el edificio?
Ante la comunidad. El propietario lleva el asunto al presidente o a la junta, que nombra al administrador y puede cesarlo; el administrador colegiado debe además tener un seguro de responsabilidad y exhibir el certificado si se le pide.
Vivo en el extranjero y alguien cobra mi alquiler. Si no paga mi impuesto, ¿quién lo debe?
Usted: el impuesto es del propietario. El gestor responde de él solidariamente con usted, y por eso a los dos les conviene que las declaraciones se presenten. Pida las cuentas que el Código Civil obliga a rendir a todo gestor.
