Un voisin vous envoie la photo d'une flaque d'eau sous votre porte. Le courriel qui suit vient de « l'administrateur », qui n'est pas la personne qui détient vos clés, et aucun des deux n'est l'agence qui proposait l'an dernier de « tout gérer ». Autour d'un appartement dans une copropriété espagnole il y a trois métiers différents, et chacun répond à un client différent : l'administrateur travaille pour la copropriété, un gestionnaire travaille pour vous, et une agence de location travaille sur une opération, trouver un locataire. Les propriétaires qui vivent à l'étranger apprennent en général la différence le jour où quelque chose tombe entre deux d'entre eux. Cette note les prend l'un après l'autre : ce que la loi donne à chacun, ce que chacun ne peut pas faire, le papier dont chacun a besoin de votre part, ce dont chacun répond et qui paie qui.
L'administrateur travaille pour la copropriété
La loi sur la propriété horizontale range l'administrateur parmi les organes de la copropriété, aux côtés de l'assemblée des propriétaires, du président et du secrétaire (Ley 49/1960, article 13). Les propriétaires le nomment en assemblée, pour un an sauf si les statuts en disposent autrement, et peuvent le révoquer en assemblée extraordinaire. La fonction se définit par son objet, qui est l'immeuble : Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, veiller au bon fonctionnement de la maison, de ses installations et de ses services ; Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, préparer en temps utile et soumettre à l'assemblée le plan des dépenses prévisibles ; s'occuper de la conservation, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, en ordonnant les réparations et les mesures urgentes ; exécuter ce que l'assemblée décide en matière de travaux, effectuer les paiements et encaisser ce qui est dû ; et agir, lorsque cela lui revient, comme secrétaire et conserver les documents de la copropriété à la disposition des propriétaires (article 20).
« La maison », c'est l'immeuble et ce qui y est commun, et le travail de l'administrateur s'arrête à votre porte. La loi rend chaque propriétaire responsable du bon entretien de son propre appartement et de ses installations privatives (article 9), et rien dans l'article 20 ne met votre chaudière, votre locataire ou votre déclaration d'impôts sur le bureau de l'administrateur. L'administrateur est payé par la copropriété, comme une dépense générale de plus répartie par quote-part, de sorte que votre part de ces honoraires est déjà dans vos charges ; ce qu'ils couvrent normalement fait l'objet de notre note sur ce que comprennent les honoraires d'un administrateur.
Face à votre appartement, la copropriété, et l'administrateur qui agit pour elle, dispose de trois outils, tous dans la loi. Elle peut exiger que vous laissiez entrer les réparations que le service de l'immeuble exige, car tout propriétaire doit Permitir la entrada en su piso o local, permettre l'entrée dans son appartement ou son local, à ces fins (article 9). L'administrateur peut ordonner une réparation urgente dans l'immeuble sans attendre une assemblée. Et les notifications sont envoyées à l'adresse en Espagne que vous avez indiquée au secrétaire ; si vous n'en avez indiqué aucune, la notification va à l'appartement lui-même et elle est valable. Ce que l'administrateur n'a pas, c'est votre clé, ni le droit d'entrer sans vous : qui peut entrer dans un appartement vide, et quand, est expliqué dans votre appartement pendant votre absence.
Un gestionnaire travaille pour vous, en vertu d'un mandat
Tout ce qui se trouve derrière la porte demande quelqu'un qui soit le vôtre. En droit espagnol cette relation est un mandat : Por el contrato de mandato se obliga una persona a prestar algún servicio o hacer alguna cosa, por cuenta o encargo de otra, par le contrat de mandat une personne s'oblige à rendre un service ou à faire quelque chose pour le compte ou à la demande d'une autre (Code civil, article 1709). Il peut être convenu par acte, par écrit privé ou même verbalement (article 1710), ce qui est une raison de l'écrire, non de se passer du papier. Si la personne en fait son métier, la loi présume qu'elle doit être rémunérée (article 1711).
Le Code trace ensuite la ligne qui compte le plus pour un propriétaire à l'étranger : El mandato, concebido en términos generales, no comprende más que los actos de administración, le mandat conçu en termes généraux ne comprend que les actes d'administration, et vendre, hypothéquer ou accomplir tout autre acte de disposition exige un mandat exprès (article 1713). Un gestionnaire sans pouvoir spécial ne peut pas louer le bien pour plus de six ans (article 1548). Dans ces limites le gestionnaire suit vos instructions et, là où vous n'en avez pas donné, fait ce que ferait une personne diligente (article 1719).
Trois autres articles méritent d'être connus avant de signer.
- Comptes. Todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones y a abonar al mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato, tout mandataire est tenu de rendre compte de ses opérations et de verser au mandant tout ce qu'il a reçu en vertu du mandat (article 1720) : loyers, dépôts de garantie restitués, remboursements de fournisseurs.
- Responsabilité. Le gestionnaire répond du dol et aussi de la faute, que les tribunaux apprécient avec plus ou moins de rigueur selon que le mandat était rémunéré ou non (article 1726).
- Révocation. Vous pouvez mettre fin au mandat quand vous le voulez et exiger la restitution du document qui le constate (article 1733).
Un contrat privé suffit pour les clés, les visites, les relevés de compteurs, les réparations et les factures. La banque, le notaire, le registre foncier et la plupart des administrations demanderont davantage : le pouvoir d'administrer des biens doit figurer dans un acte public (article 1280), et la façon de le signer depuis l'étranger est dans notre note sur les procurations. Pour l'assemblée de la copropriété la loi demande bien moins : la représentation se prouve par un escrito firmado por el propietario, un écrit signé par le propriétaire (loi sur la propriété horizontale, article 15).
Une agence de location travaille sur le bail
Le travail d'une agence de location est une opération : trouver un locataire et faire signer un contrat. Pour le bail d'un logement, la loi sur les baux urbains a réglé depuis le 26 mai 2023 la question de savoir qui le paie : Los gastos de gestión inmobiliaria y los de formalización del contrato serán a cargo del arrendador, les frais de gestion immobilière et de formalisation du contrat sont à la charge du bailleur (Ley 29/1994, article 20). Les honoraires de mise en location d'un logement sont dus par le propriétaire, non par le locataire.
Ce qui se passe après la signature est un autre métier. Encaisser le loyer, déposer la caution, répondre au locataire et régler la restitution des lieux, c'est de la gestion, et celui qui le fait pour vous est votre gestionnaire en vertu d'un mandat, avec le devoir de rendre compte de chaque euro. La loi donne au propriétaire qui vit à l'étranger une raison de plus de choisir cette personne avec soin : le gestionnaire des biens d'un non-résident répond solidairement de l'impôt sur le revenu des non-résidents dû sur les revenus de ce qu'il gère, sauf si ces revenus sont soumis à retenue à la source (Real Decreto Legislativo 5/2004, article 9). Un gestionnaire qui demande à voir vos déclarations vous protège tous les deux. Qui doit en outre désigner un représentant fiscal est une autre question, traitée dans notre note sur le représentant fiscal.
La location de vacances est encore un autre métier, avec sa propre loi canarienne (Ley 6/2025) et un numéro d'enregistrement. Cette note n'en traite pas.
Ce dont chacun répond
L'administrateur répond devant la copropriété, qui le nomme et peut le révoquer. Un administrateur inscrit à l'ordre est en outre tenu par le code de déontologie de la profession : los Administradores de Fincas colegiados deberán disponer de unos seguros, les administrateurs de biens inscrits doivent disposer d'assurances couvrant à la fois les erreurs professionnelles qui causent un préjudice au client et les fonds qui lui sont confiés, et il doit présenter l'attestation au client qui la demande (code de déontologie du Conseil général des ordres d'administrateurs de biens, article 6). La loi elle-même n'exige pas l'inscription : la fonction peut être exercée par tout propriétaire, par une personne physique ayant une qualification professionnelle suffisante et légalement reconnue, ou par une personne morale (article 13).
Votre propre gestionnaire et votre agence de location répondent devant vous, selon les termes du contrat et du Code civil, et le Code ne demande d'assurance à aucun des deux. Le contrat est l'endroit où la demander, avec ce que comprennent les honoraires, la fréquence de la reddition des comptes et la personne qui peut être envoyée à la place du gestionnaire : un gestionnaire qui désigne un remplaçant sans en avoir reçu le pouvoir répond de la gestion de celui-ci (article 1721).
Vos données, et qui peut parler pour vous
L'administrateur détient votre nom, votre adresse et vos coordonnées bancaires pour le compte de la copropriété et ne peut les utiliser que pour les affaires de la copropriété ; en matière de protection des données il est le sous-traitant de la copropriété, lié à elle par un contrat, comme nous l'expliquons dans notre note sur la protection des données en copropriété. Pour un propriétaire qui a un gestionnaire, cela a deux conséquences pratiques. L'administrateur n'a pas à discuter de votre compte avec un tiers qui se contente de dire qu'il agit pour vous : envoyez au secrétaire une note signée qui nomme votre gestionnaire et dit ce qu'il peut recevoir. Et indiquez au secrétaire une adresse en Espagne pour les notifications, par un moyen qui laisse une preuve de réception (loi sur la propriété horizontale, article 9) ; ce peut être celle de votre gestionnaire.
Qui fait quoi
| La tâche |
Qui la fait, et en vertu de quel contrat |
| Toit, ascenseur, piscine, façade : l'immeuble et son entretien |
L'administrateur de la copropriété, nommé par l'assemblée des propriétaires (loi sur la propriété horizontale, article 20) |
| Le budget, les charges et les procès-verbaux |
L'administrateur, qui peut aussi être le secrétaire |
| Clés, visites, réparations et factures dans votre appartement |
Un gestionnaire à vous, en vertu d'un mandat (Code civil, article 1709) |
| Votre vote à l'assemblée |
La personne que vous désignez par un écrit signé (loi sur la propriété horizontale, article 15) |
| Trouver un locataire pour une location de longue durée |
Une agence de location, dont le bailleur paie les honoraires dans le bail d'un logement (loi sur les baux urbains, article 20) |
| Loyer, caution et incidents pendant le bail |
Un gestionnaire locatif, en vertu d'un mandat, qui doit rendre compte de tout ce qu'il reçoit |
| Vendre, hypothéquer ou signer chez le notaire |
Un mandataire muni d'une procuration notariée, jamais un mandat général |
Comment chacun est payé
Il n'existe de tarif officiel pour aucun des trois. La loi interdit aux ordres professionnels d'en fixer un : ils no podrán establecer baremos orientativos ni cualquier otra orientación, recomendación, directriz, norma o regla sobre honorarios profesionales, ne peuvent établir de barèmes indicatifs ni aucune autre orientation, recommandation, directive, norme ou règle sur les honoraires professionnels (Ley 2/1974, article 14). Ce que la loi fixe, c'est qui paie. Les honoraires de l'administrateur sont une dépense de la copropriété que l'assemblée approuve dans le budget et que chaque propriétaire paie selon sa quote-part. Ceux du gestionnaire sont ce que dit votre contrat, et vous seul les payez. Ceux de l'agence de location, pour un logement, sont dus par le bailleur.
Une illustration de notre cru, avec des chiffres inventés qui ne prétendent être les prix de personne : un propriétaire paie 90 euros par mois de charges, dont 7 euros sont les honoraires de l'administrateur ; un gestionnaire facture 45 euros par mois pour garder les clés, visiter l'appartement chaque mois et payer les factures ; et, l'année où l'appartement est loué, une agence facture un mois de loyer, 900 euros. Trois factures, trois contrats, trois clients.
Ce que nous faisons, et ce que nous ne faisons pas
Nous administrons des copropriétés dans toute Fuerteventura pour un forfait fixe par lot, et pour les propriétaires individuels nous gérons des locations de longue durée du contrat à la remise des clés, avec un relevé mensuel ; les propriétaires à l'étranger sont représentés aux assemblées par procuration et reçoivent procès-verbaux, comptes et avis en anglais et en espagnol. Nous n'exploitons pas de locations de vacances, et trouver le locataire est le travail de l'agence immobilière du groupe. Les services sont décrits sur nos pages de gestion locative et pour les propriétaires à l'étranger, et vous pouvez demander un devis à honoraires fixes.
Questions fréquentes
L'administrateur de la copropriété peut-il garder mes clés ou surveiller mon appartement ?
Pas en tant qu'administrateur : la loi ne donne à la fonction ni clé ni devoir à l'intérieur de votre appartement. Si la même société gère aussi des biens individuels, c'est un second contrat, avec vous, et des seconds honoraires.
Mon gestionnaire dit que le contrat que j'ai signé lui permet de vendre l'appartement pour moi. Est-ce vrai ?
Non. Un mandat en termes généraux ne couvre que les actes d'administration. Vendre ou hypothéquer exige un mandat exprès, et le notaire demandera une procuration par acte public.
L'agence veut facturer ses honoraires à mon locataire. Le peut-elle ?
Pas dans le bail d'un logement : depuis mai 2023 les frais de l'agence et de formalisation du contrat sont à la charge du bailleur.
Devant qui l'administrateur répond-il si quelque chose se passe mal dans l'immeuble ?
Devant la copropriété. Un propriétaire porte l'affaire devant le président ou l'assemblée, qui nomme l'administrateur et peut le révoquer ; un administrateur inscrit doit en outre avoir une assurance de responsabilité et en présenter l'attestation sur demande.
Je vis à l'étranger et quelqu'un encaisse mon loyer. S'il ne paie pas mon impôt, qui le doit ?
Vous : l'impôt est celui du propriétaire. Le gestionnaire en répond solidairement avec vous, et c'est pourquoi vous avez tous les deux intérêt à ce que les déclarations soient déposées. Demandez les comptes que le Code civil oblige tout mandataire à rendre.
