Die Hausverwaltung in Spanien wechseln — und wann der richtige Zeitpunkt ist

Die meisten Eigentümer denken erst dann darüber nach, wer ihre Comunidad (ihre Eigentümergemeinschaft) verwaltet, wenn etwas schiefläuft: Die Abrechnungen kommen eine Woche vor der Versammlung, im August geht niemand ans Telefon, ein Wasserschaden wartet drei Monate auf die Reparatur, oder die Schuldnerliste ist vier Jahre lang leise gewachsen. Dann steht auf jeder ordentlichen Versammlung dieselbe Frage im Raum — können wir den Verwalter überhaupt wechseln, oder sitzen wir fest?

Sie sitzen nicht fest. Das spanische Recht macht daraus eine der einfachsten Entscheidungen, die eine Gemeinschaft treffen kann. Woran Gemeinschaften scheitern, ist nicht das Gesetz — es sind der Zeitpunkt und die Übergabe.

Die Rechtslage in einem Absatz

Nach dem spanischen Wohnungseigentumsrecht (Ley de Propiedad Horizontal, LPH) sind Bestellung und Abberufung des Verwalters allein Sache der Junta de Propietarios — der Eigentümerversammlung — und sonst niemandes (Art. 14.a). Artikel 13.7 ist unmissverständlich: Sofern Ihre Statuten nichts anderes bestimmen, werden die Ämter für ein Jahr vergeben, und für die Bestellten gilt: "podrán ser removidos de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la Junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria" — sie können also schon vor Ablauf der Amtszeit abberufen werden, durch Beschluss der Eigentümerversammlung in einer eigens einberufenen außerordentlichen Sitzung.

Also: keine Einstimmigkeit, kein Notar, kein Gericht. Eine Versammlung und ein Beschluss.

Welche Mehrheit brauchen Sie?

Abberufung und Neubestellung des Verwalters gehören nicht zu den Sonderfällen des Artikels 17 und fallen damit unter die Auffangregel (Art. 17.7): die einfache Mehrheit — in erster Einberufung die Mehrheit der Eigentümer, die zugleich die Mehrheit der Beteiligungsquoten vertritt; in zweiter Einberufung die Mehrheit der Anwesenden, sofern sie mehr als die Hälfte der vertretenen Quoten stellt.

Zwei praktische Hinweise. Erstens: Eigentümer, die mit ihren Gemeinschaftsgebühren im Rückstand sind, dürfen teilnehmen und sich äußern, haben aber kein Stimmrecht (Art. 15.2) — was die Arithmetik gelegentlich verschiebt. Zweitens: Vollmachten zählen. Ein Eigentümer in Düsseldorf, der eine unterschriebene Vollmacht schickt, ist genauso anwesend wie der Nachbar von unten.

Die Versammlung einberufen

Einberufen wird die Junta vom Präsidenten. Zögert Ihr Präsident, gibt die LPH den Eigentümern einen Hebel: Eigentümer, die 25 % der Beteiligungsquoten vertreten (oder 25 % der Eigentümer), können die Einberufung einer Versammlung verlangen (Art. 16.2).

Drei Dinge müssen in der Einberufung stimmen — denn eine schlampige Einberufung ist der einfachste Weg, den Beschluss später anfechtbar zu machen:

• Ein ausdrücklicher Tagesordnungspunkt. Nicht "Verschiedenes". Sondern etwa "Cese del administrador actual y nombramiento de nuevo administrador" — Abberufung des aktuellen Verwalters und Bestellung eines neuen. Beschlüsse zu Punkten, die nicht auf der Tagesordnung stehen, sind angreifbar.
• Eine ordentliche Frist. Die ordentliche Jahresversammlung braucht mindestens sechs Tage Vorlauf (Art. 16.3); für eine außerordentliche gilt: so viel Vorlauf wie machbar. Sechs Tage sind die gesetzliche Untergrenze, kein Zielwert — für eine Gemeinschaft mit Eigentümern im Ausland sind drei bis vier Wochen das anständige Minimum, und Ihre Statuten können mehr verlangen.
• Die Schuldnerliste. Die Einberufung muss die Liste der Eigentümer enthalten, die mit ihren Zahlungen an die Gemeinschaft im Rückstand sind (Art. 16.2). Sie wegzulassen ist ein häufiger Formfehler.

Was wirklich darüber entscheidet, ob der Wechsel gelingt: die Übergabe

Die Abstimmung dauert zehn Minuten. Die Übergabe ist die Stelle, an der Gemeinschaften ein Jahr verlieren.

Hier ist die LPH dünner, als viele erwarten. Sie verpflichtet den Verwalter, "custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad" — die Unterlagen der Gemeinschaft also zu verwahren und für die Eigentümer bereitzuhalten (Art. 20.e); daneben regelt Artikel 19 das Protokollbuch. Die vertrauten Fristen aber, die Sie online lesen werden (zehn Tage für die wesentlichen Unterlagen, fünfundvierzig für die Buchhaltung), stammen aus den Standesregeln des Berufsstands, nicht aus dem Gesetz. Behandeln Sie sie als gute Praxis, die man schriftlich festhalten muss — nicht als Recht, das sich von selbst durchsetzt.

Schreiben Sie sie deshalb direkt in den Beschluss. Das Protokoll sollte das Datum des Ausscheidens festhalten — und eine Frist, bis zu der mindestens Folgendes zu übergeben ist:

• das libro de actas (das Protokollbuch) mit sämtlichen Protokollen;
• die Kontoauszüge der Gemeinschaft und der Wechsel der Zeichnungsberechtigten — das Konto muss auf Namen und CIF der Gemeinschaft laufen, niemals auf den Verwalter;
• die Schuldnerliste mit den Belegen zu jedem einzelnen Fall und dem Stand aller bereits gerichtlich anhängigen Forderungen;
• die laufenden Verträge: Aufzug, Reinigung, Gartenpflege, Pool, Versicherung, Energieversorgung, dazu etwaige Arbeitsverträge samt Sozialversicherungsstand;
• die technische Dokumentation: das Gebäudebuch, falls es eines gibt, Bescheinigungen der ITE (der technischen Gebäudeinspektion) und weiterer Prüfungen, Aufzugsprüfungen, Legionellen- und Poolnachweise;
• der letzte genehmigte Haushalt samt Jahresabrechnung und der Stand des Reservefonds.

Ein neuer Verwalter, der ohne die Schuldnerakten übernimmt, ist ein neuer Verwalter, der Ihre Zahlungsrückstände stillschweigend abschreibt. Fragen Sie zuerst nach dieser Liste.

Gibt es eine Vertragsstrafe für den Wechsel?

Rechtlich kann die Junta den Verwalter jederzeit abberufen — das ist Artikel 13.7, und er lässt sich vertraglich nicht abbedingen. Was Sie womöglich schulden, ist eine Vertragsfrage: Manche Verwalterverträge haben eine feste Laufzeit und sehen für die vorzeitige Kündigung die restlichen Monate vor. Lesen Sie den Vertrag vor der Versammlung — er gehört in die Diskussion.

In der Praxis laufen die meisten Verträge auf Fuerteventura über ein Jahr und enden mit der Bestellung — deshalb ist die ordentliche Eigentümerversammlung der natürliche Moment. Und eine professionelle Verwaltung, die Ihre Gemeinschaft übernehmen möchte, sollte für ihren Antritt kein Geld verlangen. Wir tun es nicht — die Übernahme einer Gemeinschaft mitten in der Laufzeit oder zur Verlängerung kostet so oder so nichts extra.

Der Zeitpunkt: Zielen Sie auf den Haushaltszyklus

Diesen Teil plant fast niemand.

Das Wirtschaftsjahr Ihrer Gemeinschaft ist ein Zyklus: Die ordentliche Versammlung genehmigt die Jahresabrechnung des abgelaufenen Jahres und den Haushalt für das kommende, und aus diesem Haushalt leiten sich die Gemeinschaftsgebühren ab, die jeder zahlt. Wechseln Sie den Verwalter auf der Versammlung, die den nächsten Haushalt beschließt, verantwortet die neue Verwaltung die Zahlen, an denen sie gemessen wird. Wechseln Sie drei Monate später, verwaltet jemand ein Jahr lang einen Haushalt, den er nicht mit aufgestellt hat — und jede unbequeme Zahl hat zwei mögliche Urheber.

Die nützliche Frage lautet also nicht "Wann können wir wechseln?", sondern "Wann genehmigt unsere Gemeinschaft ihren Haushalt?" Rechnen Sie von diesem Datum zurück:

1. Drei bis vier Monate vorher — Angebote einholen und sauber vergleichen (siehe unten). Schriftlich, mit klar benanntem Leistungsumfang.
2. Sechs bis acht Wochen vorher — der Vorstand einigt sich auf eine Empfehlung, und der Präsident setzt den Punkt auf die Tagesordnung der ordentlichen Versammlung.
3. Auf der Versammlung — Jahresabrechnung genehmigt, Haushalt genehmigt, Verwalter bestellt. Eine Versammlung, ein sauberer Schnitt.
4. In den Wochen danach — die Übergabe, nach den im Protokoll festgehaltenen Fristen.

Gemeinschaften, die auf den Haushaltszyklus 2027 zusteuern, sollten das erste Gespräch jetzt führen — nicht in der Woche der Versammlung.

Was Sie jeden Verwalter vor der Bestellung fragen sollten

Nach Artikel 13.6 kann das Amt bei einem Eigentümer liegen, bei einem qualifizierten Berufsverwalter oder bei einem Unternehmen. Diese Freiheit hat zwei Seiten — fragen Sie deshalb:

• Qualifikation und Registrierung. Ist der Verwalter colegiado — Mitglied der Berufskammer — und besteht eine Berufshaftpflichtversicherung? Lassen Sie sich beides zeigen.
• Ein schriftliches Festhonorar und eine klare Aussage, was nicht darin enthalten ist. Ein Angebot, das nicht sagen kann, was es umfasst, ist ein Angebot, über das Sie später streiten werden.
• Wo das Geld liegt. Konto der Gemeinschaft, CIF der Gemeinschaft, Unterschriften der Gemeinschaft.
• Wie oft Sie die Abrechnungen sehen. Monatlich schlägt "auf der Versammlung" um Längen — ein im März entdeckter Fehler ist eine Korrektur; derselbe Fehler im Dezember ist ein Streit.
• Disziplin bei Auftragsvergaben. Drei Angebote für größere Arbeiten, und keine Provision von irgendeinem Anbieter. Lassen Sie sich das ausdrücklich bestätigen.
• Umgang mit Zahlungsrückständen. Was bei 30, 60 und 90 Tagen passiert — und wer die Beitreibung bezahlt.
• Sprachen. In einer Gemeinschaft, in der die Hälfte der Eigentümer im Ausland lebt, ist ein Verwalter, der nur auf Spanisch schreibt, ein Übersetzungsproblem, das Sie erben.
• Was Eigentümer selbst einsehen können. Unser eigenes Eigentümerportal ist bei jeder Gemeinschaft, die wir verwalten, inklusive: Abrechnungen online veröffentlicht, Vorgänge mit Fotos dokumentiert, Einberufungen und das Vollmachtsformular an einem Ort — auf Deutsch, Englisch und Spanisch, hinter einem einzigen Login.

Nichts davon ist exotisch. Es ist das Minimum, das ein Gebäude verdient.