O PDF chega em outubro com a convocatória: catorze páginas, três colunas de números, uma lista de nomes no fim e uma assembleia à qual não vai assistir pessoalmente. A maioria dos proprietários no estrangeiro lê o total, confere a sua própria quota e arquiva. É uma pena, porque as contas anuais de um condomínio são o único documento do ano que lhe diz se o edifício de que possui uma parte está bem gerido — e a lei dá-lhe o direito de as ler, de as questionar e de as votar a dois mil quilómetros. É assim que lemos umas contas nos condomínios que administramos, e assim pode ler as suas em dez minutos.
O que a lei diz que os papéis devem conter
A assembleia de proprietários deve reunir-se pelo menos uma vez por ano «para aprovar os orçamentos e as contas» (Ley de Propiedad Horizontal, art. 16.1); aprovar «o plano de despesas e receitas previsíveis e as contas correspondentes» é competência própria da assembleia (art. 14.b), e preparar esse plano e submetê-lo à assembleia é dever do administrador (art. 20.b). A convocatória da assembleia ordinária segue com pelo menos seis dias de antecedência (art. 16.3) e deve indicar a ordem do dia, o local, a data e a hora — e deve conter a lista dos proprietários com quotas em atraso, com a advertência de que podem assistir mas não votar (art. 16.2, art. 15.2). Qualquer proprietário pode escrever ao presidente a pedir que um assunto seja incluído na ordem do dia da assembleia seguinte, e o presidente tem de o incluir (art. 16.2).
Depois da reunião vem a ata: data e local, quem convocou, ordinária ou extraordinária, todos os presentes ou representados com a sua quota, a ordem do dia e as deliberações com os votos a favor e contra quando isso importa (art. 19.2). Tem de ser fechada pelo presidente e pelo secretário nos dez dias naturais seguintes e enviada a cada proprietário para a morada que comunicou ao condomínio (art. 19.3, art. 9.1.h). A partir desse fecho as deliberações são executivas; um proprietário que votou contra, esteve ausente ou foi indevidamente privado do voto tem três meses para as impugnar em tribunal — um ano se violarem a lei ou os estatutos — e tem de estar em dia com as suas próprias quotas para o fazer (art. 18). O secretário guarda as convocatórias, as procurações e os documentos de cada reunião durante cinco anos (art. 19.4).
Nada disto lhe diz como devem ser as contas: a lei não impõe a um condomínio nenhuma norma contabilística. Diz-lhe o que tem direito a ver e quando — e é por isso que a leitura abaixo começa pelos próprios papéis.
As cinco páginas que importam
Orçamento contra realizado. O núcleo das contas é uma tabela com três colunas por linha — o orçamentado, o gasto, a diferença — para cada custo que o edifício suporta: a eletricidade das zonas comuns, a água, a piscina, o contrato do elevador, a limpeza, a jardinagem, o prémio do seguro, os honorários do administrador, os contratos de manutenção, as comissões bancárias, as despesas jurídicas. Leia a terceira coluna. Uma linha dez por cento acima do orçamento pede uma frase de explicação no relatório; uma linha cinquenta por cento acima pede uma história, e a história costuma ser uma avaria, uma infiltração ou um contrato que mudou. Um orçamento que bate certo ao euro com o realizado em todas as linhas não foi confrontado com o banco.
A conciliação bancária. O saldo final das contas tem de ser o saldo do extrato bancário do próprio condomínio na mesma data, depois dos cheques e transferências ainda em trânsito e das faturas recebidas mas ainda não pagas. O dinheiro do condomínio está numa conta em nome do condomínio, nunca do administrador; o extrato, ou uma cópia, deve estar disponível com as contas. Se o número das contas e o número do extrato não coincidirem, nada mais nessa página é fiável.
A lista de morosos. A lei faz da lista de devedores parte da convocatória, por isso tem de estar atualizada e ser concreta: que frações, quanto, de que períodos. É também a lista que lhe diz a saúde do condomínio, porque a morosidade é a razão por que um orçamento que fecha no papel produz uma conta bancária que não fecha. A dívida de uma fração do ano em curso e dos três anteriores segue o apartamento quando é vendido (art. 9.1.e); o nosso artigo sobre a morosidade explica como se recupera o resto. O que procura é movimento: uma lista com os mesmos nomes e os mesmos montantes do ano passado é um condomínio que não cobra.
A linha do fundo de reserva. Todo o condomínio tem de manter um fundo de reserva, propriedade do condomínio e destinado às obras de conservação, reparação e reabilitação, às obras de acessibilidade e, desde as reformas recentes, às obras de eficiência energética — e nunca pode ser inferior a 10 % do último orçamento ordinário (art. 9.1.f). Procure-o como linha própria com saldo próprio. Um fundo que mostra o número certo mas está misturado na conta à ordem, gasto nos custos correntes do ano e «a repor», não é um fundo; um fundo usado para uma cobertura na primavera tem de ser reposto no orçamento de outono, e é aí que verá a quota subir.
As derramas, à parte. A lei não o impõe, mas umas contas bem feitas registam as contribuições extraordinárias para obras separadas das quotas ordinárias: o seu próprio orçamento, a sua própria cobrança, o seu próprio saldo. O nosso guia de quotas e derramas explica a mecânica; nas contas, o que importa é que os dois fluxos nunca se misturem, para que um défice numa obra de fachada não seja coberto em silêncio pelo orçamento da piscina, ou o inverso. A sua parte de tudo — quota ordinária, derrama, fundo de reserva — segue a sua cuota de participación, a percentagem fixada para a sua fração no título constitutivo (arts. 3 e 5), salvo disposição em contrário dos estatutos.
Dez minutos a partir do estrangeiro
- O saldo bancário final das contas coincide com um extrato da mesma data?
- A minha quota é a minha permilagem aplicada ao total — e a minha permilagem é a da minha escritura?
- A lista de morosos traz montantes e períodos, e mexeu desde o ano passado?
- O fundo de reserva é uma linha separada com 10 % ou mais do último orçamento ordinário?
- As derramas aparecem à parte do orçamento ordinário, com saldo próprio?
- O prémio de seguro das contas é o de uma apólice que posso ver, e o seu capital seguro parece-se com o edifício?
- Os honorários do administrador estão discriminados — o que incluem, o que foi faturado à parte?
- O orçamento do próximo ano explica cada linha que se move mais de dez por cento?
- A ata da assembleia do ano passado foi fechada em dez dias e enviada para a morada que comuniquei?
Nove sins são um condomínio que pode deixar sossegado mais um ano. Dois ou três nãos são perguntas para a ordem do dia.
Os sinais de alarme
São os mesmos em Corralejo e em Costa Calma. Uma linha grande chamada otros gastos sem detalhe. Pagamentos em numerário. Um fundo de reserva que existe numa nota de rodapé. Uma lista de morosos com nomes mas sem períodos, ou com os honorários do próprio administrador lançados como dívida do condomínio. Uma linha de seguro que não mudou em cinco anos enquanto o edifício mudou. Faturas de uma empresa com o apelido do administrador. Um excedente — o remanente — que nem transita nem se explica. Atas que chegam em fevereiro de uma assembleia realizada em novembro. Nada disto prova nada; cada um destes pontos é uma pergunta que a assembleia tem o direito de fazer e o administrador a obrigação de responder.
Perguntar, e votar, à distância
Não precisa de estar na sala. Um pedido escrito ao presidente põe a sua pergunta na ordem do dia seguinte (art. 16.2); um escrito assinado a nomear o seu representante permite que essa pessoa assista e vote por si (art. 15.1), e embora a lei ainda não regule expressamente a assembleia online ou híbrida (há uma reforma em tramitação no Congresso desde maio de 2026), muitos condomínios realizam-na quando os estatutos ou a assembleia o preveem e a identificação e o voto ficam garantidos; a via segura continua a ser a procuração — o nosso artigo sobre a assembleia para proprietários no estrangeiro trata da procuração e do voto. Duas coisas a lembrar antes de votar contra umas contas: a deliberação passa por maioria dos proprietários presentes e representados e das suas quotas, e só um proprietário em dia com as suas próprias quotas conserva o direito de a impugnar depois (art. 18.2). Pergunte primeiro; vote depois; impugne por último.
Nos condomínios que administramos, os papéis não esperam pelo correio. Os extratos são publicados online, os proprietários recebem um relatório trimestral de quotas pagas, ocorrências resolvidas e votações próximas, e a convocatória chega com o formulário de procuração pronto — um só acesso, todos os documentos, em inglês, espanhol ou alemão. Não muda o que a lei exige; muda se o leu antes de a assembleia começar.
Onde entramos nós
Os nossos administradores em Fuerteventura preparam o orçamento e as contas como este artigo as lê: orçamento contra realizado com os desvios explicados, a conciliação bancária anexada, a lista de morosos datada, o fundo de reserva na sua própria linha e as derramas à parte — e respondem às perguntas acima antes da assembleia e não depois. Veja o nosso serviço de contas do condomínio, ou peça um orçamento.
Perguntas frequentes
Posso ver as contas antes da assembleia, e com que antecedência?
A convocatória da assembleia ordinária tem de chegar-lhe pelo menos seis dias antes e trazer a ordem do dia e a lista de proprietários em atraso; as contas e o orçamento enviam-se normalmente com ela, e o administrador tem de guardar a documentação do condomínio à disposição dos proprietários. Se não vieram com a convocatória, peça-as por escrito antes da assembleia, não durante.
Quanto deve o condomínio guardar no fundo de reserva?
Nunca menos de 10 % do seu último orçamento ordinário, como fundo propriedade do condomínio destinado a obras de conservação, reparação, reabilitação, acessibilidade e eficiência energética. Se uma parte foi gasta durante o ano, o orçamento seguinte tem de o repor no mínimo.
O que posso fazer se não concordar com as contas?
Peça a explicação por escrito, vote contra ou faça o seu representante registar o seu voto contra, e se a deliberação violar a lei ou os estatutos ou o prejudicar gravemente, impugne-a em tribunal nos três meses seguintes à assembleia — um ano para deliberações contrárias à lei ou aos estatutos. Para impugnar tem de estar em dia com as suas próprias quotas ou depositá-las em tribunal.
Quem está na lista de morosos, e porque me diz respeito?
Todo o proprietário que estava em atraso com as quotas quando a convocatória seguiu, por lei, com a advertência de que pode assistir mas não votar. Diz-lhe respeito porque a morosidade é a distância entre o orçamento e o banco, e porque a dívida de uma fração do ano em curso e dos três anteriores passa para quem a compra.
