Gegevensbescherming in uw VvE in Spanje: camera's, de lijst van wanbetalers, de WhatsApp-groep en uw rechten

Drie vragen bereiken ons van eigenaren in het buitenland vaker dan welke andere ook over de gegevens die een vereniging van eigenaren bewaart: wie de opnames van de camera bij het zwembadhek mag bekijken, of de gemeenschap in de hal de namen mag ophangen van de eigenaren die achterlopen met hun bijdragen, en wie de WhatsApp-groep van de voorzitter hun mobiele nummer heeft gegeven. De antwoorden staan in drie teksten die samen worden gelezen: de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU, de Spaanse gegevensbeschermingswet Ley Orgánica 3/2018 (de LOPDGDD) en de wet op de horizontale eigendom, de Ley de Propiedad Horizontal, de wet die er überhaupt voor zorgt dat een gemeenschap uw gegevens verwerkt. Dit stuk leest ze samen met de gidsen van de Agencia Española de Protección de Datos, de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit, en met zes van haar besluiten tegen verenigingen van eigenaren, waarvan twee op de Canarische Eilanden. De citaten staan in het Spaans, met de lezing in het Nederlands.

Wie voor uw gegevens instaat: de gemeenschap, en de beheerder namens haar

De verordening definieert de verwerkingsverantwoordelijke als degene die determine los fines y medios del tratamiento — het doel van en de middelen voor de verwerking vaststelt (artikel 4.7) — en de verwerker als degene die trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento — persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke (artikel 4.8). In een vereniging van eigenaren liggen de rollen vast. De sectorgids van de AEPD over gegevensbescherming en vastgoedbeheer zegt dat La condición de responsable del tratamiento recae sobre la comunidad de propietarios — de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke bij de vereniging van eigenaren ligt — en dat de beheerder haar encargado del tratamiento — haar verwerker — is. De FAQ van de autoriteit voor gemeenschappen voegt het gevolg toe: el contrato entre la comunidad y el administrador deberá contener las respectivas cláusulas de protección de datos — het contract tussen de gemeenschap en de beheerder moet de bijbehorende gegevensbeschermingsclausules bevatten. Artikel 28.3 van de verordening beschrijft ze: de verwerking se regirá por un contrato u otro acto jurídico — wordt geregeld in een overeenkomst of andere rechtshandeling — waaronder de verwerker tratará los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable — de persoonsgegevens uitsluitend verwerkt op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke —, ze vertrouwelijk houdt, de beveiligingsmaatregelen van artikel 32 toepast, de gemeenschap helpt bij het beantwoorden van verzoeken van eigenaren en alles wist of teruggeeft wanneer de opdracht eindigt. Een beheerdersofferte zonder die bijlage mist een bladzijde; ons stuk over de kosten van de beheerder somt op wat er verder in hoort.

De gemeenschap heeft uw toestemming niet nodig voor haar gewone werk. In de eigen woorden van de AEPD: la legitimación para el tratamiento de los mismos no deriva de la existencia de que hayan prestado el consentimiento previo, sino con base en el cumplimiento de una obligación legal (el contenido de la Ley de Propiedad Horizontal) — de rechtsgrond vloeit niet voort uit een vooraf gegeven toestemming van de eigenaren, maar uit het nakomen van een wettelijke verplichting, de inhoud van de wet op de horizontale eigendom. In de termen van de verordening is dat artikel 6.1.c, de verwerking die noodzakelijk is voor el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento — het nakomen van een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust. Uw naam, uw breukdeel, uw rekening voor de bijdragen, uw adres voor de kennisgevingen: de wet verplicht de gemeenschap ze te bewaren. Toestemming komt terug op het moment dat de gegevens worden gebruikt voor iets wat de wet niet vereist, en de twee alledaagse voorbeelden zijn een chatgroep en een reclamelijst.

Daaruit volgen twee huishoudelijke plichten. Artikel 30 van de verordening stelt organisaties met menos de 250 personas — minder dan 250 werknemers — vrij van het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten, tenzij de verwerking no sea ocasional — niet incidenteel is —, en die van een gemeenschap is dat niet: de AEPD vraagt dat zowel de gemeenschap als de beheerder een registro de actividades de tratamiento — register van verwerkingsactiviteiten — bijhouden voor de verwerkingen die zij «propietarios» en «videovigilancia» noemt, een intern document dat nergens wordt ingediend maar op verzoek aan de autoriteit wordt getoond. Een functionaris voor gegevensbescherming is niet vereist; de FAQ zegt no es obligatorio su nombramiento — de benoeming is niet verplicht —, omdat gemeenschappen noch in artikel 37 van de verordening noch op de lijst van artikel 34 van de LOPDGDD staan.

Camera's: de stemming die ze rechtmatig maakt

Artikel 22.1 van de LOPDGDD staat elke natuurlijke of rechtspersoon toe beelden via camera's te verwerken con la finalidad de preservar la seguridad de las personas y bienes, así como de sus instalaciones — met het doel de veiligheid van personen en goederen, en van hun installaties, te waarborgen. Voor een gemeenschap plaatst de gids van de AEPD de grondslag in el interés público, recogido en el artículo 6.1 e) del RGPD — het algemeen belang van artikel 6.1.e van de verordening — en zet één ding voorop: será necesario, con carácter previo a dicha instalación, el acuerdo de la Junta de Propietarios — vóór de installatie is het besluit van de vergadering van eigenaren vereist. De gids wil het in de notulen en beveelt aan dat en el acuerdo se reflejen algunas de las características del sistema de videovigilancia, así como el número de cámaras o el espacio captado por las mismas — het besluit enkele kenmerken van het systeem weergeeft, zoals het aantal camera's en de ruimte die ze vastleggen.

De wet noemt camera's niet, dus de meerderheid is een kwestie van uitleg. De besluiten van de AEPD zelf lezen ze onder artikel 17.3: El establecimiento o supresión de los servicios de portería, conserjería, vigilancia u otros servicios comunes de interés general, supongan o no modificación del título constitutivo o de los estatutos, requerirán el voto favorable de las tres quintas partes del total de los propietarios que, a su vez, representen las tres quintas partes de las cuotas de participación — het instellen of afschaffen van portiers-, conciërge-, bewakings- of andere gemeenschappelijke diensten van algemeen belang, of ze de splitsingsakte of de statuten nu wijzigen of niet, vereist de instemming van drie vijfde van alle eigenaren die tevens drie vijfde van de breukdelen vertegenwoordigen. Dat is de stemming die wij op de agenda zetten in de gemeenschappen die wij beheren, met het aantal camera's en de zones in het besluit, want een drievijfdestemming is de stemming die niemand later kan aanvechten.

De eigen camera van een bewoner op de overloop is iets anders, en een recente Canarische zaak laat zien hoe de autoriteit daarmee omgaat. In een gebouw in San Cristóbal de La Laguna had een eigenaar een digitaal deurspionnetje op zijn voordeur gezet en, volgens de buren, een camera in een raam boven de gemeenschappelijke binnenplaats, en had hij beelden van de buren op sociale media gezet. De Policía Nacional inspecteerde het gebouw in januari 2026 op verzoek van de autoriteit, vond geen bord en bevestigde dat de gemeenschap niets had goedgekeurd. Het besluit van de AEPD van 23 januari 2026 zegt dat Los particulares no pueden instalar cámaras que afecten a zona de rellano (zona común) del inmueble, sin que exista una autorización expresa del conjunto de propietarios — particulieren geen camera's mogen installeren die de overloop, een gemeenschappelijke ruimte, bestrijken zonder uitdrukkelijke toestemming van alle eigenaren — en beval elk apparaat binnen 15 werkdagen te verwijderen, met foto's van voor en na.

Wat de camera's mogen filmen, wie mag kijken en hoe lang de beelden leven

Artikel 22.2 trekt de buitengrens: Solo podrán captarse imágenes de la vía pública en la medida en que resulte imprescindible para la finalidad mencionada en el apartado anterior — beelden van de openbare weg mogen alleen worden vastgelegd voor zover dat onmisbaar is voor het doel van het vorige lid. De gids van de AEPD over het gebruik van videocamera's maakt daar in de editie van februari 2025 drie regels van voor een gemeenschap: de camera's filmen alleen de gemeenschappelijke ruimten, de straat a excepción de una franja mínima de los accesos al inmueble — met uitzondering van een minimale strook bij de toegangen van het gebouw — en nooit terrenos y viviendas colindantes o de cualquier otro espacio ajeno — aangrenzende percelen en woningen of enige andere ruimte van derden; een camera die draait of zoomt heeft privacymaskers nodig. Dezelfde editie beslecht de vraag die wij op het eiland het vaakst horen: La instalación de videocámaras en la piscina comunitaria, también se regirá por las reglas anteriormente descritas — ook voor camera's bij het gemeenschappelijke zwembad gelden de zojuist beschreven regels. Het zwembad is een gemeenschappelijke ruimte zoals het hek, dus een camera mag het bewaken met dezelfde stemming en dezelfde grenzen, en nooit de terrassen van het blok ernaast.

Wie kijkt is de tweede regel. El acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas por la comunidad de propietarios — de toegang tot de beelden is beperkt tot de door de gemeenschap aangewezen personen —, de recorder staat in een afgesloten of bewaakte ruimte, elke bevoegde persoon heeft een gebruikerscode en een wachtwoord, en En ningún caso estarán accesibles a los vecinos mediante canal de televisión comunitaria — in geen geval mogen de beelden voor de bewoners toegankelijk zijn via het gemeenschappelijke televisiekanaal. Het besluit van de autoriteit uit 2026 noemt het gebruikelijke tweetal: es el Presidente o el Administrador, los encargados de acceder a las imágenes — de voorzitter of de beheerder zijn degenen die toegang hebben tot de beelden — en die ze aan de autoriteiten overhandigen wanneer er iets is opgenomen. Een beveiligingsbedrijf inhuren of de installateur zijn toegang op afstand laten houden verandert niets voor de gemeenschap: La contratación de un servicio de videovigilancia externo o la instalación de las cámaras por un tercero no exime a la comunidad del cumplimiento de la legislación de protección de datos — het inschakelen van een externe bewakingsdienst of de installatie van de camera's door een derde ontslaat de gemeenschap niet van de naleving van de gegevensbeschermingswetgeving; en een systeem dat op een alarmcentrale is aangesloten mag alleen worden bediend door een particulier beveiligingsbedrijf met een vergunning onder de Ley 5/2014.

De derde regel is de tijd. Artikel 22.3: Los datos serán suprimidos en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo cuando hubieran de ser conservados para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones — de gegevens worden uiterlijk één maand na de opname gewist, behalve wanneer ze bewaard moeten blijven om handelingen tegen de integriteit van personen, goederen of installaties aan te tonen —, en in dat geval gaan de beelden naar de bevoegde autoriteit en un plazo máximo de setenta y dos horas desde que se tuviera conocimiento de la existencia de la grabación — binnen uiterlijk tweeënzeventig uur nadat men van het bestaan van de opname kennis kreeg. De recorder in een gemeenschap die wij beheren overschrijft zichzelf na 30 dagen; een fragment dat voor een aangifte wordt bewaard, wordt apart gekopieerd, bij de aangifte gevoegd en bewaard voor de politie of de rechtbank die erom vraagt, en de AEPD is duidelijk dat zulke beelden No podrán utilizarse para otro fin — voor geen enkel ander doel mogen worden gebruikt. Uitzoeken wie het vuilnis naast de lift zet, is geen doel dat artikel 22.1 kent.

Het bord bij het hek en uw rechten op de beelden

Artikel 22.4 zegt hoe een gemeenschap de mensen informeert die zij filmt: de plicht se entenderá cumplido mediante la colocación de un dispositivo informativo en lugar suficientemente visible identificando, al menos, la existencia del tratamiento, la identidad del responsable y la posibilidad de ejercitar los derechos previstos en los artículos 15 a 22 — wordt geacht te zijn vervuld door op een voldoende zichtbare plaats een informatiebord te plaatsen dat ten minste het bestaan van de verwerking, de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke en de mogelijkheid vermeldt om de rechten van de artikelen 15 tot en met 22 van de verordening uit te oefenen. De AEPD publiceert een modelbord; de overige informatie die artikel 13 van de verordening vereist, kan, in de woorden van de gids, en conserjería, recepción, oficinas, tablones de anuncios o ser accesible a través de internet — bij de conciërge, de receptie, de kantoren, de mededelingenborden of online — beschikbaar zijn. Een resort waarvan de receptie dat blad in de talen van zijn eigenaren heeft liggen, heeft gedaan wat de wet vraagt.

Uw rechten op de beelden zijn smaller dan op uw overige gegevens, en de gids zegt waarom. Het recht op inzage bestaat, maar het requiere aportar como documentación complementaria una imagen actualizada que permita al responsable verificar y contrastar la presencia del afectado en sus registros — vereist dat u als aanvullend document een recente afbeelding van uzelf aanlevert zodat de verantwoordelijke u in zijn opnames kan terugvinden —, en omdat een beeld bijna altijd ook andere mensen toont, kan het antwoord een gewaarmerkte schriftelijke beschrijving van het opgenomene zijn in plaats van de video. Wissen is de eenmaandsregel zelf; rectificatie kan niet gelden voor de opname van een feit, en overdraagbaarheid geldt niet omdat de grondslag noch toestemming noch een overeenkomst is. Het recht dat in de praktijk telt, is het omgekeerde, de beperking van de verwerking, waarmee u de gemeenschap vraagt de beelden te bewaren wanneer El responsable ya no necesite los datos para los fines del tratamiento pero el interesado si los necesite para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones — de verantwoordelijke de gegevens niet meer nodig heeft voor zijn doelen, maar u ze nodig hebt voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een vordering. Is uw auto op een dinsdag in de garage bekrast, dan gaat het verzoek om de opname van die dag te bewaren nog diezelfde week naar de beheerder, voordat de recorder haar overschrijft.

De lijst van wanbetalers: de twee plaatsen waar de wet haar zet

De wet zelf maakt bekend wie achterloopt met de bijdragen, op twee plaatsen en nergens anders. De eerste is de oproeping voor de vergadering. Artikel 16.2: La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2 — de oproeping bevat een lijst van de eigenaren die niet bij zijn met de opeisbare schulden aan de gemeenschap en waarschuwt voor het verlies van het stemrecht in de gevallen van artikel 15.2. De tweede zijn de notulen. Artikel 15.2 laat een eigenaar met achterstand deelnemen, si bien no tendrán derecho de voto — zij het zonder stemrecht —, en voegt toe dat El acta de la Junta reflejará los propietarios privados del derecho de voto — de notulen de eigenaren vermelden die van hun stemrecht zijn uitgesloten. Elke eigenaar ontvangt de oproeping en de notulen, dus elke eigenaar weet wie wat verschuldigd is; de gids van de AEPD leest de wet precies tot daar: de wettelijke machtiging únicamente justifica su inclusión en la Convocatoria de la Junta de Propietarios y en el acta que de la misma se concluya — rechtvaardigt hun opname alleen in de oproeping voor de vergadering van eigenaren en in de notulen die daaruit voortkomen.

Al het andere is verboden. De openingszin van de gids over het onderwerp: la publicación en el tablón de avisos de la finca de la identidad de los propietarios deudores y/o de las cuotas vencidas e impagadas por estos a la comunidad no está amparada por la normativa de protección de datos — het publiceren op het mededelingenbord van het gebouw van de identiteit van de eigenaren met schulden en/of van de vervallen, onbetaalde bijdragen aan de gemeenschap wordt niet gedekt door de gegevensbeschermingsregels. Evenmin het maandoverzicht dat de wanbetalers voor iedereen opsomt, en de gids sluit de deur die beheerders graag op een kier laten, de lijst per appartementsnummer zonder namen: Incluso en el supuesto en el que no se haga mención expresa a la identificación personal del vecino o vecinos deudores, significando únicamente el dato relativo a la vivienda, dicha comunicación tampoco resulta conforme con la normativa de protección de datos — zelfs wanneer de schuldenaar niet bij naam wordt genoemd en alleen de woning wordt aangeduid, is ook die mededeling niet in overeenstemming, omdat een appartementsnummer zijn eigenaar voor iedereen in het gebouw identificeert. De enige rechtmatige bekendmaking buiten de vergadering is de schuldverklaring van artikel 9.1.e, afgegeven aan de verkoper voor de koper en de notaris; ons stuk over de schuldverklaring legt uit wat erin staat en wie haar mag vragen.

Het mededelingenbord, de receptiebalie en de driedagenregel

De wet laat een gemeenschap wel degelijk een mededeling over u op het bord hangen, in één situatie. Artikel 9.1.h verplicht elke eigenaar de secretaris el domicilio en España a efectos de citaciones y notificaciones de toda índole relacionadas con la comunidad — een adres in Spanje voor oproepingen en kennisgevingen van welke aard ook in verband met de gemeenschap — op te geven, en bij gebreke daarvan is de woning zelf het adres. Dan: Si intentada una citación o notificación al propietario fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior, se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto — kan een oproeping of kennisgeving aan de eigenaar op die plaats niet worden bezorgd, dan wordt zij geacht te zijn gedaan door de mededeling op het mededelingenbord van de gemeenschap te hangen, of op een daartoe bestemde zichtbare plaats van algemeen gebruik —, con diligencia expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a esta forma de notificación — met een aantekening van de datum en de redenen voor deze vorm van kennisgeving —, ondertekend door de secretaris met goedkeuring van de voorzitter, en de kennisgeving producirá plenos efectos jurídicos en el plazo de tres días naturales — krijgt na drie kalenderdagen volledige rechtsgevolgen. De FAQ van de AEPD maakt van het artikel haar enige toestemming: de naam van de schuldenaar podrá publicarse únicamente en el supuesto recogido en el artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal apartado h) párrafo segundo — mag alleen worden gepubliceerd in het geval van artikel 9.h, tweede alinea —, en Para proceder de esta forma deberán acreditarse los intentos de notificación — om zo te werk te gaan moeten de pogingen tot kennisgeving worden aangetoond. Dan een zin die elk resort op dit eiland twee keer zou moeten lezen: El tablón de avisos no deberá colocarse en un lugar de tránsito fácilmente accesible por cualquier persona — het mededelingenbord mag niet op een doorgangsplek hangen die voor iedereen gemakkelijk toegankelijk is. Een receptiebalie waar vakantiegasten hun sleutels ophalen, is precies die plek.

De besluiten van de autoriteit laten zien hoe letterlijk zij dit alles leest. De gemeenschap van een appartementencomplex in de provincie Las Palmas hing de oproeping voor een buitengewone vergadering, met de lijst van wanbetalers als bijlage, op het mededelingenbord bij de receptie van het complex, waar gasten en bezoekers langsliepen; een notaris fotografeerde het, en het besluit van 7 maart 2018 in procedure PS/00510/2017 legde de gemeenschap € 4.000 op en wees haar bezwaar af. In PS/00143/2020 had een gemeenschap het bord als routinekanaal gebruikt, naast de post en de brievenbussen, en de oproeping met de naam van een eigenaar en een schuld van € 286,81 er drie dagen laten hangen zonder dat eerst een kennisgeving was mislukt: de autoriteit gaf een waarschuwing, een apercibimiento, omdat het bord de laatste stap is, niet de eerste. In PS/00277/2023, beslist op 25 september 2023, had een gemeenschap op een afgesloten bord een blad geprikt met het opschrift «APARTAMENTOS PENDIENTE POR PAGAR», vijf appartementsnummers en hun achterstanden, zonder namen: € 700 voor schending van het vertrouwelijkheidsbeginsel van artikel 5.1.f van de verordening en € 300 voor de beveiligingsmaatregelen van artikel 32, omdat een appartementsnummer een naam is voor iedereen die daar woont en het glas niemand tegenhield die het gebouw binnenkwam. En in PS/00447/2024, beslist op 10 december 2024, bleven de notulen van een vergadering, met de achternaam, de voorletter en de schuld van een eigenaar, acht maanden in de afgesloten vitrine van de hal hangen: € 1.000 onder hetzelfde artikel 5.1.f, met het bevel notulen nooit meer in het zicht van eigenaren en bezoekers te plaatsen salvo en los casos que señala la Ley de Propiedad Horizontal — behalve in de gevallen die de wet op de horizontale eigendom aangeeft.

Voor eigenaren in het buitenland is de praktische regel het adres. Geef de gemeenschap een adres in Spanje waar post wordt ontvangen, het onze of dat van een familielid, zodat er nooit een mededeling op een bord hoeft; en ontvang de oproeping en de notulen via de kanalen die de AEPD goede praktijk noemt, la notificación de la convocatoria individual por correo, la inclusión en cajetín, o mediante intranet con clave y contraseña — de individuele kennisgeving van de oproeping per post, de brievenbus, of een intranet met gebruikersnaam en wachtwoord. Het eigenarenportaal van de gemeenschappen die wij beheren is dat intranet: de oproeping, het volmachtformulier en de notulen bereiken elke eigenaar achter een login, en de lijst van artikel 16.2 reist daarin mee, nooit aan een muur. Of de vergadering zelf ooit online mag plaatsvinden, is een andere vraag waarover het parlement nog debatteert.

De WhatsApp-groep

De AEPD beantwoordt de WhatsApp-vraag in de FAQ van haar sectorgids, in twee zinnen. Over het nummer dat u de beheerder gaf om bereikbaar te zijn over uw appartement: Si lo ha facilitado el propietario se podría utilizar en el marco de la gestión de la comunidad sin necesidad de consentimiento — als de eigenaar het heeft verstrekt, mag het in het kader van het beheer van de gemeenschap zonder toestemming worden gebruikt. Ahora bien, no se puede utilizar para incluir al propietario en un grupo sin su consentimiento expreso, informado y explícito — het mag echter niet worden gebruikt om de eigenaar zonder zijn uitdrukkelijke, geïnformeerde en expliciete toestemming in een groep op te nemen. De reden is de definitie van verwerking in de verordening, die de comunicación por transmisión, difusión — verstrekking door middel van doorzending, verspreiding — omvat, want wie u aan een groep toevoegt, geeft uw nummer aan elk lid, en toestemming volgens artikel 4.11 is toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca — elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting, wat een stilzwijgen niet is.

Wat er in de groep wordt geplaatst, telt evenzeer als wie erin zit. In procedure PS/00365/2023 deelde de voorzitter van een gemeenschap in de eigenarengroep een privégesprek met een eigenares en een kopie van haar bankafschrift, met naam, rekeningnummer en postadres; de autoriteit stelde € 1.500 voor wegens het vertrouwelijkheidsbeginsel van artikel 5.1.f en € 500 wegens artikel 32, € 2.000 in totaal, en de gemeenschap sloot de procedure op 16 januari 2024 af door € 1.600 te betalen met de korting voor vrijwillige betaling. Artikel 5 van de LOPDGDD is de regel die de voorzitter schond: de deber de confidencialidad — geheimhoudingsplicht — bindt de verantwoordelijke, de verwerker en todas las personas que intervengan en cualquier fase — alle personen die in welke fase ook — bij de verwerking betrokken zijn, voorzitter en bestuursleden inbegrepen, en artikel 72.1.i van dezelfde wet rekent de schending ervan tot de zeer ernstige inbreuken. Een groep is ook niet rechtmatig omdat hij om een goede reden is opgezet: een gemeenschap die haar schoonmaakster in een WhatsApp-groep met twee bestuursleden zette om haar werk te controleren, en daarna haar inzageverzoek negeerde, kreeg in PS/00269/2022 € 1.500 en € 500 opgelegd.

In de gemeenschappen die wij beheren maakt de beheerder geen groepen aan. Berichten gaan één voor één, e-mails gaan met de ontvangers in blinde kopie, en alles wat een naam, een schuld of een document draagt, gaat naar het eigenarenportaal, niet naar een chat. Een groep die de eigenaren onderling opzetten, is hun eigen beslissing en hun eigen verantwoordelijkheid; de kanalen van de gemeenschap zijn die welke de wet beschrijft, en het huishoudelijk reglement van de gemeenschap mag dat zwart op wit zetten, wat de volgende voorzitter de discussie bespaart.

Wat een eigenaar mag inzien, en wat in de la blijft

Artikel 20.e van de wet draagt de beheerder op custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad — de documentatie van de gemeenschap ter beschikking van de eigenaren te bewaren —, en artikel 19.4 laat de secretaris de notulenboeken bewaren en, durante el plazo de cinco años — gedurende vijf jaar —, de oproepingen, mededelingen, volmachten en overige stukken van de vergaderingen. De gids van de AEPD leest artikel 20.e met het beginsel van minimale gegevensverwerking uit de verordening, volgens welk gegevens adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados — toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking — moeten zijn (artikel 5.1.c). Een eigenaar mag dus de rekeningen, de facturen en de contracten controleren, en mag het loon kennen dat de gemeenschap haar tuinman betaalt, met de uitsplitsing, want dat is wat toezicht op het beheer vereist; wat een eigenaar niet mag krijgen, is de lijst met de huisadressen of bankrekeningen van de andere eigenaren, aangezien die en nada contribuyen a la finalidad de control de la buena administración — niets bijdragen aan het doel van toezicht op goed beheer —, en evenmin de loonstroken van de werknemers, met fiscaal adres, bankrekening en vakbonds- of gezondheidsgegevens. Namen zijn iets anders: de FAQ erkent un interés legítimo de un propietario de conocer el nombre y apellidos del resto de propietarios — een gerechtvaardigd belang van een eigenaar om de namen van de overige eigenaren te kennen — onder artikel 6.1.f van de verordening, en daarom zijn de presentielijst in de notulen en de naam op de brievenbus geen inbreuk.

Uw rechten uitoefenen vanuit het buitenland

De artikelen 15 tot en met 22 van de verordening geven u inzage in de gegevens die de gemeenschap over u bewaart, met een kopie; rectificatie van een verkeerd adres of breukdeel; wissing van wat niet meer nodig is; en het recht om, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van algemeen belang of gerechtvaardigd belang, het recht dus dat u inroept tegen een camera die uw terras in beeld brengt. De gemeenschap moet antwoorden en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud — binnen één maand na ontvangst van het verzoek (artikel 12.3) —, kosteloos, want artikel 12.7 van de LOPDGDD zegt Serán gratuitas las actuaciones — de handelingen zijn gratis —, en artikel 12.1 ervan laat de rechten ejercerse directamente o por medio de representante legal o voluntario — rechtstreeks of via een wettelijke of gevolmachtigde vertegenwoordiger uitoefenen —, zodat een eigenaar in Utrecht via zijn advocaat of via ons kan schrijven. Wanneer het contract met de beheerder dat bepaalt, handelt de beheerder het verzoek namens de gemeenschap af (artikel 12.3 van de LOPDGDD), wat de gebruikelijke regeling is.

Antwoordt de gemeenschap niet, dan gaat de klacht naar de AEPD, die haar eerst met een maand om zich te verklaren aan de gemeenschap doorstuurt en dan beslist of zij waarschuwt, beveelt of beboet. Het plafond van artikel 83.5 van de verordening is € 20 miljoen, maar de boetes van de autoriteit tegen verenigingen van eigenaren zijn de hierboven genoemde, enkele honderden tot enkele duizenden euro's, altijd met het bevel de lijst te verwijderen, de camera weg te halen of de gewijzigde praktijk te certificeren; dat bevel negeren is op zichzelf een inbreuk, en één gemeenschap kreeg in 2025 een boete van € 450 omdat zij niet had gecertificeerd dat zij het rectificatieverzoek van een eigenaar had beantwoord.

Wat wij doen in de gemeenschappen die wij beheren

Ons contract met elke gemeenschap bevat de bijlage van artikel 28, en elke gemeenschap houdt haar register van verwerkingsactiviteiten bij voor «propietarios» en «videovigilancia», dat wij opstellen en de voorzitter ondertekent. Camera's worden gestemd onder artikel 17.3 met het aantal en de zones in het besluit, het bord hangt bij elke toegang met het informatieblad bij de receptie in de talen van de eigenaren, de recorder staat in een afgesloten ruimte met twee bij naam genoemde gebruikers en overschrijft zichzelf na 30 dagen, en de opname van een incident verlaat het gebouw alleen richting de politie of de rechtbank die erom vraagt. De oproeping gaat naar het adres van elke eigenaar en naar het eigenarenportaal, en de lijst van artikel 16.2 reist daarin mee; niets wordt op een bord gehangen zonder de mislukte pogingen in het dossier en de aantekening die de wet beschrijft. Wij maken geen WhatsApp-groepen aan, wij beantwoorden verzoeken om rechten binnen de maand in de taal van de eigenaar, en wanneer een eigenaar in het buitenland vraagt wie zijn nummer heeft, kunnen wij het laten zien. Onbetaalde bijdragen worden via de rechter geïnd, met de verklaring die de wet beschrijft, nooit via een lijst aan een muur. Onze dienst VvE-beheer beschrijft de standaard; vraag een offerte aan en vertel ons hoeveel camera's uw resort heeft, want daar beginnen de eerste vragen meestal.

Veelgestelde vragen

Mag de gemeenschap de lijst van eigenaren met betalingsachterstand op het mededelingenbord hangen?

Niet als lijst. De wet maakt de achterstanden in slechts twee documenten bekend, de oproeping voor de vergadering (artikel 16.2) en de notulen (artikel 15.2), die elke eigenaar ontvangt. Een mededeling over één eigenaar mag pas op het bord nadat een kennisgeving op diens adres is mislukt, met de gedateerde aantekening van de secretaris, en de AEPD voegt toe dat het bord niet mag hangen waar het publiek langsloopt. Een lijst met appartementsnummers zonder namen werd in 2023 beboet met € 1.000.

Mijn buurman heeft op zijn terras een camera geïnstalleerd die het zwembad bestrijkt. Is dat legaal?

Nee. Een camera over een gemeenschappelijke ruimte vereist het besluit van de vergadering van eigenaren, met de drievijfdemeerderheid van artikel 17.3, en mag alleen de gemeenschappelijke ruimten filmen die het besluit noemt; een privécamera mag het zwembad, de binnenplaats of de overloop niet in beeld brengen. Het besluit van de AEPD van 23 januari 2026 over een gebouw in La Laguna beval precies zulke camera's binnen 15 werkdagen te verwijderen. Vraag de beheerder het schriftelijk bij de eigenaar aan te kaarten; blijft de camera hangen, dan is een klacht bij de AEPD de weg.

De voorzitter heeft mij zonder te vragen in de WhatsApp-groep van de gemeenschap gezet. Mag dat?

Nee. De gids van de AEPD zegt dat het nummer dat u de gemeenschap gaf, mag worden gebruikt om u over de gemeenschap te benaderen, maar niet om u zonder uw uitdrukkelijke, geïnformeerde en expliciete toestemming aan een groep toe te voegen, omdat de groep uw nummer aan elk lid prijsgeeft. Vraag om verwijdering en om de berichten per post, e-mail of via het eigenarenportaal te ontvangen; een voorzitter die het bankafschrift of privéberichten van een eigenaar in de groep plaatst, stelt de gemeenschap bloot aan een boete, zoals PS/00365/2023 laat zien.

Mijn auto is in de garage bekrast. Kan ik de opname krijgen?

U kunt de gemeenschap vragen haar te bewaren en aan de politie of de rechtbank te overhandigen, niet om haar aan u te geven: artikel 22.3 van de LOPDGDD bewaart beelden alleen om handelingen tegen personen of goederen aan te tonen en stelt ze binnen 72 uur ter beschikking van de autoriteit, en de recorder wist alles binnen een maand. Schrijf de beheerder nog diezelfde week met de dag en het uur, doe aangifte en laat de politie het fragment opvragen; een kopie die aan een eigenaar wordt gegeven, zou de andere mensen in beeld tonen.