De vuelta del verano: la lista de otoño de una comunidad con propietarios en el extranjero

Septiembre cambia el sonido de una comunidad. La piscina se vacía a las seis en vez de a las nueve, los alquileres vacacionales se apagan y los propietarios que pasaron agosto en sus apartamentos toman vuelos de regreso a Mánchester, Hamburgo y Milán. Para quienes administran estos edificios — y para los propietarios que no volverán a verlos hasta Navidad — los tres meses siguientes son los más cargados del año: hay que convocar la junta, redactar el presupuesto, revisar el fondo de reserva, cerrar bien la piscina y cumplir desde fuera una lista corta de plazos españoles. Esta es la lista que recorremos en las comunidades que administramos en Fuerteventura, en el orden que impone el calendario.

La temporada de juntas: presupuesto, cuentas y lista de morosos

La ley marca el ritmo. La junta de propietarios debe reunirse por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas (Ley de Propiedad Horizontal, art. 16.1), y corresponde al administrador preparar con la debida antelación y someter a la junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos (art. 20.b). En la práctica, eso convierte el otoño en la temporada de redacción: un presupuesto para 2027 construido sobre las cifras reales de 2026, no una copia del anterior con un porcentaje encima.

Cuatro cosas deben estar en el orden del día antes de que salga la convocatoria:

• El fondo de reserva. La comunidad debe mantener una reserva de al menos el 10 % de su último presupuesto ordinario (art. 9.1.f), destinada a conservación, reparación, rehabilitación y — desde las reformas de los últimos años — obras de accesibilidad y eficiencia energética. Un año con una derrama grande suele dejar el fondo por debajo de la línea; el presupuesto de otoño es donde se rellena. Explicamos cómo encajan el fondo y las derramas en nuestra guía de cuotas de comunidad.
• La lista de morosos. La convocatoria debe llevar la relación de propietarios que no están al corriente de pago, con la advertencia de que pueden asistir pero no votar (art. 16.2). Elaborar esa lista en septiembre, y no la víspera de la reunión, es lo que convierte la morosidad en un plan de recuperación en vez de en un bochorno. Las herramientas — y el reloj de cinco años de cada cuota impagada — están en la guía de impagos.
• La citación. La junta ordinaria se convoca con al menos seis días de antelación, indicando los asuntos, el lugar, el día y la hora (arts. 16.2 y 16.3). Para los propietarios que viven fuera, seis días son un billete de avión; por eso importa la delegación.
• La delegación y el domicilio. El propietario que no puede asistir puede hacerse representar por otra persona con un simple escrito firmado (art. 15.1), y todo propietario debe comunicar al secretario un domicilio en España para notificaciones (art. 9.1.h). La LPH todavía no regula expresamente la junta telemática o híbrida (hay una reforma en tramitación en el Congreso desde mayo de 2026): muchas comunidades la celebran cuando los estatutos o la junta lo prevén y se garantiza la identificación y el voto, pero la vía segura sigue siendo la representación, algo que conviene dejar claro en su comunidad si la mitad de los propietarios vive fuera. La mecánica, mayoría por mayoría, está en nuestra guía de la junta para propietarios en el extranjero.

El edificio después del verano: piscina, cubiertas, agua, certificados

La temporada deja sus marcas, y los meses cortos de lluvia de Fuerteventura vienen después. Antes de la junta, el administrador recorre el edificio con una lista:

• La piscina. La normativa canaria trata la piscina de una comunidad como una piscina de uso colectivo registrada, con su libro de registro de la calidad del agua, su apertura y cierre de temporada y — según el tamaño del complejo — una obligación de socorrista durante la temporada. Cerrarla bien significa un último análisis del agua, el libro cumplimentado, los datos del registro comprobados y el contrato del socorrista liquidado en la fecha que dice. Volveremos a la normativa de piscinas con detalle este mes.
• Cubiertas, terrazas y desagües. La primera lluvia de otoño encuentra cada sumidero atascado y cada baldosa suelta de terraza. Una limpieza de los desagües de la cubierta y un vistazo a las terrazas en octubre salen más baratos que el parte de humedades en diciembre; y la cuestión de la responsabilidad, quién paga el agua que entra por el techo, la trataremos como pieza propia.
• El agua. Lea el contador comunitario contra las facturas del suministrador antes de cerrar las cuentas: una fuga del lado de la comunidad aparece como una diferencia entre ambos, y cuanto antes se encuentra, menor es la factura.
• Los certificados. Ascensores, equipos contra incendios, instalaciones de agua caliente y de piscina tienen todos sus ciclos de mantenimiento e inspección; el recorrido de otoño es cuando se comprueban sus fechas de caducidad y se reservan las próximas inspecciones. En los edificios antiguos puede tocar la propia inspección técnica: la guía de la ITE explica cuándo.
• El seguro. La ley no impone a la comunidad el deber de asegurar el edificio, y Canarias no añade ninguno; precisamente por eso la póliza debe leerse en vez de renovarse en piloto automático: capitales asegurados frente al coste de reconstrucción de hoy, la cláusula de daños por agua, la responsabilidad civil de la piscina. La renovación suele caer a fin de año; octubre es cuando se hacen las preguntas.

El papeleo de la propia comunidad: retenciones, morosos, el canal de embargos

Una comunidad de propietarios es contribuyente por derecho propio, y el otoño le trae tres fechas:

• Del 1 al 20 de octubre, modelo 111. El reglamento tributario nombra expresamente a las comunidades de propietarios entre los obligados a retener: sobre las nóminas de su propio personal y sobre los honorarios de los profesionales que contratan. La declaración del tercer trimestre vence entre el 1 y el 20 de octubre; el resumen anual, en enero. Presentar tarde es la forma en que la cuenta de una comunidad acaba en la lista equivocada.
• 2 de noviembre, el nuevo canal de embargos. Desde esa fecha los bancos españoles ejecutan los embargos de la Agencia Tributaria de madrugada, antes de que abra la sucursal. Afecta más a los propietarios que a las comunidades — un embargo en la cuenta que paga las cuotas convierte un recibo devuelto en morosidad en un mes —, pero una comunidad atrasada con sus propias retenciones está expuesta igual. La mecánica, y las reglas de los ingresos protegidos, están en el artículo del embargo de cuentas.
• Antes de que cierre el año, las deudas antiguas. Cada cuota impagada prescribe a los cinco años de su vencimiento, como confirmó el Tribunal Supremo a finales de 2025. Las deudas de 2021 que siguen en la lista este otoño son las que hay que atacar ahora, por el procedimiento rápido de recuperación de la propia comunidad.

La lista propia del propietario que vive fuera

El calendario de la comunidad tiene su imagen espejo para el propietario que vive en otro lugar:

• Modelo 210, ejercicio 2025, antes del 31 de diciembre de 2026. Un no residente que tiene la vivienda y no la alquila debe presentar y pagar la declaración de renta imputada de 2025 antes de fin de año. Es el último año de ese calendario: desde el ejercicio 2026 la declaración pasa a una ventana del 1 de abril al 31 de diciembre del año siguiente. La guía de obligaciones recoge la lista completa, IBI incluido.
• IBI y tasa de basura. Varios ayuntamientos de Fuerteventura los cobran en una ventana de otoño. Domicilie el recibo antes de que se abra; un recibo municipal devuelto lleva recargo y, con el tiempo, su propio embargo.
• La cuenta de las cuotas. Mantenga la cuenta que paga la comunidad con fondos todo el invierno, con un mandato que no dependa de la caducidad de una tarjeta. Si un recibo vuelve, avise al administrador la misma semana.
• La delegación. Fírmela antes de irse, a favor de alguien que de verdad vaya a asistir.
• Llaves y contacto de emergencia. Alguien en la isla debe poder abrir su puerta ante una fuga — la ley le obliga a permitir el acceso para las reparaciones comunes (art. 9.1.c) — y la comunidad debe saber quién es.

Una lista que puede reenviar

Para la comunidad — presidente y administrador

• Redactar el presupuesto de 2027 sobre las cifras reales de 2026; reponer el fondo de reserva al 10 %.
• Elaborar la lista de morosos en septiembre; iniciar la recuperación de las deudas que se acercan a los cinco años.
• Convocar la junta ordinaria con seis días de antelación; recoger las delegaciones de los propietarios que viven fuera.
• Cerrar la piscina como manda la norma: análisis, libro, datos del registro, contrato del socorrista.
• Desagües de cubierta, terrazas, contador comunitario, fechas de caducidad de los certificados.
• Leer la póliza del seguro antes de renovar.
• Modelo 111 antes del 20 de octubre; el resumen anual en enero.

Para el propietario que vive fuera

• Modelo 210 de 2025 antes del 31 de diciembre; anotar la nueva ventana de abril a diciembre desde 2027.
• IBI y tasa de basura: domiciliación antes de la ventana municipal.
• Cuenta de cuotas con fondos; delegación firmada; domicilio en España para notificaciones comunicado.
• Llaves y contacto de emergencia conocidos por la comunidad.

Aquí es donde entramos nosotros

Cada línea de arriba es trabajo que hacemos en las comunidades que administramos — el presupuesto, la convocatoria, la lista de morosos, el cierre de la piscina, el calendario de certificados, las declaraciones fiscales de la propia comunidad —, con los propietarios que viven fuera informados en su idioma y con sus delegaciones, domicilios y mandatos de pago archivados antes de que termine la temporada. Así es la administración de comunidades con nosotros, y aquí empieza una conversación.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debe celebrar una comunidad su junta anual?

Al menos una vez al año, para aprobar los presupuestos y las cuentas (LPH art. 16.1). La ley no fija mes; la mayoría de las comunidades se reúnen entre octubre y el primer trimestre, cuando pueden cerrarse las cuentas del año. La junta ordinaria se convoca con al menos seis días de antelación.

Vivo fuera: ¿puedo votar en la junta?

Sí, por delegación: basta un escrito firmado que nombre a la persona que le representará (art. 15.1). La LPH todavía no regula expresamente la junta telemática o híbrida (hay una reforma en tramitación desde mayo de 2026): algunas comunidades la celebran cuando los estatutos o la junta lo prevén, pero la vía segura sigue siendo la representación. Los propietarios morosos pueden asistir, pero no votar hasta que paguen o consignen la deuda.

¿Qué es el fondo de reserva y cuánto debe tener?

Un fondo que la comunidad debe mantener para obras de conservación, reparación y rehabilitación, y desde las reformas recientes también de accesibilidad y eficiencia energética, de al menos el 10 % de su último presupuesto ordinario (art. 9.1.f). Un año con una derrama grande suele dejarlo corto; el presupuesto de otoño es donde se repone.

¿La propia comunidad tiene declaraciones fiscales en otoño?

Sí. Una comunidad de propietarios debe retener IRPF sobre las nóminas de su personal y sobre los honorarios de los profesionales que contrata, y presentar el modelo 111 cada trimestre — el del tercer trimestre entre el 1 y el 20 de octubre — más el resumen anual en enero.