Een eigenares in Hamburg moet dit najaar vijf dingen tekenen voor haar appartement in Corralejo: de akte voor de parkeerplaats die zij van een buur koopt, een mandaat zodat haar beheerder met de bank kan handelen, de aanwijzing van iemand die de brieven van de belastingdienst in ontvangst neemt, het formulier van het waterbedrijf voor de wijziging van rekening en de volmacht voor de vergadering in november. Vijf handtekeningen, en maar één heeft een notaris nodig — maar juist die, thuis verkeerd gedaan, wordt in Spanje geweigerd. Zo zeggen wij de eigenaren in het buitenland van de gemeenschappen die wij beheren hun papierwerk te ordenen: wat een volmacht nodig heeft, hoe u die verleent zonder te vliegen, en wat degene die haar heeft daarna voor u kan doen.
Wat een notariële volmacht nodig heeft — en wat niet
De Spaanse wet is precies over welke mandaten in een openbare akte moeten staan. Artikel 1280 van het Burgerlijk Wetboek noemt «de volmacht om vermogen te beheren, en elke andere die een handeling tot voorwerp heeft die in een openbare akte is of moet worden opgesteld, of die een derde moet benadelen» (Código Civil, art. 1280.5). Kopen of verkopen, hypothekeren, een nalatenschap aanvaarden, verhuren voor zes jaar of langer, uw woning in uw naam beheren: dat alles vereist een volmacht die voor een notaris is verleend, omdat de akte aan het andere eind een notariële zal zijn.
Veel van het gewone leven van een eigenaar vereist minder. Om op de vergadering van eigenaren vertegenwoordigd te zijn, volstaat «een door de eigenaar ondertekend geschrift» (Ley de Propiedad Horizontal, art. 15.1) — ons artikel over de jaarvergadering voor eigenaren in het buitenland legt de volmacht daarvoor uit. Nutsbedrijven en verzekeraars werken met hun eigen ondertekende formulieren. De bank zit ertussenin: banken aanvaarden een notariële volmacht, en de meeste hebben ook eigen formulieren voor een gemachtigde op de rekening, getekend in het kantoor of via de app. De belastingdienst is een aparte aanwijzing — een elektronische machtiging in het register van vertegenwoordigers van de AEAT, of de formele fiscaal vertegenwoordiger die sommige niet-ingezetenen moeten benoemen, een onderwerp op zich later deze maand. De eerste vraag is dus nooit «heb ik een volmacht nodig», maar «voor welke van deze handelingen».
Drie manieren om haar vanuit het buitenland te verlenen — en een vierde sinds 2023
Voor een Spaanse notaris, tijdens een bezoek. De schoonste route: een volmacht in Spaanse vorm, in het Spaans, opgesteld voor precies de handelingen die u voor ogen hebt, dezelfde middag geldig, zonder apostille, zonder vertaling. Wie elk jaar een week op het eiland doorbrengt, doet het in die week.
Voor een Spaans consulaat. De consulaten van Spanje oefenen in het buitenland notariële functies uit: een volmacht die op het consulaat in Londen, Berlijn of Amsterdam is verleend, is een Spaanse openbare akte in Spaanse vorm, die noch apostille noch vertaling nodig heeft. De prijs is tijd — afspraken kunnen schaars zijn — en het opstellen blijft uw zaak: neem de tekst mee die de Spaanse notaris die de volmacht zal gebruiken heeft voorbereid.
Voor een notaris in eigen land. Een Duitse Notar, een Engelse notary public, een Nederlandse notaris kan de volmacht verlijden, en Spanje zal haar aanvaarden — onder drie voorwaarden. Ten eerste de apostille van het Haags Verdrag van 5 oktober 1961, die de handtekening van de notaris certificeert zodat een Spaanse notaris of registerbewaarder erop kan vertrouwen; de door uw land aangewezen autoriteit geeft haar af, in dagen of weken al naargelang het land. Ten tweede een beëdigde vertaling in het Spaans wanneer het document in een andere taal is gesteld — een Spaanse notaris leest misschien Engels of Duits, een bewaarder van het kadaster zal de vertaling willen. Ten derde, en het minst bekend, de gelijkwaardigheid: het buitenlandse document moet het functionele evenbeeld van een Spaanse openbare akte zijn. Het directoraat-generaal dat over de registers gaat, heeft het letterlijk gezegd: een buitenlands document is alleen gelijkwaardig «wanneer bij het verlijden ervan die structurele elementen samenkomen die de Spaanse openbare akte haar kracht geven» — een tot authenticeren bevoegde autoriteit, een controle van de identiteit en de bekwaamheid van de ondertekenaar, en gevolgen in het thuisland die met een Spaanse akte vergelijkbaar zijn (besluit van 16 januari 2025). Engelse en Duitse notarissen doorstaan die toets; een enkel door een getuige bevestigde handtekening niet. De Spaanse notaris die de volmacht ontvangt, verklaart vervolgens dat zij toereikend is voor de handeling (Ley 24/2001, art. 98) en dat zij gelijkwaardig is — en het helpt enorm als de tekst van de buitenlandse notaris al zegt dat hij u heeft geïdentificeerd, uw bekwaamheid heeft beoordeeld, het document heeft opgesteld of nagezien en dat het naar zijn recht geldig is. Notarissen in sommige landen schrijven zo'n verklaring niet; voor hen is het consulaat het antwoord.
Per videoconferentie voor een Spaanse notaris. Sinds 9 november 2023 mag een Spaanse notaris bepaalde documenten per videoconferentie verlijden via het elektronische portaal van het notariaat — waaronder «volmachten voor concrete handelingen», volmachten om voor overheden en in rechte op te treden, en de herroeping van volmachten; algemene volmachten en levenstestamentvolmachten zijn uitdrukkelijk uitgesloten (Ley del Notariado, art. 17 ter). U identificeert zich met een elektronisch identificatiemiddel zoals de Spaanse overheden dat aanvaarden — een Spaans digitaal certificaat of Cl@ve —, de notaris toont u het document op het scherm en tekent het elektronisch. Voor een eigenaar in het buitenland die al een Spaans certificaat heeft, is een volmacht om één parkeerplaats te verkopen of één akte te tekenen nu een middag achter de laptop. Een volmacht «voor alles», die de meeste eigenaren willen, vereist nog steeds een van de drie routes hierboven.
Wat erin hoort
Stel op met de handeling voor ogen en laat de Spaanse notaris schrijven. De lijst die wij in de gemeenschappen die wij beheren vragen voor een eigenaar die een beheerder de woning wil laten runnen:
- De gemeenschap: vergaderingen bijwonen en stemmen, kennisgevingen ontvangen, bijdragen en derramas betalen, de werk- en verzekeringspapieren tekenen die het appartement betreffen.
- De bank: de rekening beheren waarvan de bijdragen worden betaald, automatische incasso's instellen en wijzigen, afschriften opvragen — desgewenst met een plafond op de bedragen. Ons artikel over de geblokkeerde rekening laat zien waarom een gemachtigde met een geldige volmacht ertoe doet.
- Belastingen en overheden: de IBI en de aangiften voor niet-ingezetenen indienen en betalen, kennisgevingen ontvangen, bezwaar maken, verklaringen aanvragen.
- Nutsvoorzieningen en verzekering: contracteren, wijzigen, opzeggen; schade melden en uitkeringen ontvangen.
- De akte die u werkelijk van plan bent: als een verkoop of aankoop in zicht is, zeg het precies — de woning, de prijsmarge, het recht de prijs te innen — want een Spaanse notaris rekt een algemene beheersvolmacht niet op tot een verkoop.
Twee clausules verdienen een bewuste keuze. Een substitutieclausule laat uw gevolmachtigde iemand anders in zijn plaats aanwijzen — nuttig voor een beheerder met een team, gevaarlijk in handen van een vreemde. Een clausule voor Selbstkontrahierung, handelen met zichzelf, is nodig als de gevolmachtigde aan beide kanten van een handeling staat — uw dochter die de woning van u koopt met uw eigen volmacht. En een looptijd: volmachten zijn standaard onbepaald; een datum of een handeling waarna de volmacht vervalt, kost niets.
Hoe zij eindigt
Een volmacht eindigt door herroeping, door afstand van de gevolmachtigde, door het overlijden van een van beide partijen en door de andere oorzaken die het Burgerlijk Wetboek noemt (Código Civil, art. 1732). De volmachtgever kan naar believen herroepen en het document terugeisen (art. 1733). Herroep zoals u verleende: met een notariële herroepingsakte — die zelf per videoconferentie kan worden getekend — en vertel het daarna aan wie op de volmacht heeft vertrouwd, eerst de bank, dan de gemeenschap, want een herroeping waarvan niemand weet, beschermt niemand. De Spaanse notaris legt de herroeping vast zodat een latere notaris aan wie de oude volmacht wordt getoond haar kan controleren; het afschrift in de la van de gevolmachtigde is wat u moet terugvragen.
Wat uw beheerder ermee doet
Voor de eigenaren in het buitenland van de gemeenschappen die wij beheren, maakt de volmacht van een dienst een bevoegdheid: daarmee betalen onze beheerders de bijdragen en de IBI van de rekening van de eigenaar, tekenen zij de gemeenschapspapieren die het appartement betreffen, ontvangen zij de kennisgevingen die anders onbeantwoord zouden blijven en houden zij het dossier van het appartement compleet — zonder kunnen zij alleen adviseren. Bekijk ons beheer voor niet-ingezeten eigenaren of vraag een offerte aan. Komt er een verkoop of aankoop aan, zeg het ons dan voordat u naar uw eigen notaris gaat: wij sturen de Spaanse tekst om te tekenen, met uw taal ernaast, zodat de apostille de eerste keer op het juiste document komt.
Veelgestelde vragen
Heb ik een volmacht nodig om te stemmen op de vergadering van eigenaren?
Nee. Een ondertekend geschrift dat uw vertegenwoordiger aanwijst volstaat volgens artikel 15.1 van de Ley de Propiedad Horizontal, en de beheerder stuurt u het formulier met de oproeping. Een notariële volmacht is voor akten, de bank, belastingen en het beheer van de woning — niet voor de vergadering.
Is een volmacht die voor mijn notaris in Engeland of Duitsland is getekend geldig in Spanje?
Ja, met de Haagse apostille, waar nodig een beëdigde vertaling in het Spaans, en een document dat laat zien dat de notaris u heeft geïdentificeerd, uw bekwaamheid heeft beoordeeld en de volmacht naar zijn recht heeft verleden — de gelijkwaardigheid die een Spaanse notaris moet bevestigen. Vraag de Spaanse notaris die de volmacht gaat gebruiken vooraf om de tekst.
Kan ik online een volmacht verlenen?
Sinds november 2023 wel, voor volmachten voor concrete handelingen, volmachten om voor overheden en in rechte op te treden, en herroepingen — per videoconferentie met een Spaanse notaris, geïdentificeerd met een Spaans elektronisch certificaat of Cl@ve. Algemene volmachten en levenstestamentvolmachten kunnen zo niet worden verleend.
Hoe trek ik een gegeven volmacht in?
Met een notariële herroepingsakte, op elk moment, en door de bank, de gemeenschap en ieder ander die erop vertrouwde te informeren; vraag de vroegere gevolmachtigde het afschrift terug te geven. De notaris legt de herroeping vast zodat het oude document niet meer voor een andere notaris kan worden gebruikt.
