Eine Eigentümerin in Hamburg hat in diesem Herbst fünf Dinge für ihre Wohnung in Corralejo zu unterschreiben: die Urkunde für den Garagenstellplatz, den sie einem Nachbarn abkauft, ein Mandat, damit ihr Verwalter mit der Bank verhandeln kann, die Benennung einer Person, die die Schreiben des Finanzamts entgegennimmt, das Formular des Wasserversorgers für den Kontowechsel und die Vollmacht für die Versammlung im November. Fünf Unterschriften, und nur eine braucht einen Notar — aber genau diese, zu Hause falsch gemacht, ist die, die in Spanien zurückgewiesen wird. So raten wir den im Ausland lebenden Eigentümern der Gemeinschaften, die wir verwalten, ihren Papierkram zu ordnen: was eine Vollmacht braucht, wie man sie erteilt, ohne anzureisen, und was die Person, die sie hält, dann für Sie tun kann.
Was eine notarielle Vollmacht braucht — und was nicht
Das spanische Recht ist genau darin, welche Mandate in einer öffentlichen Urkunde stehen müssen. Artikel 1280 des Código Civil nennt «die Vollmacht zur Verwaltung von Vermögen und jede andere, deren Gegenstand ein Rechtsgeschäft ist, das in öffentlicher Urkunde abgefasst ist oder abzufassen ist, oder die einen Dritten benachteiligen soll» (Código Civil, Art. 1280.5). Kaufen oder verkaufen, belasten, eine Erbschaft annehmen, für sechs Jahre oder länger vermieten, Ihre Immobilie in Ihrem Namen führen: All das braucht eine vor einem Notar erteilte Vollmacht, weil die Urkunde am anderen Ende eine notarielle sein wird.
Vieles im gewöhnlichen Leben eines Eigentümers braucht weniger. Um in der Eigentümerversammlung vertreten zu sein, genügt «ein vom Eigentümer unterschriebenes Schreiben» (Ley de Propiedad Horizontal, Art. 15.1) — unser Beitrag zur Eigentümerversammlung für Eigentümer im Ausland erklärt die Vollmacht dafür. Versorger und Versicherer arbeiten mit ihren eigenen unterschriebenen Formularen. Die Bank steht dazwischen: Banken akzeptieren eine notarielle Vollmacht, und die meisten haben auch eigene Formulare für einen Kontobevollmächtigten, unterschrieben in der Filiale oder über die App. Das Finanzamt ist eine ganz eigene Benennung — eine elektronische Bevollmächtigung im Vertreterregister der AEAT oder der förmliche Steuervertreter, den manche Nichtansässige benennen müssen, ein eigenes Thema später in diesem Monat. Die erste Frage lautet also nie «brauche ich eine Vollmacht», sondern «für welche dieser Handlungen».
Drei Wege, sie aus dem Ausland zu erteilen — und ein vierter seit 2023
Vor einem spanischen Notar, während eines Besuchs. Der sauberste Weg: eine Vollmacht in spanischer Form, auf Spanisch, für genau die Handlungen verfasst, die Sie im Sinn haben, am selben Nachmittag gültig, ohne Apostille, ohne Übersetzung. Wer jedes Jahr eine Woche auf der Insel verbringt, sollte sie dafür nutzen.
Vor einem spanischen Konsulat. Spaniens Konsulate üben im Ausland notarielle Funktionen aus: Eine im Konsulat in London, Berlin oder Amsterdam erteilte Vollmacht ist eine spanische öffentliche Urkunde in spanischer Form, die weder Apostille noch Übersetzung braucht. Der Preis ist Zeit — Termine können knapp sein —, und der Entwurf bleibt Ihre Sache: Bringen Sie den Text mit, den der spanische Notar vorbereitet hat, der die Vollmacht verwenden wird.
Vor einem Notar zu Hause. Ein deutscher Notar, ein englischer notary public, ein niederländischer notaris kann die Vollmacht beurkunden, und Spanien wird sie anerkennen — unter drei Bedingungen. Erstens die Apostille des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961, die die Unterschrift des Notars bestätigt, damit ein spanischer Notar oder Registerbeamter ihr trauen kann; die von Ihrem Land bestimmte Behörde stellt sie aus, je nach Land in Tagen oder Wochen. Zweitens eine beglaubigte Übersetzung ins Spanische, wenn das Dokument in einer anderen Sprache abgefasst ist — ein spanischer Notar mag Englisch oder Deutsch lesen, ein Grundbuchbeamter wird die Übersetzung verlangen. Drittens, und am wenigsten bekannt, die Gleichwertigkeit: Das ausländische Dokument muss das funktionale Gegenstück einer spanischen öffentlichen Urkunde sein. Die für die Register zuständige Generaldirektion hat es wörtlich gesagt: Ein ausländisches Dokument ist nur gleichwertig, «wenn bei seiner Errichtung jene strukturellen Elemente zusammentreffen, die der spanischen öffentlichen Urkunde ihre Kraft geben» — eine zur Beurkundung befugte Stelle, eine Prüfung von Identität und Geschäftsfähigkeit des Unterzeichners und Wirkungen im Heimatland, die einer spanischen Urkunde vergleichbar sind (Entschließung vom 16. Januar 2025). Englische und deutsche Notare bestehen diesen Test; eine bloß bezeugte Unterschrift nicht. Der spanische Notar, der die Vollmacht entgegennimmt, erklärt dann, dass sie für das Geschäft ausreicht (Ley 24/2001, Art. 98) und dass sie gleichwertig ist — und es hilft enorm, wenn der Text des ausländischen Notars bereits sagt, dass er Sie identifiziert, Ihre Geschäftsfähigkeit geprüft, das Dokument verfasst oder geprüft hat und dass es nach seinem Recht gültig ist. Die Notare mancher Länder schreiben eine solche Erklärung nicht; für sie ist das Konsulat die Antwort.
Per Videokonferenz vor einem spanischen Notar. Seit dem 9. November 2023 darf ein spanischer Notar bestimmte Dokumente per Videokonferenz über das elektronische Portal des Notariats beurkunden — darunter «Vollmachten für konkrete Rechtsgeschäfte», Vollmachten zum Auftreten vor öffentlichen Verwaltungen und für Gerichtsverfahren sowie den Widerruf von Vollmachten; Generalvollmachten und Vorsorgevollmachten sind ausdrücklich ausgeschlossen (Ley del Notariado, Art. 17 ter). Sie weisen sich mit einem elektronischen Identitätsnachweis aus, wie ihn die spanischen Verwaltungen akzeptieren — ein spanisches digitales Zertifikat oder Cl@ve —, der Notar zeigt Ihnen das Dokument auf dem Bildschirm und signiert es elektronisch. Für einen Eigentümer im Ausland, der bereits ein spanisches Zertifikat hat, ist eine Vollmacht für den Verkauf eines Stellplatzes oder die Unterzeichnung einer Urkunde nun ein Nachmittag am Laptop. Eine Vollmacht «für alles», wie die meisten Eigentümer sie wollen, braucht weiterhin einen der drei Wege oben.
Was hineingehört
Entwerfen Sie mit dem Geschäft vor Augen und lassen Sie den spanischen Notar schreiben. Die Liste, die wir in den von uns verwalteten Gemeinschaften für einen Eigentümer erbitten, der einen Verwalter mit der Immobilie betrauen will:
- Die Gemeinschaft: an Versammlungen teilnehmen und abstimmen, Mitteilungen entgegennehmen, Umlagen und Sonderumlagen zahlen, die Bauarbeits- und Versicherungsunterlagen unterschreiben, die die Einheit betreffen.
- Die Bank: das Konto führen, von dem die Umlagen gezahlt werden, Lastschriften einrichten und ändern, Auszüge erhalten — auf Wunsch mit Betragsgrenzen. Unser Beitrag zum gesperrten Konto zeigt, warum ein Bevollmächtigter mit gültiger Vollmacht zählt.
- Steuern und Verwaltungen: IBI und die Erklärungen für Nichtansässige einreichen und zahlen, Zustellungen entgegennehmen, Einsprüche einlegen, Bescheinigungen beantragen.
- Versorger und Versicherung: abschließen, ändern, kündigen; Schäden melden und Zahlungen entgegennehmen.
- Die Urkunde, die Sie tatsächlich planen: Steht ein Verkauf oder Kauf bevor, sagen Sie es genau — die Immobilie, die Preisspanne, das Recht, den Preis entgegenzunehmen —, denn ein spanischer Notar wird eine allgemeine Verwaltungsvollmacht nicht zu einem Verkauf dehnen.
Zwei Klauseln verdienen eine bewusste Entscheidung. Eine Untervollmachtsklausel erlaubt Ihrem Bevollmächtigten, jemand anderen an seiner Stelle zu benennen — nützlich für einen Verwalter mit Team, gefährlich in den Händen eines Fremden. Eine Klausel zum Insichgeschäft ist nötig, wenn der Bevollmächtigte auf beiden Seiten eines Geschäfts steht — Ihre Tochter, die Ihnen die Wohnung mit Ihrer eigenen Vollmacht abkauft. Und eine Dauer: Vollmachten sind standardmäßig unbefristet; ein Datum oder ein Geschäft, nach dem die Vollmacht erlischt, kostet nichts.
Wie sie endet
Eine Vollmacht endet durch Widerruf, durch Verzicht des Bevollmächtigten, durch den Tod einer der beiden Parteien und aus den übrigen Gründen, die der Código Civil nennt (Código Civil, Art. 1732). Der Vollmachtgeber kann nach Belieben widerrufen und die Rückgabe des Dokuments verlangen (Art. 1733). Widerrufen Sie so, wie Sie erteilt haben: mit einer notariellen Widerrufsurkunde — die ihrerseits per Videokonferenz unterschrieben werden kann — und sagen Sie es dann denen, die sich auf die Vollmacht verlassen haben, zuerst der Bank, dann der Gemeinschaft, denn ein Widerruf, von dem niemand weiß, schützt niemanden. Der spanische Notar vermerkt den Widerruf, damit ein späterer Notar, dem die alte Vollmacht vorgelegt wird, ihn prüfen kann; die Ausfertigung in der Schublade des Bevollmächtigten ist das, was Sie zurückverlangen müssen.
Was Ihr Verwalter damit tut
Für die im Ausland lebenden Eigentümer der Gemeinschaften, die wir verwalten, macht die Vollmacht aus einer Dienstleistung eine Befugnis: Mit ihr zahlen unsere Verwalter die Umlagen und die IBI vom Konto des Eigentümers, unterschreiben die Gemeinschaftsunterlagen, die die Einheit betreffen, nehmen die Zustellungen entgegen, die sonst unbeantwortet blieben, und halten die Akte der Einheit vollständig — ohne sie können sie nur beraten. Sehen Sie sich unsere Verwaltung für nicht ansässige Eigentümer an oder fordern Sie ein Angebot an. Steht ein Verkauf oder Kauf bevor, sagen Sie es uns, bevor Sie zu Ihrem Notar zu Hause gehen: Wir schicken den spanischen Text zum Unterschreiben, Ihre Sprache daneben, damit die Apostille beim ersten Mal auf dem richtigen Dokument landet.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Vollmacht, um in der Eigentümerversammlung abzustimmen?
Nein. Nach Artikel 15.1 der Ley de Propiedad Horizontal genügt ein unterschriebenes Schreiben, das Ihren Vertreter benennt, und der Verwalter schickt Ihnen das Formular mit der Einladung. Eine notarielle Vollmacht ist für Urkunden, die Bank, Steuern und die Verwaltung der Immobilie — nicht für die Versammlung.
Ist eine vor meinem Notar in England oder Deutschland unterschriebene Vollmacht in Spanien gültig?
Ja, mit der Haager Apostille, wo nötig einer beglaubigten Übersetzung ins Spanische und einem Dokument, das zeigt, dass der Notar Sie identifiziert, Ihre Geschäftsfähigkeit geprüft und die Vollmacht nach seinem Recht beurkundet hat — die Gleichwertigkeit, die ein spanischer Notar bestätigen muss. Bitten Sie den spanischen Notar, der die Vollmacht verwenden wird, vorher um den Text.
Kann ich eine Vollmacht online erteilen?
Seit November 2023 ja, für Vollmachten für konkrete Rechtsgeschäfte, Vollmachten zum Auftreten vor Verwaltungen und für Gerichtsverfahren sowie Widerrufe — per Videokonferenz mit einem spanischen Notar, ausgewiesen mit einem spanischen elektronischen Zertifikat oder Cl@ve. Generalvollmachten und Vorsorgevollmachten können so nicht erteilt werden.
Wie widerrufe ich eine erteilte Vollmacht?
Durch eine notarielle Widerrufsurkunde, jederzeit, und indem Sie die Bank, die Gemeinschaft und alle anderen informieren, die sich darauf verlassen haben; bitten Sie den früheren Bevollmächtigten, die Ausfertigung zurückzugeben. Der Notar vermerkt den Widerruf, damit das alte Dokument vor einem anderen Notar nicht mehr verwendet werden kann.
