Il denaro di un condominio sta su un conto bancario, e le domande che un proprietario all'estero si pone al riguardo sono sempre le stesse tre: a nome di chi è, chi può muovere il denaro e come posso vederlo senza volare a Fuerteventura. La legge spagnola sulla proprietà orizzontale risponde solo in parte, perché fu scritta prima della banca online e non pronuncia mai le parole «conto bancario». Dice però chi rappresenta il condominio, chi paga e incassa, chi approva i conti e chi conserva le carte, e da quegli articoli, dalle norme fiscali che danno al condominio un proprio numero e dal codice della professione discende un breve insieme di regole. Questa nota le espone: il conto intestato al condominio, le firme, ciò che l'amministratore può e non può farne, i tre modi in cui i proprietari lo controllano, gli obblighi dichiarativi che il conto si porta dietro, che cosa succede quando il condominio deve del denaro e la frode che dirotta il pagamento a un fornitore sul conto di uno sconosciuto.
Il condominio ha un numero fiscale, e il conto lo porta
Un condominio non ha personalità giuridica, ma il diritto tributario spagnolo lo tratta comunque come contribuente: la legge generale tributaria conta tra gli obbligati las herencias yacentes, comunidades de bienes y demás entidades que, carentes de personalidad jurídica, constituyan una unidad económica o un patrimonio separado susceptibles de imposición, le eredità giacenti, le comunioni di beni e le altre entità che, prive di personalità giuridica, costituiscono un'unità economica o un patrimonio separato suscettibile di imposizione (Ley 58/2003, articolo 35.4). Il condominio ha dunque un proprio numero fiscale, e l'ordinanza che fissa la composizione di quei numeri gli riserva una lettera: H. Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal, H per i condomini in regime di proprietà orizzontale (Orden EHA/451/2008, articolo 3). Il NIF che comincia per H è quello del condominio, e il conto bancario che riceve le quote dei proprietari si apre con esso, intestato al condominio.
È la prima regola, e la legge la sostiene da un altro lato. Il fondo di riserva che ogni condominio deve tenere, almeno il 10 % del suo ultimo bilancio ordinario, è definito dalla legge come un fondo cuya titularidad corresponde a todos los efectos a la comunidad, la cui titolarità spetta a tutti gli effetti al condominio (Ley 49/1960, articolo 9.1.f), e lo stesso articolo permette al condominio di destinarlo a un'assicurazione dell'edificio o a un contratto di manutenzione. Un fondo che appartiene al condominio a tutti gli effetti non può stare su un conto che appartiene a qualcun altro. Lo stesso vale per le quote ordinarie: quando il condominio è citato per un debito, la legge dice che responderá de sus deudas frente a terceros con todos los fondos y créditos a su favor, risponde dei suoi debiti verso i terzi con tutti i fondi e i crediti a suo favore, e solo dopo un creditore può rivalersi su ciascun proprietario per la sua parte (articolo 22.1). I fondi di cui parla la legge sono quelli sul conto.
Alcuni amministratori tengono ancora un unico «conto di amministrazione» intestato allo studio attraverso il quale passa il denaro di più condomini. Il codice deontologico della professione non nomina quella pratica, e lo abbiamo letto cercando la riga: ciò che il codice esige è che ogni amministratore iscritto abbia un'assicurazione per la responsabilidad en la que pueda incurrir con respecto a los fondos, bienes y derechos que les hayan sido depositados o confiados en el ejercicio de su actividad profesional, la responsabilità in cui può incorrere riguardo ai fondi, beni e diritti che gli sono stati depositati o affidati nell'esercizio della sua attività professionale, con un certificato di quella copertura a richiesta (Código Deontológico del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas, articolo 6), e che l'amministratore si astenga dal ricevere commissioni o sconti por los gastos comprometidos derivados de la cuenta de un mandante, per le spese impegnate a carico del conto di un mandante, senza il consenso preventivo di quest'ultimo (articolo 2.2, regola 3). Un conto comune non è dunque vietato dal codice, e non è neppure ciò che raccomandiamo: mescola il denaro del condominio con quello dello studio e di altri condomini, trasforma la consegna in un cambio di amministratore in una trattativa invece che in una firma, e se lo studio fallisce, il condominio è un creditore fra tanti; è anche uno dei segnali d'allarme della nostra nota su onorari e preventivi dell'amministratore. Il nostro articolo sul cambio di amministratore spiega che cosa esigere alla consegna; il conto intestato al condominio, con il NIF del condominio, è il primo punto di quella lista.
Chi firma
La legge dà al condominio un presidente che ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten, detiene legalmente la rappresentanza del condominio, in giudizio e fuori, in tutte le questioni che lo riguardano (articolo 13.3), e un amministratore tra i cui compiti c'è efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes, effettuare i pagamenti e realizzare gli incassi dovuti (articolo 20.1.d). La banca chiede chi può firmare, e la legge non risponde; risponde l'assemblea, con delibera ordinaria, perché ogni questione di interesse generale per il condominio le spetta (articolo 14.e), e lo statuto può fissare una regola una volta per tutte.
La formula che raccomandiamo ha due livelli. Il presidente è firmatario sul conto in ogni caso, perché il rappresentante del condominio possa agire sul proprio denaro e perché la banca conosca, dietro il numero H, una persona che non è lo studio. L'amministratore è firmatario per i pagamenti ordinari che la legge gli affida, entro il bilancio approvato dall'assemblea. Per una somma sopra una soglia fissata dal condominio, un nuovo fornitore o qualsiasi bonifico fuori bilancio servono due firme, quella del presidente e quella dell'amministratore, il che su un conto online significa una seconda approvazione prima che il bonifico parta. E il presidente, e qualsiasi proprietario che l'assemblea nomini, ha un accesso di sola lettura che mostra ogni movimento il giorno in cui avviene. La soglia e i nomi si scrivono nel verbale; la banca ne riceve copia; nessuno li cambia senza una nuova delibera.
Da questa formula seguono due cose a cui i proprietari a volte resistono. La firma del presidente è lavoro: una delibera presa dall'assemblea ha ancora bisogno di una persona che approvi il pagamento, e un presidente all'estero ha bisogno dell'app della banca per farlo da lì. E l'accesso di sola lettura non è un voto di sfiducia verso l'amministratore; è che i proprietari vedono il proprio denaro, che è ciò che la legge intende quando ordina all'amministratore di custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad, custodire a disposizione dei proprietari la documentazione del condominio (articolo 20.1.e).
Che cosa l'amministratore può farne, e che cosa no
L'amministratore paga ciò che il condominio ha deciso di pagare e incassa ciò che è dovuto. La legge gli fa preparare e sottoporre all'assemblea el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos, il piano delle spese prevedibili, proponendo i mezzi necessari per farvi fronte (articolo 20.1.b), eseguire i lavori che l'assemblea ha approvato ed effettuare i pagamenti e gli incassi dovuti (20.1.d), e curare la conservazione dell'edificio, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios, disponendo le riparazioni e le misure urgenti e dandone immediato conto al presidente o, se del caso, ai proprietari (20.1.c). Così le fatture ordinarie entro il bilancio, la riparazione urgente e l'incasso delle quote spettano all'amministratore; un contratto di lavori, un nuovo servizio, un prestito o un contributo straordinario spettano all'assemblea, e l'amministratore li esegue dopo il voto, non prima. L'assemblea approva el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes, il piano delle entrate e delle spese prevedibili e i conti corrispondenti (articolo 14.b), e finché non l'ha fatto, il denaro sul conto si spende solo per ciò che il bilancio precedente copre e per ciò che la legge chiama urgente.
Tre pratiche si appoggiano alla legge, e le trattiamo come parte del servizio e non come extra. Le quote si incassano con addebito diretto sul conto del condominio, mai su quello dello studio. Ogni fattura si paga dal conto del condominio al conto del fornitore, in modo che l'estratto bancario e l'archivio delle fatture raccontino la stessa storia. E l'amministratore non tiene mai contanti: una cassa in un ufficio è una somma che nessun estratto mostra.
Tre modi in cui i proprietari lo controllano
Il primo è l'assemblea annuale. La legge fa riunire il condominio por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas, almeno una volta l'anno per approvare i bilanci e i conti (articolo 16.1), e un proprietario che voglia una questione all'ordine del giorno la invia per iscritto al presidente e il presidente los incluirá en el orden del día de la siguiente Junta que se celebre, la include nell'ordine del giorno della successiva assemblea che si tiene (articolo 16.2). I conti che l'assemblea approva sono il rendiconto dell'anno, e la nostra nota sulla lettura dei conti annuali dall'estero spiega che cosa cercarvi prima del voto. L'approvazione è una delibera come un'altra, con la maggioranza che la legge fissa per le delibere ordinarie (articolo 17.7), ed è il primo controllo dei proprietari: una voce non spiegata è un motivo per votare contro i conti, non per votare a favore con un reclamo a verbale.
Il secondo è la documentazione. L'amministratore la tiene a disposizione dei proprietari (articolo 20.1.e), e il segretario, che spesso è la stessa persona, custodisce i libri dei verbali e conserva durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones, per cinque anni, le convocazioni, le comunicazioni, le deleghe e gli altri documenti rilevanti delle riunioni (articolo 19.4). Un proprietario può chiedere di vedere gli estratti bancari e le fatture dietro i conti, e un amministratore che risponde che sono riservati ha letto male la legge: il denaro è dei proprietari, e lo sono anche le carte. Nei condomini che amministriamo i rendiconti sono pubblicati ogni mese nel portale dei proprietari, gli stessi numeri per ogni proprietario, e le fatture sono archiviate dove i proprietari possono vederle.
Quando la risposta resta no, la strada è prima quella della legge e poi quella del tribunale, e l'Audiencia di Las Palmas lo ha applicato. Nel dicembre 2016 ha deciso il caso di una cooperativa che si diceva proprietaria di un appartamento in un edificio di Las Palmas de Gran Canaria e aveva chiesto al tribunale, prima di qualsiasi causa, di obbligare il condominio a esibire il libro dei verbali, il numero fiscale, i conti, i libri e gli estratti bancari dal 2010 al 2015 e tutti i movimenti del conto del condominio dalla sua costituzione. La richiesta è fallita, con le spese, per tre ragioni che un proprietario all'estero dovrebbe leggere due volte: la cooperativa non aveva provato di essere proprietaria dell'appartamento; non aveva mai comunicato l'acquisto al condominio, come esige l'articolo 9.1.i; e i documenti che voleva está a disposición de los titulares de la Comunidad de Propietarios pues es obligación del secretario administrador de la Comunidad custodiarla a disposición de estos, sono a disposizione dei proprietari del condominio perché il segretario-amministratore deve custodirli così, il che dà al proprietario a cui vengono negati la facultad de pedir la convocatoria de una Junta o que se incluya en el orden del día de una Junta que sea tratado cualquier tema de interés para la Comunidad, la facoltà di chiedere la convocazione di un'assemblea o che qualsiasi questione di interesse per il condominio sia messa all'ordine del giorno (Audiencia Provincial de Las Palmas, auto 470/2016 del 14 dicembre, facendo proprie le parole dell'Audiencia di Siviglia). Il tribunale ha aggiunto che un elenco di quelle dimensioni era más propia de una auditoría, più adatto a una revisione, che alla causa che la cooperativa diceva di preparare. L'ordinanza è la mappa del proprietario: farsi conoscere dal condominio, chiedere per iscritto all'amministratore, poi al presidente, poi l'ordine del giorno, e conservare le lettere; il giudice arriva per ultimo, con le lettere in mano.
Il terzo è la revisione, che la legge non regola e non vieta. Un condominio può nominare uno o due proprietari come revisori dei conti, nell'uso spagnolo un censor de cuentas, che vedono gli estratti e le fatture prima dell'assemblea e le riferiscono; oppure può incaricare un contabile esterno di una revisione o di un audit completo. Entrambe sono una delibera ordinaria dell'assemblea ai sensi dell'articolo 17.7, e il costo è una spesa del condominio. Una revisione fatta dai proprietari non costa nulla e coglie la maggior parte di ciò che conta: un fornitore pagato due volte, una quota incassata e non versata, un bonifico verso un conto che nessuno riconosce. Un audit completo vale il suo prezzo dopo un cambio di amministratore, dopo un grande lavoro o quando l'assemblea ha smesso di fidarsi dei conti e il voto sta diventando una lite.
Gli obblighi dichiarativi che il conto comporta
Un conto con il NIF del condominio fa del condominio un contribuente con un calendario, e gli obblighi sono statali, presentati all'agenzia tributaria nazionale qualunque sia l'isola. Due si applicano a quasi ogni condominio e uno ad alcuni.
Il primo è la dichiarazione annuale delle operazioni con terzi, il Modelo 347. Dal 2014 i condomini sono espressamente obbligati a includervi las adquisiciones en general de bienes o servicios que efectúen al margen de las actividades empresariales o profesionales, incluso aunque no realicen actividades de esta naturaleza, gli acquisti in generale di beni o servizi che effettuano al di fuori delle attività imprenditoriali o professionali, anche se non svolgono attività di questa natura (Real Decreto 1065/2007, articolo 31.1), per ogni fornitore con cui le operazioni dell'anno superano i 3.005,06 euro; il regolamento esclude poi, per i condomini, le forniture di energia elettrica e di combustibile per il consumo comune, la fornitura di acqua per il consumo comune e le assicurazioni degli elementi comuni (articolo 33.5). Un condominio con un contratto per l'ascensore, un giardiniere e un'impresa di pulizie la presenta ogni febbraio; lo fa l'amministratore.
Il secondo è la ritenuta. Il regolamento dell'imposta sul reddito conta tra gli obbligati a operare la ritenuta Las personas jurídicas y demás entidades, incluidas las comunidades de propietarios y las entidades en régimen de atribución de rentas, le persone giuridiche e le altre entità, compresi i condomini e le entità in regime di attribuzione dei redditi (Real Decreto 439/2007, articolo 76.1.a). Un condominio che paga un amministratore autonomo, un avvocato, un architetto o un portiere dipendente trattiene l'imposta su quei pagamenti e la versa ogni trimestre, con un riepilogo annuale. La fattura dell'amministratore stesso è il caso più comune, e il condominio che la paga al lordo ha un problema che emergerà in una lettera.
Il terzo si applica quando il condominio guadagna qualcosa: l'affitto di un tetto a un operatore di telecomunicazioni, un cartellone sulla facciata, un ripostiglio affittato a un vicino. Quel reddito non è del condominio ai fini fiscali; è attribuito ai proprietari secondo le loro quote, e l'entità deve presentare una dichiarazione informativa relativa a las rentas a atribuir a sus socios, herederos, comuneros o partícipes, residentes o no en territorio español, i redditi da attribuire ai suoi soci, eredi, comproprietari o partecipanti, residenti o no in territorio spagnolo (Ley 35/2006, articolo 90.1), il Modelo 184, salvo che non eserciti attività economica e i redditi non superino i 3.000 euro l'anno (articolo 90.5). Ciascun proprietario dichiara poi la sua parte, il non residente nel Modelo 210. Quale di questi tre debba un dato condominio, e se si aggiunga un obbligo dell'imposta indiretta canaria quando il condominio affitta elementi comuni, è una questione per il consulente fiscale del condominio più che per questa nota; ciò che spetta qui è che il conto intestato al condominio è la traccia documentale da cui ciascuno di essi si costruisce, e che un amministratore che tiene il denaro su un conto comune non può presentarli in modo pulito.
Quando il condominio deve del denaro
Il conto è anche il luogo dove un creditore guarda per primo. L'ordine della legge è rigoroso: il condominio risponde con todos los fondos y créditos a su favor, con tutti i fondi e i crediti a suo favore, e solo in via sussidiaria, previo requerimiento de pago al propietario respectivo, previa intimazione di pagamento al rispettivo proprietario, il creditore può rivalersi su ciascun proprietario che sia stato parte nel processo per la sua parte dell'insoluto (articolo 22.1). Un proprietario in regola con il condominio può opporsi a quell'esecuzione dimostrandolo (articolo 22.2). La lettura pratica è duplice. Un condominio che tiene il suo fondo di riserva sul conto, come la legge intende, ha un cuscinetto tra una sentenza e le tasche dei proprietari. E un proprietario all'estero che paga le sue quote puntualmente ha una difesa che la legge gli consegna, purché esistano le ricevute, il che è una ragione in più per pagare con addebito diretto sul conto proprio del condominio e conservare gli estratti.
Il caso inverso, un proprietario che non paga, è quello che la legge regola in dettaglio, con il procedimento monitorio speciale, il certificato del debito e gli interessi che l'assemblea può fissare (articolo 21), e il proprietario all'estero il cui conto spagnolo l'agenzia tributaria ha congelato, sicché l'addebito torna indietro, ha una nota sua sul conto congelato. Ciò che conta qui è che il credito del condominio si incassa sul conto del condominio, e che una quota incassata dall'amministratore in contanti o sul conto dello studio è un debito che il condominio non ha ancora recuperato.
Il pagamento che va sul conto sbagliato
La frode che raggiunge più spesso i condomini è un cambio di conto bancario. Arriva un'e-mail dall'indirizzo di un fornitore, o da uno che differisce per una lettera, con un nuovo IBAN per la prossima fattura; la fattura è autentica, i lavori sono stati fatti, e il bonifico va a uno sconosciuto. La posizione del condominio dopo è cattiva: il fornitore non è stato pagato ed è creditore, e la banca dirà che il bonifico era autorizzato. Tre abitudini lo fermano. Il conto bancario di un fornitore si cambia solo dopo una telefonata a un numero che il condominio aveva già, mai a uno dell'e-mail. La seconda firma sui bonifici fuori bilancio, quella del presidente, è un secondo paio di occhi sull'IBAN. E l'accesso di sola lettura che permette ai proprietari di vedere i movimenti fa sì che il bonifico sbagliato si veda in giorni e non all'assemblea annuale.
La stessa abitudine protegge nell'altra direzione. L'IBAN proprio del condominio, quello su cui i proprietari pagano, si invia ai proprietari una volta, per iscritto, con il verbale; un proprietario che ne riceve uno diverso in un messaggio chiede all'amministratore per telefono prima di pagare.
Che cosa facciamo, e che cosa no
Nei condomini che amministriamo redigiamo il bilancio annuale, incassiamo le quote con addebito diretto, pubblichiamo i rendiconti ogni mese in linguaggio chiaro nel portale dei proprietari, gli stessi numeri per ogni proprietario, teniamo ogni fattura archiviata e visibile, portiamo le spese significative al condominio con tre preventivi comparabili e presentiamo i conti all'approvazione del condominio a fine anno; il conto intestato al condominio e le firme che l'assemblea decide sono la base su cui si costruisce quel servizio. Non siamo revisori e non sostituiamo il voto dell'assemblea: i revisori dei conti che il condominio nomina, l'audit esterno che incarica e il consulente fiscale che decide quali dichiarazioni debba un dato condominio sono scelte proprie del condominio. Vedi il nostro servizio conti e quote, o chiedi un preventivo.
Domande frequenti
Il nostro amministratore dice che il denaro è sul «conto di amministrazione» dello studio. È legale?
La legge non lo vieta e il codice della professione non lo nomina, quindi non è illegale in sé; il codice esige che l'amministratore sia assicurato per i fondi che gli sono affidati. Resta comunque la formula sbagliata: la legge tratta il fondo di riserva e i fondi del condominio come propri del condominio, un creditore li cerca a nome del condominio, e una consegna da un conto comune è una trattativa. Chiedete un conto intestato al condominio e al suo NIF, con il presidente come firmatario.
Posso, come proprietario, vedere gli estratti bancari?
Sì. L'amministratore deve tenere la documentazione del condominio a disposizione dei proprietari (articolo 20.1.e), e gli estratti e le fatture sono quella documentazione. Un amministratore può chiedervi di passare in ufficio o pubblicarli in un portale; non può rifiutare. Se lo fa, mettete la richiesta all'ordine del giorno della prossima assemblea, che il presidente deve includere (articolo 16.2).
Chi deve firmare un bonifico?
Chi l'assemblea o lo statuto hanno deciso, perché la legge fissa il presidente come rappresentante e l'amministratore come colui che paga, ma non il mandato bancario. La nostra raccomandazione è il presidente sul conto in ogni caso, l'amministratore per i pagamenti ordinari entro il bilancio, e due firme sopra una soglia che l'assemblea fissa.
Il condominio deve presentare dichiarazioni fiscali?
Di solito due: il Modelo 347 per i fornitori pagati più di 3.005,06 euro nell'anno, escluse le utenze, l'acqua e l'assicurazione degli elementi comuni, e le ritenute trimestrali sugli onorari di un amministratore autonomo o di altro professionista, con il riepilogo annuale. Se il condominio ricava redditi dagli elementi comuni presenta anche il Modelo 184 e ciascun proprietario dichiara la sua parte. L'amministratore le presenta a partire dai registri del condominio.
Che cosa succede al conto quando cambiamo amministratore?
Nulla, se il conto è del condominio: l'assemblea revoca un firmatario e ne nomina un altro, la banca aggiorna il mandato e gli estratti continuano. Se il denaro sta sul conto comune del vecchio studio, il nuovo amministratore deve reclamarlo, e il tempo che ci vuole è del condominio. Il nostro articolo sul cambio di amministratore elenca che cosa esigere alla consegna, e il conto viene per primo.
