Zurück aus dem Sommer: die Herbst-Checkliste einer Eigentümergemeinschaft mit Eigentümern im Ausland
Die Versammlung, das Budget 2027 und die Rücklage; die Schuldnerliste und die Fünfjahresuhr; den Pool vorschriftsgemäß schließen, Dächer und Abflüsse vor dem Regen, Zertifikate und Versicherung; das eigene Modelo 111 der Gemeinschaft und der neue Sperrkanal – und die Spiegelliste des Eigentümers im Ausland, Modelo 210 bis 31. Dezember inklusive.
Der September verändert den Klang einer Gemeinschaft. Der Pool leert sich um sechs statt um neun, die Ferienwohnungen werden still, und die Eigentümer, die den August in ihren Apartments verbracht haben, steigen in die Flieger zurück nach Manchester, Hamburg und Mailand. Für die Menschen, die diese Gebäude verwalten – und für die Eigentümer, die sie bis Weihnachten nicht wiedersehen –, sind die nächsten drei Monate die dichtesten des Jahres: Die Versammlung muss einberufen, das Budget geschrieben, die Rücklage geprüft, der Pool ordentlich geschlossen und eine kurze Liste spanischer Fristen aus dem Ausland eingehalten werden. Das ist die Checkliste, die wir für die von uns verwalteten Gemeinschaften auf Fuerteventura abarbeiten – in der Reihenfolge, die der Kalender vorgibt.
Versammlungssaison: Budget, Abrechnung und Schuldnerliste
Das Gesetz gibt den Rhythmus vor. Die Eigentümerversammlung muss mindestens einmal im Jahr zusammentreten, um die Budgets und die Abrechnungen zu genehmigen (Ley de Propiedad Horizontal, Art. 16.1), und es ist Aufgabe des Verwalters, rechtzeitig den Plan der voraussehbaren Ausgaben vorzubereiten und der Versammlung vorzulegen, mit Vorschlägen zu deren Deckung (Art. 20.b). In der Praxis macht das den Herbst zur Entwurfssaison: ein Budget für 2027 auf den echten Zahlen von 2026, nicht eine Kopie des Vorjahres mit einem Prozentsatz obendrauf.
Vier Punkte gehören auf die Tagesordnung, bevor die Einladung hinausgeht:
Die Rücklage. Die Gemeinschaft muss eine Rücklage von mindestens 10 % ihres letzten ordentlichen Budgets halten (Art. 9.1.f), zweckgebunden für Erhaltung, Reparatur, Sanierung und – seit den Reformen der letzten Jahre – Barrierefreiheits- und Energiemaßnahmen. Ein Jahr mit einer großen Sonderumlage lässt die Rücklage oft unter die Linie fallen; im Herbstbudget wird sie wieder aufgefüllt. Wie Rücklage und Sonderumlagen zusammenspielen, haben wir in unserem Leitfaden zu den Gemeinschaftsgebühren erklärt.
Die Schuldnerliste. Die Einladung muss die Liste der Eigentümer enthalten, die mit ihren Gebühren im Rückstand sind, mit dem Hinweis, dass sie teilnehmen, aber nicht abstimmen dürfen (Art. 16.2). Diese Liste im September zu erstellen, nicht am Abend vor der Versammlung, macht aus Rückständen einen Beitreibungsplan statt einer Peinlichkeit. Die Werkzeuge – und die Fünfjahresuhr jeder unbezahlten Rate – stehen im Leitfaden zu Zahlungsrückständen.
Die Einladung. Die ordentliche Versammlung wird mit mindestens sechs Tagen Vorlauf einberufen, unter Angabe der Tagesordnung, des Ortes, des Tages und der Uhrzeit (Art. 16.2 und 16.3). Für Eigentümer im Ausland sind sechs Tage ein Flugticket – deshalb zählt die Vollmacht.
Vollmacht und Zustellanschrift. Ein Eigentümer, der nicht teilnehmen kann, darf sich durch eine andere Person mit einem einfachen unterschriebenen Schreiben vertreten lassen (Art. 15.1), und jeder Eigentümer muss dem Sekretär eine Zustellanschrift in Spanien mitteilen (Art. 9.1.h). Das Gesetz regelt Online- oder Hybridversammlungen noch nicht ausdrücklich (eine Reform liegt seit Mai 2026 im Congreso): Viele Gemeinschaften halten sie ab, wenn die Satzung oder die Versammlung es vorsieht und Identifizierung und Abstimmung gesichert sind, der sichere Weg bleibt aber die Vollmacht – das sollten Sie in Ihrer Gemeinschaft klären, wenn die Hälfte der Eigentümer im Ausland lebt. Die Mechanik, Mehrheit für Mehrheit, steht in unserem Versammlungsleitfaden für Eigentümer im Ausland.
Das Gebäude nach dem Sommer: Pool, Dächer, Wasser, Zertifikate
Die Saison hinterlässt ihre Spuren, und Fuerteventuras kurze Regenmonate stehen bevor. Vor der Versammlung geht der Verwalter mit einer Liste durchs Gebäude:
Der Pool. Die kanarischen Vorschriften behandeln einen Gemeinschaftspool als registriertes Gemeinschaftsbad – mit Wasserqualitätsbuch, saisonaler Öffnung und Schließung und, je nach Größe der Anlage, einer Bademeisterpflicht während der Saison. Ordentlich schließen heißt: eine letzte Wasseranalyse, das Buch vollständig, die Registerdaten geprüft und der Bademeistervertrag zum vereinbarten Datum beendet. Auf die Poolvorschriften kommen wir später in diesem Monat ausführlich zurück.
Dächer, Terrassen und Abflüsse. Der erste Herbstregen findet jeden verstopften Ablauf und jede lose Terrassenfliese. Eine Reinigung der Dachabläufe und ein Blick auf die Terrassen im Oktober sind billiger als der Feuchtigkeitsschaden im Dezember – und die Haftungsfrage, wer für das Wasser durch die Decke zahlt, behandeln wir als eigenen Beitrag.
Wasser. Lesen Sie den Gemeinschaftszähler gegen die Rechnungen des Versorgers ab, bevor die Abrechnung geschlossen wird: Ein Leck auf der Gemeinschaftsseite zeigt sich als Differenz zwischen beiden, und je früher es gefunden wird, desto kleiner die Rechnung.
Zertifikate. Aufzüge, Brandschutzeinrichtungen, Warmwasser- und Poolanlagen haben alle ihre Wartungs- und Prüfzyklen; beim Herbstrundgang werden die Ablaufdaten geprüft und die nächsten Prüfungen gebucht. Bei älteren Gebäuden kann die technische Gebäudeinspektion selbst anstehen – der ITE-Leitfaden erklärt, wann.
Versicherung. Das Gesetz verpflichtet eine Gemeinschaft nicht, das Gebäude zu versichern, und die Kanaren fügen keine Pflicht hinzu – genau deshalb muss die Police gelesen und nicht auf Autopilot verlängert werden: Versicherungssummen gegen die heutigen Wiederaufbaukosten, die Wasserschadenklausel, die Haftpflicht für den Pool. Die Verlängerung fällt meist auf das Jahresende; im Oktober werden die Fragen gestellt.
Der eigene Papierkram der Gemeinschaft: Quellensteuer, Rückstände, Sperrkanal
Eine Eigentümergemeinschaft ist selbst Steuerpflichtige, und der Herbst hat drei Termine für sie:
1.–20. Oktober – Modelo 111. Die Steuervorschriften nennen Eigentümergemeinschaften ausdrücklich unter den zum Steuereinbehalt Verpflichteten: auf den Lohn des eigenen Personals und auf die Honorare der beauftragten Freiberufler. Die Erklärung für das dritte Quartal ist zwischen dem 1. und 20. Oktober fällig, die Jahreszusammenfassung im Januar. Verspätete Abgabe ist der Weg, auf dem das Konto einer Gemeinschaft auf der falschen Liste landet.
2. November – der neue Sperrkanal. Ab diesem Datum vollziehen die spanischen Banken die Kontosperrungen des Finanzamts über Nacht, vor Filialöffnung. Das betrifft Eigentümer mehr als Gemeinschaften – eine Sperrung auf dem Konto, das die Gebühren zahlt, macht aus einer Rücklastschrift binnen eines Monats einen Rückstand –, aber eine Gemeinschaft, die mit ihren eigenen Einbehalten im Verzug ist, ist genauso exponiert. Die Mechanik und die Regeln zum geschützten Einkommen stehen im Beitrag zur Kontosperrung.
Vor Jahresende – die alten Schulden. Jede unbezahlte Rate verjährt fünf Jahre nach Fälligkeit, wie der Oberste Gerichtshof Ende 2025 bestätigt hat. Schulden aus 2021, die in diesem Herbst noch auf der Liste stehen, sind die, bei denen jetzt gehandelt werden muss – über das schnelle Beitreibungsverfahren der Gemeinschaft.
Die eigene Liste des Eigentümers im Ausland
Der Kalender der Gemeinschaft hat ein Spiegelbild für den Eigentümer, der anderswo lebt:
Modelo 210, Steuerjahr 2025 – bis 31. Dezember 2026. Ein Nichtresident, der besitzt und nicht vermietet, muss die Erklärung des zugerechneten Einkommens für 2025 bis Jahresende einreichen und bezahlen. Es ist das letzte Jahr dieses Kalenders: Ab dem Steuerjahr 2026 wandert die Erklärung in ein Fenster vom 1. April bis 31. Dezember des Folgejahres. Der Pflichtenleitfaden enthält die vollständige Liste, IBI inklusive.
IBI und Müllgebühr. Mehrere Gemeinden auf Fuerteventura erheben sie in einem Herbstfenster. Richten Sie die Lastschrift ein, bevor es beginnt; eine zurückgegebene Gemeindeabgabe trägt einen Zuschlag und irgendwann ihre eigene Sperrung.
Das Gebührenkonto. Halten Sie das Konto, das die Gemeinschaft bezahlt, den ganzen Winter gedeckt, mit einem Mandat, das nicht vom Ablaufdatum einer Karte abhängt. Platzt eine Lastschrift, sagen Sie es dem Verwalter in derselben Woche.
Die Vollmacht. Unterschreiben Sie sie vor der Abreise, zugunsten von jemandem, der tatsächlich teilnimmt.
Schlüssel und Notfallkontakt. Jemand auf der Insel muss Ihre Tür bei einem Leck öffnen können – das Gesetz verpflichtet Sie, den Zugang für gemeinschaftliche Reparaturen zu gewähren (Art. 9.1.c) –, und die Gemeinschaft muss wissen, wer das ist.
Eine Checkliste zum Weiterleiten
Für die Gemeinschaft – Präsident und Verwalter
Das Budget 2027 auf den echten Zahlen von 2026 entwerfen; die Rücklage auf 10 % auffüllen.
Die Schuldnerliste im September erstellen; die Beitreibung bei Schulden nahe der Fünfjahresgrenze starten.
Die ordentliche Versammlung mit sechs Tagen Vorlauf einberufen; die Vollmachten der Eigentümer im Ausland einholen.
Den Pool vorschriftsgemäß schließen: Analyse, Buch, Registerdaten, Bademeistervertrag.
Dachabläufe, Terrassen, Gemeinschaftszähler, Ablaufdaten der Zertifikate.
Die Versicherungspolice vor der Verlängerung lesen.
Modelo 111 bis 20. Oktober; die Jahreszusammenfassung im Januar.
Für den Eigentümer im Ausland
Modelo 210 für 2025 bis 31. Dezember; das neue April–Dezember-Fenster ab 2027 vormerken.
IBI und Müllgebühr: Lastschrift vor dem Gemeindefenster.
Schlüssel und Notfallkontakt der Gemeinschaft bekannt.
Wo wir ins Spiel kommen
Jede Zeile oben ist Arbeit, die wir für die von uns verwalteten Gemeinschaften erledigen – das Budget, die Einladung, die Schuldnerliste, die Poolschließung, den Zertifikatskalender, die eigenen Steuererklärungen der Gemeinschaft –, während die Eigentümer im Ausland in ihrer Sprache informiert werden und ihre Vollmachten, Anschriften und Zahlungsmandate vor Saisonende hinterlegt sind. So sieht die Verwaltung von Eigentümergemeinschaften mit uns aus – und hier beginnt ein Gespräch.
Häufige Fragen
Wann muss eine Gemeinschaft ihre Jahresversammlung abhalten?
Mindestens einmal im Jahr, um die Budgets und die Abrechnungen zu genehmigen (LPH Art. 16.1). Das Gesetz legt keinen Monat fest; die meisten Gemeinschaften treffen sich zwischen Oktober und dem ersten Quartal, sobald die Jahresabrechnung geschlossen werden kann. Die ordentliche Versammlung wird mit mindestens sechs Tagen Vorlauf einberufen.
Ich lebe im Ausland – kann ich trotzdem in der Versammlung abstimmen?
Ja, per Vollmacht: Ein einfaches unterschriebenes Schreiben, das die Person benennt, die Sie vertritt (Art. 15.1), genügt. Das Gesetz regelt Online- oder Hybridversammlungen noch nicht ausdrücklich (eine Reform liegt seit Mai 2026 im Congreso): Manche Gemeinschaften halten sie ab, wenn Satzung oder Versammlung es vorsehen, der sichere Weg bleibt aber die Vollmacht. Eigentümer im Rückstand dürfen teilnehmen, aber erst abstimmen, wenn sie die Schuld bezahlt oder hinterlegt haben.
Was ist die Rücklage und wie hoch muss sie sein?
Ein Fonds, den die Gemeinschaft für Erhaltungs-, Reparatur- und Sanierungsarbeiten halten muss – seit den jüngsten Reformen auch für Barrierefreiheits- und Energiemaßnahmen – in Höhe von mindestens 10 % ihres letzten ordentlichen Budgets (Art. 9.1.f). Ein Jahr mit einer großen Sonderumlage lässt ihn oft zu knapp werden; im Herbstbudget wird er aufgefüllt.
Hat die Gemeinschaft selbst im Herbst Steuererklärungen?
Ja. Eine Eigentümergemeinschaft muss Einkommensteuer auf den Lohn ihres Personals und auf die Honorare der beauftragten Freiberufler einbehalten und das Modelo 111 vierteljährlich abgeben – das für das dritte Quartal zwischen dem 1. und 20. Oktober – plus die Jahreszusammenfassung im Januar.
