Retour de l'été : la checklist d'automne d'une copropriété avec des propriétaires à l'étranger

Septembre change le son d'une copropriété. La piscine se vide à six heures au lieu de neuf, les locations de vacances se taisent, et les propriétaires qui ont passé août dans leurs appartements reprennent l'avion pour Manchester, Hambourg et Milan. Pour ceux qui administrent ces immeubles — et pour les propriétaires qui ne les reverront pas avant Noël — les trois mois qui viennent sont les plus chargés de l'année : il faut convoquer l'assemblée, rédiger le budget, vérifier le fonds de réserve, fermer correctement la piscine et respecter, depuis l'étranger, une courte liste d'échéances espagnoles. Voici la checklist que nous déroulons pour les copropriétés que nous administrons à Fuerteventura, dans l'ordre que le calendrier impose.

La saison des assemblées : budget, comptes et liste des débiteurs

La loi fixe le rythme. L'assemblée des propriétaires doit se réunir au moins une fois par an pour approuver les budgets et les comptes (Ley de Propiedad Horizontal, art. 16.1), et il revient à l'administrateur de préparer en temps utile et soumettre à l'assemblée le plan des dépenses prévisibles, en proposant les moyens d'y faire face (art. 20.b). En pratique, l'automne devient la saison de rédaction : un budget 2027 bâti sur les chiffres réels de 2026, et non une copie de l'an dernier avec un pourcentage par-dessus.

Quatre points doivent figurer à l'ordre du jour avant l'envoi de la convocation :

• Le fonds de réserve. La copropriété doit détenir une réserve d'au moins 10 % de son dernier budget ordinaire (art. 9.1.f), affectée à la conservation, la réparation, la réhabilitation et — depuis les réformes de ces dernières années — aux travaux d'accessibilité et d'énergie. Une année de grosse derrama laisse souvent le fonds sous la ligne ; c'est dans le budget d'automne qu'on le reconstitue. Nous avons expliqué comment le fonds et les derramas s'articulent dans notre guide des charges de copropriété.
• La liste des débiteurs. La convocation doit porter la liste des propriétaires en retard de charges, avec l'avertissement qu'ils peuvent assister mais non voter (art. 16.2). Établir cette liste en septembre, et non la veille de la réunion, c'est ce qui transforme les impayés en plan de recouvrement plutôt qu'en embarras. Les outils — et l'horloge de cinq ans qui court sur chaque échéance impayée — sont dans le guide des impayés.
• La convocation. L'assemblée ordinaire est convoquée avec au moins six jours de préavis, en indiquant l'ordre du jour, le lieu, le jour et l'heure (art. 16.2 et 16.3). Pour les propriétaires à l'étranger, six jours, c'est un billet d'avion ; d'où l'importance du pouvoir.
• Le pouvoir et l'adresse. Un propriétaire qui ne peut assister peut se faire représenter par une autre personne avec un simple écrit signé (art. 15.1), et chaque propriétaire doit communiquer au secrétaire une adresse en Espagne pour les notifications (art. 9.1.h). La loi ne régit pas encore expressément l'assemblée en ligne ou hybride (une réforme est en cours au Congrès depuis mai 2026) : beaucoup de copropriétés la tiennent lorsque les statuts ou l'assemblée le prévoient et que l'identification et le vote sont garantis, mais la voie sûre reste le pouvoir — un point à clarifier dans votre copropriété si la moitié des propriétaires vit à l'étranger. La mécanique, majorité par majorité, est dans notre guide de l'assemblée pour propriétaires à l'étranger.

L'immeuble après l'été : piscine, toitures, eau, certificats

La saison laisse ses traces, et les courts mois de pluie de Fuerteventura arrivent ensuite. Avant l'assemblée, l'administrateur parcourt l'immeuble avec une liste :

• La piscine. Les règles canariennes traitent la piscine d'une copropriété comme une piscine à usage collectif enregistrée, avec son registre de qualité de l'eau, son ouverture et sa fermeture saisonnières et — selon la taille de l'ensemble — une obligation de surveillant de baignade pendant la saison. La fermer dans les règles suppose une dernière analyse de l'eau, le registre complété, les données d'enregistrement vérifiées et le contrat du surveillant clos à la date prévue. Nous reviendrons en détail sur les règles des piscines plus tard ce mois-ci.
• Toitures, terrasses et évacuations. La première pluie d'automne trouve chaque avaloir bouché et chaque carreau de terrasse descellé. Un nettoyage des évacuations de toiture et un coup d'œil aux terrasses en octobre coûtent moins cher que le sinistre d'humidité en décembre — et la question de la responsabilité, qui paie l'eau qui traverse le plafond, fera l'objet d'un article à part.
• L'eau. Relevez le compteur commun face aux factures du fournisseur avant de clôturer les comptes : une fuite côté copropriété apparaît comme un écart entre les deux, et plus tôt on la trouve, plus la facture est petite.
• Les certificats. Ascenseurs, équipements incendie, installations d'eau chaude et de piscine ont tous leurs cycles d'entretien et d'inspection ; la tournée d'automne est le moment de vérifier les dates d'expiration et de réserver les prochaines inspections. Pour les immeubles anciens, l'inspection technique elle-même peut être due — le guide de l'ITE explique quand.
• L'assurance. La loi n'impose à une copropriété aucune obligation d'assurer l'immeuble, et les Canaries n'en ajoutent aucune — c'est précisément pourquoi la police doit être lue plutôt que renouvelée en pilote automatique : capitaux assurés face au coût de reconstruction d'aujourd'hui, clause dégâts des eaux, responsabilité civile de la piscine. Le renouvellement tombe généralement en fin d'année ; octobre est le mois où l'on pose les questions.

Les papiers de la copropriété elle-même : retenues, impayés, canal de saisie

Une copropriété est un contribuable à part entière, et l'automne lui réserve trois dates :

• Du 1er au 20 octobre — modelo 111. La réglementation fiscale nomme expressément les copropriétés parmi les redevables de la retenue à la source : sur la paie de leur propre personnel et sur les honoraires des professionnels qu'elles engagent. La déclaration du troisième trimestre est due entre le 1er et le 20 octobre, le récapitulatif annuel en janvier. Déclarer en retard, c'est ainsi que le compte d'une copropriété finit sur la mauvaise liste.
• 2 novembre — le nouveau canal de saisie. À partir de cette date, les banques espagnoles exécutent les saisies du fisc pendant la nuit, avant l'ouverture de l'agence. Cela concerne les propriétaires plus que les copropriétés — une saisie sur le compte qui paie les charges transforme un prélèvement rejeté en impayé en un mois — mais une copropriété en retard sur ses propres retenues est exposée de la même façon. La mécanique, et les règles sur les revenus protégés, sont dans l'article sur la saisie du compte.
• Avant la clôture de l'année — les dettes anciennes. Chaque échéance impayée se prescrit cinq ans après sa date, comme la Cour suprême l'a confirmé fin 2025. Les dettes de 2021 encore sur la liste cet automne sont celles sur lesquelles agir maintenant, par la procédure rapide de recouvrement propre à la copropriété.

La liste du propriétaire à l'étranger

Le calendrier de la copropriété a son image miroir pour le propriétaire qui vit ailleurs :

• Modelo 210, année 2025 — avant le 31 décembre 2026. Un non-résident qui possède sans louer doit déposer et payer la déclaration du revenu imputé de 2025 avant la fin de l'année. C'est la dernière année de ce calendrier : à partir de l'année 2026, la déclaration passe à une fenêtre allant du 1er avril au 31 décembre de l'année suivante. Le guide des obligations présente la liste complète, IBI compris.
• IBI et taxe sur les déchets. Plusieurs communes de Fuerteventura les recouvrent dans une fenêtre d'automne. Mettez en place le prélèvement avant son ouverture ; un avis municipal rejeté porte une majoration et, à terme, sa propre saisie.
• Le compte des charges. Gardez le compte qui paie la copropriété approvisionné tout l'hiver, sur un mandat qui ne dépend pas de la date d'expiration d'une carte. Si un prélèvement revient, prévenez l'administrateur la semaine même.
• Le pouvoir. Signez-le avant de partir, en faveur de quelqu'un qui assistera vraiment.
• Clés et contact d'urgence. Quelqu'un sur l'île doit pouvoir ouvrir votre porte en cas de fuite — la loi vous oblige à permettre l'accès pour les réparations communes (art. 9.1.c) — et la copropriété doit savoir qui.

Une checklist à transférer

Pour la copropriété — président et administrateur

• Rédiger le budget 2027 sur les chiffres réels de 2026 ; reconstituer le fonds de réserve à 10 %.
• Établir la liste des débiteurs en septembre ; lancer le recouvrement des dettes proches des cinq ans.
• Convoquer l'assemblée ordinaire avec six jours de préavis ; recueillir les pouvoirs des propriétaires à l'étranger.
• Fermer la piscine dans les règles : analyse, registre, données d'enregistrement, contrat du surveillant.
• Évacuations de toiture, terrasses, compteur commun, dates d'expiration des certificats.
• Lire la police d'assurance avant le renouvellement.
• Modelo 111 avant le 20 octobre ; le récapitulatif annuel en janvier.

Pour le propriétaire à l'étranger

• Modelo 210 de 2025 avant le 31 décembre ; noter la nouvelle fenêtre avril–décembre à partir de 2027.
• IBI et taxe sur les déchets : prélèvement avant la fenêtre communale.
• Compte des charges approvisionné ; pouvoir signé ; adresse espagnole pour les notifications communiquée.
• Clés et contact d'urgence connus de la copropriété.

Là où nous intervenons

Chaque ligne ci-dessus est un travail que nous faisons pour les copropriétés que nous administrons — le budget, la convocation, la liste des débiteurs, la fermeture de la piscine, le calendrier des certificats, les déclarations fiscales de la copropriété elle-même —, les propriétaires à l'étranger étant informés dans leur langue, leurs pouvoirs, adresses et mandats de paiement archivés avant la fin de la saison. Voici à quoi ressemble l'administration de copropriété avec nous — et voici où commence une conversation.

Questions fréquentes

Quand une copropriété doit-elle tenir son assemblée annuelle ?

Au moins une fois par an, pour approuver les budgets et les comptes (LPH art. 16.1). La loi ne fixe pas de mois ; la plupart des copropriétés se réunissent entre octobre et le premier trimestre, une fois les comptes de l'année clôturables. L'assemblée ordinaire est convoquée avec au moins six jours de préavis.

Je vis à l'étranger — puis-je quand même voter à l'assemblée ?

Oui, par pouvoir : un simple écrit signé désignant la personne qui vous représentera (art. 15.1) suffit. La loi ne régit pas encore expressément l'assemblée en ligne ou hybride (une réforme est en cours au Congrès depuis mai 2026) : certaines copropriétés la tiennent lorsque les statuts ou l'assemblée le prévoient, mais la voie sûre reste le pouvoir. Les propriétaires en retard de charges peuvent assister mais ne peuvent voter tant qu'ils n'ont pas payé ou consigné la dette.

Qu'est-ce que le fonds de réserve et combien doit-il contenir ?

Un fonds que la copropriété doit détenir pour les travaux de conservation, de réparation et de réhabilitation, et depuis les réformes récentes pour les travaux d'accessibilité et d'énergie, d'au moins 10 % de son dernier budget ordinaire (art. 9.1.f). Une année de grosse derrama le laisse souvent à court ; c'est dans le budget d'automne qu'on le recomplète.

La copropriété elle-même a-t-elle des déclarations fiscales à l'automne ?

Oui. Une copropriété doit retenir l'impôt sur le revenu sur la paie de son personnel et sur les honoraires des professionnels qu'elle engage, et déposer le modelo 111 chaque trimestre — celui du troisième trimestre entre le 1er et le 20 octobre — plus le récapitulatif annuel en janvier.