Une propriétaire de Hambourg a cinq choses à signer cet automne pour son appartement de Corralejo : l'acte de la place de garage qu'elle achète à un voisin, un mandat pour que son administrateur traite avec la banque, la désignation de quelqu'un pour recevoir les courriers du fisc, le formulaire de changement de compte de la compagnie des eaux et la procuration pour l'assemblée de novembre. Cinq signatures, et une seule a besoin d'un notaire — mais c'est celle-là, mal faite à la maison, qui sera refusée en Espagne. Voici comment nous conseillons aux propriétaires à l'étranger des copropriétés que nous administrons d'organiser leurs papiers : ce qui exige une procuration, comment l'établir sans prendre l'avion, et ce que la personne qui la détient peut ensuite faire pour vous.
Ce qui exige une procuration notariée — et ce qui ne l'exige pas
Le droit espagnol est précis sur les mandats qui doivent figurer dans un acte public. L'article 1280 du Code civil cite « le pouvoir d'administrer des biens, et tout autre ayant pour objet un acte rédigé ou devant être rédigé en acte authentique, ou devant porter préjudice à un tiers » (Código Civil, art. 1280.5). Acheter ou vendre, hypothéquer, accepter une succession, louer pour six ans ou plus, gérer votre bien en votre nom : tout cela exige une procuration donnée devant notaire, parce que l'acte à l'autre bout sera notarié.
Une grande partie de la vie ordinaire d'un propriétaire exige moins. Pour être représenté à l'assemblée des copropriétaires, « un écrit signé par le propriétaire » suffit (Ley de Propiedad Horizontal, art. 15.1) — notre article sur l'assemblée pour les propriétaires à l'étranger explique la procuration. Fournisseurs et assureurs travaillent avec leurs propres formulaires signés. La banque est entre les deux : les banques acceptent une procuration notariée, et la plupart ont aussi leurs propres formulaires de mandataire sur compte, signés en agence ou via leur application. Le fisc est une désignation à part entière — une habilitation électronique dans le registre des représentants de l'AEAT, ou le représentant fiscal formel que certains non-résidents doivent nommer, sujet à part plus tard ce mois-ci. La première question n'est donc jamais « ai-je besoin d'une procuration », mais « pour lequel de ces actes ».
Trois façons de la donner depuis l'étranger — et une quatrième depuis 2023
Devant un notaire espagnol, lors d'une visite. La voie la plus propre : une procuration en forme espagnole, en espagnol, rédigée pour les actes précis que vous avez en vue, valable l'après-midi même, sans apostille ni traduction. Si vous passez une semaine par an sur l'île, c'est la semaine pour le faire.
Devant un consulat d'Espagne. Les consulats d'Espagne exercent des fonctions notariales à l'étranger : une procuration donnée au consulat de Londres, Berlin ou Amsterdam est un acte public espagnol, en forme espagnole, qui n'a besoin ni d'apostille ni de traduction. Le coût, c'est le temps — les rendez-vous peuvent être rares — et la rédaction reste la vôtre : apportez le texte préparé par le notaire espagnol qui utilisera la procuration.
Devant un notaire de votre pays. Un Notar allemand, un notary public anglais, un notaris néerlandais peuvent authentifier la procuration, et l'Espagne l'acceptera — à trois conditions. D'abord, l'apostille de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, qui certifie la signature du notaire pour qu'un notaire ou un conservateur espagnol puisse s'y fier ; l'autorité désignée par votre pays la délivre, en quelques jours ou semaines selon le pays. Ensuite, une traduction assermentée en espagnol lorsque le document est dans une autre langue — un notaire espagnol peut lire l'anglais ou l'allemand, un conservateur du registre foncier voudra la traduction. Enfin, et c'est le moins connu, l'équivalence : le document étranger doit être l'équivalent fonctionnel d'un acte public espagnol. La Direction générale chargée des registres l'a dit en toutes lettres : un document étranger n'est équivalent « que lorsque concourent à son établissement les éléments structurels qui donnent force au document public espagnol » — une autorité habilitée à authentifier, un contrôle de l'identité et de la capacité du signataire, et des effets dans le pays d'origine comparables à ceux d'un acte espagnol (résolution du 16 janvier 2025). Les notaires anglais et allemands passent le test ; une signature simplement certifiée par témoin, non. Le notaire espagnol qui reçoit la procuration déclarera ensuite qu'elle est suffisante pour l'acte (Ley 24/2001, art. 98) et qu'elle est équivalente — et il est très utile que le texte du notaire étranger dise déjà qu'il vous a identifié, a apprécié votre capacité, a rédigé ou relu le document et que celui-ci est valable selon son droit. Les notaires de certains pays refusent d'écrire une telle déclaration ; pour eux, la réponse est le consulat.
Par visioconférence devant un notaire espagnol. Depuis le 9 novembre 2023, un notaire espagnol peut authentifier certains documents par visioconférence via le portail électronique du notariat — parmi eux « les procurations pour des actes déterminés », les procurations pour agir devant les administrations publiques et en justice, et la révocation de procurations ; les procurations générales et les procurations de prévoyance sont expressément exclues (Ley del Notariado, art. 17 ter). Vous vous identifiez avec un moyen d'identification électronique de ceux qu'acceptent les administrations espagnoles — un certificat numérique espagnol ou Cl@ve —, le notaire vous montre le document à l'écran et le signe électroniquement. Pour un propriétaire à l'étranger qui possède déjà un certificat espagnol, une procuration pour vendre une place de garage ou signer un acte est désormais un après-midi devant l'ordinateur. Une procuration « pour tout », celle que veulent la plupart des propriétaires, exige encore l'une des trois voies ci-dessus.
Ce qu'il faut y mettre
Rédigez en pensant à l'acte et laissez le notaire espagnol l'écrire. La liste que nous demandons, dans les copropriétés que nous administrons, pour un propriétaire qui veut qu'un administrateur gère le bien :
- La copropriété : assister et voter aux assemblées, recevoir les notifications, payer les charges et les appels de fonds, signer les documents de travaux et d'assurance qui concernent le lot.
- La banque : faire fonctionner le compte d'où sont payées les charges, mettre en place et modifier les prélèvements, obtenir les relevés — avec des montants plafonnés si vous le souhaitez. Notre article sur le compte bloqué montre pourquoi un mandataire muni d'une procuration valable compte.
- Impôts et administrations : déposer et payer l'IBI et les déclarations de non-résident, recevoir les notifications, former des recours, demander des certificats.
- Fournisseurs et assurance : contracter, modifier, résilier ; déclarer les sinistres et encaisser les indemnités.
- L'acte que vous projetez réellement : si une vente ou un achat est en vue, dites-le précisément — le bien, la fourchette de prix, le droit d'encaisser le prix —, car un notaire espagnol n'étendra pas une procuration générale d'administration à une vente.
Deux clauses méritent un choix conscient. Une clause de substitution permet à votre mandataire de désigner quelqu'un d'autre à sa place — utile pour un administrateur qui a une équipe, dangereuse entre les mains d'un inconnu. Une clause d'autocontrat est nécessaire si le mandataire sera des deux côtés d'un acte — votre fille achetant l'appartement avec votre propre procuration. Et une durée : les procurations sont sans limite par défaut ; une date ou un acte après lequel la procuration s'éteint ne coûte rien.
Y mettre fin
Une procuration prend fin par révocation, par renonciation du mandataire, par le décès de l'une ou l'autre partie et par les autres causes que le Code civil énumère (Código Civil, art. 1732). Le mandant peut révoquer à volonté et exiger la restitution du document (art. 1733). Révoquez comme vous avez donné : par un acte notarié de révocation — qui peut lui-même être signé par visioconférence —, puis prévenez ceux qui se sont fiés à la procuration, la banque d'abord, la copropriété ensuite, car une révocation que personne ne connaît ne protège personne. Le notaire espagnol enregistre la révocation pour qu'un notaire ultérieur à qui l'on présente l'ancienne procuration puisse la vérifier ; la copie dans le tiroir du mandataire est ce que vous devez réclamer.
Ce que votre administrateur en fait
Pour les propriétaires à l'étranger des copropriétés que nous administrons, la procuration est ce qui transforme un service en pouvoir : avec elle, nos administrateurs paient les charges et l'IBI depuis le compte du propriétaire, signent les documents de copropriété qui concernent le lot, reçoivent les notifications qui resteraient sinon sans réponse et tiennent le dossier du lot complet — sans elle, ils ne peuvent que conseiller. Voir notre administration pour propriétaires non résidents, ou demander un devis. Si une vente ou un achat approche, dites-le-nous avant d'aller chez votre notaire : nous envoyons le texte espagnol à signer, avec votre langue à côté, pour que l'apostille soit apposée sur le bon document du premier coup.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'une procuration pour voter à l'assemblée des copropriétaires ?
Non. Un écrit signé désignant votre représentant suffit selon l'article 15.1 de la Ley de Propiedad Horizontal, et l'administrateur vous enverra le formulaire avec la convocation. Une procuration notariée sert aux actes, à la banque, aux impôts et à la gestion du bien — pas à l'assemblée.
Une procuration signée devant mon notaire en Angleterre ou en Allemagne est-elle valable en Espagne ?
Oui, avec l'apostille de La Haye, une traduction assermentée en espagnol si nécessaire, et un document qui montre que le notaire vous a identifié, a apprécié votre capacité et a authentifié la procuration selon son droit — l'équivalence qu'un notaire espagnol doit confirmer. Demandez le texte au notaire espagnol qui utilisera la procuration avant d'y aller.
Puis-je donner une procuration en ligne ?
Depuis novembre 2023, oui, pour les procurations pour des actes déterminés, les procurations pour agir devant les administrations et en justice, et les révocations — par visioconférence avec un notaire espagnol, identifié avec un certificat électronique espagnol ou Cl@ve. Les procurations générales et de prévoyance ne peuvent pas être données ainsi.
Comment annuler une procuration que j'ai donnée ?
Par un acte notarié de révocation, à tout moment, et en prévenant la banque, la copropriété et toute autre personne qui s'y est fiée ; demandez à l'ancien mandataire de restituer la copie. Le notaire enregistre la révocation pour que l'ancien document ne puisse plus être utilisé devant un autre notaire.
