Le PDF arrive en octobre avec la convocation : quatorze pages, trois colonnes de chiffres, une liste de noms à la fin et une assemblée à laquelle vous n'assisterez pas en personne. La plupart des propriétaires à l'étranger lisent le total, vérifient leur propre charge et classent le tout. C'est dommage, car les comptes annuels d'une copropriété sont le seul document de l'année qui vous dit si l'immeuble dont vous possédez une part est bien géré — et la loi vous donne le droit de les lire, de les questionner et de les voter à deux mille kilomètres de distance. Voici comment nous lisons des comptes pour les copropriétés que nous administrons, et comment vous pouvez lire les vôtres en dix minutes.
Ce que la loi dit que les documents doivent contenir
L'assemblée des propriétaires doit se réunir au moins une fois par an « pour approuver les budgets et les comptes » (Ley de Propiedad Horizontal, art. 16.1) ; approuver « le plan des dépenses et recettes prévisibles et les comptes correspondants » est une compétence propre de l'assemblée (art. 14.b), et préparer ce plan et le soumettre à l'assemblée est un devoir de l'administrateur (art. 20.b). La convocation de l'assemblée ordinaire part au moins six jours à l'avance (art. 16.3) et doit indiquer l'ordre du jour, le lieu, la date et l'heure — et elle doit porter la liste des propriétaires en retard de paiement, avec l'avertissement qu'ils peuvent assister mais non voter (art. 16.2, art. 15.2). Tout propriétaire peut écrire au président pour demander qu'un sujet soit mis à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, et le président doit l'inclure (art. 16.2).
Après la réunion vient le procès-verbal : date et lieu, qui a convoqué, ordinaire ou extraordinaire, tous les présents ou représentés avec leur quote-part, l'ordre du jour et les résolutions avec les votes pour et contre lorsque cela compte (art. 19.2). Il doit être clos par le président et le secrétaire dans les dix jours calendaires et envoyé à chaque propriétaire à l'adresse qu'il a notifiée à la copropriété (art. 19.3, art. 9.1.h). À partir de cette clôture, les résolutions sont exécutoires ; un propriétaire qui a voté contre, était absent ou a été indûment privé de vote dispose de trois mois pour les contester en justice — un an si elles violent la loi ou les statuts — et doit être à jour de ses propres charges pour le faire (art. 18). Le secrétaire conserve les convocations, procurations et documents de chaque réunion pendant cinq ans (art. 19.4).
Rien de tout cela ne vous dit à quoi les comptes doivent ressembler : la loi n'impose aucune norme comptable à une copropriété. Elle vous dit ce que vous avez le droit de voir et quand — c'est pourquoi la lecture ci-dessous commence par les documents eux-mêmes.
Les cinq pages qui comptent
Budget contre réalisé. Le cœur des comptes est un tableau à trois colonnes par ligne — ce qui était budgété, ce qui a été dépensé, l'écart — pour chaque coût que supporte l'immeuble : l'électricité des parties communes, l'eau, la piscine, le contrat d'ascenseur, le nettoyage, le jardinage, la prime d'assurance, les honoraires de l'administrateur, les contrats d'entretien, les frais bancaires, les frais juridiques. Lisez la troisième colonne. Une ligne dix pour cent au-dessus du budget appelle une phrase d'explication dans le rapport ; une ligne cinquante pour cent au-dessus appelle une histoire, et l'histoire est en général une panne, une fuite ou un contrat qui a changé. Un budget qui correspond au réalisé à l'euro près sur chaque ligne n'a pas été confronté à la banque.
Le rapprochement bancaire. Le solde de clôture des comptes doit être le solde du relevé bancaire de la copropriété à la même date, après les chèques et virements encore en cours et les factures reçues mais non encore payées. L'argent de la copropriété se trouve sur un compte au nom de la copropriété, jamais à celui de l'administrateur ; le relevé, ou sa copie, doit être disponible avec les comptes. Si le chiffre des comptes et le chiffre du relevé ne se rejoignent pas, rien d'autre sur la page n'est fiable.
La liste des impayés. La loi fait de la liste des débiteurs une partie de la convocation, elle doit donc être à jour et précise : quels lots, combien, pour quelles périodes. C'est aussi la liste qui vous dit la santé de la copropriété, car les impayés sont la raison pour laquelle un budget qui s'équilibre sur le papier produit un compte bancaire qui ne s'équilibre pas. La dette d'un lot pour l'année en cours et les trois précédentes suit l'appartement lors de sa vente (art. 9.1.e) ; notre article sur les impayés explique comment le reste est recouvré. Ce que vous cherchez, c'est du mouvement : une liste qui porte les mêmes noms et les mêmes montants que l'an dernier est une copropriété qui ne recouvre pas.
La ligne du fonds de réserve. Toute copropriété doit tenir un fonds de réserve, propriété de la copropriété et affecté aux travaux de conservation, de réparation et de réhabilitation, aux travaux d'accessibilité et, depuis les réformes récentes, aux travaux d'efficacité énergétique — et il ne peut jamais être inférieur à 10 % du dernier budget ordinaire (art. 9.1.f). Cherchez-le comme une ligne à part avec son propre solde. Un fonds qui affiche le bon chiffre mais se trouve mêlé au compte courant, dépensé pour les frais de fonctionnement de l'année et « à reconstituer », n'est pas un fonds ; un fonds utilisé pour une toiture au printemps doit être reconstitué au budget d'automne, et c'est là que vous verrez la charge monter.
Les appels de fonds exceptionnels, à part. La loi ne l'impose pas, mais des comptes bien tenus enregistrent les contributions extraordinaires pour travaux séparément des charges ordinaires : leur propre budget, leur propre recouvrement, leur propre solde. Notre guide des charges et des derramas en explique la mécanique ; dans les comptes, ce qui compte, c'est que les deux flux ne se mélangent jamais, afin qu'un déficit sur des travaux de façade ne soit pas discrètement couvert par le budget de la piscine, ou l'inverse. Votre part de tout — charge ordinaire, derrama, fonds de réserve — suit votre cuota de participación, le pourcentage fixé pour votre lot dans le titre constitutif (art. 3 et 5), sauf disposition contraire des statuts.
Dix minutes depuis l'étranger
- Le solde bancaire de clôture des comptes correspond-il à un relevé de la même date ?
- Ma charge est-elle ma quote-part appliquée au total — et ma quote-part est-elle celle de mon acte ?
- La liste des impayés porte-t-elle des montants et des périodes, et a-t-elle bougé depuis l'an dernier ?
- Le fonds de réserve est-il une ligne séparée à 10 % ou plus du dernier budget ordinaire ?
- Les appels de fonds exceptionnels sont-ils présentés à part du budget ordinaire, avec leur propre solde ?
- La prime d'assurance des comptes est-elle celle d'une police que je peux voir, et sa somme assurée ressemble-t-elle à l'immeuble ?
- Les honoraires de l'administrateur sont-ils détaillés — ce qu'ils incluent, ce qui a été facturé en plus ?
- Le budget de l'an prochain explique-t-il chaque ligne qui bouge de plus de dix pour cent ?
- Le procès-verbal de l'assemblée de l'an dernier a-t-il été clos dans les dix jours et envoyé à l'adresse que j'ai notifiée ?
Neuf oui, c'est une copropriété que vous pouvez laisser tranquille une année de plus. Deux ou trois non, ce sont des questions pour l'ordre du jour.
Les signaux d'alerte
Ils sont les mêmes à Corralejo qu'à Costa Calma. Une grosse ligne appelée otros gastos sans détail. Des paiements en espèces. Un fonds de réserve qui existe dans une note de bas de page. Une liste d'impayés avec des noms mais sans périodes, ou avec les honoraires de l'administrateur lui-même inscrits comme impayés de la copropriété. Une ligne d'assurance inchangée depuis cinq ans alors que l'immeuble, lui, a changé. Des factures d'une société portant le nom de famille de l'administrateur. Un excédent — le remanente — ni reporté ni expliqué. Des procès-verbaux qui arrivent en février pour une assemblée tenue en novembre. Rien de tout cela ne prouve quoi que ce soit ; chacun de ces points est une question que l'assemblée a le droit de poser et à laquelle l'administrateur est tenu de répondre.
Demander, et voter, à distance
Vous n'avez pas besoin d'être dans la salle. Une demande écrite au président met votre question au prochain ordre du jour (art. 16.2) ; un écrit signé désignant votre représentant permet à cette personne d'assister et de voter pour vous (art. 15.1), et bien que la loi ne régisse pas encore expressément l'assemblée en ligne ou hybride (une réforme est en cours au Congrès depuis mai 2026), beaucoup de copropriétés la tiennent lorsque les statuts ou l'assemblée le prévoient et que l'identification et le vote sont garantis ; la voie sûre reste le pouvoir — notre article sur l'assemblée pour les propriétaires à l'étranger traite de la procuration et du vote. Deux choses à retenir avant de voter contre des comptes : la résolution passe à la majorité des propriétaires présents et représentés et de leurs quotes-parts, et seul un propriétaire à jour de ses propres charges conserve le droit de la contester ensuite (art. 18.2). Demandez d'abord ; votez ensuite ; contestez en dernier.
Pour les copropriétés que nous administrons, les documents n'attendent pas le courrier. Les relevés sont publiés en ligne, les propriétaires reçoivent un rapport trimestriel des charges payées, des incidents résolus et des votes à venir, et la convocation arrive avec le formulaire de procuration prêt — un seul identifiant, tous les documents, en français, en anglais ou en espagnol. Cela ne change rien à ce que la loi exige ; cela change le fait que vous l'ayez lu avant que l'assemblée ne commence.
Là où nous intervenons
Nos administrateurs à Fuerteventura préparent le budget et les comptes comme cet article les lit : budget contre réalisé avec les écarts expliqués, le rapprochement bancaire joint, la liste des impayés datée, le fonds de réserve sur sa propre ligne et les appels de fonds exceptionnels à part — et ils répondent aux questions ci-dessus avant l'assemblée plutôt qu'après. Découvrez notre service de comptes de copropriété, ou demandez un devis.
Questions fréquentes
Puis-je voir les comptes avant l'assemblée, et combien de temps à l'avance ?
La convocation de l'assemblée ordinaire doit vous parvenir au moins six jours avant et porter l'ordre du jour et la liste des propriétaires en retard ; les comptes et le budget sont normalement envoyés avec elle, et l'administrateur doit tenir les documents de la copropriété à la disposition des propriétaires. S'ils ne sont pas venus avec la convocation, demandez-les par écrit avant l'assemblée, pas pendant.
Combien la copropriété doit-elle garder dans le fonds de réserve ?
Jamais moins de 10 % de son dernier budget ordinaire, comme fonds appartenant à la copropriété et affecté aux travaux de conservation, de réparation, de réhabilitation, d'accessibilité et d'efficacité énergétique. Si une partie a été dépensée pendant l'année, le budget suivant doit le ramener au minimum.
Que puis-je faire si je ne suis pas d'accord avec les comptes ?
Demandez l'explication par écrit, votez contre ou faites consigner votre vote contre par votre représentant, et si la résolution viole la loi ou les statuts ou vous porte gravement préjudice, contestez-la en justice dans les trois mois suivant l'assemblée — un an pour les résolutions contraires à la loi ou aux statuts. Pour contester, vous devez être à jour de vos propres charges ou les consigner auprès du tribunal.
Qui figure sur la liste des impayés, et en quoi cela me concerne-t-il ?
Tout propriétaire en retard de charges au moment de l'envoi de la convocation, de par la loi, avec l'avertissement qu'il peut assister mais non voter. Cela vous concerne parce que les impayés sont l'écart entre le budget et la banque, et parce que la dette d'un lot pour l'année en cours et les trois précédentes passe à celui qui l'achète.
