Il verbale dell'assemblea dei proprietari: che cosa deve dire, quando lo ricevete e come si corregge un errore

Tre settimane dopo l'assemblea annuale arriva una busta, o un PDF: quattro pagine intitolate «Acta de la Junta General Ordinaria». Per un proprietario che era a casa sua a Lione mentre l'assemblea si riuniva nel salone di un hotel di Caleta de Fuste, quelle pagine sono l'assemblea. Ciò che dicono essere stato deciso è ciò che è stato deciso, il giorno in cui arrivano fa partire due orologi, e un errore che contengono resta un errore se nessuno chiede in tempo di correggerlo. La legge sulla proprietà orizzontale dedica al verbale un solo articolo, il diciannovesimo, e quell'articolo è più preciso di quanto la maggior parte dei proprietari si aspetti: dice che cosa deve contenere il verbale, chi lo firma ed entro quando, come arriva ai proprietari e come si sana un errore. Questo articolo lo legge così com'è a ottobre 2026, insieme ai due articoli che rendono il verbale importante per un proprietario assente e all'unica modifica che è ancora soltanto una proposta di legge.

Una pagina di un libro che il conservatore del registro immobiliare timbra

La legge non chiede una relazione sulla riunione. Chiede un libro: Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad, le delibere dell'assemblea dei proprietari si riportano in un libro dei verbali vidimato dal conservatore del registro immobiliare (articolo 19.1). Le regole di quella vidimazione sono nell'articolo 415 del regolamento ipotecario. Il libro deve essere vidimato necesariamente antes de su utilización, necessariamente prima del suo utilizzo, dal conservatore del distretto in cui si trova l'edificio. Può essere rilegato o de hojas móviles, a fogli mobili, con ogni foglio numerato. Un nuovo libro viene vidimato solo quando la comunità dimostra che il precedente è completo, o lo dichiara smarrito. Il conservatore ha cinque giorni dalla richiesta per vidimarlo, quindici se c'è un giustificato motivo, e annota ogni libro sulla pagina dell'edificio stesso nel registro.

Che cosa significhi per un proprietario è semplice. Il verbale che ricevete è la copia di una pagina di quel libro, e a fare fede è il libro, non l'e-mail.

Che cosa deve dire il verbale

L'articolo 19.2 elenca sei cose che ogni verbale deve indicare, come minimo. Ciascuna di esse può essere verificata da un proprietario che non era in sala.

Altre due menzioni vengono da altri articoli. I proprietari che non erano in regola all'inizio dell'assemblea possono intervenire ma non votare, e El acta de la Junta reflejará los propietarios privados del derecho de voto, il verbale dell'assemblea riporta i proprietari privati del diritto di voto, le cui quote restano fuori dal computo (articolo 15.2). Fin dove possano circolare i nomi dei debitori oltre la convocazione e il verbale è nel nostro articolo sulla protezione dei dati in una comunità.

E la traccia di un voto contrario vale più di quanto sembri. Solo tre gruppi di proprietari possono portare una delibera in tribunale: gli assenti, quelli indebitamente privati del voto e quelli che hubiesen salvado su voto en la Junta, hanno fatto salvo il loro voto in assemblea (articolo 18.2). Il proprietario il cui delegato ha votato contro ha bisogno che il verbale lo dica.

Chi lo scrive, chi lo firma ed entro quando

Il verbale è lavoro del segretario. Dove è nominato un amministratore professionale di solito è l'amministratore stesso, perché la legge consente che una stessa persona ricopra le due cariche (articolo 13.6) ed elenca tra i compiti dell'amministratore questo: Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad, agire, se del caso, come segretario dell'assemblea e custodire a disposizione dei proprietari la documentazione della comunità (articolo 20.1.e). Dove non è nominato nessuno, il presidente svolge entrambe le funzioni (articolo 13.5).

Il termine è breve: El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, il verbale deve essere chiuso con le firme del presidente e del segretario al termine della riunione o entro i dieci giorni di calendario successivi (articolo 19.3). Da quella frase e dalla successiva derivano due cose. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario, dalla sua chiusura le delibere sono esecutive, salvo che la legge disponga diversamente: la comunità può dare esecuzione a ciò che è stato votato da quelle firme, non dal giorno in cui ciascun proprietario lo legge. E la legge non chiede alcuna votazione per approvare il verbale. La vecchia abitudine di aprire ogni assemblea con la «lettura e approvazione del verbale precedente» è una cortesia, non un requisito. Il verbale è completo quando due persone lo hanno firmato.

Quando lo ricevete

La legge dice come viaggia il verbale e non quando. El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9, il verbale delle riunioni viene trasmesso ai proprietari secondo la procedura stabilita nell'articolo 9 (articolo 19.3), e quella procedura è la stessa di ogni comunicazione della comunità: all'indirizzo in Spagna che il proprietario ha comunicato al segretario e, se non ne ha comunicato nessuno, all'appartamento stesso. Se lì la consegna risulta impossibile, la comunicazione viene affissa alla bacheca della comunità con un'annotazione datata, firmata dal segretario e con il visto del presidente, e produce pieni effetti en el plazo de tres días naturales, nel termine di tre giorni di calendario (articolo 9.1.h). Nessun articolo fissa un numero di giorni per l'invio. Ciò che fa la legge è appendere due termini al momento in cui il verbale arriva.

Per un proprietario all'estero la conseguenza è pratica. Un indirizzo estero non è l'indirizzo che la legge intende, sicché il verbale può essere validamente notificato in un appartamento che a febbraio è vuoto, o alla bacheca della comunità. L'e-mail che molte comunità inviano in aggiunta è una comodità; la consegna che conta per la legge è quella all'indirizzo in Spagna. Come scegliere quell'indirizzo, e come votare dall'estero, è nella nostra guida all'assemblea annuale per i proprietari all'estero.

I due orologi che partono con il verbale

Per un proprietario che era in assemblea, il giorno che conta è quello dell'assemblea. Per chi non c'era, è il giorno in cui arriva il verbale, e da esso decorrono due cose.

La prima è il silenzio. Nella maggior parte delle materie, i voti dei proprietari assenti che sono stati regolarmente convocati e poi informati della delibera si computano come favorevoli se non comunicano al segretario il loro dissenso en el plazo de 30 días naturales, nel termine di 30 giorni di calendario, con un mezzo che lasci prova della ricezione (articolo 17.8). La regola non arriva alle delibere il cui costo non può essere addebitato ai proprietari che non le hanno votate, né alle modifiche fatte per l'uso privato di un proprietario.

La seconda è l'impugnazione. Un proprietario assente può portare una delibera in tribunale, e il termine per farlo se computará a partir de la comunicación del acuerdo, si computa dalla comunicazione della delibera (articolo 18.3): tre mesi di regola, un anno quando la delibera è contraria alla legge o agli statuti. Per chi era presente, gli stessi termini decorrono dal giorno dell'assemblea. Chi impugna deve essere in regola con la comunità o depositare in tribunale quanto dovuto (articolo 18.2).

Le date sono le parole della legge messe su un calendario, per una delibera che non sia contraria alla legge o agli statuti. Nessuno dovrebbe programmare di agire nell'ultimo di quei giorni.

Come si corregge un errore

La legge mette in conto gli errori e dà loro una via breve. Serán subsanables los defectos o errores del acta, i difetti o gli errori del verbale sono sanabili, purché il verbale indichi in modo inequivocabile la data e il luogo della riunione, i proprietari presenti o rappresentati e le delibere adottate, con i voti a favore e contro e le quote che rappresentano, e purché il presidente e il segretario lo abbiano firmato. La sanatoria ha un termine proprio: Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación, la correzione deve essere fatta prima della successiva riunione dell'assemblea dei proprietari, che deve ratificarla (articolo 19.3). In pratica sono tre passi.

• Scrivete al segretario. Dite quale riga è sbagliata e che cosa dovrebbe dire: una quota, un nome tra i rappresentati, un voto registrato a favore che era contrario, una cifra del bilancio. Fatelo con un mezzo che lasci traccia, e presto: nulla nella legge ferma i trenta giorni o il termine di impugnazione mentre si discute una correzione.
• Chiedete la pagina corretta. Il presidente e il segretario fanno la correzione; chiedete una copia della pagina così come risulta ora nel libro.
• Cercatela nel prossimo ordine del giorno. L'assemblea successiva deve ratificare la correzione, che dovrebbe quindi comparire come punto a sé.

Ciò che non si può sanare così è un verbale che non indica l'essenziale o non è firmato, né un errore che il presidente e il segretario non riconoscono come tale. Lì il rimedio è l'impugnazione dell'articolo 18, entro i suoi tre mesi o il suo anno.

A che cosa serve il verbale dopo

Il verbale continua a lavorare molto dopo l'assemblea. Per reclamare le quote non pagate con il procedimento rapido d'ingiunzione, la comunità deve allegare un certificado del acuerdo de liquidación de la deuda, un certificato della delibera che liquida il debito, emesso dal segretario con il visto del presidente (articolo 21.3), e quella delibera esiste perché il verbale la riporta; come funziona il reclamo è nel nostro articolo sulle quote non pagate. La legge non fissa un termine per la conservazione del libro: El secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios, il segretario custodisce i libri dei verbali dell'assemblea dei proprietari, e deve inoltre conservare per cinque anni le convocazioni, le comunicazioni, le deleghe e gli altri documenti rilevanti delle riunioni (articolo 19.4). E poiché i documenti sono tenuti a disposizione dei proprietari, un proprietario può chiedere di vedere il libro e le carte di un'assemblea, non solo la copia che gli è stata inviata.

Il libro digitale che non è ancora legge

Tutto quanto precede è carta, o almeno un libro con il timbro di un conservatore. Una proposta di legge al Congresso cambierebbe una frase della legge. Aggiunge all'articolo 19.1 questo: El libro de actas podrá llevarse en formato y soporte electrónico conforme al modelo aprobado por resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, il libro dei verbali potrà essere tenuto in formato e su supporto elettronico secondo il modello approvato con risoluzione della direzione che vigila sui registri. Il Congresso ha deciso di prenderla in considerazione a maggio 2026, e all'inizio di ottobre 2026 era ancora in commissione Giustizia con il termine per gli emendamenti aperto. Finché non sarà pubblicata nella Gazzetta ufficiale dello Stato, il libro timbrato è l'unico che la legge conosce. Il resto di quella proposta, e la sua storia, è nel nostro articolo sulle assemblee in videoconferenza.

Una lista di lettura per il proprietario che non c'era

• Il giorno in cui è arrivato. Annotate la data in cui il verbale è arrivato al vostro indirizzo in Spagna: entrambi gli orologi partono da lì.
• La vostra riga. Presente, rappresentato o assente, con il nome giusto e la quota giusta.
• Il vostro voto. Se il vostro delegato ha votato contro, il verbale dovrebbe dirlo con il nome.
• Il denaro. Il bilancio, le quote e ogni spesa straordinaria: importi, date e chi paga.
• I debitori. Se comparite come debitori, e se è vero.
• Le firme. Presidente e segretario, e una data di chiusura entro dieci giorni dall'assemblea.

Che cosa facciamo nelle comunità che amministriamo

Negli edifici che gestiamo a Corralejo, a Caleta de Fuste e nel sud, il verbale viene chiuso con le due firme entro i dieci giorni che dà la legge e inviato all'indirizzo per le notifiche di ciascun proprietario con la procedura dell'articolo 9. Si trova anche nel nostro portale dei proprietari, dove la convocazione, il suo modulo di delega e tutti gli altri documenti della comunità sono conservati sotto un unico accesso, così che un proprietario all'estero può leggerlo senza aspettare che qualcuno svuoti la cassetta delle lettere. Una richiesta di correzione viene portata all'assemblea successiva per la ratifica, come richiede la legge. I proprietari che vogliono la loro comunità gestita così possono leggere che cosa facciamo per i proprietari che vivono all'estero e chiedere un preventivo.

Domande frequenti

Il verbale deve essere approvato nell'assemblea successiva?

No. La legge lo chiude con le firme del presidente e del segretario, al termine della riunione o entro i dieci giorni di calendario successivi, e le delibere sono esecutive da quella chiusura. L'assemblea successiva vota sul verbale solo quando è stata fatta una correzione che deve essere ratificata.

Quanto tempo ha la comunità per inviarmi il verbale?

La legge non fissa alcun numero di giorni. Dice che viene trasmesso con la stessa procedura di ogni comunicazione, al vostro indirizzo in Spagna o, in mancanza, all'appartamento. Ciò che fissa è quello che decorre dal suo arrivo se eravate assenti: trenta giorni di calendario per dire al segretario che non siete d'accordo, e il termine per impugnare una delibera in tribunale.

Non ero all'assemblea e non sono d'accordo con una delibera. Che cosa faccio?

Scrivete al segretario entro trenta giorni di calendario dalla ricezione del verbale, con un mezzo che lasci prova della ricezione; altrimenti, nella maggior parte delle materie, il vostro voto si computa a favore. Se volete che la delibera sia annullata, l'impugnazione in tribunale ha un termine proprio, tre mesi dalla comunicazione di regola e un anno se la delibera è contraria alla legge o agli statuti, e dovete essere in regola con le quote o depositarle in tribunale.

Il verbale ha riportato male il mio voto. Si può correggere?

Sì, se il verbale è firmato e indica l'essenziale: la legge consente di correggerne gli errori prima dell'assemblea successiva, che deve ratificare la correzione. Chiedetelo per iscritto al segretario. Se la correzione viene rifiutata e l'errore cambia il risultato, resta l'impugnazione in tribunale, entro il suo termine.