El dinero de una comunidad de propietarios está en una cuenta bancaria, y las preguntas que un propietario en el extranjero se hace sobre ella son siempre las mismas tres: a nombre de quién está, quién puede mover el dinero y cómo puedo verla sin volar a Fuerteventura. La Ley de Propiedad Horizontal las contesta solo en parte, porque se escribió antes de la banca en línea y nunca dice las palabras «cuenta bancaria». Sí dice quién representa a la comunidad, quién paga y cobra, quién aprueba las cuentas y quién guarda los papeles, y de esos artículos, de las normas fiscales que dan a la comunidad su propio número y del código de la profesión sale un conjunto breve de reglas. Esta nota las expone: la cuenta a nombre de la comunidad, las firmas, lo que el administrador puede y no puede hacer con ella, las tres formas en que los propietarios la comprueban, las obligaciones de información que la cuenta arrastra, lo que pasa cuando la comunidad debe dinero y el fraude que desvía el pago a un proveedor a la cuenta de un desconocido.
La comunidad tiene un número fiscal, y la cuenta lo lleva
Una comunidad de propietarios no tiene personalidad jurídica, pero la ley tributaria la trata igualmente como obligado tributario: la Ley General Tributaria cuenta entre los obligados a las herencias yacentes, comunidades de bienes y demás entidades que, carentes de personalidad jurídica, constituyan una unidad económica o un patrimonio separado susceptibles de imposición (Ley 58/2003, artículo 35.4). Así que la comunidad tiene un número de identificación fiscal propio, y la orden que fija cómo se componen esos números le reserva una letra: H. Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal (Orden EHA/451/2008, artículo 3). El NIF que empieza por H es el de la comunidad, y la cuenta bancaria que recibe las cuotas de los propietarios se abre con él, a nombre de la comunidad.
Esa es la primera regla, y la ley la apoya desde otro lado. El fondo de reserva que toda comunidad debe tener, al menos el 10 % de su último presupuesto ordinario, lo define la ley como un fondo cuya titularidad corresponde a todos los efectos a la comunidad (Ley 49/1960, artículo 9.1.f), y el mismo artículo permite a la comunidad gastarlo en un seguro del edificio o en un contrato de mantenimiento. Un fondo que pertenece a la comunidad a todos los efectos no puede estar en una cuenta que pertenece a otro. Lo mismo vale para las cuotas ordinarias: cuando la comunidad es demandada por una deuda, la ley dice que responderá de sus deudas frente a terceros con todos los fondos y créditos a su favor, y solo después puede el acreedor dirigirse contra cada propietario por su parte (artículo 22.1). Los fondos de los que habla la ley son los que están en la cuenta.
Algunos administradores siguen llevando una única «cuenta de administración» a nombre del despacho por la que pasa el dinero de varias comunidades. El código deontológico de la profesión no nombra esa práctica, y lo leímos buscando la línea: lo que el código sí exige es que todo administrador colegiado tenga un seguro que garantice la responsabilidad en la que pueda incurrir con respecto a los fondos, bienes y derechos que les hayan sido depositados o confiados en el ejercicio de su actividad profesional, con un certificado de esa cobertura a petición del interesado (Código Deontológico del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas, artículo 6), y que el administrador se abstenga de recibir comisiones o descuentos por los gastos comprometidos derivados de la cuenta de un mandante, sin haber obtenido antes el consentimiento del mandante (artículo 2.2, norma 3.ª). Una cuenta común no está, por tanto, prohibida por el código, y tampoco es lo que recomendamos: mezcla el dinero de la comunidad con el del despacho y con el de otras comunidades, convierte la entrega en un cambio de administrador en una negociación en lugar de una firma, y si el despacho quiebra, la comunidad es un acreedor entre muchos; es además una de las señales de alarma de nuestra nota sobre honorarios y presupuestos del administrador. Nuestra pieza sobre cambiar de administrador explica qué exigir en la entrega; la cuenta a nombre de la comunidad, con el NIF de la comunidad, es el primer punto de esa lista.
Quién firma
La ley da a la comunidad un presidente que ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten (artículo 13.3), y un administrador entre cuyas funciones está efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes (artículo 20.1.d). El banco pregunta quién puede firmar, y la ley no contesta; contesta la junta, por acuerdo ordinario, porque todo asunto de interés general para la comunidad le corresponde (artículo 14.e), y los estatutos pueden fijar una regla de una vez por todas.
La fórmula que recomendamos tiene dos capas. El presidente es firmante en la cuenta en todo caso, para que el representante de la comunidad pueda actuar sobre su propio dinero y para que el banco conozca a una persona detrás del número H que no es el despacho. El administrador es firmante para los pagos ordinarios que la ley le encomienda, dentro del presupuesto que la junta aprobó. Para una cantidad por encima de un umbral que fija la comunidad, un proveedor nuevo o cualquier transferencia fuera del presupuesto se exigen dos firmas, la del presidente y la del administrador, lo que en una cuenta en línea significa una segunda aprobación antes de que la transferencia salga. Y el presidente, y cualquier propietario que la junta designe, tiene un acceso de solo lectura que muestra cada movimiento el día en que se produce. El umbral y los nombres se escriben en el acta; el banco recibe una copia; nadie los cambia sin un nuevo acuerdo.
De esa fórmula se siguen dos cosas que a veces los propietarios resisten. La firma del presidente es trabajo: un acuerdo que la junta tomó sigue necesitando a una persona que apruebe el pago, y un presidente en el extranjero necesita la aplicación del banco para hacerlo desde allí. Y el acceso de solo lectura no es un voto de desconfianza hacia el administrador; es que los propietarios ven su propio dinero, que es lo que la ley quiere decir cuando ordena al administrador custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad (artículo 20.1.e).
Lo que el administrador puede hacer con ella, y lo que no
El administrador paga lo que la comunidad ha decidido pagar y cobra lo que se debe. La ley le hace preparar y someter a la junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos (artículo 20.1.b), ejecutar las obras que la junta aprobó y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes (20.1.d), y atender a la conservación del edificio, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios (20.1.c). Así que las facturas ordinarias dentro del presupuesto, la reparación urgente y el cobro de las cuotas son cosa del administrador; un contrato de obras, un servicio nuevo, un préstamo o una derrama son cosa de la junta, y el administrador los ejecuta después del voto, no antes. La junta aprueba el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes (artículo 14.b), y hasta que lo ha hecho, el dinero de la cuenta se gasta solo en lo que cubre el presupuesto anterior y en lo que la ley llama urgente.
Tres prácticas se asientan sobre la ley, y las tratamos como parte del servicio y no como extras. Las cuotas se cobran por domiciliación en la cuenta de la comunidad, nunca en la del despacho. Cada factura se paga desde la cuenta de la comunidad a la cuenta del proveedor, para que el extracto bancario y el archivo de facturas cuenten la misma historia. Y el administrador nunca tiene efectivo: una caja en una oficina es una suma que ningún extracto muestra.
Tres formas en que los propietarios la comprueban
La primera es la junta anual. La ley hace que la comunidad se reúna por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas (artículo 16.1), y un propietario que quiera una cuestión en el orden del día la envía por escrito al presidente y el presidente los incluirá en el orden del día de la siguiente Junta que se celebre (artículo 16.2). Las cuentas que la junta aprueba son el estado del año, y nuestra nota sobre leer las cuentas anuales desde el extranjero explica qué buscar en ellas antes de la votación. La aprobación es un acuerdo como cualquier otro, por la mayoría que la ley fija para los acuerdos ordinarios (artículo 17.7), y es el primer control de los propietarios: una partida sin explicar es un motivo para votar en contra de las cuentas, no para votar a favor con una queja en el acta.
La segunda es la documentación. El administrador la tiene a disposición de los propietarios (artículo 20.1.e), y el secretario, que a menudo es la misma persona, custodia los libros de actas y conserva durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (artículo 19.4). Un propietario puede pedir ver los extractos bancarios y las facturas que hay detrás de las cuentas, y un administrador que responde que son confidenciales ha leído mal la ley: el dinero es de los propietarios, y los papeles también. En las comunidades que administramos los estados se publican cada mes en el portal del propietario, los mismos números para todos, y las facturas se archivan donde los propietarios pueden verlas.
Cuando la respuesta sigue siendo no, el camino es primero el de la ley y después el del juzgado, y la Audiencia de Las Palmas lo ha aplicado. En diciembre de 2016 resolvió el caso de una cooperativa que decía ser dueña de un piso en un edificio de Las Palmas de Gran Canaria y había pedido al juzgado, antes de cualquier demanda, que obligara a la comunidad a exhibir el libro de actas, el NIF, las cuentas, los libros y los extractos bancarios de 2010 a 2015 y todos los movimientos de la cuenta de la comunidad desde su constitución. La petición fracasó, con costas, por tres razones que un propietario en el extranjero debería leer dos veces: la cooperativa no había probado ser dueña del piso; nunca había comunicado a la comunidad la compra, como exige el artículo 9.1.i; y la documentación que pedía está a disposición de los titulares de la Comunidad de Propietarios pues es obligación del secretario administrador de la Comunidad custodiarla a disposición de estos, lo que da al propietario al que se la niegan la facultad de pedir la convocatoria de una Junta o que se incluya en el orden del día de una Junta que sea tratado cualquier tema de interés para la Comunidad (Audiencia Provincial de Las Palmas, auto 470/2016 de 14 de diciembre, haciendo suyas las palabras de la Audiencia de Sevilla). El tribunal añadió que una lista de ese tamaño era más propia de una auditoría que de la demanda que la cooperativa decía preparar. El auto es el mapa del propietario: darse a conocer a la comunidad, pedir por escrito al administrador, después al presidente, después el orden del día, y guardar las cartas; el juez llega el último, con las cartas en la mano.
La tercera es la auditoría, que la ley no regula y no prohíbe. Una comunidad puede nombrar a uno o dos propietarios como revisores de cuentas, en el uso español un censor de cuentas, que ven los extractos y las facturas antes de la junta e informan a ella; o puede encargar a un contable externo una revisión o una auditoría completa. Cualquiera de las dos es un acuerdo ordinario de la junta conforme al artículo 17.7, y el coste es un gasto de la comunidad. Una revisión por propietarios no cuesta nada y detecta la mayor parte de lo que importa: un proveedor pagado dos veces, una cuota cobrada y no ingresada, una transferencia a una cuenta que nadie reconoce. Una auditoría completa vale su precio tras un cambio de administrador, tras una obra grande o cuando la junta ha dejado de confiar en las cuentas y la votación se está convirtiendo en una pelea.
Las obligaciones de información que trae la cuenta
Una cuenta con el NIF de la comunidad hace de la comunidad un obligado tributario con calendario, y las obligaciones son estatales, presentadas ante la agencia tributaria nacional sea cual sea la isla. Dos se aplican a casi toda comunidad y una a algunas.
La primera es la declaración anual de operaciones con terceras personas, el modelo 347. Desde 2014 las comunidades de propietarios están expresamente obligadas a incluir en ella las adquisiciones en general de bienes o servicios que efectúen al margen de las actividades empresariales o profesionales, incluso aunque no realicen actividades de esta naturaleza (Real Decreto 1065/2007, artículo 31.1), para cada proveedor con el que las operaciones del año superen los 3.005,06 euros; el reglamento excluye después, para las comunidades, los suministros de electricidad y combustible para consumo comunitario, el suministro de agua para consumo comunitario y los seguros de los elementos comunes (artículo 33.5). Una comunidad con un contrato de ascensor, un jardinero y una empresa de limpieza lo presenta cada febrero; lo hace el administrador.
La segunda es la retención. El reglamento del impuesto sobre la renta cuenta entre los obligados a retener a Las personas jurídicas y demás entidades, incluidas las comunidades de propietarios y las entidades en régimen de atribución de rentas (Real Decreto 439/2007, artículo 76.1.a). Una comunidad que paga a un administrador autónomo, a un abogado, a un arquitecto o a un portero en nómina retiene el impuesto sobre esos pagos y lo ingresa cada trimestre, con un resumen anual. La propia factura del administrador es el caso más común, y la comunidad que la paga íntegra tiene un problema que aflorará en una carta.
La tercera se aplica cuando la comunidad gana algo: el alquiler de una azotea a una operadora de telecomunicaciones, una valla en la fachada, un trastero alquilado a un vecino. Esa renta no es de la comunidad a efectos fiscales; se atribuye a los propietarios en sus cuotas, y la entidad tiene que presentar una declaración informativa relativa a las rentas a atribuir a sus socios, herederos, comuneros o partícipes, residentes o no en territorio español (Ley 35/2006, artículo 90.1), el modelo 184, salvo que no ejerza actividad económica y las rentas no superen los 3.000 euros anuales (artículo 90.5). Cada propietario declara después su parte, el no residente en el modelo 210. Cuál de estas tres debe una comunidad concreta, y si se añade una obligación del impuesto indirecto canario cuando la comunidad alquila elementos comunes, es una cuestión para el asesor fiscal de la comunidad más que para esta nota; lo que corresponde aquí es que la cuenta a nombre de la comunidad es el rastro documental del que cada una se construye, y que un administrador que guarda el dinero en una cuenta común no puede presentarlas limpiamente.
Cuando la comunidad debe dinero
La cuenta es también donde un acreedor mira primero. El orden de la ley es estricto: la comunidad responde con todos los fondos y créditos a su favor, y solo subsidiariamente, previo requerimiento de pago al propietario respectivo, puede el acreedor dirigirse contra cada propietario que fue parte en el proceso por su parte de lo impagado (artículo 22.1). Un propietario que está al corriente con la comunidad puede oponerse a esa ejecución acreditándolo (artículo 22.2). La lectura práctica es doble. Una comunidad que mantiene su fondo de reserva en la cuenta, como la ley pretende, tiene un colchón entre una sentencia y los bolsillos de los propietarios. Y un propietario en el extranjero que paga sus cuotas a tiempo tiene una defensa que la ley le entrega, siempre que existan los recibos, lo que es una razón más para pagar por domiciliación en la propia cuenta de la comunidad y guardar los extractos.
El caso inverso, un propietario que no paga, es el que la ley regula con detalle, con el procedimiento monitorio especial, el certificado de la deuda y los intereses que la junta puede fijar (artículo 21), y el propietario en el extranjero cuya cuenta española ha embargado la agencia tributaria, de modo que la domiciliación se devuelve, tiene una nota propia sobre la cuenta bloqueada. Lo que importa aquí es que la reclamación de la comunidad se cobra en la cuenta de la comunidad, y que una cuota cobrada por el administrador en efectivo o en la cuenta del despacho es una deuda que la comunidad aún no ha recuperado.
El pago que va a la cuenta equivocada
El fraude que más llega a las comunidades es un cambio de cuenta bancaria. Llega un correo desde la dirección de un proveedor, o desde una que difiere en una letra, con un IBAN nuevo para la siguiente factura; la factura es auténtica, las obras se hicieron, y la transferencia va a un desconocido. La posición de la comunidad después es mala: el proveedor no ha cobrado y se le debe, y el banco dirá que la transferencia estaba autorizada. Tres hábitos lo paran. La cuenta bancaria de un proveedor se cambia solo tras una llamada telefónica a un número que la comunidad ya tenía, nunca a uno del correo. La segunda firma en las transferencias fuera del presupuesto, la del presidente, es un segundo par de ojos sobre el IBAN. Y el acceso de solo lectura que permite a los propietarios ver los movimientos hace que la transferencia equivocada se vea en días y no en la junta anual.
El mismo hábito protege en la otra dirección. El IBAN propio de la comunidad, aquel en el que pagan los propietarios, se envía a los propietarios una vez, por escrito, con el acta; un propietario que recibe otro distinto en un mensaje pregunta al administrador por teléfono antes de pagar.
Qué hacemos, y qué no
En las comunidades que administramos redactamos el presupuesto anual, cobramos las cuotas por domiciliación, publicamos los estados cada mes en lenguaje llano en el portal del propietario, los mismos números para todos, mantenemos cada factura archivada y visible, llevamos el gasto significativo a la comunidad con tres presupuestos comparables y presentamos las cuentas para su aprobación por la comunidad al cierre del año; la cuenta a nombre de la comunidad y las firmas que la junta decide son la base sobre la que se construye ese servicio. No somos auditores y no sustituimos el voto de la junta: los revisores de cuentas que la comunidad nombra, la auditoría externa que encarga y el asesor fiscal que decide qué declaraciones debe una comunidad concreta son decisiones propias de la comunidad. Vea nuestro servicio de cuentas y cuotas, o pida un presupuesto.
Preguntas frecuentes
Nuestro administrador dice que el dinero está en «la cuenta de administración» del despacho. ¿Es legal?
La ley no lo prohíbe y el código de la profesión no lo nombra, así que no es ilegal en sí; el código exige que el administrador esté asegurado por los fondos que se le confían. Sigue siendo la fórmula equivocada: la ley trata el fondo de reserva y los fondos de la comunidad como propios de la comunidad, un acreedor los busca a nombre de la comunidad, y una entrega desde una cuenta común es una negociación. Pida una cuenta a nombre de la comunidad y con su NIF, con el presidente como firmante.
¿Puedo, como propietario, ver los extractos bancarios?
Sí. El administrador debe tener la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios (artículo 20.1.e), y los extractos y las facturas son esa documentación. Un administrador puede pedirle que vaya a la oficina o puede publicarlos en un portal; no puede negarse. Si lo hace, ponga la petición en el orden del día de la siguiente junta, que el presidente debe incluir (artículo 16.2).
¿Quién tiene que firmar una transferencia?
Quien la junta o los estatutos hayan decidido, porque la ley fija al presidente como representante y al administrador como quien paga, pero no el mandato bancario. Nuestra recomendación es el presidente en la cuenta en todo caso, el administrador para los pagos ordinarios dentro del presupuesto, y dos firmas por encima de un umbral que fija la junta.
¿Tiene la comunidad que presentar declaraciones fiscales?
Normalmente dos: el modelo 347 por los proveedores a los que se pagó más de 3.005,06 euros en el año, excluidos los suministros, el agua y el seguro de los elementos comunes, y las retenciones trimestrales sobre los honorarios de un administrador autónomo u otro profesional, con el resumen anual. Si la comunidad obtiene rentas de elementos comunes presenta además el modelo 184 y cada propietario declara su parte. El administrador las presenta a partir de los registros de la comunidad.
¿Qué pasa con la cuenta cuando cambiamos de administrador?
Nada, si la cuenta es de la comunidad: la junta retira a un firmante y nombra a otro, el banco actualiza el mandato y los extractos continúan. Si el dinero está en la cuenta común del antiguo despacho, el nuevo administrador tiene que reclamarlo, y el tiempo que eso lleva es de la comunidad. Nuestra pieza sobre cambiar de administrador enumera qué exigir en la entrega, y la cuenta es lo primero.
