Деньги сообщества собственников лежат на банковском счёте, и вопросы, которые задаёт о нём собственник за границей, всегда одни и те же три: на чьё имя он открыт, кто может двигать деньги и как мне увидеть его, не летя на Фуэртевентуру. Испанский закон о горизонтальной собственности отвечает на них лишь отчасти, потому что он написан до интернет-банкинга и ни разу не произносит слов «банковский счёт». Зато он говорит, кто представляет сообщество, кто платит и собирает, кто утверждает отчётность и кто хранит бумаги, и из этих статей, из налоговых норм, дающих сообществу собственный номер, и из кодекса профессии следует короткий набор правил. Эта заметка их излагает: счёт на имя сообщества, подписи, что управляющий может и не может с ним делать, три способа, которыми собственники его проверяют, отчётные обязанности, которые счёт тянет за собой, что происходит, когда сообщество должно деньги, и мошенничество, уводящее платёж поставщику на счёт чужака.
У сообщества есть налоговый номер, и счёт его носит
У сообщества собственников нет правосубъектности, но испанское налоговое право всё равно считает его налогоплательщиком: общий налоговый закон относит к обязанным las herencias yacentes, comunidades de bienes y demás entidades que, carentes de personalidad jurídica, constituyan una unidad económica o un patrimonio separado susceptibles de imposición, лежачие наследства, общности имущества и другие образования, которые, не имея правосубъектности, составляют хозяйственную единицу или обособленное имущество, подлежащее налогообложению (Ley 58/2003, статья 35.4). Так что у сообщества есть собственный налоговый номер, и приказ, определяющий строение этих номеров, оставляет ему букву: H. Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal, H для сообществ собственников в режиме горизонтальной собственности (Orden EHA/451/2008, статья 3). NIF, начинающийся на H, принадлежит сообществу, и банковский счёт, на который поступают взносы собственников, открывается с ним, на имя сообщества.
Это первое правило, и закон поддерживает его с другой стороны. Резервный фонд, который обязано держать каждое сообщество, не менее 10 % от последнего обычного бюджета, закон определяет как фонд, cuya titularidad corresponde a todos los efectos a la comunidad, право на который во всех отношениях принадлежит сообществу (Ley 49/1960, статья 9.1.f), и та же статья позволяет сообществу потратить его на страхование здания или договор обслуживания. Фонд, который во всех отношениях принадлежит сообществу, не может лежать на счёте, принадлежащем кому-то другому. То же относится к обычным взносам: когда к сообществу предъявлен иск о долге, закон говорит, что оно responderá de sus deudas frente a terceros con todos los fondos y créditos a su favor, отвечает по своим долгам перед третьими лицами всеми средствами и требованиями в свою пользу, и лишь после этого кредитор может обратиться к каждому собственнику за его долей (статья 22.1). Средства, о которых говорит закон, — те, что на счёте.
Некоторые управляющие до сих пор ведут единый «административный счёт» на имя фирмы, через который проходят деньги нескольких сообществ. Кодекс профессиональной этики эту практику не называет, и мы прочли его в поисках такой строки: кодекс требует, чтобы каждый зарегистрированный управляющий имел страхование la responsabilidad en la que pueda incurrir con respecto a los fondos, bienes y derechos que les hayan sido depositados o confiados en el ejercicio de su actividad profesional, ответственности, которую он может понести в отношении средств, имущества и прав, переданных ему на хранение или доверенных в ходе его профессиональной деятельности, с сертификатом этого покрытия по запросу (Código Deontológico Генерального совета коллегий управляющих недвижимостью, статья 6), и чтобы управляющий воздерживался от получения комиссий или скидок por los gastos comprometidos derivados de la cuenta de un mandante, за расходы, произведённые со счёта доверителя, без его предварительного согласия (статья 2.2, правило 3). Общий счёт, следовательно, кодексом не запрещён, но и мы его не рекомендуем: он смешивает деньги сообщества с деньгами фирмы и других сообществ, превращает передачу дел при смене управляющего в переговоры вместо подписи, а если фирма разорится, сообщество окажется одним из многих кредиторов; это также один из тревожных признаков в нашей заметке о гонорарах управляющего и предложениях. Наша статья о смене управляющего объясняет, что требовать при передаче дел; счёт на имя сообщества, с NIF сообщества, — первый пункт того списка.
Кто подписывает
Закон даёт сообществу председателя, который ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten, по закону представляет сообщество в суде и вне суда во всех касающихся его делах (статья 13.3), и управляющего, в чьи обязанности входит efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes, производить причитающиеся платежи и осуществлять причитающиеся сборы (статья 20.1.d). Банк спрашивает, кто может подписывать, и закон не отвечает; отвечает собрание, обычным решением, потому что всякий вопрос общего интереса для сообщества относится к нему (статья 14.e), а устав может установить правило раз и навсегда.
Схема, которую мы рекомендуем, двухслойная. Председатель во всех случаях — подписант по счёту, чтобы представитель сообщества мог распоряжаться его собственными деньгами и чтобы банк знал за номером H человека, который не является фирмой. Управляющий — подписант по обычным платежам, которые ему поручает закон, в пределах утверждённого собранием бюджета. Для суммы выше порога, установленного сообществом, нового поставщика или любого перевода вне бюджета требуются две подписи, председателя и управляющего, что для онлайн-счёта означает второе одобрение до отправки перевода. А председатель и любой собственник, которого назначит собрание, имеют доступ только для чтения, показывающий каждое движение в день, когда оно происходит. Порог и имена записываются в протокол; банк получает копию; никто не меняет их без нового решения.
Из этой схемы следуют две вещи, которым собственники иногда сопротивляются. Подпись председателя — это работа: решению собрания всё равно нужен человек, который одобрит платёж, а председателю за границей для этого нужно приложение банка. А доступ только для чтения — не вотум недоверия управляющему; это собственники видят собственные деньги, и именно это имеет в виду закон, предписывая управляющему custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad, хранить документацию сообщества в распоряжении собственников (статья 20.1.e).
Что управляющий может с ним делать, а что нет
Управляющий платит то, что сообщество решило платить, и собирает то, что причитается. Закон обязывает его подготовить и представить собранию el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos, план предвидимых расходов с предложением средств для их покрытия (статья 20.1.b), исполнять утверждённые собранием работы и производить причитающиеся платежи и сборы (20.1.d) и заботиться о содержании здания, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios, распоряжаясь о срочных ремонтах и мерах и немедленно отчитываясь о них председателю или, в соответствующем случае, собственникам (20.1.c). Так что обычные счета в пределах бюджета, срочный ремонт и сбор взносов — дело управляющего; договор на работы, новая услуга, заём или чрезвычайный взнос — дело собрания, и управляющий исполняет их после голосования, не до. Собрание утверждает el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes, план предвидимых доходов и расходов и соответствующую отчётность (статья 14.b), и пока оно этого не сделало, деньги со счёта тратятся только на то, что покрывает прежний бюджет, и на то, что закон называет срочным.
Три практики надстраиваются над законом, и мы считаем их частью услуги, а не дополнением. Взносы собираются прямым дебетом на счёт сообщества, никогда на счёт фирмы. Каждый счёт-фактура оплачивается со счёта сообщества на счёт поставщика, чтобы банковская выписка и папка счетов рассказывали одну и ту же историю. И управляющий никогда не держит наличных: касса в офисе — это сумма, которую не показывает ни одна выписка.
Три способа, которыми собственники его проверяют
Первый — годовое собрание. Закон обязывает сообщество собираться por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas, не реже одного раза в год для утверждения бюджетов и отчётности (статья 16.1), а собственник, который хочет внести вопрос в повестку, направляет его председателю письменно, и председатель los incluirá en el orden del día de la siguiente Junta que se celebre, включает его в повестку следующего проводимого собрания (статья 16.2). Отчётность, которую утверждает собрание, — это итог года, и наша заметка о чтении годовой отчётности из-за границы объясняет, что в ней искать перед голосованием. Утверждение — такое же решение, как любое другое, большинством, которое закон устанавливает для обычных решений (статья 17.7), и это первый контроль собственников: необъяснённая строка — повод голосовать против отчётности, а не за неё с жалобой в протоколе.
Второй — документация. Управляющий держит её в распоряжении собственников (статья 20.1.e), а секретарь, часто то же лицо, хранит книги протоколов и сохраняет durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones, в течение пяти лет уведомления о созыве, сообщения, доверенности и прочие значимые документы собраний (статья 19.4). Собственник может попросить показать банковские выписки и счета-фактуры, стоящие за отчётностью, а управляющий, отвечающий, что они конфиденциальны, неверно прочёл закон: деньги принадлежат собственникам, и бумаги тоже. В сообществах, которыми мы управляем, выписки публикуются ежемесячно в портале собственника, одни и те же цифры для каждого, а счета-фактуры хранятся там, где собственники могут их видеть.
Если ответ по-прежнему «нет», путь идёт сначала по закону и лишь потом в суд, и Audiencia Лас-Пальмаса это применила. В декабре 2016 года она рассмотрела дело кооператива, который называл себя собственником квартиры в здании в Лас-Пальмас-де-Гран-Канария и до всякого иска просил суд обязать сообщество предъявить книгу протоколов, налоговый номер, отчётность, книги и банковские выписки за 2010–2015 годы и все движения по счёту сообщества с момента его создания. Ходатайство провалилось, с возложением расходов, по трём причинам, которые собственнику за границей стоит прочитать дважды: кооператив не доказал, что квартира ему принадлежит; он никогда не сообщал сообществу о покупке, как требует статья 9.1.i; а бумаги, которых он добивался, está a disposición de los titulares de la Comunidad de Propietarios pues es obligación del secretario administrador de la Comunidad custodiarla a disposición de estos, находятся в распоряжении собственников сообщества, потому что секретарь-управляющий обязан так их хранить, что даёт собственнику, которому отказали, la facultad de pedir la convocatoria de una Junta o que se incluya en el orden del día de una Junta que sea tratado cualquier tema de interés para la Comunidad, право требовать созыва собрания или включения в повестку любого вопроса, представляющего интерес для сообщества (Audiencia Provincial de Las Palmas, auto 470/2016 от 14 декабря, повторяя слова Audiencia Севильи). Суд добавил, что список такого объёма был más propia de una auditoría, скорее уместен для аудита, чем для иска, который кооператив, по его словам, готовил. Это определение — карта собственника: быть известным сообществу, письменно обратиться к управляющему, затем к председателю, затем в повестку, и хранить письма; судья приходит последним, с письмами в руках.
Третий — аудит, который закон не регулирует и не запрещает. Сообщество может назначить одного-двух собственников ревизорами, по испанскому обыкновению censor de cuentas, которые видят выписки и счета до собрания и докладывают ему; либо поручить стороннему бухгалтеру проверку или полный аудит. И то и другое — обычное решение собрания по статье 17.7, а расходы — расходы сообщества. Проверка силами собственников ничего не стоит и ловит большую часть того, что важно: поставщика, оплаченного дважды, взнос, собранный и не зачисленный, перевод на счёт, который никто не узнаёт. Полный аудит стоит своих денег после смены управляющего, после крупных работ или когда собрание перестало доверять отчётности и голосование превращается в ссору.
Отчётные обязанности, которые приносит счёт
Счёт с NIF сообщества делает сообщество налогоплательщиком с календарём, и обязанности эти государственные, подаются в национальное налоговое ведомство, на каком бы острове оно ни было. Две применяются почти к каждому сообществу, одна — к некоторым.
Первая — годовая декларация операций с третьими лицами, Modelo 347. С 2014 года сообщества собственников прямо обязаны включать в неё las adquisiciones en general de bienes o servicios que efectúen al margen de las actividades empresariales o profesionales, incluso aunque no realicen actividades de esta naturaleza, приобретения товаров или услуг вообще, совершаемые ими вне предпринимательской или профессиональной деятельности, даже если они такой деятельности не ведут (Real Decreto 1065/2007, статья 31.1), по каждому поставщику, операции с которым за год превысили 3 005,06 евро; далее регламент исключает для сообществ поставки электроэнергии и топлива для общего потребления, поставку воды для общего потребления и страхование общих элементов (статья 33.5). Сообщество с договором на лифт, садовником и клининговой компанией подаёт её каждый февраль; делает это управляющий.
Вторая — удержание налога. Регламент подоходного налога относит к обязанным удерживать Las personas jurídicas y demás entidades, incluidas las comunidades de propietarios y las entidades en régimen de atribución de rentas, юридических лиц и прочие образования, включая сообщества собственников и образования в режиме вменения доходов (Real Decreto 439/2007, статья 76.1.a). Сообщество, которое платит самозанятому управляющему, адвокату, архитектору или консьержу по трудовому договору, удерживает подоходный налог с этих выплат и перечисляет его ежеквартально, с годовой сводкой. Собственный счёт-фактура управляющего — самый частый случай, и у сообщества, оплачивающего его без удержания, есть проблема, которая всплывёт в письме.
Третья применяется, когда сообщество что-то зарабатывает: сдача крыши оператору связи, щит на фасаде, кладовая, сданная соседу. Этот доход для налога не принадлежит сообществу; он вменяется собственникам по их долям, и образование должно подать информационную декларацию о las rentas a atribuir a sus socios, herederos, comuneros o partícipes, residentes o no en territorio español, доходах, подлежащих вменению его участникам, наследникам, сособственникам или пайщикам, резидентам или нет на территории Испании (Ley 35/2006, статья 90.1), — Modelo 184, если только оно не ведёт хозяйственной деятельности и доходы не превышают 3 000 евро в год (статья 90.5). Затем каждый собственник декларирует свою долю, нерезидент — в Modelo 210. Какие из этих трёх должно конкретное сообщество и добавляется ли обязанность по канарскому косвенному налогу, когда сообщество сдаёт общие элементы, — вопрос к налоговому консультанту сообщества, а не к этой заметке; сюда относится то, что счёт на имя сообщества — документальный след, из которого строится каждая из них, и что управляющий, держащий деньги на общем счёте, не может подать их чисто.
Когда сообщество должно деньги
Счёт — ещё и то место, куда кредитор смотрит в первую очередь. Порядок закона строг: сообщество отвечает con todos los fondos y créditos a su favor, всеми средствами и требованиями в свою пользу, и лишь субсидиарно, previo requerimiento de pago al propietario respectivo, после предварительного требования об оплате к соответствующему собственнику, кредитор может обратиться к каждому собственнику, который был стороной процесса, за его долей неоплаченного (статья 22.1). Собственник, не имеющий задолженности перед сообществом, может возразить против такого взыскания, доказав это (статья 22.2). Практическое прочтение двоякое. Сообщество, которое держит резервный фонд на счёте, как и задумывает закон, имеет подушку между решением суда и карманами собственников. А собственник за границей, вовремя платящий взносы, имеет защиту, которую вручает ему закон, при условии что есть квитанции, — ещё одна причина платить прямым дебетом на собственный счёт сообщества и хранить выписки.
Обратный случай, собственник, который не платит, — тот, который закон регулирует подробно: особое приказное производство, сертификат долга и проценты, которые может установить собрание (статья 21), а у собственника за границей, чей испанский счёт заморозило налоговое ведомство, так что прямой дебет возвращается, есть своя заметка о замороженном счёте. Здесь важно то, что требование сообщества оплачивается на счёт сообщества, и что взнос, собранный управляющим наличными или на счёт фирмы, — долг, который сообщество ещё не вернуло.
Платёж, который уходит не на тот счёт
Мошенничество, чаще всего настигающее сообщества, — смена банковского счёта. Приходит письмо с адреса поставщика или с адреса, отличающегося на одну букву, с новым IBAN для следующего счёта; счёт-фактура подлинная, работы выполнены, а перевод уходит чужаку. Положение сообщества после этого скверное: поставщику не заплатили, и он кредитор, а банк скажет, что перевод был авторизован. Три привычки это останавливают. Банковский счёт поставщика меняется только после телефонного звонка по номеру, который у сообщества уже был, никогда по номеру из письма. Вторая подпись на переводах вне бюджета, председателя, — вторая пара глаз на IBAN. А доступ только для чтения, позволяющий собственникам видеть движения, означает, что неверный перевод заметят за дни, а не на годовом собрании.
Та же привычка защищает и в обратную сторону. Собственный IBAN сообщества, на который платят собственники, сообщается собственникам один раз, письменно, вместе с протоколом; собственник, получивший в сообщении другой, спрашивает управляющего по телефону, прежде чем платить.
Что мы делаем, а что нет
В сообществах, которыми мы управляем, мы составляем годовой бюджет, собираем взносы прямым дебетом, публикуем выписки ежемесячно простым языком в портале собственника, одни и те же цифры для каждого, держим каждый счёт-фактуру в архиве на виду, выносим значительные расходы на сообщество с тремя сопоставимыми предложениями и представляем отчётность на утверждение сообщества в конце года; счёт на имя сообщества и подписи, которые определяет собрание, — основа, на которой построена эта услуга. Мы не аудиторы и не заменяем голосование собрания: ревизоры, которых назначает сообщество, внешний аудит, который оно заказывает, и налоговый консультант, решающий, какие декларации должно конкретное сообщество, — это собственный выбор сообщества. Смотрите нашу услугу по отчётности и взносам или запросите предложение.
Частые вопросы
Наш управляющий говорит, что деньги лежат на «административном счёте» фирмы. Это законно?
Закон этого не запрещает, а кодекс профессии этого не называет, так что само по себе это не незаконно; кодекс требует, чтобы управляющий был застрахован в отношении доверенных ему средств. И всё же это неверная схема: закон считает резервный фонд и средства сообщества его собственными, кредитор ищет их на имя сообщества, а передача дел с общего счёта — это переговоры. Требуйте счёт на имя и NIF сообщества, с председателем в качестве подписанта.
Могу ли я как собственник видеть банковские выписки?
Да. Управляющий обязан держать документацию сообщества в распоряжении собственников (статья 20.1.e), а выписки и счета-фактуры — это и есть документация. Управляющий может попросить вас прийти в офис или опубликовать их в портале; отказать он не может. Если отказывает, внесите просьбу в повестку следующего собрания, которую председатель обязан включить (статья 16.2).
Кто должен подписывать перевод?
Тот, кого определили собрание или устав, потому что закон назначает председателя представителем, а управляющего — тем, кто платит, но не банковский мандат. Наша рекомендация: председатель по счёту во всех случаях, управляющий — по обычным платежам в пределах бюджета и две подписи выше порога, который устанавливает собрание.
Должно ли сообщество подавать налоговые декларации?
Обычно две: Modelo 347 по поставщикам, которым за год заплачено больше 3 005,06 евро, за вычетом коммунальных поставок, воды и страхования общих элементов, и ежеквартальные удержания с гонораров самозанятого управляющего или другого специалиста, с годовой сводкой. Если сообщество получает доход от общих элементов, оно подаёт ещё Modelo 184, а каждый собственник декларирует свою долю. Управляющий подаёт их по учётным записям сообщества.
Что происходит со счётом, когда мы меняем управляющего?
Ничего, если счёт принадлежит сообществу: собрание отзывает одного подписанта и назначает другого, банк обновляет мандат, и выписки продолжаются. Если деньги лежат на общем счёте прежней фирмы, новому управляющему придётся их истребовать, и потраченное на это время — время сообщества. Наша статья о смене управляющего перечисляет, что требовать при передаче дел, и счёт стоит первым.
