L'argent d'une copropriété est sur un compte bancaire, et les questions qu'un propriétaire à l'étranger se pose à son sujet sont toujours les trois mêmes : à quel nom il est, qui peut déplacer l'argent, et comment le voir sans prendre l'avion pour Fuerteventura. La loi espagnole sur la propriété horizontale n'y répond qu'en partie, parce qu'elle a été écrite avant la banque en ligne et qu'elle ne prononce jamais les mots « compte bancaire ». Elle dit en revanche qui représente la copropriété, qui paie et encaisse, qui approuve les comptes et qui garde les papiers, et de ces articles, des règles fiscales qui donnent à la copropriété son propre numéro et du code de la profession découle un court ensemble de règles. Cette note les expose : le compte au nom de la copropriété, les signatures, ce que l'administrateur peut et ne peut pas en faire, les trois façons dont les propriétaires le contrôlent, les obligations déclaratives que le compte entraîne, ce qui se passe quand la copropriété doit de l'argent, et la fraude qui détourne le paiement d'un fournisseur vers le compte d'un inconnu.
La copropriété a un numéro fiscal, et le compte le porte
Une copropriété n'a pas de personnalité juridique, mais le droit fiscal espagnol la traite tout de même comme un contribuable : la loi générale fiscale compte parmi les obligés las herencias yacentes, comunidades de bienes y demás entidades que, carentes de personalidad jurídica, constituyan una unidad económica o un patrimonio separado susceptibles de imposición, les successions non acceptées, les indivisions et les autres entités qui, dépourvues de personnalité juridique, forment une unité économique ou un patrimoine séparé susceptible d'imposition (Ley 58/2003, article 35.4). La copropriété a donc un numéro fiscal propre, et l'arrêté qui fixe la composition de ces numéros lui réserve une lettre : H. Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal, H pour les copropriétés sous le régime de la propriété horizontale (Orden EHA/451/2008, article 3). Le NIF qui commence par H est celui de la copropriété, et le compte bancaire qui reçoit les charges des propriétaires est ouvert avec lui, au nom de la copropriété.
C'est la première règle, et la loi l'appuie d'un autre côté. Le fonds de réserve que toute copropriété doit détenir, au moins 10 % de son dernier budget ordinaire, est défini par la loi comme un fonds cuya titularidad corresponde a todos los efectos a la comunidad, dont la propriété appartient à tous égards à la copropriété (Ley 49/1960, article 9.1.f), et le même article permet à la copropriété de le consacrer à une assurance de l'immeuble ou à un contrat d'entretien. Un fonds qui appartient à tous égards à la copropriété ne peut pas se trouver sur un compte qui appartient à quelqu'un d'autre. Il en va de même des charges ordinaires : lorsque la copropriété est poursuivie pour une dette, la loi dit qu'elle responderá de sus deudas frente a terceros con todos los fondos y créditos a su favor, répond de ses dettes envers les tiers avec tous les fonds et créances en sa faveur, et ce n'est qu'ensuite qu'un créancier peut se retourner contre chaque propriétaire pour sa part (article 22.1). Les fonds dont parle la loi sont ceux du compte.
Certains administrateurs tiennent encore un seul « compte d'administration » au nom du cabinet par lequel passe l'argent de plusieurs copropriétés. Le code de déontologie de la profession ne nomme pas cette pratique, et nous l'avons lu en cherchant la ligne : ce que le code exige, c'est que tout administrateur inscrit détienne une assurance couvrant la responsabilidad en la que pueda incurrir con respecto a los fondos, bienes y derechos que les hayan sido depositados o confiados en el ejercicio de su actividad profesional, la responsabilité qu'il peut encourir à l'égard des fonds, biens et droits qui lui ont été déposés ou confiés dans l'exercice de son activité professionnelle, avec un certificat de cette couverture sur demande (Código Deontológico du Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas, article 6), et que l'administrateur s'abstienne de recevoir des commissions ou des remises por los gastos comprometidos derivados de la cuenta de un mandante, pour les dépenses engagées à partir du compte d'un mandant, sans le consentement préalable de celui-ci (article 2.2, règle 3). Un compte commun n'est donc pas interdit par le code, et ce n'est pas non plus ce que nous recommandons : il mêle l'argent de la copropriété à celui du cabinet et à celui d'autres copropriétés, il transforme la passation lors d'un changement d'administrateur en négociation au lieu d'une signature, et si le cabinet fait faillite, la copropriété est un créancier parmi d'autres ; c'est aussi l'un des signaux d'alerte de notre note sur les honoraires et devis d'administrateur. Notre article sur le changement d'administrateur explique ce qu'il faut exiger à la passation ; le compte au nom de la copropriété, avec le NIF de la copropriété, est le premier point de cette liste.
Qui signe
La loi donne à la copropriété un président qui ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten, détient légalement la représentation de la copropriété, en justice et hors justice, dans toutes les affaires qui la concernent (article 13.3), et un administrateur dont les fonctions comprennent efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes, effectuer les paiements et réaliser les encaissements qui sont dus (article 20.1.d). La banque demande qui peut signer, et la loi ne répond pas ; l'assemblée le fait, par décision ordinaire, parce que toute affaire d'intérêt général pour la copropriété lui revient (article 14.e), et les statuts peuvent fixer une règle une fois pour toutes.
La formule que nous recommandons a deux niveaux. Le président est signataire sur le compte dans tous les cas, pour que le représentant de la copropriété puisse agir sur son propre argent et pour que la banque connaisse, derrière le numéro H, une personne qui n'est pas le cabinet. L'administrateur est signataire pour les paiements ordinaires que la loi lui confie, dans le budget que l'assemblée a approuvé. Pour une somme au-dessus d'un seuil que la copropriété fixe, un nouveau fournisseur ou tout virement hors budget, deux signatures sont requises, celle du président et celle de l'administrateur, ce qui sur un compte en ligne signifie une seconde validation avant que le virement ne parte. Et le président, ainsi que tout propriétaire que l'assemblée désigne, dispose d'un accès en lecture seule qui montre chaque mouvement le jour où il a lieu. Le seuil et les noms sont écrits dans le procès-verbal ; la banque en reçoit copie ; personne ne les change sans nouvelle décision.
Deux choses découlent de cette formule, auxquelles les propriétaires résistent parfois. La signature du président est du travail : une décision prise par l'assemblée a encore besoin d'une personne qui approuve le paiement, et un président à l'étranger a besoin de l'application de la banque pour le faire de là-bas. Et l'accès en lecture seule n'est pas un vote de défiance envers l'administrateur ; c'est les propriétaires qui voient leur propre argent, ce que la loi veut dire lorsqu'elle ordonne à l'administrateur de custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad, garder la documentation de la copropriété à la disposition des propriétaires (article 20.1.e).
Ce que l'administrateur peut en faire, et ce qu'il ne peut pas
L'administrateur paie ce que la copropriété a décidé de payer et encaisse ce qui est dû. La loi lui fait préparer et soumettre à l'assemblée el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos, le plan des dépenses prévisibles, en proposant les moyens nécessaires pour y faire face (article 20.1.b), exécuter les travaux que l'assemblée a approuvés et effectuer les paiements et encaissements dus (20.1.d), et veiller à l'entretien de l'immeuble, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios, en ordonnant les réparations et mesures qui sont urgentes et en en rendant compte immédiatement au président ou, le cas échéant, aux propriétaires (20.1.c). Ainsi les factures ordinaires dans le budget, la réparation urgente et l'encaissement des charges relèvent de l'administrateur ; un contrat de travaux, un nouveau service, un emprunt ou un appel de fonds extraordinaire relèvent de l'assemblée, et l'administrateur les exécute après le vote, pas avant. L'assemblée approuve el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes, le plan des recettes et dépenses prévisibles et les comptes correspondants (article 14.b), et tant qu'elle ne l'a pas fait, l'argent du compte n'est dépensé que pour ce que couvre le budget précédent et pour ce que la loi appelle urgent.
Trois pratiques s'ajoutent à la loi, et nous les traitons comme faisant partie du service plutôt que comme des suppléments. Les charges sont encaissées par prélèvement sur le compte de la copropriété, jamais sur celui du cabinet. Chaque facture est payée depuis le compte de la copropriété vers le compte du fournisseur, de sorte que le relevé bancaire et le dossier des factures racontent la même histoire. Et l'administrateur ne détient jamais d'espèces : une caisse dans un bureau est une somme qu'aucun relevé ne montre.
Trois façons dont les propriétaires le contrôlent
La première est l'assemblée annuelle. La loi fait que la copropriété se réunit por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas, au moins une fois par an pour approuver les budgets et les comptes (article 16.1), et un propriétaire qui veut une question à l'ordre du jour l'envoie par écrit au président et le président los incluirá en el orden del día de la siguiente Junta que se celebre, l'inscrit à l'ordre du jour de la prochaine assemblée tenue (article 16.2). Les comptes que l'assemblée approuve sont l'état de l'année, et notre note sur la lecture des comptes annuels depuis l'étranger explique quoi y chercher avant le vote. L'approbation est une décision comme une autre, à la majorité que la loi fixe pour les décisions ordinaires (article 17.7), et c'est le premier contrôle des propriétaires : une ligne inexpliquée est une raison de voter contre les comptes, pas une raison de voter pour avec une réclamation au procès-verbal.
La deuxième est la documentation. L'administrateur la tient à la disposition des propriétaires (article 20.1.e), et le secrétaire, qui est souvent la même personne, garde les registres de procès-verbaux et conserve durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones, pendant cinq ans, les convocations, communications, pouvoirs et autres documents pertinents des réunions (article 19.4). Un propriétaire peut demander à voir les relevés bancaires et les factures qui se trouvent derrière les comptes, et un administrateur qui répond qu'ils sont confidentiels a mal lu la loi : l'argent est aux propriétaires, et les papiers aussi. Dans les copropriétés que nous administrons, les états sont publiés chaque mois sur le portail des propriétaires, les mêmes chiffres pour chaque propriétaire, et les factures sont classées là où les propriétaires peuvent les voir.
Quand la réponse reste non, le chemin est d'abord celui de la loi, puis celui du tribunal, et l'Audiencia de Las Palmas l'a appliqué. En décembre 2016, elle a jugé le cas d'une coopérative qui se disait propriétaire d'un appartement dans un immeuble de Las Palmas de Gran Canaria et avait demandé au tribunal, avant tout procès, d'obliger la copropriété à exhiber son livre des procès-verbaux, son numéro fiscal, ses comptes, ses livres et ses relevés bancaires de 2010 à 2015 et tous les mouvements du compte de la copropriété depuis sa constitution. La demande a échoué, avec les dépens, pour trois raisons qu'un propriétaire à l'étranger devrait lire deux fois : la coopérative n'avait pas prouvé être propriétaire de l'appartement ; elle n'avait jamais notifié l'achat à la copropriété, comme l'exige l'article 9.1.i ; et les documents qu'elle voulait está a disposición de los titulares de la Comunidad de Propietarios pues es obligación del secretario administrador de la Comunidad custodiarla a disposición de estos, sont à la disposition des propriétaires de la copropriété parce que le secrétaire-administrateur doit les conserver ainsi, ce qui donne au propriétaire à qui on les refuse la facultad de pedir la convocatoria de una Junta o que se incluya en el orden del día de una Junta que sea tratado cualquier tema de interés para la Comunidad, la faculté de demander la convocation d'une assemblée ou l'inscription à un ordre du jour de toute question d'intérêt pour la copropriété (Audiencia Provincial de Las Palmas, auto 470/2016 du 14 décembre, reprenant les mots de l'Audiencia de Séville). Le tribunal a ajouté qu'une liste de cette taille était más propia de una auditoría, plus propre à un audit, qu'à l'action que la coopérative disait préparer. L'ordonnance est la carte du propriétaire : se faire connaître de la copropriété, demander par écrit à l'administrateur, puis au président, puis l'ordre du jour, et garder les lettres ; le juge vient en dernier, les lettres à la main.
La troisième est l'audit, que la loi ne réglemente pas et n'interdit pas. Une copropriété peut nommer un ou deux propriétaires comme vérificateurs des comptes, dans l'usage espagnol un censor de cuentas, qui voient les relevés et les factures avant l'assemblée et lui rendent compte ; ou elle peut confier à un comptable extérieur une revue ou un audit complet. L'un comme l'autre est une décision ordinaire de l'assemblée au titre de l'article 17.7, et le coût est une dépense de la copropriété. Une revue par des propriétaires ne coûte rien et relève l'essentiel de ce qui compte : un fournisseur payé deux fois, une charge encaissée et non déposée, un virement vers un compte que personne ne reconnaît. Un audit complet vaut son prix après un changement d'administrateur, après de gros travaux, ou lorsque l'assemblée a cessé de faire confiance aux comptes et que le vote devient une querelle.
Les obligations déclaratives que le compte apporte
Un compte avec le NIF de la copropriété fait de celle-ci un contribuable avec un calendrier, et les obligations sont celles de l'État, déposées auprès de l'agence fiscale nationale quelle que soit l'île. Deux s'appliquent à presque toute copropriété et une à certaines.
La première est la déclaration annuelle des opérations avec des tiers, le Modelo 347. Depuis 2014 les copropriétés sont expressément tenues d'y inclure las adquisiciones en general de bienes o servicios que efectúen al margen de las actividades empresariales o profesionales, incluso aunque no realicen actividades de esta naturaleza, les acquisitions en général de biens ou de services qu'elles effectuent en dehors de toute activité d'entreprise ou professionnelle, même si elles n'exercent aucune activité de cette nature (Real Decreto 1065/2007, article 31.1), pour chaque fournisseur avec lequel les opérations de l'année dépassent 3 005,06 euros ; le règlement exclut ensuite, pour les copropriétés, les fournitures d'électricité et de combustible destinées à la consommation commune, la fourniture d'eau destinée à la consommation commune et les assurances des éléments communs (article 33.5). Une copropriété avec un contrat d'ascenseur, un jardinier et une entreprise de nettoyage la dépose chaque février ; c'est l'administrateur qui le fait.
La deuxième est la retenue à la source. Le règlement de l'impôt sur le revenu compte parmi les obligés à retenir Las personas jurídicas y demás entidades, incluidas las comunidades de propietarios y las entidades en régimen de atribución de rentas, les personnes morales et autres entités, y compris les copropriétés et les entités en régime d'attribution de revenus (Real Decreto 439/2007, article 76.1.a). Une copropriété qui paie un administrateur indépendant, un avocat, un architecte ou un concierge salarié retient l'impôt sur ces paiements et le reverse chaque trimestre, avec un récapitulatif annuel. La propre facture de l'administrateur est le cas le plus courant, et la copropriété qui la paie brute a un problème qui ressortira dans une lettre.
La troisième s'applique quand la copropriété gagne quelque chose : la location d'un toit à un opérateur de télécommunications, un panneau sur la façade, un local de rangement loué à un voisin. Ce revenu n'est pas celui de la copropriété pour l'impôt ; il est attribué aux propriétaires selon leurs quotes-parts, et l'entité doit déposer une déclaration d'information sur las rentas a atribuir a sus socios, herederos, comuneros o partícipes, residentes o no en territorio español, les revenus à attribuer à ses associés, héritiers, indivisaires ou participants, résidents ou non en Espagne (Ley 35/2006, article 90.1), le Modelo 184, sauf si elle n'exerce aucune activité économique et si les revenus ne dépassent pas 3 000 euros par an (article 90.5). Chaque propriétaire déclare ensuite sa part, le non-résident sur le Modelo 210. Laquelle de ces trois une copropriété donnée doit, et si une obligation d'impôt indirect canarien s'y ajoute quand la copropriété loue des éléments communs, est une question pour le conseiller fiscal de la copropriété plutôt que pour cette note ; ce qui relève d'ici, c'est que le compte au nom de la copropriété est la trace documentaire à partir de laquelle chacune se construit, et qu'un administrateur qui garde l'argent sur un compte commun ne peut pas les déposer proprement.
Quand la copropriété doit de l'argent
Le compte est aussi l'endroit où un créancier regarde en premier. L'ordre de la loi est strict : la copropriété répond con todos los fondos y créditos a su favor, avec tous les fonds et créances en sa faveur, et ce n'est que subsidiairement, previo requerimiento de pago al propietario respectivo, après une mise en demeure de payer adressée au propriétaire concerné, que le créancier peut se retourner contre chaque propriétaire qui a été partie à la procédure pour sa part de l'impayé (article 22.1). Un propriétaire à jour envers la copropriété peut s'opposer à cette exécution en le prouvant (article 22.2). La lecture pratique est double. Une copropriété qui garde son fonds de réserve sur le compte, comme la loi le veut, a un coussin entre un jugement et les poches des propriétaires. Et un propriétaire à l'étranger qui paie ses charges à temps a une défense que la loi lui donne, pourvu que les reçus existent, ce qui est une raison de plus de payer par prélèvement sur le compte propre de la copropriété et de garder les relevés.
Le cas inverse, un propriétaire qui ne paie pas, est celui que la loi règle en détail, avec la procédure d'injonction spéciale, le certificat de dette et les intérêts que l'assemblée peut fixer (article 21), et le propriétaire à l'étranger dont l'agence fiscale a gelé le compte espagnol, de sorte que le prélèvement est rejeté, a une note à lui sur le compte gelé. Ce qui compte ici, c'est que la créance de la copropriété est payée sur le compte de la copropriété, et qu'une charge encaissée par l'administrateur en espèces ou sur le compte du cabinet est une dette que la copropriété n'a pas encore recouvrée.
Le paiement qui va sur le mauvais compte
La fraude qui atteint le plus souvent les copropriétés est un changement de compte bancaire. Un courriel arrive de l'adresse d'un fournisseur, ou d'une adresse à une lettre près, avec un nouvel IBAN pour la prochaine facture ; la facture est authentique, les travaux ont été faits, et le virement part chez un inconnu. La position de la copropriété ensuite est mauvaise : le fournisseur n'a pas été payé et reste créancier, et la banque dira que le virement était autorisé. Trois habitudes l'arrêtent. Le compte bancaire d'un fournisseur n'est changé qu'après un appel téléphonique à un numéro que la copropriété avait déjà, jamais à un numéro du courriel. La seconde signature sur les virements hors budget, celle du président, est une seconde paire d'yeux sur l'IBAN. Et l'accès en lecture seule qui permet aux propriétaires de voir les mouvements fait que le mauvais virement est vu en quelques jours plutôt qu'à l'assemblée annuelle.
La même habitude protège dans l'autre sens. L'IBAN propre de la copropriété, celui sur lequel les propriétaires paient, est envoyé aux propriétaires une fois, par écrit, avec le procès-verbal ; un propriétaire qui en reçoit un autre dans un message interroge l'administrateur par téléphone avant de payer.
Ce que nous faisons, et ce que nous ne faisons pas
Dans les copropriétés que nous administrons, nous rédigeons le budget annuel, encaissons les charges par prélèvement, publions les états chaque mois en langage clair sur le portail des propriétaires, les mêmes chiffres pour chaque propriétaire, gardons chaque facture classée et visible, soumettons les dépenses importantes à la copropriété avec trois devis comparables et présentons les comptes à l'approbation de la copropriété en fin d'année ; le compte au nom de la copropriété et les signatures que l'assemblée décide sont le socle de ce service. Nous ne sommes pas auditeurs et nous ne remplaçons pas le vote de l'assemblée : les vérificateurs que la copropriété nomme, l'audit extérieur qu'elle commande et le conseiller fiscal qui décide quelles déclarations une copropriété donnée doit sont les choix propres de la copropriété. Voyez notre service comptes et charges, ou demandez un devis.
Questions fréquentes
Notre administrateur dit que l'argent est sur « le compte d'administration » du cabinet. Est-ce légal ?
La loi ne l'interdit pas et le code de la profession ne le nomme pas, ce n'est donc pas illégal en soi ; le code exige que l'administrateur soit assuré pour les fonds qui lui sont confiés. C'est tout de même la mauvaise formule : la loi traite le fonds de réserve et les fonds de la copropriété comme les siens propres, un créancier les cherche au nom de la copropriété, et une passation depuis un compte commun est une négociation. Demandez un compte au nom et au NIF de la copropriété, avec le président comme signataire.
Puis-je, en tant que propriétaire, voir les relevés bancaires ?
Oui. L'administrateur doit tenir la documentation de la copropriété à la disposition des propriétaires (article 20.1.e), et les relevés et les factures sont cette documentation. Un administrateur peut vous demander de passer au bureau ou les publier sur un portail ; il ne peut pas refuser. S'il refuse, mettez la demande à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, que le président doit inscrire (article 16.2).
Qui doit signer un virement ?
Celui que l'assemblée ou les statuts ont décidé, parce que la loi fixe le président comme représentant et l'administrateur comme celui qui paie, mais pas le mandat bancaire. Notre recommandation est le président sur le compte dans tous les cas, l'administrateur pour les paiements ordinaires dans le budget, et deux signatures au-dessus d'un seuil que l'assemblée fixe.
La copropriété doit-elle déposer des déclarations fiscales ?
Généralement deux : le Modelo 347 pour les fournisseurs payés plus de 3 005,06 euros dans l'année, hors fournitures, eau et assurance des éléments communs, et les retenues trimestrielles sur les honoraires d'un administrateur indépendant ou d'un autre professionnel, avec le récapitulatif annuel. Si la copropriété tire des revenus d'éléments communs, elle dépose aussi le Modelo 184 et chaque propriétaire déclare sa part. L'administrateur les dépose à partir des registres de la copropriété.
Que devient le compte quand nous changeons d'administrateur ?
Rien, si le compte est celui de la copropriété : l'assemblée retire un signataire et en nomme un autre, la banque met à jour le mandat, et les relevés continuent. Si l'argent est sur le compte commun de l'ancien cabinet, le nouvel administrateur doit le réclamer, et le temps que cela prend est celui de la copropriété. Notre article sur le changement d'administrateur liste ce qu'il faut exiger à la passation, et le compte vient en premier.
