Uma proprietária de Hamburgo tem cinco coisas para assinar neste outono pelo seu apartamento de Corralejo: a escritura do lugar de garagem que compra a um vizinho, um mandato para que o seu administrador trate com o banco, a nomeação de alguém que receba as cartas do fisco, o formulário de mudança de conta da companhia das águas e a procuração para a assembleia de novembro. Cinco assinaturas, e só uma precisa de notário — mas essa, mal feita em casa, é a que será recusada em Espanha. É assim que dizemos aos proprietários no estrangeiro dos condomínios que administramos que organizem a papelada: o que exige uma procuração, como a outorgar sem apanhar um avião e o que quem a detém pode depois fazer por si.
O que exige uma procuração notarial — e o que não exige
A lei espanhola é precisa sobre os mandatos que têm de constar de documento público. O artigo 1280 do Código Civil enumera «a procuração para administrar bens, e qualquer outra que tenha por objeto um ato redigido ou a redigir em escritura pública, ou que deva prejudicar terceiro» (Código Civil, art. 1280.5). Comprar ou vender, hipotecar, aceitar uma herança, arrendar por seis anos ou mais, gerir o seu imóvel em seu nome: tudo isso exige uma procuração outorgada perante notário, porque a escritura do outro lado será notarial.
Grande parte da vida corrente de um proprietário exige menos. Para estar representado na assembleia de proprietários basta «um escrito assinado pelo proprietário» (Ley de Propiedad Horizontal, art. 15.1) — o nosso artigo sobre a assembleia para proprietários no estrangeiro explica a procuração. Fornecedores e seguradoras trabalham com os seus próprios formulários assinados. O banco está a meio caminho: os bancos aceitam uma procuração notarial, e a maioria tem também os seus próprios formulários de autorizado na conta, assinados ao balcão ou pela app. O fisco é uma nomeação à parte — uma autorização eletrónica no registo de representantes da AEAT, ou o representante fiscal formal que alguns não residentes têm de nomear, tema próprio ainda este mês. Por isso a primeira pergunta nunca é «preciso de uma procuração?», mas «para qual destes atos?».
Três formas de a outorgar a partir do estrangeiro — e uma quarta desde 2023
Perante um notário espanhol, numa visita. A via mais limpa: uma procuração em forma espanhola, em espanhol, redigida para os atos exatos que tem em mente, válida na própria tarde, sem apostila nem tradução. Se passa uma semana por ano na ilha, é essa a semana para o fazer.
Perante um consulado de Espanha. Os consulados espanhóis exercem funções notariais no estrangeiro: uma procuração outorgada no consulado de Londres, Berlim ou Amesterdão é documento público espanhol, em forma espanhola, que não precisa de apostila nem de tradução. O custo é tempo — as marcações podem escassear — e a redação continua a ser sua: leve o texto preparado pelo notário espanhol que vai usar a procuração.
Perante um notário do seu país. Um Notar alemão, um notary public inglês, um notaris holandês podem autorizar a procuração, e Espanha aceitá-la-á — com três condições. Primeira, a apostila da Convenção da Haia de 5 de outubro de 1961, que certifica a assinatura do notário para que um notário ou um conservador espanhol possam confiar nela; emite-a a autoridade que o seu país designar, em dias ou semanas conforme o país. Segunda, uma tradução certificada para espanhol quando o documento estiver noutra língua — um notário espanhol pode ler inglês ou alemão, um conservador do registo predial vai querer a tradução. Terceira, e a menos conhecida, a equivalência: o documento estrangeiro tem de ser o equivalente funcional de uma escritura pública espanhola. A Direção-Geral responsável pelos registos disse-o com todas as letras: um documento estrangeiro só é equivalente «quando concorrem no seu outorgamento aqueles elementos estruturais que dão força ao documento público espanhol» — uma autoridade com poder para autenticar, um controlo da identidade e da capacidade do signatário e efeitos no país de origem comparáveis aos de uma escritura espanhola (resolução de 16 de janeiro de 2025). Os notários ingleses e alemães passam o teste; uma assinatura meramente testemunhada não. O notário espanhol que receber a procuração declarará depois que ela é suficiente para o ato (Ley 24/2001, art. 98) e que é equivalente — e ajuda enormemente que o texto do notário estrangeiro diga já que o identificou, apreciou a sua capacidade, redigiu ou reviu o documento e que este é válido segundo a sua lei. Os notários de alguns países não escrevem essa declaração; para eles, a resposta é o consulado.
Por videoconferência perante um notário espanhol. Desde 9 de novembro de 2023 um notário espanhol pode autorizar certos documentos por videoconferência através do portal eletrónico do notariado — entre eles «as procurações para atos concretos», as procurações para atuar perante as administrações públicas e em juízo, e a revogação de procurações; as procurações gerais e as preventivas ficam expressamente excluídas (Ley del Notariado, art. 17 ter). Identifica-se com um meio de identificação eletrónica dos que as administrações espanholas aceitam — um certificado digital espanhol ou Cl@ve —, o notário mostra-lhe o documento no ecrã e assina-o eletronicamente. Para um proprietário no estrangeiro que já tenha certificado espanhol, uma procuração para vender um lugar de garagem ou assinar uma escritura é agora uma tarde ao portátil. Uma procuração «para tudo», a que a maioria dos proprietários quer, continua a exigir uma das três vias acima.
O que pôr nela
Redija a pensar no ato e deixe o notário espanhol escrevê-la. A lista que pedimos, nos condomínios que administramos, para um proprietário que quer que um administrador gira o imóvel:
- O condomínio: assistir e votar nas assembleias, receber notificações, pagar quotas e derramas, assinar a papelada de obras e seguros que diga respeito à fração.
- O banco: movimentar a conta de onde se pagam as quotas, criar e alterar débitos diretos, obter extratos — com os montantes limitados se quiser. O nosso artigo sobre a conta bloqueada mostra porque importa um autorizado com procuração válida.
- Impostos e administrações: entregar e pagar o IBI e as declarações de não residente, receber notificações, apresentar recursos, pedir certidões.
- Fornecedores e seguros: contratar, alterar, cancelar; participar sinistros e receber indemnizações.
- A escritura que realmente planeia: se uma venda ou uma compra estiver à vista, diga-o com precisão — o imóvel, a faixa de preço, o direito de receber o preço —, porque um notário espanhol não estenderá uma procuração geral de administração a uma venda.
Duas cláusulas merecem uma escolha consciente. Uma cláusula de substabelecimento permite ao seu procurador nomear outra pessoa no seu lugar — útil para um administrador com equipa, perigosa nas mãos de um desconhecido. Uma cláusula de negócio consigo mesmo é necessária se o procurador estiver dos dois lados de um ato — a sua filha a comprar-lhe o apartamento com a sua própria procuração. E um prazo: as procurações são indefinidas por defeito; uma data ou um ato após o qual a procuração caduca não custa nada.
Como termina
Uma procuração extingue-se por revogação, por renúncia do procurador, por morte de qualquer das partes e pelas demais causas que o Código Civil enumera (Código Civil, art. 1732). O mandante pode revogá-la a seu bel-prazer e exigir a devolução do documento (art. 1733). Revogue como outorgou: com uma escritura notarial de revogação — que também pode ser assinada por videoconferência — e depois avise quem confiou na procuração, primeiro o banco, depois o condomínio, porque uma revogação que ninguém conhece não protege ninguém. O notário espanhol regista a revogação para que um notário posterior a quem mostrem a procuração antiga a possa verificar; a cópia na gaveta do procurador é a que tem de reclamar.
O que o seu administrador faz com ela
Para os proprietários no estrangeiro dos condomínios que administramos, a procuração é o que transforma um serviço num poder: com ela, os nossos administradores pagam as quotas e o IBI a partir da conta do proprietário, assinam a papelada do condomínio que diz respeito à fração, recebem as notificações que de outro modo ficariam sem resposta e mantêm completo o processo do imóvel — sem ela, só podem aconselhar. Veja a nossa administração para proprietários não residentes ou peça um orçamento. Se se aproxima uma venda ou uma compra, diga-nos antes de ir ao seu notário: enviamos-lhe o texto espanhol para assinar, com a sua língua ao lado, para que a apostila vá no documento certo à primeira.
Perguntas frequentes
Preciso de uma procuração para votar na assembleia de proprietários?
Não. Basta um escrito assinado que designe o seu representante, segundo o artigo 15.1 da Ley de Propiedad Horizontal, e o administrador enviar-lhe-á o formulário com a convocatória. A procuração notarial é para escrituras, banco, impostos e gestão do imóvel — não para a assembleia.
Uma procuração assinada perante o meu notário em Inglaterra ou na Alemanha é válida em Espanha?
Sim, com a apostila da Haia, tradução certificada para espanhol quando necessário e um documento que mostre que o notário o identificou, apreciou a sua capacidade e autorizou a procuração segundo a sua lei — a equivalência que um notário espanhol tem de confirmar. Peça antes o texto ao notário espanhol que vai usar a procuração.
Posso outorgar uma procuração online?
Desde novembro de 2023, sim, para procurações para atos concretos, procurações para atuar perante as administrações e em juízo, e revogações — por videoconferência com um notário espanhol, identificado com certificado eletrónico espanhol ou Cl@ve. As procurações gerais e as preventivas não podem ser outorgadas assim.
Como cancelo uma procuração que dei?
Com uma escritura notarial de revogação, em qualquer altura, e avisando o banco, o condomínio e quem mais tiver confiado nela; peça ao antigo procurador que devolva a cópia. O notário regista a revogação para que o documento antigo não possa ser usado perante outro notário.
