十月，PDF随会议通知一起发来：十四页、三栏数字和一场你不会亲自出席的会议。法律对这些文件的要求（LPH第14、15、16、19条），最重要的五页——预算对比实际、银行对账、欠费名单、不低于10%的储备金一行、单列的特别分摊款——，身在海外的十分钟核查，危险信号，以及如何在委托投票之前把问题列入议程。
十月，PDF随会议通知一起发来：十四页、三栏数字、末尾一份名单，还有一场你不会亲自出席的会议。大多数身在海外的业主只看总数，核对自己那份费用，然后归档。这很可惜，因为业主共同体的年度账目是一年中唯一能告诉你——你拥有一份产权的那栋楼是否管理得当——的文件，而法律赋予你在两千公里之外阅读、质询并投票表决它的权利。以下是我们为所管理的共同体读账的方式，也是你可以在十分钟内读懂自家账目的方法。
业主大会每年至少召开一次，“以批准预算和账目”（Ley de Propiedad Horizontal第16.1条）；批准“预计收支计划及相应账目”是业主大会的专属职权（第14.b条），而编制该计划并提交大会是管理人的义务（第20.b条）。普通业主大会的通知至少提前六天发出（第16.3条），必须写明议程、地点、日期和时间——并且必须附上拖欠费用的业主名单，同时警告他们可以出席但不能投票（第16.2条、第15.2条）。任何业主都可以书面请求主席把某个议题列入下次大会的议程，主席必须列入（第16.2条）。
会后是会议记录：日期和地点、召集人、普通或特别会议、所有出席或受托出席者及其份额、议程，以及在需要时注明赞成和反对票的决议（第19.2条）。记录须由主席和秘书在十个自然日内签署封存，并寄送给每位业主，寄往其向共同体登记的地址（第19.3条、第9.1.h条）。自封存之日起决议即可执行；投反对票、缺席或被不当剥夺投票权的业主有三个月时间向法院提出异议——若决议违反法律或章程，则为一年——且须缴清自己的费用方可提出（第18条）。秘书须将每次会议的通知、委托书和文件保存五年（第19.4条）。
这些规定都没有说明账目应该是什么样子：法律并未对业主共同体强加任何会计准则。它告诉你的是你有权看到什么、何时看到——所以下面的解读从文件本身开始。
预算对比实际。 账目的核心是一张表，每一行三栏——预算多少、实际花了多少、差额——涵盖大楼承担的每一项成本：公共区域电费、水费、泳池、电梯合同、清洁、园艺、保险费、管理人报酬、维护合同、银行手续费、法律费用。看第三栏。超出预算百分之十的一行，报告里应有一句解释；超出百分之五十的一行，应有一段来龙去脉，而那通常是一次故障、一处漏水或一份变更了的合同。每一行都与实际分毫不差的预算，根本没有对过银行。
银行对账。 账目上的期末余额必须等于共同体自己银行对账单上同一日期的余额，扣除仍在途中的支票和转账，以及已收到但尚未支付的发票。共同体的钱存在以共同体名义开立的账户里，绝不能在管理人名下；对账单或其副本应与账目一并提供。如果账目上的数字和对账单上的数字对不上，这一页上其他任何内容都不可信。
欠费名单。 法律规定欠费名单是会议通知的一部分，因此它必须是最新且具体的：哪些单元、欠多少、欠哪些期间。它也是反映共同体健康状况的名单，因为欠费正是纸面上平衡的预算却产生一个不平衡的银行账户的原因。一个单元当年及此前三年的欠费在出售时随房转移（第9.1.e条）；我们的欠费文章解释了其余部分如何追讨。你要找的是变化：一份与去年同名同额的名单，说明这个共同体没有在收钱。
储备金一行。 每个共同体都必须设立储备金，归共同体所有，专用于保养、维修和翻新工程、无障碍工程，以及在近年改革后的节能工程——其金额在任何情况下都不得低于上一年度普通预算的10%（第9.1.f条）。要找到它作为单独一行、有独立余额。一笔数字正确却混在活期账户里、被当年日常开支花掉并“待补充”的储备金，不是储备金；春天用于修屋顶的储备金必须在秋季预算中补足，你会在那里看到费用上涨。
特别分摊款单列。 法律没有规定，但一套记得好的账目会把工程的特别分摊款与日常费用分开核算：自己的预算、自己的收取、自己的余额。我们的费用与分摊款指南解释了运作机制；在账目里，重要的是两股资金流永远不混在一起，这样外墙工程的缺口就不会被泳池预算悄悄填补，反之亦然。你在一切费用中的份额——日常费用、分摊款、储备金——都按你的cuota de participación（参与份额）计算，即设立文件中为你的单元确定的百分比（第3、5条），除非章程另有规定。
九个“是”，这个共同体可以再放心一年。两三个“否”，就是该列入议程的问题。
在科拉莱霍和科斯塔卡尔马都一样。一大笔名为otros gastos（其他开支）却无明细的款项。现金支付。只存在于脚注里的储备金。有名字没有期间的欠费名单，或者把管理人自己的报酬列为共同体欠款。五年不变的保险费，而大楼早已变了。带着管理人姓氏的公司开出的发票。既不结转也不说明的结余——remanente。十一月开的会，记录到二月才寄到。这些都不能证明什么；但每一项都是大会有权提出、管理人有义务回答的问题。
你不必身在会场。向主席提交书面请求，就能把你的问题列入下次议程（第16.2条）；一份指定代理人的签名文件，就能让此人代你出席并投票（第15.1条），而尽管法律尚未明确规定线上或混合形式的大会（一项改革自2026年5月起在国会审议中），许多共同体在章程或大会有此规定、且能保证身份核验和投票时会这样召开；稳妥的途径仍然是委托——我们的海外业主参加业主大会的文章介绍了委托和投票。对账目投反对票之前要记住两点：决议以出席及受托出席业主及其份额的多数通过，而只有缴清自己费用的业主才保留事后提出异议的权利（第18.2条）。先提问；再投票；最后才是异议。
在我们管理的共同体里，文件不必等邮件。对账单在线发布，业主每季度收到一份关于已缴费用、已解决事项和即将进行的表决的报告，会议通知附带填好的委托表格——一次登录，所有文件，提供英语、西班牙语和德语。这不会改变法律的要求；它改变的是你在大会开始前是否已经读过。
我们在富埃特文图拉的管理人按照这篇文章的读法编制预算和账目：预算对比实际并说明差异，附银行对账，欠费名单注明日期，储备金单独成行，特别分摊款另列——并在大会之前而不是之后回答上述问题。请查看我们的共同体账目服务，或索取报价。
开会前我能看到账目吗？能提前多久？
普通业主大会的通知必须至少提前六天送达你，并附议程和欠费业主名单；账目和预算通常随通知一起发送，管理人必须保管共同体的文件并供业主查阅。如果通知里没有附上，请在开会前书面索取，而不要等到会上。
共同体的储备金必须保有多少？
不得低于其上一年度普通预算的10%，作为归共同体所有、专用于保养、维修、翻新、无障碍和节能工程的基金。如果年内动用了一部分，下一份预算必须将其补回最低额。
如果我不同意账目，可以怎么做？
书面要求解释，投反对票或让你的代理人记录你的反对票；如果决议违反法律或章程或严重损害你的利益，可在大会后三个月内向法院提出异议——违反法律或章程的决议为一年。提出异议须先缴清自己的费用或向法院提存。
谁会出现在欠费名单上，这与我有什么关系？
依法，通知发出时所有拖欠费用的业主都在名单上，并被警告可以出席但不能投票。这与你有关，因为欠费是预算与银行账户之间的缺口，也因为一个单元当年及此前三年的欠费会转到买下它的人身上。
