Drei Eigentümer in den von uns verwalteten Gemeinschaften haben uns diesen Sommer dieselbe Frage gestellt. Ein deutsches Ehepaar in Corralejo hatte von einem Nachbarn gehört, jeder ausländische Eigentümer brauche einen «representante fiscal» in Spanien. Ein britischer Eigentümer in Caleta de Fuste hatte zwei Jahre lang nichts vom Finanzamt erhalten und fragte sich, wohin die Briefe gingen. Eine niederländische Eigentümerin, die ihre Wohnung über eine Agentur vermietet, wollte wissen, ob die Agentur für ihre Steuer «verantwortlich» sei. Die drei Fragen haben drei verschiedene Antworten, und alle stehen in zwei Gesetzen: im Gesetz über die Einkommensteuer der Nichtresidenten, das sagt, wer einen Vertreter benennen muss und wo die steuerliche Anschrift eines Nichtresidenten liegt, und in der Allgemeinen Abgabenordnung, die sagt, wer für Sie handeln darf und was geschieht, wenn ein Brief eine Wohnung erreicht, in der niemand ist. Dieser Beitrag legt beides dar, so wie es im September 2026 gilt, und was ein Hausverwalter dabei tun kann und was nicht. Zitate stehen auf Spanisch mit deutscher Lesart.
Wer einen benennen muss: die Liste des Artikels 10
Die Pflicht steht in Artikel 10 des Gesetzes über die Einkommensteuer der Nichtresidenten, des Real Decreto Legislativo 5/2004, in der Fassung der Ley 11/2021. Sie beginnt damit, die meisten unserer Eigentümer auszunehmen:
«Los contribuyentes por este Impuesto que no sean residentes en otro Estado miembro de la Unión Europea estarán obligados a nombrar, antes del fin del plazo de declaración de la renta obtenida en España, una persona física o jurídica con residencia en España, para que les represente ante la Administración Tributaria» — Steuerpflichtige, die nicht in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässig sind, müssen vor Ablauf der Erklärungsfrist für die in Spanien erzielten Einkünfte eine in Spanien ansässige natürliche oder juristische Person benennen, die sie gegenüber der Steuerverwaltung vertritt (Art. 10.1).
Ein in Deutschland, den Niederlanden, Italien oder Frankreich ansässiger Eigentümer muss also niemanden benennen; ebenso wenig einer in Norwegen oder Island, denn derselbe Artikel erstreckt die Ausnahme auf die Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums, die mit Spanien Steuerinformationen austauschen. Seit 2021 verkehren diese Eigentümer mit dem Finanzamt «por medio de las personas que ostenten su representación de acuerdo con las normas de representación legal y voluntaria» — über diejenigen, die sie nach den gewöhnlichen Vertretungsregeln der Abgabenordnung vertreten (Art. 10.2): also über den freiwilligen Vertreter des nächsten Abschnitts, oder über niemanden.
Für alle anderen — einen britischen, schweizerischen, amerikanischen oder emiratischen Eigentümer — besteht die Pflicht in vier Fällen: wenn sie über eine Betriebsstätte tätig sind; wenn sie in Spanien ohne eine solche eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben, in den Fällen des Artikels 24.2; wenn sie eine Einheit im Zurechnungsregime des Artikels 38 sind; und «cuando, debido a la cuantía y características de la renta obtenida o a la posesión de un bien inmueble en territorio español, así lo requiera la Administración Tributaria» — wenn die Steuerverwaltung es wegen der Höhe und Art der Einkünfte oder wegen des Eigentums an einer Immobilie in Spanien verlangt. Der Eigentümer einer Wohnung in Caleta de Fuste, der in Manchester lebt, muss allein wegen des Eigentums keinen Vertreter benennen; die Pflicht entsteht an dem Tag, an dem das Finanzamt es verlangt, und die Uhr ist dann die Erklärungsfrist der betroffenen Einkünfte. Ein fünfter Fall ist automatisch: Ansässige in den Gebieten, die Spanien als nicht kooperativ einstuft, müssen einen Vertreter benennen, sobald sie Vermögen oder Rechte in Spanien halten, gleich welcher Einkünfte.
Die Benennung hat eine eigene Form und Frist: Der Steuerpflichtige oder der Vertreter muss sie «debidamente acreditado, en el plazo de dos meses a partir de la fecha de éste» — ordnungsgemäß nachgewiesen, binnen zwei Monaten ab der Benennung — dem Finanzamt anzeigen, bei dem die Erklärung abgegeben wird, und «a la comunicación acompañará la expresa aceptación del representante» — der Anzeige ist die ausdrückliche Annahme des Vertreters beizufügen. Wer trotz Pflicht keinen benennt, begeht eine schwere Zuwiderhandlung: «se considerará infracción tributaria grave, y la sanción consistirá en multa pecuniaria fija de 2.000 euros» — eine feste Geldbuße von 2.000 Euro, 6.000 für Ansässige nicht kooperativer Gebiete, um 40 % ermäßigt bei prompter Zahlung ohne Rechtsbehelf (Art. 10.4, mit Artikel 188.3 der Abgabenordnung). Und bei Verletzung der Pflicht darf das Finanzamt den Vertreter für Sie bestimmen: bei einer Betriebsstätte den im Handelsregister Eingetragenen, bei Ansässigen nicht kooperativer Gebiete «el depositario o gestor de los bienes o derechos» — den Verwahrer oder Verwalter des Vermögens (Art. 10.3).
Wer einen benennen darf: der freiwillige Vertreter
Nicht verpflichtet zu sein heißt nicht, es nicht zu dürfen. Artikel 46 der Abgabenordnung erlaubt jedem Steuerpflichtigen, «actuar por medio de representante, que podrá ser un asesor fiscal, con el que se entenderán las sucesivas actuaciones administrativas» — durch einen Vertreter zu handeln, der ein Steuerberater sein kann und mit dem die Verwaltung dann verkehrt (Art. 46.1). Für Routineschritte wird die Vertretung vermutet; für Rechtsbehelfe, Verzichte, Erstattungsanträge und alles, was die Unterschrift des Steuerpflichtigen braucht, muss sie «por cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna» — durch jedes rechtlich zulässige, verlässliche Mittel — oder durch persönliches Erscheinen nachgewiesen werden, und die Standardvollmachten des Finanzamts gelten dafür (Art. 46.2). Berater, die für Mandanten Erklärungen abgeben, tun dies unter den Kooperationsvereinbarungen des Artikels 46.4, und das Finanzamt kann die Vollmacht jederzeit verlangen.
Für einen einzelnen Eigentümer im Ausland ist das praktische Vehikel das Registerformular, das Modelo 030, mit dem eine nicht ansässige natürliche Person einen Vertreter und eine steuerliche Anschrift in Spanien einträgt oder ändert; die Seite des Finanzamts zur Vertretung von Nichtresidenten verweist darauf. Vertreter kann ein Verwandter mit Wohnung auf der Insel sein, ein Anwalt, ein Berater oder eine Gesellschaft — das Gesetz verlangt den Wohnsitz in Spanien und, im Pflichtfall, eine ausdrückliche Annahme, sonst nichts. Was die Benennung verändert, ist der nächste Abschnitt: wohin die Briefe gehen.
Wohin Ihre Briefe gehen: die steuerliche Anschrift eines Nichtresidenten
Ein nicht ansässiger Eigentümer hat eine steuerliche Anschrift in Spanien, ob er sie gewählt hat oder nicht. Artikel 11 des Gesetzes legt sie fest:
«Cuando obtengan rentas derivadas de bienes inmuebles, en el domicilio fiscal del representante y, en su defecto, en el lugar de situación del inmueble correspondiente» — bei Einkünften aus Immobilien an der steuerlichen Anschrift des Vertreters und, fehlt ein solcher, am Ort, an dem die Immobilie liegt (Art. 11.1.b).
Für alle anderen Einkünfte ist es die Anschrift des Vertreters oder, fehlt er, die des für die Steuer gesamtschuldnerisch Haftenden (Art. 11.1.c); und wurde kein Vertreter benannt, «las notificaciones practicadas en el domicilio fiscal del responsable solidario tendrán el mismo valor y producirán iguales efectos que si se hubieran practicado directamente al contribuyente» — gelten Zustellungen an die Anschrift des gesamtschuldnerisch Haftenden so, als wären sie dem Steuerpflichtigen selbst zugegangen (Art. 11.2). Für Ansässige nicht kooperativer Gebiete ohne beides zählt ein Bescheid, der an irgendeiner ihrer Immobilien hinterlassen wird.
Lesen Sie das gegen den Kalender eines Eigentümers, der zweimal im Jahr kommt. Der britische Eigentümer in Caleta de Fuste, der nie jemanden benannt hat, hat seine steuerliche Anschrift von Rechts wegen in seiner eigenen Wohnung. Dorthin gehen die Briefe des Finanzamts. Eine Änderung der steuerlichen Anschrift «no producirá efectos frente a la Administración tributaria hasta que se cumpla con dicho deber de comunicación» — wirkt gegenüber der Verwaltung erst, wenn sie mitgeteilt ist (Abgabenordnung, Art. 48.3), sodass eine neue Adresse in England, so bekannt sie der Gemeinschaft sein mag, beim Finanzamt nichts ändert, solange das Registerformular es nicht sagt.
Was an der Tür geschieht
Die Abgabenordnung beschreibt dann Schritt für Schritt, wie ein Brief an eine leere Wohnung zur Zustellung wird. In Verfahren, die das Finanzamt von Amts wegen eröffnet, «podrá practicarse en el domicilio fiscal del obligado tributario o su representante, en el centro de trabajo, en el lugar donde se desarrolle la actividad económica o en cualquier otro adecuado a tal fin» — darf die Zustellung an der steuerlichen Anschrift des Steuerpflichtigen oder seines Vertreters, am Arbeitsplatz, am Ort der Tätigkeit oder an jedem anderen geeigneten Ort erfolgen (Art. 110.2). Sind Sie nicht da, «podrá hacerse cargo de la misma cualquier persona que se encuentre en dicho lugar o domicilio y haga constar su identidad, así como los empleados de la comunidad de vecinos o de propietarios» — darf jede anwesende Person, die sich ausweist, den Brief entgegennehmen, und ebenso die Angestellten der Eigentümergemeinschaft (Art. 111.1). Ein Hausmeister, der dem Postboten quittiert, hat Ihre Zustellung von Rechts wegen erhalten; die Annahme zu verweigern gilt als Erhalt (Art. 111.2).
Unterschreibt niemand, greift Artikel 112: Nach zwei Versuchen an der steuerlichen Anschrift — einer genügt, wenn der Adressat dort als unbekannt vermerkt ist — lädt das Finanzamt Sie durch eine einmalige Bekanntmachung im Boletín Oficial del Estado, an einem Montag, Mittwoch oder Freitag, die zusätzlich in seiner Dienststelle und, «en el caso de que el último domicilio conocido radicara en el extranjero», im Konsulat ausgehängt werden kann. Sie haben fünfzehn Kalendertage ab dem Tag nach der Veröffentlichung, um zu erscheinen; «transcurrido dicho plazo sin comparecer, la notificación se entenderá producida a todos los efectos legales» — danach gilt die Zustellung für alle rechtlichen Zwecke als bewirkt (Art. 112.2). Von da an läuft das Verfahren ohne Sie weiter bis zum Bescheid und zur Pfändungsanordnung, die auf demselben Weg erneut zugestellt werden. Das ist die Kette, die wir in unserem Beitrag über das gesperrte Bankkonto vom anderen Ende her beschrieben haben: Der Eigentümer erfährt von einer Steuerschuld, wenn die Karte abgelehnt wird, Monate nachdem ein Brief bei einem Nachbarn blieb.
Die elektronische Zustellung beseitigt das Problem nicht; sie verlagert es. Gesellschaften müssen Steuerbescheide elektronisch empfangen; natürliche Personen können sich dafür entscheiden, und ein im elektronischen Postfach bereitgestellter Bescheid gilt zehn Kalendertage später als zugestellt, ob geöffnet oder nicht, wie unsere Kollegen in ihrem Beitrag über die elektronischen Zustellungen des Finanzamts erklären. Für einen Eigentümer im Ausland ist es das bessere Problem — eine E-Mail-Benachrichtigung erreicht Manchester, ein Postbote nicht —, vorausgesetzt, jemand sieht ins Postfach.
Was der Verwalter sein kann und was nicht
Eigentümer nehmen oft an, der Verwalter der Gemeinschaft erhalte ihre Steuerbriefe und leite sie weiter. Das Gesetz ist klar, und so ist es nicht. Der Verwalter Ihrer Gemeinschaft ist der Verwalter der Gemeinschaft: Das Finanzamt kennt ihn in Bezug auf Ihre Einkommensteuer nicht, und ein an Sie in der Wohnung adressierter Brief wird in der Wohnung zugestellt, nicht in unserem Büro. Was das Gesetz erlaubt, ist, dass das Personal der Gemeinschaft ihn quittiert — mit der eben beschriebenen Wirkung. In den von uns verwalteten Gemeinschaften mit Hausmeister oder Instandhaltungsmitarbeiter ist das Personal angewiesen, jeden Einschreibebrief zu vermerken und uns noch am selben Tag zu informieren, und wir informieren den Eigentümer — aber die Fristen von fünfzehn und zehn Tagen laufen ab der Zustellung, nicht ab unserer E-Mail.
Ein Verwalter, oder die Firma dahinter, kann als Ihr Vertreter benannt werden, denn das Gesetz verlangt nur eine in Spanien ansässige Person oder Gesellschaft. Was diese Benennung mit sich bringt, sei genau gesagt. Sie verlegt Ihre steuerliche Anschrift zu uns (Art. 11.1.b), sodass die Briefe an einen Schreibtisch kommen, der an jedem Werktag besetzt ist; sie erlaubt uns, die Erklärung abzugeben und dem Finanzamt in Ihrem Namen nach Artikel 46 zu antworten; und sie macht uns nicht für Ihre Steuer haftbar: Die gesamtschuldnerische Haftung des Artikels 9.4 trifft die Vertreter von Steuerpflichtigen mit Betriebsstätte oder im Zurechnungsregime, nicht den Vertreter eines privaten Eigentümers. Haftbar ist ein anderer: «el depositario o gestor de los bienes o derechos de los contribuyentes» — der Verwahrer oder Verwalter des Vermögens des Steuerpflichtigen — haftet gesamtschuldnerisch für die Steuer auf die Einkünfte dessen, was er verwaltet, zusammen mit dem Zahler der Einkünfte, außer wo der Steuerabzug greift (Art. 9.1). Ein Vermietungsverwalter, der Ihre Mieten einzieht, eine Agentur, die Ihre Schlüssel und Buchungen hält, fällt unter diese Regel; das Finanzamt braucht einen förmlichen Haftungsbescheid, bevor es bei ihnen eintreiben kann (Art. 9.3), und sie dürfen die Erklärung an Ihrer Stelle abgeben und zahlen (Art. 28.2). Unsere Vermietungsverwaltung gibt für die Eigentümer, deren Vermietung wir führen, genau deshalb das Modelo 210 ab.
Die Erklärung und der Kalender
Die Regeln oben entscheiden, wo ein Brief ankommt; die Erklärung entscheidet, ob überhaupt einer geschrieben wird. Jeder nicht ansässige Eigentümer gibt das Modelo 210 ab: auf die fiktiven Einkünfte einer nicht vermieteten Wohnung und auf die Miete einer vermieteten, zu den Sätzen und in den Fenstern, die wir in unserem Beitrag über die Pflichten eines nicht ansässigen Eigentümers darlegen — die Erklärung der fiktiven Einkünfte 2025 ist bis zum 31. Dezember 2026 fällig, und ab dem Steuerjahr 2026 ändern sich die Fenster. Die Erklärung nennt den Vertreter, wo es einen gibt, und bei einem Eigentümer, der keinen benannt hat, sind es die Daten des Finanzamts über die Immobilie, die die Prüfungen auslösen: Eine Wohnung, die im Kataster mit einem nicht ansässigen Eigentümer und ohne Erklärung erscheint, ist die einfachste Abweichung im System, und der Brief, den sie erzeugt, geht an die Anschrift des Artikels 11.
Eine Vollmacht ist keine steuerliche Vertretung und ersetzt sie nicht. Die notarielle Vollmacht, die wir für Eigentümer im Ausland beschrieben haben, lässt einen Bevollmächtigten unterschreiben, verkaufen, abstimmen und mit Banken und Versorgern verhandeln; der steuerliche Vertreter ist eine eigene Figur mit eigenem Formular, und ein Bevollmächtigter, der zugleich im Registerformular als Vertreter eingetragen ist, deckt beides ab. Für die Mitteilungen der Gemeinschaft selbst — die Einberufung der Junta, das Protokoll, die Bescheinigungen — verlangt das Wohnungseigentumsgesetz von jedem Eigentümer, dem Sekretär eine Anschrift in Spanien zu nennen; fehlt sie, ist die Wohnung auch dafür die Anschrift (Art. 9.1.h); unsere Eigentümer im Ausland geben uns am Tag des Kaufs eine E-Mail- und eine Postadresse, und die Junta-Unterlagen erreichen sie, wo immer sie sind.
Wo wir ins Spiel kommen
Für die Eigentümer im Ausland in den von uns verwalteten Gemeinschaften und für die Eigentümer, deren Vermietung wir führen, ist die Lösung, die wir empfehlen, dieselbe: eine steuerliche Anschrift in Spanien, die an jedem Werktag besetzt ist, unsere oder die eines Verwandten, im Registerformular eingetragen; das elektronische Postfach dort, wo der Eigentümer es im Blick behalten kann; das Modelo 210 jedes Jahr in seinem Fenster abgegeben; und eine Person auf der Insel, die weiß, wie ein Einschreibebrief aussieht. Wo das Finanzamt einen Vertreter verlangt — bei den britischen und schweizerischen Eigentümern, denen es schreibt, bei den Ansässigen der gelisteten Gebiete —, handeln wir als solcher, mit der ausdrücklichen Annahme, die das Gesetz verlangt, und der binnen zwei Monaten eingereichten Anzeige. Die Seite Nichtresidenten beschreibt die Leistung, und ein Angebot dauert einen Tag.
Häufige Fragen
Ich bin Brite und besitze eine Wohnung in Caleta de Fuste. Muss ich einen steuerlichen Vertreter benennen?
Nicht allein wegen des Eigentums. Seit 2021 trifft die Pflicht nur Nicht-EU-Ansässige in vier Fällen — Betriebsstätte, wirtschaftliche Tätigkeit in Spanien, Zurechnungseinheit oder eine Aufforderung des Finanzamts wegen der Einkünfte oder der Immobilie — sowie Ansässige der gelisteten nicht kooperativen Gebiete. Verlangt das Finanzamt es, benennen Sie vor der Erklärungsfrist eine in Spanien ansässige Person und zeigen Sie es mit deren Annahme binnen zwei Monaten an; die Buße für das Unterlassen beträgt feste 2.000 Euro.
Kann mein Hausverwalter mein steuerlicher Vertreter sein?
Ja, wenn er benannt wird: Das Gesetz verlangt nur eine in Spanien ansässige Person oder Gesellschaft. Ohne Benennung ist der Verwalter nicht Ihr Vertreter und erhält Ihre Steuerbriefe nicht; die Angestellten der Gemeinschaft dürfen einen an der Wohnung hinterlassenen Brief quittieren, und das gilt als Ihnen zugestellt. Der Vertreter eines privaten Eigentümers haftet nicht für dessen Steuer; ein Verwalter, der Ihre Mieten einzieht, haftet nach Artikel 9.1.
Wohin schickt das Finanzamt meine Briefe, wenn ich keinen Vertreter habe?
An die Immobilie selbst, die das Gesetz für Einkünfte aus Immobilien zu Ihrer steuerlichen Anschrift macht. Zwei gescheiterte Versuche dort, oder einer, wenn Sie als unbekannt vermerkt sind, führen zu einer Bekanntmachung im Boletín Oficial del Estado und fünfzehn Kalendertage später zu einer als bewirkt geltenden Zustellung. Eine neue Adresse im Ausland ändert nichts, bis sie im Registerformular mitgeteilt ist.
Steht die elektronische Zustellung einem nicht ansässigen Eigentümer offen?
Ja, durch Anmeldung; Gesellschaften sind ohnehin darin, ob sie wollen oder nicht. Ein im elektronischen Postfach bereitgestellter Bescheid gilt zehn Kalendertage nach der Bereitstellung als zugestellt, geöffnet oder nicht — das Postfach braucht also jemanden, der hineinsieht, oder einen Vertreter, der es tut.
