Il PDF arriva a ottobre con la convocazione: quattordici pagine, tre colonne di cifre, un elenco di nomi in fondo e un'assemblea alla quale non parteciperai di persona. La maggior parte dei proprietari all'estero legge il totale, controlla la propria quota e archivia. È un peccato, perché i conti annuali di una comunità di proprietari sono l'unico documento dell'anno che ti dice se l'edificio di cui possiedi una parte è gestito bene — e la legge ti dà il diritto di leggerli, di metterli in discussione e di votarli da duemila chilometri di distanza. Ecco come leggiamo un rendiconto per le comunità che amministriamo, e come puoi leggere il tuo in dieci minuti.
Cosa dice la legge che devono contenere le carte
L'assemblea dei proprietari deve riunirsi almeno una volta l'anno «per approvare i bilanci preventivi e i conti» (Ley de Propiedad Horizontal, art. 16.1); approvare «il piano delle spese e delle entrate prevedibili e i conti corrispondenti» è competenza propria dell'assemblea (art. 14.b), e preparare quel piano e sottoporlo all'assemblea è dovere dell'amministratore (art. 20.b). La convocazione dell'assemblea ordinaria parte con almeno sei giorni di anticipo (art. 16.3) e deve indicare l'ordine del giorno, il luogo, la data e l'ora — e deve riportare l'elenco dei proprietari in ritardo con i pagamenti, con l'avvertenza che possono partecipare ma non votare (art. 16.2, art. 15.2). Qualunque proprietario può scrivere al presidente chiedendo che un argomento sia messo all'ordine del giorno della prossima assemblea, e il presidente deve includerlo (art. 16.2).
Dopo la riunione arriva il verbale: data e luogo, chi ha convocato, ordinaria o straordinaria, tutti i presenti o rappresentati con la loro quota, l'ordine del giorno e le delibere con i voti a favore e contro dove conta (art. 19.2). Deve essere chiuso dal presidente e dal segretario entro dieci giorni naturali e inviato a ogni proprietario all'indirizzo che ha comunicato alla comunità (art. 19.3, art. 9.1.h). Da quella chiusura le delibere sono esecutive; un proprietario che ha votato contro, era assente o è stato ingiustamente privato del voto ha tre mesi per impugnarle in tribunale — un anno se violano la legge o lo statuto — e deve essere in regola con le proprie quote per farlo (art. 18). Il segretario conserva convocazioni, deleghe e documenti di ogni riunione per cinque anni (art. 19.4).
Niente di tutto questo ti dice come devono essere i conti: la legge non impone a una comunità alcuno standard contabile. Ti dice cosa hai diritto di vedere e quando — ed è per questo che la lettura qui sotto parte dalle carte stesse.
Le cinque pagine che contano
Preventivo contro consuntivo. Il cuore del rendiconto è una tabella con tre colonne per riga — quanto era previsto, quanto è stato speso, la differenza — per ogni costo che l'edificio sostiene: l'elettricità delle parti comuni, l'acqua, la piscina, il contratto dell'ascensore, le pulizie, il giardinaggio, il premio assicurativo, il compenso dell'amministratore, i contratti di manutenzione, le spese bancarie, le spese legali. Leggi la terza colonna. Una riga il dieci per cento sopra il preventivo chiede una frase di spiegazione nella relazione; una riga il cinquanta per cento sopra chiede una storia, e la storia di solito è un guasto, un'infiltrazione o un contratto cambiato. Un preventivo che coincide al centesimo con il consuntivo in ogni riga non è stato confrontato con la banca.
La riconciliazione bancaria. Il saldo finale dei conti deve essere il saldo dell'estratto conto della comunità alla stessa data, al netto di assegni e bonifici ancora in transito e delle fatture ricevute ma non ancora pagate. Il denaro della comunità sta su un conto intestato alla comunità, mai all'amministratore; l'estratto, o una copia, dovrebbe essere disponibile con i conti. Se la cifra dei conti e la cifra dell'estratto non coincidono, nient'altro su quella pagina è affidabile.
L'elenco dei morosi. La legge fa dell'elenco dei debitori parte della convocazione, quindi deve essere aggiornato e specifico: quali unità, quanto, per quali periodi. È anche l'elenco che ti dice quanto è sana la comunità, perché la morosità è il motivo per cui un preventivo che quadra sulla carta produce un conto in banca che non quadra. Il debito di un'unità per l'anno in corso e i tre precedenti segue l'appartamento quando viene venduto (art. 9.1.e); il nostro articolo sulla morosità spiega come si recupera il resto. Quello che cerchi è movimento: un elenco con gli stessi nomi e gli stessi importi dell'anno scorso è una comunità che non incassa.
La riga del fondo di riserva. Ogni comunità deve tenere un fondo di riserva, di proprietà della comunità e destinato ai lavori di conservazione, riparazione e riqualificazione, ai lavori di accessibilità e, dalle riforme recenti, ai lavori di efficienza energetica — e non può mai essere inferiore al 10 % dell'ultimo bilancio ordinario (art. 9.1.f). Cercalo come riga a sé con saldo proprio. Un fondo che mostra la cifra giusta ma sta mescolato nel conto corrente, speso per i costi correnti dell'anno e «da reintegrare», non è un fondo; un fondo usato per un tetto in primavera va reintegrato nel bilancio d'autunno, ed è lì che vedrai salire la quota.
I contributi straordinari, a parte. La legge non lo prescrive, ma un rendiconto ben tenuto contabilizza i contributi straordinari per lavori separatamente dalle quote ordinarie: proprio preventivo, propria riscossione, proprio saldo. La nostra guida alle quote e alle derramas spiega il meccanismo; nei conti, ciò che conta è che i due flussi non si mescolino mai, così che un disavanzo su un lavoro di facciata non venga coperto in silenzio con il budget della piscina, o viceversa. La tua parte di tutto — quota ordinaria, contributo straordinario, fondo di riserva — segue la tua cuota de participación, la percentuale fissata per la tua unità nell'atto costitutivo (artt. 3 e 5), salvo che lo statuto disponga diversamente.
Dieci minuti dall'estero
- Il saldo bancario finale dei conti coincide con un estratto della stessa data?
- La mia quota è il mio coefficiente applicato al totale — e il mio coefficiente è quello del mio atto?
- L'elenco dei morosi riporta importi e periodi, e si è mosso dall'anno scorso?
- Il fondo di riserva è una riga separata con il 10 % o più dell'ultimo bilancio ordinario?
- I contributi straordinari sono mostrati a parte dal bilancio ordinario, con saldo proprio?
- Il premio assicurativo nei conti è il premio di una polizza che posso vedere, e la sua somma assicurata somiglia all'edificio?
- Il compenso dell'amministratore è dettagliato — cosa include, cosa è stato fatturato a parte?
- Il preventivo per l'anno prossimo spiega ogni riga che si muove di più del dieci per cento?
- Il verbale dell'assemblea dell'anno scorso è stato chiuso entro dieci giorni e inviato all'indirizzo che ho comunicato?
Nove sì sono una comunità che puoi lasciare tranquilla un altro anno. Due o tre no sono domande per l'ordine del giorno.
I segnali d'allarme
Sono gli stessi a Corralejo e a Costa Calma. Una riga grande chiamata otros gastos senza dettaglio. Pagamenti in contanti. Un fondo di riserva che esiste in una nota a piè di pagina. Un elenco di morosi con nomi ma senza periodi, o con il compenso dello stesso amministratore segnato come debito della comunità. Una riga assicurativa immutata da cinque anni mentre l'edificio è cambiato. Fatture di un'azienda con il cognome dell'amministratore. Un avanzo — il remanente — né riportato né spiegato. Verbali che arrivano a febbraio per un'assemblea tenuta a novembre. Nessuna di queste cose prova qualcosa; ciascuna è una domanda che l'assemblea ha diritto di fare e l'amministratore l'obbligo di rispondere.
Chiedere, e votare, a distanza
Non hai bisogno di essere nella sala. Una richiesta scritta al presidente mette la tua domanda al prossimo ordine del giorno (art. 16.2); uno scritto firmato che nomina il tuo rappresentante permette a quella persona di partecipare e votare per te (art. 15.1), e sebbene la legge non regoli ancora espressamente l'assemblea online o ibrida (una riforma è in esame al Congreso da maggio 2026), molte comunità la tengono quando lo statuto o l'assemblea lo prevedono e sono garantiti l'identificazione e il voto; la via sicura resta la delega — il nostro articolo sull'assemblea per i proprietari all'estero tratta la delega e il voto. Due cose da ricordare prima di votare contro un rendiconto: la delibera passa con la maggioranza dei proprietari presenti e rappresentati e delle loro quote, e solo un proprietario in regola con le proprie quote conserva il diritto di impugnarla dopo (art. 18.2). Prima chiedi; poi vota; impugna per ultimo.
Per le comunità che amministriamo, le carte non aspettano la posta. Gli estratti sono pubblicati online, i proprietari ricevono un rapporto trimestrale di quote pagate, incidenti risolti e votazioni in arrivo, e la convocazione arriva con il modulo di delega pronto — un solo accesso, ogni documento, in inglese, spagnolo o tedesco. Non cambia ciò che la legge esige; cambia il fatto che tu l'abbia letto prima che l'assemblea cominci.
Dove entriamo noi
I nostri amministratori a Fuerteventura preparano il preventivo e i conti come li legge questo articolo: preventivo contro consuntivo con gli scostamenti spiegati, la riconciliazione bancaria allegata, l'elenco dei morosi datato, il fondo di riserva su una riga propria e i contributi straordinari a parte — e rispondono alle domande qui sopra prima dell'assemblea invece che dopo. Guarda il nostro servizio di contabilità del condominio, oppure chiedi un preventivo.
Domande frequenti
Posso vedere i conti prima dell'assemblea, e con quanto anticipo?
La convocazione dell'assemblea ordinaria deve arrivarti almeno sei giorni prima e riportare l'ordine del giorno e l'elenco dei proprietari morosi; i conti e il preventivo si inviano di norma con essa, e l'amministratore deve custodire la documentazione della comunità a disposizione dei proprietari. Se non sono arrivati con la convocazione, chiedili per iscritto prima dell'assemblea, non durante.
Quanto deve tenere la comunità nel fondo di riserva?
Mai meno del 10 % del suo ultimo bilancio ordinario, come fondo di proprietà della comunità destinato a lavori di conservazione, riparazione, riqualificazione, accessibilità ed efficienza energetica. Se una parte è stata spesa durante l'anno, il bilancio successivo deve riportarlo al minimo.
Cosa posso fare se non sono d'accordo con i conti?
Chiedi la spiegazione per iscritto, vota contro o fai mettere a verbale dal tuo rappresentante il tuo voto contrario, e se la delibera viola la legge o lo statuto o ti danneggia gravemente, impugnala in tribunale entro tre mesi dall'assemblea — un anno per le delibere contrarie alla legge o allo statuto. Per impugnare devi essere in regola con le tue quote o depositarle presso il tribunale.
Chi c'è nell'elenco dei morosi, e perché mi riguarda?
Ogni proprietario che era in ritardo con le quote quando è partita la convocazione, per legge, con l'avvertenza che può partecipare ma non votare. Ti riguarda perché la morosità è la distanza tra il preventivo e la banca, e perché il debito di un'unità per l'anno in corso e i tre precedenti passa a chi la compra.
