Das Geld einer Eigentümergemeinschaft liegt auf einem Bankkonto, und die Fragen, die ein Eigentümer im Ausland dazu stellt, sind immer dieselben drei: auf wessen Namen es lautet, wer das Geld bewegen darf und wie ich es sehen kann, ohne nach Fuerteventura zu fliegen. Das spanische Wohnungseigentumsgesetz beantwortet sie nur zum Teil, denn es wurde vor dem Online-Banking geschrieben und nennt die Worte „Bankkonto“ nie. Es sagt aber, wer die Gemeinschaft vertritt, wer zahlt und einzieht, wer die Abrechnung billigt und wer die Unterlagen aufbewahrt, und aus diesen Artikeln, aus den Steuervorschriften, die der Gemeinschaft eine eigene Nummer geben, und aus dem Kodex des Berufsstands folgt ein kurzer Satz von Regeln. Diese Notiz stellt sie dar: das Konto auf den Namen der Gemeinschaft, die Unterschriften, was der Verwalter damit tun darf und was nicht, die drei Wege, auf denen die Eigentümer es prüfen, die Meldepflichten, die das Konto nach sich zieht, was geschieht, wenn die Gemeinschaft Geld schuldet, und der Betrug, der die Zahlung an einen Lieferanten auf das Konto eines Fremden umleitet.
Die Gemeinschaft hat eine Steuernummer, und das Konto trägt sie
Eine Eigentümergemeinschaft hat keine Rechtspersönlichkeit, aber das spanische Steuerrecht behandelt sie dennoch als Steuerpflichtige: Das Allgemeine Steuergesetz zählt zu den Verpflichteten las herencias yacentes, comunidades de bienes y demás entidades que, carentes de personalidad jurídica, constituyan una unidad económica o un patrimonio separado susceptibles de imposición, ruhende Nachlässe, Bruchteilsgemeinschaften und sonstige Einheiten, die ohne Rechtspersönlichkeit eine wirtschaftliche Einheit oder ein gesondertes, besteuerbares Vermögen bilden (Ley 58/2003, Artikel 35.4). Die Gemeinschaft hat also eine eigene Steuernummer, und die Verordnung, die den Aufbau dieser Nummern festlegt, reserviert ihr einen Buchstaben: H. Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal, H für Eigentümergemeinschaften nach dem Wohnungseigentumsrecht (Orden EHA/451/2008, Artikel 3). Die NIF, die mit H beginnt, ist die der Gemeinschaft, und das Bankkonto, das die Umlagen der Eigentümer aufnimmt, wird mit ihr eröffnet, auf den Namen der Gemeinschaft.
Das ist die erste Regel, und das Gesetz stützt sie von einer anderen Seite. Die Rücklage, die jede Gemeinschaft halten muss, mindestens 10 % ihres letzten ordentlichen Haushalts, definiert das Gesetz als einen Fonds, cuya titularidad corresponde a todos los efectos a la comunidad, dessen Inhaberschaft in jeder Hinsicht der Gemeinschaft zusteht (Ley 49/1960, Artikel 9.1.f), und derselbe Artikel erlaubt der Gemeinschaft, ihn für eine Gebäudeversicherung oder einen Wartungsvertrag zu verwenden. Ein Fonds, der in jeder Hinsicht der Gemeinschaft gehört, kann nicht auf einem Konto liegen, das jemand anderem gehört. Dasselbe gilt für die ordentlichen Umlagen: Wird die Gemeinschaft wegen einer Schuld verklagt, sagt das Gesetz, dass sie responderá de sus deudas frente a terceros con todos los fondos y créditos a su favor, für ihre Schulden gegenüber Dritten mit allen Mitteln und Forderungen zu ihren Gunsten haftet, und erst danach darf ein Gläubiger gegen jeden Eigentümer für dessen Anteil vorgehen (Artikel 22.1). Die Mittel, von denen das Gesetz spricht, sind die auf dem Konto.
Manche Verwalter führen noch ein einziges „Verwaltungskonto“ auf den Namen der Kanzlei, über das das Geld mehrerer Gemeinschaften läuft. Der Berufskodex des Standes nennt diese Praxis nicht, und wir haben ihn auf der Suche nach der Zeile gelesen: Was der Kodex verlangt, ist, dass jeder eingetragene Verwalter eine Versicherung hält für la responsabilidad en la que pueda incurrir con respecto a los fondos, bienes y derechos que les hayan sido depositados o confiados en el ejercicio de su actividad profesional, die Haftung, die ihm in Bezug auf die Gelder, Vermögenswerte und Rechte entstehen kann, die ihm in Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit hinterlegt oder anvertraut wurden, mit einer Bescheinigung dieser Deckung auf Verlangen (Código Deontológico des Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas, Artikel 6), und dass der Verwalter keine Provisionen oder Rabatte annimmt por los gastos comprometidos derivados de la cuenta de un mandante, für die Ausgaben, die vom Konto eines Auftraggebers getätigt werden, ohne dessen vorherige Zustimmung (Artikel 2.2, Regel 3). Ein Sammelkonto ist also vom Kodex nicht verboten, und es ist auch nicht das, was wir empfehlen: Es vermischt das Geld der Gemeinschaft mit dem der Kanzlei und dem anderer Gemeinschaften, es macht die Übergabe bei einem Verwalterwechsel zu einer Verhandlung statt zu einer Unterschrift, und wenn die Kanzlei scheitert, ist die Gemeinschaft ein Gläubiger unter vielen; es ist zudem eines der Warnzeichen in unserer Notiz über Verwalterhonorare und Angebote. Unser Beitrag über den Verwalterwechsel erklärt, was bei der Übergabe zu verlangen ist; das Konto auf den Namen der Gemeinschaft, mit der NIF der Gemeinschaft, ist der erste Punkt dieser Liste.
Wer unterschreibt
Das Gesetz gibt der Gemeinschaft einen Präsidenten, der ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten, gesetzlich die Vertretung der Gemeinschaft innehat, vor Gericht und außergerichtlich, in allen Angelegenheiten, die sie betreffen (Artikel 13.3), und einen Verwalter, zu dessen Aufgaben es gehört, efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes, die fälligen Zahlungen zu leisten und die fälligen Beträge einzuziehen (Artikel 20.1.d). Die Bank fragt, wer unterschreiben darf, und das Gesetz antwortet nicht; die Versammlung tut es, durch ordentlichen Beschluss, denn jede Angelegenheit von allgemeinem Interesse für die Gemeinschaft steht ihr zu (Artikel 14.e), und die Satzung kann eine Regel ein für alle Mal festlegen.
Die Regelung, die wir empfehlen, hat zwei Ebenen. Der Präsident ist in jedem Fall Zeichnungsberechtigter auf dem Konto, damit der Vertreter der Gemeinschaft über ihr eigenes Geld handeln kann und damit die Bank hinter der H-Nummer eine Person kennt, die nicht die Kanzlei ist. Der Verwalter ist Zeichnungsberechtigter für die ordentlichen Zahlungen, die ihm das Gesetz anvertraut, innerhalb des von der Versammlung gebilligten Haushalts. Für einen Betrag über einer von der Gemeinschaft festgelegten Schwelle, für einen neuen Lieferanten oder für jede Überweisung außerhalb des Haushalts sind zwei Unterschriften erforderlich, die des Präsidenten und die des Verwalters, was bei einem Online-Konto eine zweite Freigabe bedeutet, bevor die Überweisung hinausgeht. Und der Präsident, und jeder Eigentümer, den die Versammlung benennt, hat einen Lesezugang, der jede Bewegung am Tag zeigt, an dem sie geschieht. Die Schwelle und die Namen werden im Protokoll festgehalten; die Bank erhält eine Kopie; niemand ändert sie ohne neuen Beschluss.
Aus dieser Regelung folgen zwei Dinge, gegen die sich Eigentümer manchmal sträuben. Die Unterschrift des Präsidenten ist Arbeit: Ein Beschluss, den die Versammlung gefasst hat, braucht immer noch eine Person, die die Zahlung freigibt, und ein Präsident im Ausland braucht die App der Bank, um das von dort zu tun. Und der Lesezugang ist kein Misstrauensvotum gegen den Verwalter; er bedeutet, dass die Eigentümer ihr eigenes Geld sehen, und das meint das Gesetz, wenn es dem Verwalter aufgibt, custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad, die Unterlagen der Gemeinschaft zur Verfügung der Eigentümer zu verwahren (Artikel 20.1.e).
Was der Verwalter damit tun darf, und was nicht
Der Verwalter zahlt, was die Gemeinschaft zu zahlen beschlossen hat, und zieht ein, was geschuldet wird. Das Gesetz lässt ihn der Versammlung el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos, den Plan der voraussehbaren Ausgaben unter Vorschlag der zu ihrer Deckung nötigen Mittel, vorbereiten und vorlegen (Artikel 20.1.b), die von der Versammlung gebilligten Arbeiten ausführen und die fälligen Zahlungen und Einzüge vornehmen (20.1.d) und für die Instandhaltung des Gebäudes sorgen, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios, indem er die dringenden Reparaturen und Maßnahmen anordnet und dem Präsidenten oder gegebenenfalls den Eigentümern unverzüglich darüber Rechenschaft gibt (20.1.c). Die ordentlichen Rechnungen innerhalb des Haushalts, die dringende Reparatur und der Einzug der Umlagen sind also Sache des Verwalters; ein Bauvertrag, eine neue Dienstleistung, ein Darlehen oder eine Sonderumlage sind Sache der Versammlung, und der Verwalter führt sie nach der Abstimmung aus, nicht davor. Die Versammlung billigt el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes, den Plan der voraussehbaren Einnahmen und Ausgaben und die entsprechende Abrechnung (Artikel 14.b), und bis sie das getan hat, wird das Geld auf dem Konto nur für das ausgegeben, was der vorige Haushalt deckt, und für das, was das Gesetz dringend nennt.
Drei Praktiken setzen auf dem Gesetz auf, und wir behandeln sie als Teil der Dienstleistung und nicht als Extras. Die Umlagen werden per Lastschrift auf das Konto der Gemeinschaft eingezogen, nie auf das der Kanzlei. Jede Rechnung wird vom Konto der Gemeinschaft auf das Konto des Lieferanten bezahlt, damit der Kontoauszug und die Rechnungsablage dieselbe Geschichte erzählen. Und der Verwalter hält nie Bargeld: Eine Kasse in einem Büro ist eine Summe, die kein Auszug zeigt.
Drei Wege, auf denen die Eigentümer es prüfen
Der erste ist die Jahresversammlung. Das Gesetz lässt die Gemeinschaft por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas, mindestens einmal im Jahr zusammentreten, um die Haushalte und die Abrechnung zu billigen (Artikel 16.1), und ein Eigentümer, der eine Frage auf der Tagesordnung haben will, schickt sie dem Präsidenten schriftlich, und der Präsident los incluirá en el orden del día de la siguiente Junta que se celebre, nimmt sie in die Tagesordnung der nächsten Versammlung auf (Artikel 16.2). Die Abrechnung, die die Versammlung billigt, ist die Aufstellung des Jahres, und unsere Notiz über das Lesen der Jahresabrechnung aus dem Ausland erklärt, worauf man darin vor der Abstimmung achtet. Die Billigung ist ein Beschluss wie jeder andere, mit der Mehrheit, die das Gesetz für ordentliche Beschlüsse festlegt (Artikel 17.7), und sie ist die erste Kontrolle der Eigentümer: Ein unerklärter Posten ist ein Grund, gegen die Abrechnung zu stimmen, nicht ein Grund, mit einer Beschwerde im Protokoll dafür zu stimmen.
Der zweite ist die Dokumentation. Der Verwalter hält sie zur Verfügung der Eigentümer (Artikel 20.1.e), und der Schriftführer, der oft dieselbe Person ist, verwahrt die Protokollbücher und bewahrt durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones, fünf Jahre lang die Einladungen, Mitteilungen, Vollmachten und sonstigen für die Versammlungen erheblichen Unterlagen auf (Artikel 19.4). Ein Eigentümer darf verlangen, die Kontoauszüge und die Rechnungen hinter der Abrechnung zu sehen, und ein Verwalter, der antwortet, sie seien vertraulich, hat das Gesetz falsch gelesen: Das Geld gehört den Eigentümern, und die Unterlagen auch. In den Gemeinschaften, die wir verwalten, werden die Abrechnungen monatlich im Eigentümerportal veröffentlicht, dieselben Zahlen für jeden Eigentümer, und die Rechnungen sind dort abgelegt, wo die Eigentümer sie sehen können.
Bleibt die Antwort nein, führt der Weg zuerst über das Gesetz und erst dann zum Gericht, und die Audiencia von Las Palmas hat das angewandt. Im Dezember 2016 entschied sie über eine Genossenschaft, die angab, Eigentümerin einer Wohnung in einem Gebäude in Las Palmas de Gran Canaria zu sein, und vor jeder Klage bei Gericht beantragt hatte, die Gemeinschaft zur Vorlage des Protokollbuchs, der Steuernummer, der Abrechnungen, Bücher und Kontoauszüge von 2010 bis 2015 und sämtlicher Bewegungen des Gemeinschaftskontos seit ihrer Gründung zu zwingen. Der Antrag scheiterte, mit Kostenfolge, aus drei Gründen, die ein Eigentümer im Ausland zweimal lesen sollte: Die Genossenschaft hatte ihr Eigentum an der Wohnung nicht nachgewiesen; sie hatte der Gemeinschaft den Kauf nie mitgeteilt, wie Artikel 9.1.i es verlangt; und die Unterlagen, die sie wollte, está a disposición de los titulares de la Comunidad de Propietarios pues es obligación del secretario administrador de la Comunidad custodiarla a disposición de estos, stehen den Eigentümern der Gemeinschaft zur Verfügung, weil der Sekretär-Verwalter sie so zu verwahren hat, was einem Eigentümer, dem sie verweigert werden, la facultad de pedir la convocatoria de una Junta o que se incluya en el orden del día de una Junta que sea tratado cualquier tema de interés para la Comunidad gibt, die Befugnis, die Einberufung einer Versammlung zu verlangen oder jede Angelegenheit von Interesse für die Gemeinschaft auf eine Tagesordnung setzen zu lassen (Audiencia Provincial de Las Palmas, auto 470/2016 vom 14. Dezember, mit den übernommenen Worten der Audiencia von Sevilla). Das Gericht fügte hinzu, eine Liste dieses Umfangs sei más propia de una auditoría, eher einer Prüfung angemessen, als der Klage, die die Genossenschaft vorzubereiten behauptete. Der Beschluss ist die Landkarte der Eigentümer: der Gemeinschaft bekannt sein, den Verwalter schriftlich fragen, dann den Präsidenten, dann die Tagesordnung, und die Briefe aufbewahren; der Richter kommt zuletzt, mit den Briefen in der Hand.
Der dritte ist die Prüfung, die das Gesetz weder regelt noch verbietet. Eine Gemeinschaft kann einen oder zwei Eigentümer zu Rechnungsprüfern bestellen, im spanischen Sprachgebrauch censor de cuentas, die die Auszüge und die Rechnungen vor der Versammlung einsehen und ihr berichten; oder sie kann einen externen Buchhalter mit einer Durchsicht oder einer vollständigen Prüfung beauftragen. Beides ist ein ordentlicher Beschluss der Versammlung nach Artikel 17.7, und die Kosten sind eine Ausgabe der Gemeinschaft. Eine Durchsicht durch Eigentümer kostet nichts und erfasst das meiste, was zählt: einen zweimal bezahlten Lieferanten, eine eingezogene und nicht eingezahlte Umlage, eine Überweisung auf ein Konto, das niemand kennt. Eine vollständige Prüfung ist ihren Preis wert nach einem Verwalterwechsel, nach einer großen Baumaßnahme oder wenn die Versammlung der Abrechnung nicht mehr traut und die Abstimmung zum Streit wird.
Die Meldepflichten, die das Konto mit sich bringt
Ein Konto mit der NIF der Gemeinschaft macht die Gemeinschaft zu einer Steuerpflichtigen mit Kalender, und die Pflichten sind staatliche, bei der nationalen Steuerbehörde zu erfüllen, gleich auf welcher Insel. Zwei treffen fast jede Gemeinschaft und eine manche.
Die erste ist die Jahreserklärung der Geschäfte mit Dritten, das Modelo 347. Seit 2014 sind Eigentümergemeinschaften ausdrücklich verpflichtet, darin las adquisiciones en general de bienes o servicios que efectúen al margen de las actividades empresariales o profesionales, incluso aunque no realicen actividades de esta naturaleza, die Erwerbe von Gütern oder Dienstleistungen im Allgemeinen, die sie außerhalb unternehmerischer oder beruflicher Tätigkeiten tätigen, auch wenn sie keine solche Tätigkeit ausüben, aufzunehmen (Real Decreto 1065/2007, Artikel 31.1), für jeden Lieferanten, mit dem die Geschäfte des Jahres 3.005,06 Euro übersteigen; die Verordnung nimmt dann für Gemeinschaften die Lieferungen von Strom und Brennstoff für den gemeinschaftlichen Verbrauch, die Wasserlieferung für den gemeinschaftlichen Verbrauch und die Versicherung der Gemeinschaftselemente aus (Artikel 33.5). Eine Gemeinschaft mit einem Aufzugsvertrag, einem Gärtner und einer Reinigungsfirma reicht sie jeden Februar ein; der Verwalter tut es.
Die zweite ist der Steuerabzug. Die Einkommensteuerverordnung zählt zu den zum Abzug Verpflichteten Las personas jurídicas y demás entidades, incluidas las comunidades de propietarios y las entidades en régimen de atribución de rentas, juristische Personen und sonstige Einheiten, einschließlich der Eigentümergemeinschaften und der nach dem Zurechnungsverfahren besteuerten Einheiten (Real Decreto 439/2007, Artikel 76.1.a). Eine Gemeinschaft, die einen selbstständigen Verwalter, einen Anwalt, einen Architekten oder einen angestellten Hausmeister bezahlt, behält auf diese Zahlungen Einkommensteuer ein und führt sie vierteljährlich ab, mit einer Jahreszusammenfassung. Die eigene Rechnung des Verwalters ist der häufigste Fall, und die Gemeinschaft, die sie brutto bezahlt, hat ein Problem, das in einem Brief auftauchen wird.
Die dritte gilt, wenn die Gemeinschaft etwas einnimmt: die Vermietung eines Daches an einen Telekommunikationsbetreiber, eine Werbetafel an der Fassade, ein an einen Nachbarn vermieteter Abstellraum. Dieses Einkommen ist steuerlich nicht das der Gemeinschaft; es wird den Eigentümern nach ihren Anteilen zugerechnet, und die Einheit muss eine Informationserklärung abgeben über las rentas a atribuir a sus socios, herederos, comuneros o partícipes, residentes o no en territorio español, die ihren Gesellschaftern, Erben, Miteigentümern oder Beteiligten, in Spanien ansässig oder nicht, zuzurechnenden Einkünfte (Ley 35/2006, Artikel 90.1), das Modelo 184, es sei denn, sie übt keine wirtschaftliche Tätigkeit aus und die Einkünfte übersteigen 3.000 Euro im Jahr nicht (Artikel 90.5). Jeder Eigentümer erklärt dann seinen Anteil, der Nichtansässige im Modelo 210. Welche dieser drei eine bestimmte Gemeinschaft schuldet und ob eine kanarische Umsatzsteuerpflicht hinzukommt, wenn die Gemeinschaft Gemeinschaftselemente vermietet, ist eine Frage für den Steuerberater der Gemeinschaft und nicht für diese Notiz; hierher gehört, dass das Konto auf den Namen der Gemeinschaft die Belegspur ist, aus der jede von ihnen aufgebaut wird, und dass ein Verwalter, der das Geld auf einem Sammelkonto hält, sie nicht sauber einreichen kann.
Wenn die Gemeinschaft Geld schuldet
Das Konto ist auch der Ort, an dem ein Gläubiger zuerst sucht. Die Ordnung des Gesetzes ist streng: Die Gemeinschaft haftet con todos los fondos y créditos a su favor, mit allen Mitteln und Forderungen zu ihren Gunsten, und erst subsidiär, previo requerimiento de pago al propietario respectivo, nach einer Zahlungsaufforderung an den jeweiligen Eigentümer, darf der Gläubiger gegen jeden Eigentümer, der Partei des Verfahrens war, für dessen Anteil am Unbezahlten vorgehen (Artikel 22.1). Ein Eigentümer, der mit der Gemeinschaft auf dem Laufenden ist, kann dieser Vollstreckung widersprechen, indem er es nachweist (Artikel 22.2). Die praktische Lesart ist zweifach. Eine Gemeinschaft, die ihre Rücklage auf dem Konto hält, wie das Gesetz es will, hat ein Polster zwischen einem Urteil und den Taschen der Eigentümer. Und ein Eigentümer im Ausland, der seine Umlagen pünktlich zahlt, hat eine Verteidigung, die ihm das Gesetz in die Hand gibt, sofern die Belege existieren, was ein weiterer Grund ist, per Lastschrift auf das eigene Konto der Gemeinschaft zu zahlen und die Auszüge aufzubewahren.
Der umgekehrte Fall, ein Eigentümer, der nicht zahlt, ist der, den das Gesetz ausführlich regelt, mit dem besonderen Mahnverfahren, der Schuldbescheinigung und den Zinsen, die die Versammlung festsetzen darf (Artikel 21), und der Eigentümer im Ausland, dessen spanisches Konto die Steuerbehörde eingefroren hat, sodass die Lastschrift zurückgeht, hat eine eigene Notiz über das eingefrorene Konto. Was hier zählt, ist, dass die Forderung der Gemeinschaft auf das Konto der Gemeinschaft gezahlt wird und dass eine vom Verwalter bar oder auf das Konto der Kanzlei eingezogene Umlage eine Schuld ist, die die Gemeinschaft noch nicht eingetrieben hat.
Die Zahlung, die auf das falsche Konto geht
Der Betrug, der Gemeinschaften am häufigsten trifft, ist ein geändertes Bankkonto. Eine E-Mail kommt von der Adresse eines Lieferanten oder von einer, die sich um einen Buchstaben unterscheidet, mit einer neuen IBAN für die nächste Rechnung; die Rechnung ist echt, die Arbeiten wurden ausgeführt, und die Überweisung geht an einen Fremden. Die Lage der Gemeinschaft danach ist schlecht: Der Lieferant wurde nicht bezahlt und hat eine Forderung, und die Bank wird sagen, die Überweisung sei autorisiert gewesen. Drei Gewohnheiten verhindern das. Das Bankkonto eines Lieferanten wird nur nach einem Anruf bei einer Nummer geändert, die die Gemeinschaft schon hatte, nie bei einer aus der E-Mail. Die zweite Unterschrift bei Überweisungen außerhalb des Haushalts, die des Präsidenten, ist ein zweites Augenpaar auf der IBAN. Und der Lesezugang, mit dem die Eigentümer die Bewegungen sehen, bedeutet, dass die falsche Überweisung in Tagen bemerkt wird statt auf der Jahresversammlung.
Dieselbe Gewohnheit schützt in die andere Richtung. Die eigene IBAN der Gemeinschaft, auf die die Eigentümer zahlen, wird den Eigentümern einmal schriftlich mit dem Protokoll mitgeteilt; ein Eigentümer, der in einer Nachricht eine andere erhält, fragt den Verwalter telefonisch, bevor er zahlt.
Was wir tun, und was nicht
In den Gemeinschaften, die wir verwalten, entwerfen wir den Jahreshaushalt, ziehen die Umlagen per Lastschrift ein, veröffentlichen die Abrechnungen monatlich in klarer Sprache im Eigentümerportal, dieselben Zahlen für jeden Eigentümer, halten jede Rechnung abgelegt und einsehbar, bringen bedeutende Ausgaben mit drei vergleichbaren Angeboten vor die Gemeinschaft und legen die Abrechnung zum Jahresende der Gemeinschaft zur Billigung vor; das Konto auf den Namen der Gemeinschaft und die Unterschriften, die die Versammlung bestimmt, sind das Fundament dieser Dienstleistung. Wir sind keine Prüfer und ersetzen die Abstimmung der Versammlung nicht: Die Rechnungsprüfer, die die Gemeinschaft benennt, die externe Prüfung, die sie beauftragt, und der Steuerberater, der entscheidet, welche Erklärungen eine bestimmte Gemeinschaft schuldet, sind Entscheidungen der Gemeinschaft selbst. Sehen Sie unseren Service für Abrechnung und Umlagen, oder fordern Sie ein Angebot an.
Häufige Fragen
Unser Verwalter sagt, das Geld liege auf dem „Verwaltungskonto“ der Kanzlei. Ist das legal?
Das Gesetz verbietet es nicht und der Berufskodex nennt es nicht, es ist also nicht an sich illegal; der Kodex verlangt, dass der Verwalter für die ihm anvertrauten Gelder versichert ist. Es ist dennoch die falsche Regelung: Das Gesetz behandelt die Rücklage und die Mittel der Gemeinschaft als deren eigene, ein Gläubiger sucht sie auf den Namen der Gemeinschaft, und eine Übergabe aus einem Sammelkonto ist eine Verhandlung. Verlangen Sie ein Konto auf den Namen und die NIF der Gemeinschaft, mit dem Präsidenten als Zeichnungsberechtigtem.
Kann ich als Eigentümer die Kontoauszüge sehen?
Ja. Der Verwalter muss die Unterlagen der Gemeinschaft zur Verfügung der Eigentümer halten (Artikel 20.1.e), und die Auszüge und die Rechnungen sind diese Unterlagen. Ein Verwalter darf Sie bitten, ins Büro zu kommen, oder sie in einem Portal veröffentlichen; verweigern darf er sie nicht. Tut er es, setzen Sie den Antrag auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung, die der Präsident aufnehmen muss (Artikel 16.2).
Wer muss eine Überweisung unterschreiben?
Wen die Versammlung oder die Satzung bestimmt hat, denn das Gesetz legt den Präsidenten als Vertreter und den Verwalter als den fest, der zahlt, nicht aber das Bankmandat. Unsere Empfehlung ist der Präsident in jedem Fall auf dem Konto, der Verwalter für die ordentlichen Zahlungen innerhalb des Haushalts und zwei Unterschriften oberhalb einer Schwelle, die die Versammlung festlegt.
Muss die Gemeinschaft Steuererklärungen abgeben?
Meist zwei: das Modelo 347 für Lieferanten, an die im Jahr mehr als 3.005,06 Euro gezahlt wurden, ohne Versorgungsleistungen, Wasser und die Versicherung der Gemeinschaftselemente, und die vierteljährlichen Steuerabzüge auf die Honorare eines selbstständigen Verwalters oder anderen Freiberuflers, mit der Jahreszusammenfassung. Erzielt die Gemeinschaft Einkünfte aus Gemeinschaftselementen, reicht sie zudem das Modelo 184 ein, und jeder Eigentümer erklärt seinen Anteil. Der Verwalter reicht sie aus den Unterlagen der Gemeinschaft ein.
Was geschieht mit dem Konto, wenn wir den Verwalter wechseln?
Nichts, wenn das Konto das der Gemeinschaft ist: Die Versammlung entzieht einem Zeichnungsberechtigten die Befugnis und benennt einen anderen, die Bank aktualisiert das Mandat, und die Auszüge laufen weiter. Liegt das Geld auf dem Sammelkonto der alten Kanzlei, muss der neue Verwalter es einfordern, und die Zeit, die das dauert, geht zulasten der Gemeinschaft. Unser Beitrag über den Verwalterwechsel führt auf, was bei der Übergabe zu verlangen ist, und das Konto steht an erster Stelle.
