Terug van de zomer: de najaarschecklist van een VvE met eigenaren in het buitenland
De vergadering, de begroting 2027 en het reservefonds; de debiteurenlijst en de vijfjaarsklok; het zwembad volgens de regels sluiten, daken en afvoeren vóór de regen, certificaten en verzekering; de eigen modelo 111 van de VvE en het nieuwe beslagkanaal — en de spiegellijst van de eigenaar in het buitenland, modelo 210 vóór 31 december inbegrepen.
September verandert het geluid van een VvE. Het zwembad loopt om zes uur leeg in plaats van om negen, de vakantieverhuur valt stil, en de eigenaren die augustus in hun appartement doorbrachten stappen op het vliegtuig terug naar Manchester, Hamburg en Milaan. Voor wie deze gebouwen beheert — en voor de eigenaren die ze pas met Kerstmis terugzien — zijn de komende drie maanden de drukste van het jaar: de vergadering moet worden uitgeschreven, de begroting geschreven, het reservefonds gecontroleerd, het zwembad netjes gesloten en een korte lijst Spaanse deadlines vanuit het buitenland gehaald. Dit is de checklist die wij afwerken voor de VvE's die wij op Fuerteventura beheren, in de volgorde die de kalender oplegt.
Het vergaderseizoen: begroting, jaarrekening en debiteurenlijst
De wet bepaalt het ritme. De vergadering van eigenaren moet minstens één keer per jaar bijeenkomen om de begrotingen en de jaarrekening goed te keuren (Ley de Propiedad Horizontal, art. 16.1), en het is de taak van de beheerder om tijdig het plan van te verwachten uitgaven voor te bereiden en aan de vergadering voor te leggen, met voorstellen om ze te dekken (art. 20.b). In de praktijk maakt dat het najaar tot het schrijfseizoen: een begroting voor 2027 op de echte cijfers van 2026, geen kopie van vorig jaar met een percentage erbovenop.
Vier dingen horen op de agenda voordat de oproeping de deur uitgaat:
Het reservefonds. De VvE moet een reserve aanhouden van minstens 10 % van haar laatste gewone begroting (art. 9.1.f), bestemd voor onderhoud, herstel, renovatie en — sinds de hervormingen van de laatste jaren — toegankelijkheids- en energiewerken. Een jaar met een grote derrama laat het fonds vaak onder de lijn; in de najaarsbegroting wordt het weer aangevuld. Hoe fonds en derramas samenhangen, legden we uit in onze gids over VvE-bijdragen.
De debiteurenlijst. De oproeping moet de lijst bevatten van eigenaren die achterlopen met hun bijdragen, met de waarschuwing dat zij mogen bijwonen maar niet stemmen (art. 16.2). Die lijst in september opstellen, niet de avond vóór de vergadering, is wat van achterstanden een incassoplan maakt in plaats van een gênante situatie. De middelen — en de vijfjaarsklok op elke onbetaalde termijn — staan in de gids over achterstallige bijdragen.
De oproeping. De gewone vergadering wordt uitgeschreven met minstens zes dagen vooraf, met vermelding van de agenda, de plaats, de dag en het uur (art. 16.2 en 16.3). Voor eigenaren in het buitenland zijn zes dagen een vliegticket; daarom telt de volmacht.
Volmacht en adres. Een eigenaar die niet kan komen, mag zich laten vertegenwoordigen door een ander met een eenvoudig ondertekend geschrift (art. 15.1), en elke eigenaar moet de secretaris een adres in Spanje opgeven voor kennisgevingen (art. 9.1.h). De wet regelt de online of hybride vergadering nog niet uitdrukkelijk (een hervorming ligt sinds mei 2026 bij het Congres): veel VvE's houden haar wanneer de statuten of de vergadering dat voorzien en identificatie en stemming gewaarborgd zijn, maar de veilige weg blijft de volmacht — iets om in uw VvE helder te krijgen als de helft van de eigenaren in het buitenland woont. De mechaniek, meerderheid voor meerderheid, staat in onze vergadergids voor eigenaren in het buitenland.
Het gebouw na de zomer: zwembad, daken, water, certificaten
Het seizoen laat zijn sporen na, en de korte regenmaanden van Fuerteventura komen eraan. Vóór de vergadering loopt de beheerder met een lijst door het gebouw:
Het zwembad. De Canarische regels behandelen een VvE-zwembad als een geregistreerd zwembad voor collectief gebruik, met een waterkwaliteitslogboek, een seizoensopening en -sluiting en — afhankelijk van de grootte van het complex — een badmeesterplicht tijdens het seizoen. Netjes sluiten betekent een laatste wateranalyse, het logboek ingevuld, de registratiegegevens gecontroleerd en het badmeestercontract beëindigd op de afgesproken datum. Op de zwembadregels komen we later deze maand uitvoerig terug.
Daken, terrassen en afvoeren. De eerste najaarsregen vindt elke verstopte afvoer en elke losse terrastegel. Een schoonmaak van de dakafvoeren en een blik op de terrassen in oktober is goedkoper dan de vochtschade in december — en de aansprakelijkheidsvraag, wie betaalt voor water door het plafond, behandelen we als een apart stuk.
Water. Lees de gemeenschappelijke meter af tegen de facturen van de leverancier voordat de rekening wordt gesloten: een lek aan de kant van de VvE toont zich als een verschil tussen beide, en hoe eerder het wordt gevonden, hoe kleiner de rekening.
Certificaten. Liften, brandblusmiddelen, warmwater- en zwembadinstallaties hebben allemaal hun onderhouds- en keuringscycli; tijdens de najaarsronde worden de vervaldata gecontroleerd en de volgende keuringen ingepland. Voor oudere gebouwen kan de technische gebouwinspectie zelf aan de orde zijn — de ITE-gids legt uit wanneer.
Verzekering. De wet legt een VvE geen plicht op om het gebouw te verzekeren, en de Canarische Eilanden voegen er geen toe — juist daarom moet de polis worden gelezen in plaats van op de automatische piloot verlengd: verzekerde bedragen tegenover de huidige herbouwkosten, de waterschadeclausule, de aansprakelijkheid voor het zwembad. De verlenging valt meestal aan het jaareinde; oktober is de maand om de vragen te stellen.
Het eigen papierwerk van de VvE: inhoudingen, achterstanden, het beslagkanaal
Een VvE is zelf belastingplichtig, en het najaar heeft drie data voor haar:
1–20 oktober — modelo 111. De belastingregels noemen VvE's uitdrukkelijk onder degenen die loonbelasting moeten inhouden: op het loon van eigen personeel en op de honoraria van ingeschakelde professionals. De aangifte over het derde kwartaal is verschuldigd tussen 1 en 20 oktober, de jaaropgave in januari. Te laat indienen is de manier waarop de rekening van een VvE op de verkeerde lijst belandt.
2 november — het nieuwe beslagkanaal. Vanaf die datum voeren Spaanse banken de beslagen van de belastingdienst 's nachts uit, vóór de opening van het kantoor. Het raakt eigenaren meer dan VvE's — een beslag op de rekening die de bijdragen betaalt, maakt van een gestorneerde incasso binnen een maand een achterstand — maar een VvE die achterloopt met haar eigen inhoudingen is even kwetsbaar. De mechaniek, en de regels over beschermd inkomen, staan in het artikel over het bankbeslag.
Vóór het jaareinde — de oude schulden. Elke onbetaalde termijn verjaart vijf jaar na de vervaldag, zoals het Hooggerechtshof eind 2025 bevestigde. Schulden uit 2021 die dit najaar nog op de lijst staan, zijn de schulden om nu op te handelen, via de snelle incassoprocedure van de VvE zelf.
De eigen lijst van de eigenaar in het buitenland
De kalender van de VvE heeft een spiegelbeeld voor de eigenaar die elders woont:
Modelo 210, belastingjaar 2025 — vóór 31 december 2026. Een niet-ingezetene die bezit en niet verhuurt, moet de aangifte van het toegerekende inkomen over 2025 vóór het jaareinde indienen en betalen. Het is het laatste jaar van die kalender: vanaf belastingjaar 2026 verhuist de aangifte naar een venster van 1 april tot 31 december van het volgende jaar. De verplichtingengids zet de hele lijst uiteen, IBI inbegrepen.
IBI en afvalheffing. Verschillende gemeenten op Fuerteventura innen ze in een najaarsvenster. Regel de incasso voordat het opent; een gestorneerde gemeentelijke aanslag draagt een opslag en uiteindelijk een eigen beslag.
De bijdragerekening. Houd de rekening die de VvE betaalt de hele winter gevuld, met een machtiging die niet afhangt van de vervaldatum van een kaart. Wordt een incasso gestorneerd, meld het de beheerder dezelfde week.
De volmacht. Teken haar vóór vertrek, ten gunste van iemand die werkelijk aanwezig zal zijn.
Sleutels en een noodcontact. Iemand op het eiland moet uw deur kunnen openen bij een lek — de wet verplicht u toegang te verlenen voor gemeenschappelijke reparaties (art. 9.1.c) — en de VvE moet weten wie dat is.
Een checklist om door te sturen
Voor de VvE — voorzitter en beheerder
De begroting 2027 opstellen op de echte cijfers van 2026; het reservefonds aanvullen tot 10 %.
De debiteurenlijst in september opstellen; de incasso starten voor schulden die de vijf jaar naderen.
De gewone vergadering uitschrijven met zes dagen vooraf; de volmachten van de eigenaren in het buitenland verzamelen.
Het zwembad volgens de regels sluiten: analyse, logboek, registratiegegevens, badmeestercontract.
Dakafvoeren, terrassen, gemeenschappelijke meter, vervaldata van certificaten.
De verzekeringspolis lezen vóór de verlenging.
Modelo 111 vóór 20 oktober; de jaaropgave in januari.
Voor de eigenaar in het buitenland
Modelo 210 over 2025 vóór 31 december; het nieuwe april–decembervenster vanaf 2027 noteren.
IBI en afvalheffing: incasso vóór het gemeentelijke venster.
Bijdragerekening gevuld; volmacht getekend; Spaans adres voor kennisgevingen doorgegeven.
Sleutels en noodcontact bekend bij de VvE.
Waar wij in beeld komen
Elke regel hierboven is werk dat wij doen voor de VvE's die wij beheren — de begroting, de oproeping, de debiteurenlijst, de zwembadsluiting, de certificatenkalender, de eigen belastingaangiften van de VvE — met eigenaren in het buitenland geïnformeerd in hun taal en hun volmachten, adressen en betaalmachtigingen gearchiveerd vóór het seizoen eindigt. Zo ziet VvE-beheer er bij ons uit — en hier begint een gesprek.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet een VvE haar jaarvergadering houden?
Minstens één keer per jaar, om de begrotingen en de jaarrekening goed te keuren (LPH art. 16.1). De wet legt geen maand vast; de meeste VvE's vergaderen tussen oktober en het eerste kwartaal, zodra de jaarrekening kan worden gesloten. De gewone vergadering wordt uitgeschreven met minstens zes dagen vooraf.
Ik woon in het buitenland — kan ik toch stemmen op de vergadering?
Ja, per volmacht: een eenvoudig ondertekend geschrift dat de persoon noemt die u vertegenwoordigt (art. 15.1) volstaat. De wet regelt de online of hybride vergadering nog niet uitdrukkelijk (een hervorming ligt sinds mei 2026 bij het Congres): sommige VvE's houden haar wanneer de statuten of de vergadering dat voorzien, maar de veilige weg blijft de volmacht. Eigenaren met achterstand mogen bijwonen maar niet stemmen zolang ze de schuld niet hebben betaald of in bewaring gegeven.
Wat is het reservefonds en hoeveel moet het bevatten?
Een fonds dat de VvE moet aanhouden voor onderhouds-, herstel- en renovatiewerken, en sinds de recente hervormingen ook voor toegankelijkheids- en energiewerken, van minstens 10 % van haar laatste gewone begroting (art. 9.1.f). Een jaar met een grote derrama laat het vaak tekortschieten; in de najaarsbegroting wordt het aangevuld.
Heeft de VvE zelf belastingaangiften in het najaar?
Ja. Een VvE moet loonbelasting inhouden op het loon van haar personeel en op de honoraria van ingeschakelde professionals, en elk kwartaal modelo 111 indienen — dat over het derde kwartaal tussen 1 en 20 oktober — plus de jaaropgave in januari.
