O dinheiro de um condomínio está numa conta bancária, e as perguntas que um proprietário no estrangeiro faz sobre ela são sempre as mesmas três: em nome de quem está, quem pode mover o dinheiro e como posso vê-la sem voar até Fuerteventura. A lei espanhola da propriedade horizontal responde-lhes só em parte, porque foi escrita antes da banca online e nunca diz as palavras «conta bancária». Diz, sim, quem representa o condomínio, quem paga e cobra, quem aprova as contas e quem guarda os papéis, e desses artigos, das regras fiscais que dão ao condomínio o seu próprio número e do código da profissão resulta um conjunto breve de regras. Esta nota expõe-nas: a conta em nome do condomínio, as assinaturas, o que o administrador pode e não pode fazer com ela, as três formas de os proprietários a verificarem, as obrigações declarativas que a conta arrasta, o que acontece quando o condomínio deve dinheiro e a fraude que desvia o pagamento a um fornecedor para a conta de um desconhecido.
O condomínio tem um número fiscal, e a conta leva-o
Um condomínio não tem personalidade jurídica, mas o direito fiscal espanhol trata-o na mesma como contribuinte: a lei geral tributária conta entre os obrigados las herencias yacentes, comunidades de bienes y demás entidades que, carentes de personalidad jurídica, constituyan una unidad económica o un patrimonio separado susceptibles de imposición, as heranças jacentes, as comunhões de bens e as demais entidades que, carecendo de personalidade jurídica, constituem uma unidade económica ou um património separado suscetível de tributação (Ley 58/2003, artigo 35.4). O condomínio tem, pois, um número fiscal próprio, e a portaria que fixa a composição desses números reserva-lhe uma letra: H. Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal, H para condomínios em regime de propriedade horizontal (Orden EHA/451/2008, artigo 3). O NIF que começa por H é o do condomínio, e a conta bancária que recebe as quotas dos proprietários abre-se com ele, em nome do condomínio.
É a primeira regra, e a lei apoia-a de outro lado. O fundo de reserva que todo o condomínio deve ter, pelo menos 10 % do seu último orçamento ordinário, é definido pela lei como um fundo cuya titularidad corresponde a todos los efectos a la comunidad, cuja titularidade pertence para todos os efeitos ao condomínio (Ley 49/1960, artigo 9.1.f), e o mesmo artigo permite ao condomínio gastá-lo num seguro do edifício ou num contrato de manutenção. Um fundo que pertence ao condomínio para todos os efeitos não pode estar numa conta que pertence a outra pessoa. O mesmo vale para as quotas ordinárias: quando o condomínio é demandado por uma dívida, a lei diz que ele responderá de sus deudas frente a terceros con todos los fondos y créditos a su favor, responde pelas suas dívidas perante terceiros com todos os fundos e créditos a seu favor, e só depois pode um credor dirigir-se contra cada proprietário pela sua parte (artigo 22.1). Os fundos de que a lei fala são os que estão na conta.
Alguns administradores ainda mantêm uma única «conta de administração» em nome do escritório por onde passa o dinheiro de vários condomínios. O código deontológico da profissão não nomeia essa prática, e lemo-lo à procura da linha: o que o código exige é que todo o administrador inscrito tenha um seguro que garanta la responsabilidad en la que pueda incurrir con respecto a los fondos, bienes y derechos que les hayan sido depositados o confiados en el ejercicio de su actividad profesional, a responsabilidade em que possa incorrer relativamente aos fundos, bens e direitos que lhe tenham sido depositados ou confiados no exercício da sua atividade profissional, com um certificado dessa cobertura a pedido (Código Deontológico do Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas, artigo 6), e que o administrador se abstenha de receber comissões ou descontos por los gastos comprometidos derivados de la cuenta de un mandante, pelas despesas assumidas por conta de um mandante, sem o consentimento prévio deste (artigo 2.2, regra 3). Uma conta comum não está, portanto, proibida pelo código, e também não é o que recomendamos: mistura o dinheiro do condomínio com o do escritório e com o de outros condomínios, transforma a entrega numa mudança de administrador numa negociação em vez de numa assinatura, e se o escritório falir, o condomínio é um credor entre muitos; é também um dos sinais de alerta da nossa nota sobre honorários e orçamentos do administrador. O nosso artigo sobre mudar de administrador explica o que exigir na entrega; a conta em nome do condomínio, com o NIF do condomínio, é o primeiro ponto dessa lista.
Quem assina
A lei dá ao condomínio um presidente que ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten, detém legalmente a representação do condomínio, em juízo e fora dele, em todos os assuntos que o afetem (artigo 13.3), e um administrador entre cujas funções está efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes, efetuar os pagamentos e realizar as cobranças devidas (artigo 20.1.d). O banco pergunta quem pode assinar, e a lei não responde; responde a assembleia, por deliberação ordinária, porque todo o assunto de interesse geral para o condomínio lhe cabe (artigo 14.e), e os estatutos podem fixar uma regra de uma vez por todas.
A fórmula que recomendamos tem duas camadas. O presidente é signatário na conta em todo o caso, para que o representante do condomínio possa agir sobre o seu próprio dinheiro e para que o banco conheça, por trás do número H, uma pessoa que não é o escritório. O administrador é signatário para os pagamentos ordinários que a lei lhe confia, dentro do orçamento que a assembleia aprovou. Para uma quantia acima de um limiar que o condomínio fixa, um fornecedor novo ou qualquer transferência fora do orçamento exigem-se duas assinaturas, a do presidente e a do administrador, o que numa conta online significa uma segunda aprovação antes de a transferência sair. E o presidente, e qualquer proprietário que a assembleia designe, tem um acesso só de leitura que mostra cada movimento no dia em que acontece. O limiar e os nomes escrevem-se na ata; o banco recebe uma cópia; ninguém os altera sem nova deliberação.
Dessa fórmula seguem-se duas coisas a que os proprietários por vezes resistem. A assinatura do presidente é trabalho: uma deliberação que a assembleia tomou continua a precisar de uma pessoa que aprove o pagamento, e um presidente no estrangeiro precisa da aplicação do banco para o fazer de lá. E o acesso só de leitura não é um voto de desconfiança no administrador; é os proprietários verem o seu próprio dinheiro, que é o que a lei quer dizer quando ordena ao administrador custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad, guardar à disposição dos proprietários a documentação do condomínio (artigo 20.1.e).
O que o administrador pode fazer com ela, e o que não pode
O administrador paga o que o condomínio decidiu pagar e cobra o que é devido. A lei fá-lo preparar e submeter à assembleia el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos, o plano de despesas previsíveis, propondo os meios necessários para lhes fazer face (artigo 20.1.b), executar as obras que a assembleia aprovou e efetuar os pagamentos e cobranças devidos (20.1.d), e cuidar da conservação do edifício, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios, ordenando as reparações e medidas urgentes e dando imediata conta delas ao presidente ou, se for o caso, aos proprietários (20.1.c). Assim, as faturas ordinárias dentro do orçamento, a reparação urgente e a cobrança das quotas são do administrador; um contrato de obras, um serviço novo, um empréstimo ou uma contribuição extraordinária são da assembleia, e o administrador executa-os depois do voto, não antes. A assembleia aprova el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes, o plano de receitas e despesas previsíveis e as contas correspondentes (artigo 14.b), e até o ter feito, o dinheiro da conta gasta-se apenas no que o orçamento anterior cobre e no que a lei chama urgente.
Três práticas assentam sobre a lei, e tratamo-las como parte do serviço e não como extras. As quotas cobram-se por débito direto na conta do condomínio, nunca na do escritório. Cada fatura paga-se da conta do condomínio para a conta do fornecedor, para que o extrato bancário e o arquivo de faturas contem a mesma história. E o administrador nunca tem dinheiro em numerário: uma caixa num escritório é uma quantia que nenhum extrato mostra.
Três formas de os proprietários a verificarem
A primeira é a assembleia anual. A lei faz o condomínio reunir-se por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas, pelo menos uma vez por ano para aprovar os orçamentos e as contas (artigo 16.1), e um proprietário que queira uma questão na ordem do dia envia-a por escrito ao presidente e o presidente los incluirá en el orden del día de la siguiente Junta que se celebre, inclui-a na ordem do dia da assembleia seguinte que se realize (artigo 16.2). As contas que a assembleia aprova são o retrato do ano, e a nossa nota sobre ler as contas anuais a partir do estrangeiro explica o que procurar nelas antes do voto. A aprovação é uma deliberação como qualquer outra, pela maioria que a lei fixa para as deliberações ordinárias (artigo 17.7), e é o primeiro controlo dos proprietários: uma rubrica sem explicação é uma razão para votar contra as contas, não para votar a favor com uma reclamação em ata.
A segunda é a documentação. O administrador tem-na à disposição dos proprietários (artigo 20.1.e), e o secretário, que muitas vezes é a mesma pessoa, guarda os livros de atas e conserva durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones, durante cinco anos, as convocatórias, comunicações, procurações e demais documentos relevantes das reuniões (artigo 19.4). Um proprietário pode pedir para ver os extratos bancários e as faturas por trás das contas, e um administrador que responda que são confidenciais leu mal a lei: o dinheiro é dos proprietários, e os papéis também. Nos condomínios que administramos os extratos são publicados todos os meses no portal do proprietário, os mesmos números para todos, e as faturas ficam arquivadas onde os proprietários as podem ver.
Quando a resposta continua a ser não, o caminho é primeiro o da lei e depois o do tribunal, e a Audiencia de Las Palmas aplicou-o. Em dezembro de 2016 decidiu o caso de uma cooperativa que se dizia proprietária de um apartamento num edifício de Las Palmas de Gran Canaria e tinha pedido ao tribunal, antes de qualquer ação, que obrigasse o condomínio a exibir o livro de atas, o número fiscal, as contas, os livros e os extratos bancários de 2010 a 2015 e todos os movimentos da conta do condomínio desde a sua constituição. O pedido falhou, com custas, por três razões que um proprietário no estrangeiro devia ler duas vezes: a cooperativa não tinha provado ser proprietária do apartamento; nunca tinha comunicado a compra ao condomínio, como exige o artigo 9.1.i; e os documentos que queria está a disposición de los titulares de la Comunidad de Propietarios pues es obligación del secretario administrador de la Comunidad custodiarla a disposición de estos, estão à disposição dos proprietários do condomínio porque o secretário-administrador tem de os guardar assim, o que dá ao proprietário a quem são negados la facultad de pedir la convocatoria de una Junta o que se incluya en el orden del día de una Junta que sea tratado cualquier tema de interés para la Comunidad, a faculdade de pedir a convocação de uma assembleia ou que qualquer assunto de interesse para o condomínio seja incluído numa ordem do dia (Audiencia Provincial de Las Palmas, auto 470/2016 de 14 de dezembro, fazendo suas as palavras da Audiencia de Sevilha). O tribunal acrescentou que uma lista daquele tamanho era más propia de una auditoría, mais própria de uma auditoria, do que da ação que a cooperativa dizia preparar. O despacho é o mapa do proprietário: dar-se a conhecer ao condomínio, pedir por escrito ao administrador, depois ao presidente, depois a ordem do dia, e guardar as cartas; o juiz chega por último, com as cartas na mão.
A terceira é a auditoria, que a lei não regula nem proíbe. Um condomínio pode nomear um ou dois proprietários como revisores de contas, no uso espanhol um censor de cuentas, que veem os extratos e as faturas antes da assembleia e lhe dão conta; ou pode encarregar um contabilista externo de uma revisão ou de uma auditoria completa. Qualquer das duas é uma deliberação ordinária da assembleia nos termos do artigo 17.7, e o custo é uma despesa do condomínio. Uma revisão por proprietários não custa nada e apanha a maior parte do que importa: um fornecedor pago duas vezes, uma quota cobrada e não depositada, uma transferência para uma conta que ninguém reconhece. Uma auditoria completa vale o seu preço depois de uma mudança de administrador, depois de uma obra grande ou quando a assembleia deixou de confiar nas contas e o voto se está a transformar numa disputa.
As obrigações declarativas que a conta traz
Uma conta com o NIF do condomínio faz do condomínio um contribuinte com calendário, e as obrigações são do Estado, apresentadas à agência tributária nacional seja qual for a ilha. Duas aplicam-se a quase todo o condomínio e uma a alguns.
A primeira é a declaração anual de operações com terceiros, o Modelo 347. Desde 2014 os condomínios estão expressamente obrigados a incluir nela las adquisiciones en general de bienes o servicios que efectúen al margen de las actividades empresariales o profesionales, incluso aunque no realicen actividades de esta naturaleza, as aquisições em geral de bens ou serviços que efetuem à margem das atividades empresariais ou profissionais, mesmo que não exerçam atividades desta natureza (Real Decreto 1065/2007, artigo 31.1), para cada fornecedor com quem as operações do ano excedam 3.005,06 euros; o regulamento exclui depois, para os condomínios, os fornecimentos de eletricidade e combustível para consumo comunitário, o fornecimento de água para consumo comunitário e os seguros dos elementos comuns (artigo 33.5). Um condomínio com um contrato de elevador, um jardineiro e uma empresa de limpeza entrega-a todos os fevereiros; é o administrador que o faz.
A segunda é a retenção. O regulamento do imposto sobre o rendimento conta entre os obrigados a reter Las personas jurídicas y demás entidades, incluidas las comunidades de propietarios y las entidades en régimen de atribución de rentas, as pessoas coletivas e demais entidades, incluídos os condomínios e as entidades em regime de imputação de rendimentos (Real Decreto 439/2007, artigo 76.1.a). Um condomínio que paga a um administrador independente, a um advogado, a um arquiteto ou a um porteiro assalariado retém o imposto sobre esses pagamentos e entrega-o trimestralmente, com um resumo anual. A própria fatura do administrador é o caso mais comum, e o condomínio que a paga por inteiro tem um problema que surgirá numa carta.
A terceira aplica-se quando o condomínio ganha alguma coisa: o aluguer de um telhado a um operador de telecomunicações, um painel na fachada, uma arrecadação alugada a um vizinho. Esse rendimento não é do condomínio para efeitos fiscais; é imputado aos proprietários nas suas quotas, e a entidade tem de apresentar uma declaração informativa relativa a las rentas a atribuir a sus socios, herederos, comuneros o partícipes, residentes o no en territorio español, os rendimentos a imputar aos seus sócios, herdeiros, comproprietários ou participantes, residentes ou não em território espanhol (Ley 35/2006, artigo 90.1), o Modelo 184, salvo se não exercer atividade económica e os rendimentos não excederem 3.000 euros por ano (artigo 90.5). Cada proprietário declara depois a sua parte, o não residente no Modelo 210. Qual destas três um condomínio concreto deve, e se se junta uma obrigação do imposto indireto canário quando o condomínio aluga elementos comuns, é uma questão para o consultor fiscal do condomínio e não para esta nota; o que aqui cabe é que a conta em nome do condomínio é o rasto documental a partir do qual cada uma se constrói, e que um administrador que guarda o dinheiro numa conta comum não as consegue entregar de forma limpa.
Quando o condomínio deve dinheiro
A conta é também onde um credor olha primeiro. A ordem da lei é estrita: o condomínio responde con todos los fondos y créditos a su favor, com todos os fundos e créditos a seu favor, e só subsidiariamente, previo requerimiento de pago al propietario respectivo, após interpelação de pagamento ao respetivo proprietário, pode o credor dirigir-se contra cada proprietário que foi parte no processo pela sua parte do que ficou por pagar (artigo 22.1). Um proprietário que está em dia com o condomínio pode opor-se a essa execução provando-o (artigo 22.2). A leitura prática é dupla. Um condomínio que mantém o seu fundo de reserva na conta, como a lei pretende, tem uma almofada entre uma sentença e os bolsos dos proprietários. E um proprietário no estrangeiro que paga as suas quotas a tempo tem uma defesa que a lei lhe entrega, desde que os recibos existam, o que é mais uma razão para pagar por débito direto na própria conta do condomínio e guardar os extratos.
O caso inverso, um proprietário que não paga, é o que a lei regula em pormenor, com o procedimento de injunção especial, o certificado da dívida e os juros que a assembleia pode fixar (artigo 21), e o proprietário no estrangeiro cuja conta espanhola a agência tributária congelou, de modo que o débito direto é devolvido, tem uma nota própria sobre a conta congelada. O que importa aqui é que o crédito do condomínio é pago na conta do condomínio, e que uma quota cobrada pelo administrador em numerário ou na conta do escritório é uma dívida que o condomínio ainda não recuperou.
O pagamento que vai para a conta errada
A fraude que mais chega aos condomínios é uma mudança de conta bancária. Chega um e-mail do endereço de um fornecedor, ou de um que difere numa letra, com um novo IBAN para a próxima fatura; a fatura é autêntica, as obras foram feitas, e a transferência vai para um desconhecido. A posição do condomínio depois é má: o fornecedor não foi pago e é credor, e o banco dirá que a transferência estava autorizada. Três hábitos travam-na. A conta bancária de um fornecedor só se altera depois de uma chamada telefónica para um número que o condomínio já tinha, nunca para um do e-mail. A segunda assinatura nas transferências fora do orçamento, a do presidente, é um segundo par de olhos sobre o IBAN. E o acesso só de leitura que permite aos proprietários ver os movimentos faz com que a transferência errada se veja em dias e não na assembleia anual.
O mesmo hábito protege na outra direção. O IBAN próprio do condomínio, aquele em que os proprietários pagam, envia-se aos proprietários uma vez, por escrito, com a ata; um proprietário que receba outro diferente numa mensagem pergunta ao administrador por telefone antes de pagar.
O que fazemos, e o que não fazemos
Nos condomínios que administramos redigimos o orçamento anual, cobramos as quotas por débito direto, publicamos os extratos todos os meses em linguagem simples no portal do proprietário, os mesmos números para todos, mantemos cada fatura arquivada e visível, levamos a despesa significativa ao condomínio com três orçamentos comparáveis e apresentamos as contas à aprovação do condomínio no fim do ano; a conta em nome do condomínio e as assinaturas que a assembleia decide são a base em que esse serviço assenta. Não somos auditores e não substituímos o voto da assembleia: os revisores de contas que o condomínio nomeia, a auditoria externa que encomenda e o consultor fiscal que decide que declarações um condomínio concreto deve são escolhas próprias do condomínio. Veja o nosso serviço de contas e quotas, ou peça um orçamento.
Perguntas frequentes
O nosso administrador diz que o dinheiro está na «conta de administração» do escritório. É legal?
A lei não o proíbe e o código da profissão não o nomeia, por isso não é ilegal em si; o código exige que o administrador esteja seguro quanto aos fundos que lhe são confiados. Continua a ser a fórmula errada: a lei trata o fundo de reserva e os fundos do condomínio como próprios do condomínio, um credor procura-os em nome do condomínio, e uma entrega a partir de uma conta comum é uma negociação. Peça uma conta em nome e com o NIF do condomínio, com o presidente como signatário.
Posso, como proprietário, ver os extratos bancários?
Sim. O administrador deve manter a documentação do condomínio à disposição dos proprietários (artigo 20.1.e), e os extratos e as faturas são essa documentação. Um administrador pode pedir-lhe que vá ao escritório ou pode publicá-los num portal; não pode recusar. Se o fizer, ponha o pedido na ordem do dia da assembleia seguinte, que o presidente tem de incluir (artigo 16.2).
Quem tem de assinar uma transferência?
Quem a assembleia ou os estatutos tiverem decidido, porque a lei fixa o presidente como representante e o administrador como quem paga, mas não o mandato bancário. A nossa recomendação é o presidente na conta em todo o caso, o administrador para os pagamentos ordinários dentro do orçamento, e duas assinaturas acima de um limiar que a assembleia fixa.
O condomínio tem de entregar declarações fiscais?
Normalmente duas: o Modelo 347 pelos fornecedores a quem se pagou mais de 3.005,06 euros no ano, excluídos os fornecimentos, a água e o seguro dos elementos comuns, e as retenções trimestrais sobre os honorários de um administrador independente ou de outro profissional, com o resumo anual. Se o condomínio obtiver rendimentos de elementos comuns entrega também o Modelo 184 e cada proprietário declara a sua parte. O administrador entrega-as a partir dos registos do condomínio.
O que acontece à conta quando mudamos de administrador?
Nada, se a conta for do condomínio: a assembleia retira um signatário e nomeia outro, o banco atualiza o mandato e os extratos continuam. Se o dinheiro estiver na conta comum do antigo escritório, o novo administrador tem de o reclamar, e o tempo que isso leva é do condomínio. O nosso artigo sobre mudar de administrador enumera o que exigir na entrega, e a conta vem primeiro.
