Datenschutz in Ihrer Eigentümergemeinschaft in Spanien: Kameras, die Schuldnerliste, die WhatsApp-Gruppe und Ihre Rechte

Drei Fragen erreichen uns von Eigentümern im Ausland häufiger als jede andere zu den Daten, die eine Eigentümergemeinschaft verwahrt: wer die Aufnahmen der Kamera am Pooltor ansehen darf, ob die Gemeinschaft die Namen der Eigentümer mit Zahlungsrückstand im Eingang aushängen darf, und wer der WhatsApp-Gruppe des Präsidenten die eigene Handynummer gegeben hat. Die Antworten stehen in drei Texten, die zusammen gelesen werden: der Datenschutz-Grundverordnung der EU, dem spanischen Datenschutzgesetz Ley Orgánica 3/2018 (der LOPDGDD) und dem Wohnungseigentumsgesetz, der Ley de Propiedad Horizontal, die überhaupt erst dafür sorgt, dass eine Gemeinschaft Ihre Daten verarbeitet. Dieser Beitrag liest sie mit den Leitfäden der Agencia Española de Protección de Datos, der spanischen Datenschutzbehörde, und mit sechs ihrer Entscheidungen gegen Eigentümergemeinschaften, zwei davon auf den Kanaren. Die Zitate stehen auf Spanisch, mit der Lesart auf Deutsch.

Wer für Ihre Daten einsteht: die Gemeinschaft, und der Verwalter in ihrem Auftrag

Die Verordnung definiert den Verantwortlichen als denjenigen, der determine los fines y medios del tratamiento — über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet (Artikel 4.7) — und den Auftragsverarbeiter als denjenigen, der trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento — personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet (Artikel 4.8). In einer Eigentümergemeinschaft sind die Rollen festgelegt. Der Branchenleitfaden der AEPD zu Datenschutz und Hausverwaltung sagt, dass La condición de responsable del tratamiento recae sobre la comunidad de propietarios — die Stellung des Verantwortlichen bei der Eigentümergemeinschaft liegt — und dass der Verwalter ihr encargado del tratamiento — ihr Auftragsverarbeiter — ist. Die FAQ der Behörde für Gemeinschaften ergänzt die Folge: el contrato entre la comunidad y el administrador deberá contener las respectivas cláusulas de protección de datos — der Vertrag zwischen der Gemeinschaft und dem Verwalter muss die entsprechenden Datenschutzklauseln enthalten. Artikel 28.3 der Verordnung beschreibt sie: Die Verarbeitung se regirá por un contrato u otro acto jurídico — erfolgt auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments —, nach dem der Auftragsverarbeiter tratará los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable — die personenbezogenen Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen verarbeitet —, sie vertraulich behandelt, die Sicherheitsmaßnahmen des Artikels 32 anwendet, der Gemeinschaft bei der Beantwortung von Anfragen der Eigentümer hilft und am Ende des Auftrags alles löscht oder zurückgibt. Einem Verwalterangebot ohne diese Anlage fehlt eine Seite; unser Beitrag zum Verwalterhonorar zählt auf, was sonst noch hineingehört.

Für ihre gewöhnliche Arbeit braucht die Gemeinschaft Ihre Einwilligung nicht. Die AEPD in eigenen Worten: la legitimación para el tratamiento de los mismos no deriva de la existencia de que hayan prestado el consentimiento previo, sino con base en el cumplimiento de una obligación legal (el contenido de la Ley de Propiedad Horizontal) — die Rechtsgrundlage ergibt sich nicht daraus, dass die Eigentümer vorher eingewilligt hätten, sondern aus der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, dem Inhalt des Wohnungseigentumsgesetzes. In den Begriffen der Verordnung ist das Artikel 6.1.c, die Verarbeitung, die für el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento — die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt — erforderlich ist. Ihr Name, Ihr Miteigentumsanteil, Ihr Konto für die Umlagen, Ihre Anschrift für die Zustellungen: Das Gesetz verpflichtet die Gemeinschaft, sie zu führen. Die Einwilligung kehrt in dem Moment zurück, in dem die Daten für etwas verwendet werden, das das Gesetz nicht verlangt, und die beiden Alltagsbeispiele sind eine Chatgruppe und eine Werbeliste.

Zwei Ordnungspflichten folgen daraus. Artikel 30 der Verordnung befreit Organisationen mit menos de 250 personas — weniger als 250 Beschäftigten — vom Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, es sei denn, die Verarbeitung no sea ocasional — erfolgt nicht nur gelegentlich —, und die einer Gemeinschaft ist nicht gelegentlich: Die AEPD verlangt, dass sowohl die Gemeinschaft als auch der Verwalter ein registro de actividades de tratamiento — Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten — für die Verarbeitungen führen, die sie «propietarios» und «videovigilancia» nennt, ein internes Dokument, das nirgends eingereicht, der Behörde aber auf Verlangen gezeigt wird. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht erforderlich; die FAQ sagt no es obligatorio su nombramiento — seine Benennung ist nicht verpflichtend —, weil Gemeinschaften weder in Artikel 37 der Verordnung noch in der Liste des Artikels 34 der LOPDGDD stehen.

Kameras: die Abstimmung, die sie rechtmäßig macht

Artikel 22.1 der LOPDGDD erlaubt jeder natürlichen oder juristischen Person die Verarbeitung von Bildern über Kameras con la finalidad de preservar la seguridad de las personas y bienes, así como de sus instalaciones — zum Zweck der Wahrung der Sicherheit von Personen und Sachen sowie ihrer Anlagen. Für eine Gemeinschaft verortet der Leitfaden der AEPD die Grundlage in el interés público, recogido en el artículo 6.1 e) del RGPD — dem öffentlichen Interesse des Artikels 6.1.e der Verordnung — und stellt eines voran: será necesario, con carácter previo a dicha instalación, el acuerdo de la Junta de Propietarios — vor der Installation ist der Beschluss der Eigentümerversammlung erforderlich. Der Leitfaden will ihn im Protokoll und empfiehlt, dass en el acuerdo se reflejen algunas de las características del sistema de videovigilancia, así como el número de cámaras o el espacio captado por las mismas — der Beschluss einige Merkmale des Systems wiedergibt, etwa die Zahl der Kameras und den erfassten Bereich.

Das Gesetz erwähnt Kameras nicht, die Mehrheit ist also Auslegungssache. Die Entscheidungen der AEPD selbst lesen sie unter Artikel 17.3: El establecimiento o supresión de los servicios de portería, conserjería, vigilancia u otros servicios comunes de interés general, supongan o no modificación del título constitutivo o de los estatutos, requerirán el voto favorable de las tres quintas partes del total de los propietarios que, a su vez, representen las tres quintas partes de las cuotas de participación — die Einführung oder Abschaffung von Pförtner-, Concierge-, Überwachungs- oder anderen gemeinschaftlichen Diensten von allgemeinem Interesse, ob sie die Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung ändern oder nicht, erfordert die Zustimmung von drei Fünfteln aller Eigentümer, die zugleich drei Fünftel der Miteigentumsanteile vertreten. Das ist die Abstimmung, die wir in den von uns verwalteten Gemeinschaften auf die Tagesordnung setzen, mit der Zahl der Kameras und den Bereichen im Beschluss, denn eine Drei-Fünftel-Abstimmung ist die, die später niemand anfechten kann.

Die eigene Kamera eines Bewohners im Treppenhaus ist etwas anderes, und ein aktueller kanarischer Fall zeigt, wie die Behörde sie behandelt. In einem Gebäude in San Cristóbal de La Laguna hatte ein Eigentümer einen digitalen Türspion an seiner Wohnungstür und, nach Angaben der Nachbarn, eine Kamera in einem Fenster über dem gemeinschaftlichen Innenhof angebracht und Bilder der Nachbarn in sozialen Netzwerken veröffentlicht. Die Policía Nacional inspizierte das Gebäude im Januar 2026 auf Ersuchen der Behörde, fand kein Hinweisschild und bestätigte, dass die Gemeinschaft nichts genehmigt hatte. Die Entscheidung der AEPD vom 23. Januar 2026 sagt, dass Los particulares no pueden instalar cámaras que afecten a zona de rellano (zona común) del inmueble, sin que exista una autorización expresa del conjunto de propietarios — Privatpersonen keine Kameras installieren dürfen, die den Treppenabsatz, einen Gemeinschaftsbereich, erfassen, ohne ausdrückliche Genehmigung der Gesamtheit der Eigentümer —, und ordnete an, jedes Gerät binnen 15 Werktagen zu entfernen, mit Fotos vorher und nachher.

Was die Kameras filmen dürfen, wer zusehen darf und wie lange die Bilder leben

Artikel 22.2 zieht die äußere Linie: Solo podrán captarse imágenes de la vía pública en la medida en que resulte imprescindible para la finalidad mencionada en el apartado anterior — Bilder des öffentlichen Raums dürfen nur erfasst werden, soweit dies für den Zweck des vorigen Absatzes unerlässlich ist. Der Leitfaden der AEPD zum Einsatz von Videokameras macht daraus in seiner Ausgabe vom Februar 2025 drei Regeln für eine Gemeinschaft: Die Kameras filmen nur die Gemeinschaftsbereiche, die Straße a excepción de una franja mínima de los accesos al inmueble — abgesehen von einem minimalen Streifen an den Zugängen zum Gebäude — und niemals terrenos y viviendas colindantes o de cualquier otro espacio ajeno — angrenzende Grundstücke und Wohnungen oder irgendeinen anderen fremden Raum; eine Kamera, die schwenkt oder zoomt, braucht Privatzonenmasken. Dieselbe Ausgabe klärt die Frage, die wir auf der Insel am häufigsten hören: La instalación de videocámaras en la piscina comunitaria, también se regirá por las reglas anteriormente descritas — für die Installation von Kameras am Gemeinschaftspool gelten ebenfalls die eben beschriebenen Regeln. Der Pool ist ein Gemeinschaftsbereich wie das Tor, eine Kamera darf ihn also mit derselben Abstimmung und denselben Grenzen überwachen, und nie die Terrassen des Nachbarblocks.

Wer zusieht, ist die zweite Regel. El acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas por la comunidad de propietarios — der Zugang zu den Bildern ist auf die von der Gemeinschaft benannten Personen beschränkt —, der Rekorder steht in einem abgeschlossenen oder beaufsichtigten Raum, jede befugte Person hat Benutzerkennung und Passwort, und En ningún caso estarán accesibles a los vecinos mediante canal de televisión comunitaria — in keinem Fall dürfen die Bilder den Bewohnern über den Gemeinschaftsfernsehkanal zugänglich sein. Die Entscheidung der Behörde von 2026 nennt das übliche Paar: es el Presidente o el Administrador, los encargados de acceder a las imágenes — der Präsident oder der Verwalter sind diejenigen, die auf die Bilder zugreifen — und sie den Behörden übergeben, wenn etwas aufgezeichnet wurde. Ein Sicherheitsunternehmen zu beauftragen oder dem Installateur seinen Fernzugriff zu lassen ändert für die Gemeinschaft nichts: La contratación de un servicio de videovigilancia externo o la instalación de las cámaras por un tercero no exime a la comunidad del cumplimiento de la legislación de protección de datos — die Beauftragung eines externen Überwachungsdienstes oder die Installation der Kameras durch einen Dritten befreit die Gemeinschaft nicht von der Einhaltung des Datenschutzrechts; und ein an eine Alarmzentrale angeschlossenes System darf nur ein nach der Ley 5/2014 zugelassenes privates Sicherheitsunternehmen betreiben.

Die dritte Regel ist die Zeit. Artikel 22.3: Los datos serán suprimidos en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo cuando hubieran de ser conservados para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones — die Daten werden spätestens einen Monat nach der Aufnahme gelöscht, außer wenn sie aufbewahrt werden müssen, um Handlungen gegen die Unversehrtheit von Personen, Sachen oder Anlagen nachzuweisen —, und in diesem Fall gehen die Bilder an die zuständige Behörde en un plazo máximo de setenta y dos horas desde que se tuviera conocimiento de la existencia de la grabación — binnen höchstens zweiundsiebzig Stunden, nachdem man von der Existenz der Aufnahme erfahren hat. Der Rekorder in einer von uns verwalteten Gemeinschaft überschreibt sich nach 30 Tagen; ein für eine Anzeige gesicherter Ausschnitt wird herauskopiert, der Anzeige beigefügt und für die Polizei oder das Gericht aufbewahrt, das ihn anfordert, und die AEPD ist eindeutig, dass solche Bilder No podrán utilizarse para otro fin — für keinen anderen Zweck verwendet werden dürfen. Herauszufinden, wer den Müll neben dem Aufzug abstellt, ist kein Zweck, den Artikel 22.1 kennt.

Das Schild am Tor und Ihre Rechte an den Bildern

Artikel 22.4 sagt, wie eine Gemeinschaft die Menschen informiert, die sie filmt: Die Pflicht se entenderá cumplido mediante la colocación de un dispositivo informativo en lugar suficientemente visible identificando, al menos, la existencia del tratamiento, la identidad del responsable y la posibilidad de ejercitar los derechos previstos en los artículos 15 a 22 — gilt als erfüllt, wenn an ausreichend sichtbarer Stelle ein Hinweisschild angebracht wird, das mindestens die Existenz der Verarbeitung, die Identität des Verantwortlichen und die Möglichkeit nennt, die Rechte der Artikel 15 bis 22 der Verordnung auszuüben. Die AEPD veröffentlicht ein Musterschild; die übrigen Informationen, die Artikel 13 der Verordnung verlangt, können, in den Worten des Leitfadens, en conserjería, recepción, oficinas, tablones de anuncios o ser accesible a través de internet — beim Hausmeister, an der Rezeption, in den Büros, an den Anschlagtafeln oder online — verfügbar sein. Eine Anlage, deren Rezeption dieses Blatt in den Sprachen ihrer Eigentümer bereithält, hat getan, was das Gesetz verlangt.

Ihre Rechte an den Bildern sind enger als an Ihren übrigen Daten, und der Leitfaden sagt, warum. Das Auskunftsrecht besteht, aber es requiere aportar como documentación complementaria una imagen actualizada que permita al responsable verificar y contrastar la presencia del afectado en sus registros — verlangt als ergänzende Unterlage ein aktuelles Bild von Ihnen, damit der Verantwortliche Sie in seinen Aufzeichnungen finden kann —, und da ein Bild fast immer andere Personen zeigt, kann die Antwort eine beglaubigte schriftliche Beschreibung des Aufgenommenen statt des Videos sein. Die Löschung ist die Ein-Monats-Regel selbst; eine Berichtigung kann es bei der Aufnahme einer Tatsache nicht geben, und die Datenübertragbarkeit gilt nicht, weil die Grundlage weder Einwilligung noch Vertrag ist. Das Recht, das in der Praxis zählt, ist das umgekehrte, die Einschränkung der Verarbeitung, mit der Sie die Gemeinschaft bitten, die Bilder aufzubewahren, wenn El responsable ya no necesite los datos para los fines del tratamiento pero el interesado si los necesite para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones — der Verantwortliche die Daten für seine Zwecke nicht mehr braucht, Sie sie aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen benötigen. Wurde Ihr Auto an einem Dienstag in der Garage zerkratzt, geht die Bitte um Sicherung der Aufnahme dieses Tages noch in derselben Woche an den Verwalter, bevor der Rekorder sie überschreibt.

Die Schuldnerliste: die zwei Orte, an die das Gesetz sie setzt

Das Gesetz selbst veröffentlicht, wer mit den Umlagen im Rückstand ist, an zwei Orten und an keinem weiteren. Der erste ist die Einladung zur Versammlung. Artikel 16.2: La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2 — die Einladung enthält eine Aufstellung der Eigentümer, die mit fälligen Schulden gegenüber der Gemeinschaft im Rückstand sind, und weist auf den Verlust des Stimmrechts in den Fällen des Artikels 15.2 hin. Der zweite ist das Protokoll. Artikel 15.2 lässt einen Eigentümer im Rückstand teilnehmen, si bien no tendrán derecho de voto — allerdings ohne Stimmrecht —, und fügt hinzu, dass El acta de la Junta reflejará los propietarios privados del derecho de voto — das Protokoll die vom Stimmrecht ausgeschlossenen Eigentümer festhält. Jeder Eigentümer erhält Einladung und Protokoll, also erfährt jeder, wer was schuldet; der Leitfaden der AEPD liest das Gesetz genau bis dahin: Die gesetzliche Ermächtigung únicamente justifica su inclusión en la Convocatoria de la Junta de Propietarios y en el acta que de la misma se concluya — rechtfertigt nur ihre Aufnahme in die Einladung zur Eigentümerversammlung und in das daraus hervorgehende Protokoll.

Alles andere ist tabu. Der Eingangssatz des Leitfadens zu diesem Thema: la publicación en el tablón de avisos de la finca de la identidad de los propietarios deudores y/o de las cuotas vencidas e impagadas por estos a la comunidad no está amparada por la normativa de protección de datos — die Veröffentlichung der Identität der säumigen Eigentümer und/oder der von ihnen nicht gezahlten fälligen Umlagen an der Anschlagtafel des Gebäudes ist vom Datenschutzrecht nicht gedeckt. Ebenso wenig die Monatsabrechnung, die die Schuldner für alle auflistet, und der Leitfaden schließt die Tür, die Verwalter gern angelehnt lassen, die Liste nach Wohnungsnummern ohne Namen: Incluso en el supuesto en el que no se haga mención expresa a la identificación personal del vecino o vecinos deudores, significando únicamente el dato relativo a la vivienda, dicha comunicación tampoco resulta conforme con la normativa de protección de datos — selbst wenn der Schuldner nicht namentlich genannt und nur die Wohnung angegeben wird, ist auch diese Mitteilung nicht datenschutzkonform, denn eine Wohnungsnummer identifiziert ihren Eigentümer gegenüber jedem im Haus. Die einzige rechtmäßige Offenlegung außerhalb der Versammlung ist die Schuldenbescheinigung des Artikels 9.1.e, die dem Verkäufer für den Käufer und den Notar ausgestellt wird; unser Beitrag zur Schuldenbescheinigung erklärt, was sie sagt und wer sie verlangen darf.

Die Anschlagtafel, die Rezeption und die Drei-Tage-Regel

Das Gesetz erlaubt einer Gemeinschaft durchaus, einen Aushang über Sie an die Tafel zu hängen, in einer Situation. Artikel 9.1.h verpflichtet jeden Eigentümer, dem Schriftführer el domicilio en España a efectos de citaciones y notificaciones de toda índole relacionadas con la comunidad — eine Zustellanschrift in Spanien für Ladungen und Mitteilungen jeder Art im Zusammenhang mit der Gemeinschaft — zu nennen, und fehlt sie, ist die Wohnung selbst die Zustellanschrift. Dann: Si intentada una citación o notificación al propietario fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior, se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto — kann eine Ladung oder Mitteilung an den Eigentümer an diesem Ort nicht zugestellt werden, gilt sie als bewirkt durch Aushang der Mitteilung an der Anschlagtafel der Gemeinschaft oder an einer dafür bestimmten sichtbaren Stelle allgemeiner Nutzung —, con diligencia expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a esta forma de notificación — mit einem Vermerk über Datum und Gründe dieser Zustellform —, unterschrieben vom Schriftführer mit Sichtvermerk des Präsidenten, und die Zustellung producirá plenos efectos jurídicos en el plazo de tres días naturales — entfaltet nach drei Kalendertagen volle Rechtswirkung. Die FAQ der AEPD macht aus dem Artikel ihre einzige Erlaubnis: Der Name des Schuldners podrá publicarse únicamente en el supuesto recogido en el artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal apartado h) párrafo segundo — darf nur im Fall des Artikels 9.h, zweiter Absatz, veröffentlicht werden —, und Para proceder de esta forma deberán acreditarse los intentos de notificación — um so vorzugehen, müssen die Zustellversuche belegt werden. Dann ein Satz, den jede Anlage auf dieser Insel zweimal lesen sollte: El tablón de avisos no deberá colocarse en un lugar de tránsito fácilmente accesible por cualquier persona — die Anschlagtafel darf nicht an einer Durchgangsstelle hängen, die für jedermann leicht zugänglich ist. Eine Rezeption, an der Feriengäste ihre Schlüssel abholen, ist genau diese Stelle.

Die Entscheidungen der Behörde zeigen, wie wörtlich sie all das liest. Die Gemeinschaft einer Apartmentanlage in der Provinz Las Palmas hängte die Einladung zu einer außerordentlichen Versammlung mit beigefügter Schuldnerliste an die Anschlagtafel der Rezeption, an der Gäste und Besucher vorbeikamen; ein Notar fotografierte sie, und die Entscheidung vom 7. März 2018 im Verfahren PS/00510/2017 verhängte gegen die Gemeinschaft 4.000 € und wies ihren Widerspruch ab. Im Verfahren PS/00143/2020 hatte eine Gemeinschaft die Tafel als Routinekanal neben Post und Briefkästen genutzt und die Einladung mit dem Namen eines Eigentümers und einer Schuld von 286,81 € drei Tage dort gelassen, ohne dass zuvor eine Zustellung gescheitert wäre: Die Behörde sprach eine Verwarnung aus, ein apercibimiento, denn die Tafel ist der letzte Schritt, nicht der erste. Im Verfahren PS/00277/2023, entschieden am 25. September 2023, hatte eine Gemeinschaft an eine abgeschlossene Tafel ein Blatt mit dem Titel «APARTAMENTOS PENDIENTE POR PAGAR», fünf Wohnungsnummern und deren Rückständen geheftet, ohne Namen: 700 € für den Verstoß gegen den Vertraulichkeitsgrundsatz des Artikels 5.1.f der Verordnung und 300 € für die Sicherheitsmaßnahmen des Artikels 32, denn eine Wohnungsnummer ist für jeden, der dort wohnt, ein Name, und das Glas schützte vor niemandem, der das Gebäude betrat. Und im Verfahren PS/00447/2024, entschieden am 10. Dezember 2024, blieb das Protokoll einer Versammlung mit Nachname, Initiale und Schuld eines Eigentümers acht Monate im abgeschlossenen Schaukasten des Eingangs: 1.000 € nach demselben Artikel 5.1.f, mit der Anordnung, Protokolle nie wieder für Eigentümer und Besucher sichtbar auszuhängen, salvo en los casos que señala la Ley de Propiedad Horizontal — außer in den Fällen, die das Wohnungseigentumsgesetz nennt.

Für Eigentümer im Ausland lautet die praktische Regel: die Zustellanschrift. Geben Sie der Gemeinschaft eine Anschrift in Spanien, an der Post entgegengenommen wird, unsere oder die eines Verwandten, damit nie ein Aushang an eine Tafel muss; und erhalten Sie Einladung und Protokoll über die Kanäle, die die AEPD gute Praxis nennt, la notificación de la convocatoria individual por correo, la inclusión en cajetín, o mediante intranet con clave y contraseña — die individuelle Zustellung der Einladung per Post, den Briefkasten oder ein Intranet mit Benutzername und Passwort. Der Eigentümerbereich der von uns verwalteten Gemeinschaften ist dieses Intranet: Einladung, Vollmachtsformular und Protokoll erreichen jeden Eigentümer hinter einem Login, und die Aufstellung des Artikels 16.2 reist darin mit, nie an einer Wand. Ob die Versammlung selbst eines Tages online stattfinden darf, ist eine andere Frage, über die das Parlament noch berät.

Die WhatsApp-Gruppe

Die AEPD beantwortet die WhatsApp-Frage in den FAQ ihres Branchenleitfadens, in zwei Sätzen. Zur Nummer, die Sie dem Verwalter gegeben haben, um wegen Ihrer Wohnung erreichbar zu sein: Si lo ha facilitado el propietario se podría utilizar en el marco de la gestión de la comunidad sin necesidad de consentimiento — hat der Eigentümer sie angegeben, darf sie im Rahmen der Verwaltung der Gemeinschaft ohne Einwilligung verwendet werden. Ahora bien, no se puede utilizar para incluir al propietario en un grupo sin su consentimiento expreso, informado y explícito — sie darf jedoch nicht verwendet werden, um den Eigentümer ohne seine ausdrückliche, informierte und explizite Einwilligung in eine Gruppe aufzunehmen. Der Grund ist die Definition der Verarbeitung in der Verordnung, die die comunicación por transmisión, difusión — Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung — einschließt, denn wer Sie in eine Gruppe aufnimmt, gibt Ihre Nummer an jedes Mitglied weiter, und Einwilligung nach Artikel 4.11 ist toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca — jede freiwillig, für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung, was ein Schweigen nicht ist.

Was in der Gruppe gepostet wird, zählt so viel wie die Frage, wer darin ist. Im Verfahren PS/00365/2023 teilte der Präsident einer Gemeinschaft in der Eigentümergruppe ein privates Gespräch mit einer Eigentümerin und die Kopie ihres Bankbelegs mit Name, Kontonummer und Postanschrift; die Behörde schlug 1.500 € für den Vertraulichkeitsgrundsatz des Artikels 5.1.f und 500 € für Artikel 32 vor, 2.000 € insgesamt, und die Gemeinschaft beendete das Verfahren am 16. Januar 2024 durch Zahlung von 1.600 € mit dem Nachlass für freiwillige Zahlung. Artikel 5 der LOPDGDD ist die Regel, die der Präsident brach: Die deber de confidencialidad — Vertraulichkeitspflicht — bindet den Verantwortlichen, den Auftragsverarbeiter und todas las personas que intervengan en cualquier fase — alle Personen, die an irgendeiner Phase — der Verarbeitung mitwirken, Präsident und Beiräte eingeschlossen, und Artikel 72.1.i desselben Gesetzes zählt ihre Verletzung zu den sehr schweren Verstößen. Eine Gruppe wird auch nicht dadurch rechtmäßig, dass sie aus gutem Grund entstand: Eine Gemeinschaft, die ihre Reinigungskraft in eine WhatsApp-Gruppe mit zwei Beiräten setzte, um ihre Arbeit zu überwachen, und dann ihren Auskunftsantrag ignorierte, wurde im Verfahren PS/00269/2022 mit 1.500 € und 500 € belegt.

In den von uns verwalteten Gemeinschaften legt der Verwalter keine Gruppen an. Nachrichten gehen einzeln, E-Mails gehen mit den Empfängern in Blindkopie, und alles, was einen Namen, eine Schuld oder ein Dokument trägt, geht in den Eigentümerbereich, nicht in einen Chat. Eine Gruppe, die die Eigentümer untereinander einrichten, ist ihre eigene Entscheidung und ihre eigene Verantwortung; die Kanäle der Gemeinschaft sind die, die das Gesetz beschreibt, und die Hausordnung der Gemeinschaft darf das schriftlich festhalten, was dem nächsten Präsidenten die Diskussion erspart.

Was ein Eigentümer einsehen darf und was in der Schublade bleibt

Artikel 20.e des Gesetzes trägt dem Verwalter auf, custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad — die Unterlagen der Gemeinschaft zur Verfügung der Eigentümer zu verwahren —, und Artikel 19.4 lässt den Schriftführer die Protokollbücher und, durante el plazo de cinco años — fünf Jahre lang —, die Einladungen, Mitteilungen, Vollmachten und übrigen Unterlagen der Versammlungen aufbewahren. Der Leitfaden der AEPD liest Artikel 20.e mit dem Grundsatz der Datenminimierung der Verordnung, nach dem Daten adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados — dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt — sein müssen (Artikel 5.1.c). Ein Eigentümer darf also die Abrechnungen, die Rechnungen und die Verträge prüfen und darf das Gehalt kennen, das die Gemeinschaft ihrem Gärtner zahlt, mit Aufschlüsselung, denn das verlangt die Kontrolle der Verwaltung; was ein Eigentümer nicht erhalten darf, ist das Verzeichnis mit den Wohnanschriften oder Bankkonten der anderen Eigentümer, da sie en nada contribuyen a la finalidad de control de la buena administración — nichts zum Zweck der Kontrolle der ordnungsgemäßen Verwaltung beitragen —, und auch nicht die Gehaltsabrechnungen der Angestellten mit Steueranschrift, Bankkonto und Gewerkschafts- oder Gesundheitsdaten. Namen sind etwas anderes: Die FAQ erkennt un interés legítimo de un propietario de conocer el nombre y apellidos del resto de propietarios — ein berechtigtes Interesse eines Eigentümers, die Namen der übrigen Eigentümer zu kennen — nach Artikel 6.1.f der Verordnung an, weshalb die Anwesenheitsliste im Protokoll und der Name am Briefkasten kein Verstoß sind.

Ihre Rechte aus dem Ausland ausüben

Die Artikel 15 bis 22 der Verordnung geben Ihnen Auskunft über die Daten, die die Gemeinschaft über Sie hält, mit Kopie; die Berichtigung einer falschen Anschrift oder eines falschen Anteils; die Löschung dessen, was nicht mehr gebraucht wird; und das Recht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation einer Verarbeitung im öffentlichen oder berechtigten Interesse zu widersprechen, das Recht also, das man gegen eine Kamera geltend macht, die Ihre Terrasse erfasst. Die Gemeinschaft muss antworten en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud — binnen eines Monats nach Eingang des Antrags (Artikel 12.3) —, unentgeltlich, denn Artikel 12.7 der LOPDGDD sagt Serán gratuitas las actuaciones — die Maßnahmen sind kostenlos —, und ihr Artikel 12.1 lässt die Rechte ejercerse directamente o por medio de representante legal o voluntario — unmittelbar oder durch einen gesetzlichen oder gewillkürten Vertreter ausüben —, sodass ein Eigentümer in Hamburg über seinen Anwalt oder über uns schreiben kann. Sieht der Vertrag mit dem Verwalter es vor, bearbeitet der Verwalter den Antrag im Namen der Gemeinschaft (Artikel 12.3 der LOPDGDD), was die übliche Regelung ist.

Antwortet die Gemeinschaft nicht, geht die Beschwerde an die AEPD, die sie zunächst mit einer Monatsfrist zur Stellungnahme an die Gemeinschaft weiterleitet und dann entscheidet, ob sie verwarnt, anordnet oder ein Bußgeld verhängt. Die Obergrenze des Artikels 83.5 der Verordnung liegt bei 20 Millionen Euro, aber die Bußgelder der Behörde gegen Eigentümergemeinschaften sind die oben zitierten, einige hundert bis wenige tausend Euro, stets mit der Anordnung, die Liste zu entfernen, die Kamera abzunehmen oder die geänderte Praxis zu bescheinigen; diese Anordnung zu ignorieren ist selbst ein Verstoß, und eine Gemeinschaft erhielt 2025 ein Bußgeld von 450 €, weil sie nicht bescheinigt hatte, den Berichtigungsantrag eines Eigentümers beantwortet zu haben.

Was wir in den von uns verwalteten Gemeinschaften tun

Unser Vertrag mit jeder Gemeinschaft enthält die Anlage nach Artikel 28, und jede Gemeinschaft führt ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für «propietarios» und «videovigilancia», das wir entwerfen und der Präsident unterschreibt. Kameras werden nach Artikel 17.3 beschlossen, mit Zahl und Bereichen im Beschluss, das Schild hängt an jedem Zugang mit dem Informationsblatt an der Rezeption in den Sprachen der Eigentümer, der Rekorder steht in einem abgeschlossenen Raum mit zwei namentlich benannten Nutzern und überschreibt sich nach 30 Tagen, und die Aufnahme eines Vorfalls verlässt das Gebäude nur in Richtung der Polizei oder des Gerichts, das sie anfordert. Die Einladung geht an die Zustellanschrift jedes Eigentümers und in den Eigentümerbereich, und die Aufstellung des Artikels 16.2 reist darin mit; nichts wird an eine Tafel gehängt ohne die gescheiterten Zustellversuche in der Akte und den Vermerk, den das Gesetz beschreibt. Wir legen keine WhatsApp-Gruppen an, wir beantworten Anträge auf Betroffenenrechte innerhalb des Monats in der Sprache des Eigentümers, und wenn ein Eigentümer im Ausland fragt, wer seine Nummer hat, können wir es ihm zeigen. Unbezahlte Umlagen werden vor Gericht eingefordert, mit der Bescheinigung, die das Gesetz beschreibt, nie über eine Liste an der Wand. Unser Verwaltungsservice für Eigentümergemeinschaften beschreibt den Standard; fordern Sie ein Angebot an und sagen Sie uns, wie viele Kameras Ihre Anlage hat, denn dort beginnen die ersten Fragen meistens.

Häufige Fragen

Darf die Gemeinschaft die Liste der Eigentümer mit Zahlungsrückstand an die Anschlagtafel hängen?

Nicht als Liste. Das Gesetz veröffentlicht die Rückstände in nur zwei Dokumenten, der Einladung zur Versammlung (Artikel 16.2) und dem Protokoll (Artikel 15.2), die jeder Eigentümer erhält. Ein Aushang über einen einzelnen Eigentümer darf erst an die Tafel, wenn eine Zustellung an dessen Anschrift gescheitert ist, mit dem datierten Vermerk des Schriftführers, und die AEPD fügt hinzu, dass die Tafel nicht dort hängen darf, wo die Öffentlichkeit vorbeigeht. Eine Liste mit Wohnungsnummern ohne Namen wurde 2023 mit 1.000 € geahndet.

Mein Nachbar hat auf seiner Terrasse eine Kamera installiert, die den Pool erfasst. Ist das legal?

Nein. Eine Kamera über einem Gemeinschaftsbereich braucht den Beschluss der Eigentümerversammlung mit der Drei-Fünftel-Mehrheit des Artikels 17.3 und darf nur die Gemeinschaftsbereiche filmen, die der Beschluss nennt; eine private Kamera darf weder Pool noch Innenhof noch Treppenabsatz erfassen. Die Entscheidung der AEPD vom 23. Januar 2026 zu einem Gebäude in La Laguna ordnete an, genau solche Kameras binnen 15 Werktagen zu entfernen. Bitten Sie den Verwalter, den Eigentümer schriftlich darauf anzusprechen; bleibt die Kamera, ist eine Beschwerde bei der AEPD der Weg.

Der Präsident hat mich ungefragt in die WhatsApp-Gruppe der Gemeinschaft aufgenommen. Darf er das?

Nein. Der Leitfaden der AEPD sagt, dass die Nummer, die Sie der Gemeinschaft gegeben haben, verwendet werden darf, um Sie wegen der Gemeinschaft zu kontaktieren, nicht aber, um Sie ohne Ihre ausdrückliche, informierte und explizite Einwilligung in eine Gruppe aufzunehmen, weil die Gruppe Ihre Nummer an jedes Mitglied offenlegt. Bitten Sie darum, entfernt zu werden und die Mitteilungen per Post, E-Mail oder über den Eigentümerbereich zu erhalten; ein Präsident, der den Bankbeleg oder private Nachrichten eines Eigentümers in der Gruppe postet, setzt die Gemeinschaft einem Bußgeld aus, wie das Verfahren PS/00365/2023 zeigt.

Mein Auto wurde in der Garage zerkratzt. Bekomme ich die Aufnahme?

Sie können die Gemeinschaft bitten, sie zu sichern und der Polizei oder dem Gericht zu übergeben, nicht, sie Ihnen auszuhändigen: Artikel 22.3 der LOPDGDD bewahrt Bilder nur auf, um Handlungen gegen Personen oder Sachen nachzuweisen, und leitet sie binnen 72 Stunden an die Behörde weiter, und der Rekorder löscht alles binnen eines Monats. Schreiben Sie dem Verwalter noch in derselben Woche mit Tag und Uhrzeit, erstatten Sie Anzeige und lassen Sie die Polizei den Ausschnitt anfordern; eine an einen Eigentümer ausgehändigte Kopie würde die anderen Personen im Bild zeigen.