De volta do verão: a lista de outono de um condomínio com proprietários no estrangeiro

Setembro muda o som de um condomínio. A piscina esvazia-se às seis em vez das nove, os alojamentos de férias silenciam-se e os proprietários que passaram agosto nos seus apartamentos apanham voos de regresso a Manchester, Hamburgo e Milão. Para quem administra estes edifícios — e para os proprietários que só voltarão a vê-los pelo Natal — os três meses seguintes são os mais carregados do ano: é preciso convocar a assembleia, redigir o orçamento, verificar o fundo de reserva, fechar bem a piscina e cumprir a partir de fora uma lista curta de prazos espanhóis. Esta é a lista que percorremos nos condomínios que administramos em Fuerteventura, pela ordem que o calendário impõe.

A época das assembleias: orçamento, contas e lista de devedores

A lei marca o ritmo. A assembleia de proprietários deve reunir-se pelo menos uma vez por ano para aprovar os orçamentos e as contas (Ley de Propiedad Horizontal, art. 16.1), e cabe ao administrador preparar com a devida antecedência e submeter à assembleia o plano de despesas previsíveis, propondo os meios necessários para lhes fazer face (art. 20.b). Na prática, isso faz do outono a época de redação: um orçamento para 2027 construído sobre os números reais de 2026, e não uma cópia do anterior com uma percentagem em cima.

Quatro coisas devem estar na ordem do dia antes de sair a convocatória:

• O fundo de reserva. O condomínio deve manter uma reserva de pelo menos 10 % do seu último orçamento ordinário (art. 9.1.f), destinada a conservação, reparação, reabilitação e — desde as reformas dos últimos anos — obras de acessibilidade e eficiência energética. Um ano com uma derrama grande deixa muitas vezes o fundo abaixo da linha; o orçamento de outono é onde se repõe. Explicámos como o fundo e as derramas se encaixam no nosso guia das quotas de condomínio.
• A lista de devedores. A convocatória deve trazer a relação dos proprietários que não estão em dia com os pagamentos, com a advertência de que podem assistir mas não votar (art. 16.2). Elaborar essa lista em setembro, e não na véspera da reunião, é o que transforma a morosidade num plano de recuperação em vez de num embaraço. As ferramentas — e o relógio de cinco anos de cada quota em falta — estão no guia dos atrasos.
• A convocatória. A assembleia ordinária convoca-se com pelo menos seis dias de antecedência, indicando os assuntos, o lugar, o dia e a hora (arts. 16.2 e 16.3). Para os proprietários que vivem fora, seis dias são um bilhete de avião; por isso importa a procuração.
• A procuração e a morada. O proprietário que não pode assistir pode fazer-se representar por outra pessoa com um simples escrito assinado (art. 15.1), e todo o proprietário deve comunicar ao secretário uma morada em Espanha para notificações (art. 9.1.h). A lei ainda não regula expressamente a assembleia online ou híbrida (há uma reforma em tramitação no Congresso desde maio de 2026): muitos condomínios realizam-na quando os estatutos ou a assembleia o preveem e a identificação e o voto ficam garantidos, mas a via segura continua a ser a procuração — um ponto a esclarecer no seu condomínio se metade dos proprietários vive fora. A mecânica, maioria a maioria, está no nosso guia da assembleia para proprietários no estrangeiro.

O edifício depois do verão: piscina, coberturas, água, certificados

A época deixa as suas marcas, e os meses curtos de chuva de Fuerteventura vêm a seguir. Antes da assembleia, o administrador percorre o edifício com uma lista:

• A piscina. A regulamentação canária trata a piscina de um condomínio como uma piscina de uso coletivo registada, com o seu livro de registo da qualidade da água, a abertura e o fecho de época e — consoante a dimensão do complexo — uma obrigação de nadador-salvador durante a época. Fechá-la bem significa uma última análise da água, o livro preenchido, os dados do registo verificados e o contrato do nadador-salvador terminado na data prevista. Voltaremos às regras das piscinas em detalhe mais adiante este mês.
• Coberturas, terraços e escoamentos. A primeira chuva de outono encontra cada ralo entupido e cada ladrilho solto de terraço. Uma limpeza dos escoamentos da cobertura e uma vista de olhos aos terraços em outubro ficam mais baratas do que a participação de humidades em dezembro — e a questão da responsabilidade, quem paga a água que entra pelo teto, será tratada como peça própria.
• A água. Leia o contador comum contra as faturas do fornecedor antes de fechar as contas: uma fuga do lado do condomínio aparece como uma diferença entre ambos, e quanto mais cedo se encontra, menor é a conta.
• Os certificados. Elevadores, equipamentos contra incêndios, instalações de água quente e de piscina têm todos os seus ciclos de manutenção e inspeção; a ronda de outono é quando se verificam as datas de validade e se marcam as próximas inspeções. Nos edifícios mais antigos pode ser devida a própria inspeção técnica — o guia da ITE explica quando.
• O seguro. A lei não impõe ao condomínio o dever de segurar o edifício, e as Canárias não acrescentam nenhum — precisamente por isso a apólice deve ler-se em vez de renovar-se em piloto automático: capitais seguros face ao custo de reconstrução de hoje, a cláusula de danos por água, a responsabilidade civil da piscina. A renovação costuma cair no fim do ano; outubro é quando se fazem as perguntas.

A papelada do próprio condomínio: retenções, devedores, o canal de penhoras

Um condomínio é contribuinte de pleno direito, e o outono traz-lhe três datas:

• De 1 a 20 de outubro — modelo 111. O regulamento fiscal nomeia expressamente os condomínios entre os obrigados a reter: sobre os salários do seu próprio pessoal e sobre os honorários dos profissionais que contratam. A declaração do terceiro trimestre vence entre 1 e 20 de outubro; o resumo anual, em janeiro. Entregar tarde é a forma como a conta de um condomínio acaba na lista errada.
• 2 de novembro — o novo canal de penhoras. A partir dessa data os bancos espanhóis executam as penhoras do fisco durante a noite, antes de o balcão abrir. Afeta mais os proprietários do que os condomínios — uma penhora na conta que paga as quotas transforma um recibo devolvido em atraso num mês — mas um condomínio atrasado nas suas próprias retenções está exposto da mesma forma. A mecânica, e as regras dos rendimentos protegidos, estão no artigo sobre a penhora da conta.
• Antes de o ano fechar — as dívidas antigas. Cada quota em falta prescreve cinco anos após o vencimento, como o Supremo Tribunal confirmou no final de 2025. As dívidas de 2021 que ainda estão na lista este outono são as que há que atacar agora, pelo procedimento rápido de recuperação do próprio condomínio.

A lista própria do proprietário que vive fora

O calendário do condomínio tem a sua imagem espelho para o proprietário que vive noutro lugar:

• Modelo 210, exercício de 2025 — até 31 de dezembro de 2026. Um não residente que tem o imóvel e não o arrenda deve entregar e pagar a declaração de rendimento imputado de 2025 até ao fim do ano. É o último ano desse calendário: a partir do exercício de 2026 a declaração passa a uma janela de 1 de abril a 31 de dezembro do ano seguinte. O guia das obrigações apresenta a lista completa, IBI incluído.
• IBI e taxa de resíduos. Várias câmaras de Fuerteventura cobram-nos numa janela de outono. Ative o débito direto antes de ela abrir; um recibo municipal devolvido traz agravamento e, com o tempo, a sua própria penhora.
• A conta das quotas. Mantenha a conta que paga o condomínio com fundos todo o inverno, com um mandato que não dependa da validade de um cartão. Se um recibo for devolvido, avise o administrador na mesma semana.
• A procuração. Assine-a antes de partir, a favor de alguém que realmente vá assistir.
• Chaves e contacto de emergência. Alguém na ilha tem de poder abrir a sua porta perante uma fuga — a lei obriga-o a permitir o acesso para as reparações comuns (art. 9.1.c) — e o condomínio tem de saber quem é.

Uma lista que pode reencaminhar

Para o condomínio — presidente e administrador

• Redigir o orçamento de 2027 sobre os números reais de 2026; repor o fundo de reserva a 10 %.
• Elaborar a lista de devedores em setembro; iniciar a recuperação das dívidas que se aproximam dos cinco anos.
• Convocar a assembleia ordinária com seis dias de antecedência; recolher as procurações dos proprietários que vivem fora.
• Fechar a piscina como manda a norma: análise, livro, dados do registo, contrato do nadador-salvador.
• Escoamentos da cobertura, terraços, contador comum, datas de validade dos certificados.
• Ler a apólice de seguro antes de renovar.
• Modelo 111 até 20 de outubro; o resumo anual em janeiro.

Para o proprietário que vive fora

• Modelo 210 de 2025 até 31 de dezembro; anotar a nova janela de abril a dezembro a partir de 2027.
• IBI e taxa de resíduos: débito direto antes da janela municipal.
• Conta das quotas com fundos; procuração assinada; morada em Espanha para notificações comunicada.
• Chaves e contacto de emergência conhecidos do condomínio.

É aqui que entramos nós

Cada linha acima é trabalho que fazemos nos condomínios que administramos — o orçamento, a convocatória, a lista de devedores, o fecho da piscina, o calendário de certificados, as declarações fiscais do próprio condomínio —, com os proprietários que vivem fora informados na sua língua e com as suas procurações, moradas e mandatos de pagamento arquivados antes de a época terminar. É assim a administração de condomínios connosco — e é aqui que começa uma conversa.

Perguntas frequentes

Quando deve um condomínio realizar a sua assembleia anual?

Pelo menos uma vez por ano, para aprovar os orçamentos e as contas (LPH art. 16.1). A lei não fixa mês; a maioria dos condomínios reúne-se entre outubro e o primeiro trimestre, quando as contas do ano podem fechar-se. A assembleia ordinária convoca-se com pelo menos seis dias de antecedência.

Vivo fora — posso votar na assembleia na mesma?

Sim, por procuração: basta um simples escrito assinado que nomeie a pessoa que o representará (art. 15.1). A lei ainda não regula expressamente a assembleia online ou híbrida (há uma reforma em tramitação no Congresso desde maio de 2026): alguns condomínios realizam-na quando os estatutos ou a assembleia o preveem, mas a via segura continua a ser a procuração. Os proprietários em atraso podem assistir, mas não votar até pagarem ou consignarem a dívida.

O que é o fundo de reserva e quanto deve ter?

Um fundo que o condomínio deve manter para obras de conservação, reparação e reabilitação, e desde as reformas recentes também de acessibilidade e eficiência energética, de pelo menos 10 % do seu último orçamento ordinário (art. 9.1.f). Um ano com uma derrama grande deixa-o muitas vezes curto; o orçamento de outono é onde se repõe.

O próprio condomínio tem declarações fiscais no outono?

Sim. Um condomínio deve reter IRPF sobre os salários do seu pessoal e sobre os honorários dos profissionais que contrata, e entregar o modelo 111 todos os trimestres — o do terceiro trimestre entre 1 e 20 de outubro — mais o resumo anual em janeiro.