De notulen van de vergadering van eigenaren: wat erin moet staan, wanneer u ze krijgt en hoe een fout wordt hersteld

Drie weken na de jaarvergadering komt er een envelop, of een PDF: vier pagina's met het opschrift «Acta de la Junta General Ordinaria». Voor een eigenaar die thuis in Lyon was terwijl de vergadering in de salon van een hotel in Caleta de Fuste bijeen was, zijn die pagina's de vergadering. Wat er volgens die pagina's is besloten, is besloten, de dag waarop ze aankomen zet twee klokken in gang, en een fout erin blijft een fout als niemand op tijd om herstel vraagt. De wet op de horizontale eigendom wijdt aan de notulen één artikel, het negentiende, en dat artikel is nauwkeuriger dan de meeste eigenaren verwachten: het zegt wat de notulen moeten bevatten, wie ze tekent en binnen welke termijn, hoe ze de eigenaren bereiken en hoe een fout wordt hersteld. Dit stuk leest het zoals het er in oktober 2026 staat, samen met de twee artikelen die de notulen belangrijk maken voor een afwezige eigenaar en met de ene wijziging die nog maar een wetsvoorstel is.

Een bladzijde in een boek dat de registrator afstempelt

De wet vraagt niet om een verslag van de vergadering. Zij vraagt om een boek: Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad — de besluiten van de vergadering van eigenaren worden vastgelegd in een notulenboek dat door de registrator van het eigendomsregister is gewaarmerkt (artikel 19.1). De regels van dat stempel staan in artikel 415 van het hypotheekreglement. Het boek moet worden gewaarmerkt necesariamente antes de su utilización — noodzakelijk vóór het gebruik ervan —, door de registrator van het district waar het gebouw ligt. Het mag ingebonden zijn of de hojas móviles — losbladig —, met elk blad genummerd. Een nieuw boek wordt alleen gestempeld als de gemeenschap aantoont dat het vorige vol is, of het als verloren opgeeft. De registrator heeft vanaf het verzoek vijf dagen om het te stempelen, vijftien bij een geldige reden, en tekent elk boek aan op de bladzijde van het gebouw zelf in het register.

Wat dat voor een eigenaar betekent, is eenvoudig. De notulen die u ontvangt zijn een kopie van een bladzijde uit dat boek, en het boek, niet de e-mail, is het document dat telt.

Wat de notulen moeten zeggen

Artikel 19.2 noemt zes dingen die alle notulen ten minste moeten vermelden. Elk daarvan kan een eigenaar nagaan die niet in de zaal was.

Twee andere vermeldingen komen uit andere artikelen. Eigenaren die bij het begin van de vergadering een achterstand hadden, mogen het woord voeren maar niet stemmen, en El acta de la Junta reflejará los propietarios privados del derecho de voto — de notulen van de vergadering vermelden de eigenaren aan wie het stemrecht is ontnomen —, van wie de aandelen buiten de telling blijven (artikel 15.2). Hoe ver de namen van wanbetalers mogen reizen buiten de oproeping en de notulen, staat in ons stuk over gegevensbescherming in een gemeenschap.

En de aantekening van een tegenstem is meer waard dan het lijkt. Slechts drie groepen eigenaren kunnen een besluit voor de rechter brengen: de afwezigen, degenen aan wie ten onrechte het stemrecht is ontnomen, en degenen die hubiesen salvado su voto en la Junta — hun stem in de vergadering hebben voorbehouden (artikel 18.2). Een eigenaar van wie de gevolmachtigde tegen heeft gestemd, heeft notulen nodig die dat zeggen.

Wie ze schrijft, wie ze tekent en binnen welke termijn

De notulen zijn het werk van de secretaris. Waar een professionele beheerder is benoemd, is dat doorgaans de beheerder zelf, omdat de wet toelaat dat één persoon beide functies bekleedt (artikel 13.6) en onder de taken van de beheerder deze noemt: Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad — in voorkomend geval optreden als secretaris van de vergadering en de stukken van de gemeenschap ter beschikking van de eigenaren bewaren (artikel 20.1.e). Waar niemand is benoemd, doet de voorzitter beide taken (artikel 13.5).

De termijn is kort: El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes — de notulen moeten worden gesloten met de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris aan het einde van de vergadering of binnen de tien daaropvolgende kalenderdagen (artikel 19.3). Uit die zin en de volgende volgen twee dingen. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario — vanaf de sluiting zijn de besluiten uitvoerbaar, tenzij de wet anders bepaalt: de gemeenschap kan uitvoeren wat is gestemd vanaf die handtekeningen, niet vanaf de dag waarop elke eigenaar het leest. En de wet vraagt geen stemming om de notulen goed te keuren. De oude gewoonte om elke vergadering te openen met de «voorlezing en goedkeuring van de vorige notulen» is een beleefdheid, geen vereiste. De notulen zijn klaar als twee mensen ze hebben getekend.

Wanneer u ze krijgt

De wet zegt hoe de notulen reizen en niet wanneer. El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9 — de notulen van de vergaderingen worden aan de eigenaren toegezonden volgens de procedure van artikel 9 (artikel 19.3) —, en die procedure is die van elke kennisgeving van de gemeenschap: naar het adres in Spanje dat de eigenaar aan de secretaris heeft opgegeven en, als hij er geen heeft opgegeven, naar het appartement zelf. Blijkt bezorging daar onmogelijk, dan wordt de mededeling op het bord van de gemeenschap gehangen met een gedateerde aantekening, getekend door de secretaris en geviseerd door de voorzitter, en zij heeft volledige werking en el plazo de tres días naturales — binnen drie kalenderdagen (artikel 9.1.h). Geen artikel noemt een aantal dagen voor de verzending. Wat de wet wel doet, is twee termijnen ophangen aan het moment waarop de notulen aankomen.

Voor een eigenaar in het buitenland is het gevolg praktisch. Een buitenlands adres is niet het adres dat de wet bedoelt, zodat de notulen geldig kunnen worden betekend in een appartement dat in februari leeg staat, of op het bord van de gemeenschap. De e-mail die veel gemeenschappen daarnaast sturen is een gemak; de bezorging die voor de wet telt, is die op het adres in Spanje. Hoe u dat adres kiest, en hoe u vanuit het buitenland stemt, staat in onze gids over de jaarvergadering voor eigenaren in het buitenland.

De twee klokken die met de notulen gaan lopen

Voor een eigenaar die op de vergadering was, telt de dag van de vergadering. Voor wie er niet was, telt de dag waarop de notulen aankomen, en vanaf die dag lopen twee dingen.

Het eerste is het stilzwijgen. In de meeste zaken worden de stemmen van afwezige eigenaren die behoorlijk waren opgeroepen en daarna over het besluit zijn ingelicht, als stemmen vóór geteld als zij de secretaris hun bezwaar niet kenbaar maken en el plazo de 30 días naturales — binnen 30 kalenderdagen —, op een manier die een bewijs van ontvangst oplevert (artikel 17.8). De regel reikt niet tot de besluiten waarvan de kosten niet kunnen worden doorberekend aan eigenaren die er niet voor hebben gestemd, en evenmin tot verbouwingen voor het privégebruik van één eigenaar.

Het tweede is de aanvechting. Een afwezige eigenaar kan een besluit voor de rechter brengen, en de termijn daarvoor se computará a partir de la comunicación del acuerdo — wordt gerekend vanaf de mededeling van het besluit (artikel 18.3): drie maanden in de regel, één jaar als het besluit in strijd is met de wet of de statuten. Voor wie aanwezig was, lopen dezelfde termijnen vanaf de dag van de vergadering. Wie aanvecht, moet bij zijn met zijn betalingen aan de gemeenschap of het verschuldigde bij de rechtbank in bewaring geven (artikel 18.2).

De data zijn de woorden van de wet op een kalender gelegd, voor een besluit dat niet in strijd is met de wet of de statuten. Niemand zou moeten plannen om op de laatste van die dagen te handelen.

Hoe een fout wordt hersteld

De wet houdt rekening met fouten en geeft ze een korte weg. Serán subsanables los defectos o errores del acta — de gebreken of fouten van de notulen zijn herstelbaar —, op voorwaarde dat de notulen ondubbelzinnig de datum en de plaats van de vergadering vermelden, de aanwezige of vertegenwoordigde eigenaren en de genomen besluiten, met de stemmen voor en tegen en de aandelen die zij vertegenwoordigen, en dat de voorzitter en de secretaris ze hebben getekend. Het herstel heeft een eigen termijn: Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación — het herstel moet plaatsvinden vóór de volgende vergadering van eigenaren, die het moet bekrachtigen (artikel 19.3). In de praktijk zijn dat drie stappen.

• Schrijf de secretaris. Zeg welke regel fout is en wat er moet staan: een aandeel, een naam onder de vertegenwoordigden, een stem die als vóór is genoteerd maar tegen was, een cijfer in de begroting. Doe het op een manier die een bewijs oplevert, en snel: niets in de wet stopt de dertig dagen of de termijn van aanvechting terwijl over een herstel wordt gesproken.
• Vraag de verbeterde bladzijde. De voorzitter en de secretaris brengen het herstel aan; vraag een kopie van de bladzijde zoals die nu in het boek staat.
• Zoek het op de volgende agenda. De volgende vergadering moet het herstel bekrachtigen, dus het hoort er als een eigen punt op te staan.

Wat niet op die manier kan worden hersteld, zijn notulen die het wezenlijke niet vermelden of niet zijn getekend, en evenmin een fout die de voorzitter en de secretaris niet als fout erkennen. Daar is het middel de aanvechting van artikel 18, binnen haar drie maanden of haar jaar.

Waarvoor de notulen daarna dienen

De notulen blijven lang na de vergadering werken. Om onbetaalde bijdragen te vorderen via de snelle betalingsbevelprocedure moet de gemeenschap un certificado del acuerdo de liquidación de la deuda bijvoegen — een verklaring van het besluit waarbij de schuld is vastgesteld —, afgegeven door de secretaris met het visum van de voorzitter (artikel 21.3), en dat besluit bestaat omdat de notulen het vastleggen; hoe de vordering werkt, staat in ons stuk over onbetaalde gemeenschapskosten. Voor het bewaren van het boek stelt de wet geen termijn: El secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios — de secretaris bewaart de notulenboeken van de vergadering van eigenaren —, en hij moet daarnaast vijf jaar lang de oproepingen, mededelingen, volmachten en andere belangrijke stukken van de vergaderingen bewaren (artikel 19.4). En omdat de stukken ter beschikking van de eigenaren worden gehouden, kan een eigenaar vragen het boek en de papieren van een vergadering in te zien, niet alleen de kopie die hem is gestuurd.

Het digitale boek dat nog geen wet is

Al het voorgaande is papier, of in elk geval een boek met het stempel van een registrator. Een wetsvoorstel in het Congres zou één zin van de wet veranderen. Het voegt aan artikel 19.1 toe: El libro de actas podrá llevarse en formato y soporte electrónico conforme al modelo aprobado por resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública — het notulenboek kan worden gehouden in elektronische vorm en op een elektronische drager, volgens het model dat wordt goedgekeurd bij besluit van het directoraat dat toezicht houdt op de registers. Het Congres besloot in mei 2026 het voorstel in behandeling te nemen, en begin oktober 2026 lag het nog bij de commissie Justitie, met de termijn voor amendementen open. Zolang het niet in het Staatsblad is gepubliceerd, is het gestempelde boek het enige dat de wet kent. De rest van dat voorstel, en de geschiedenis ervan, staat in ons stuk over vergaderen per video.

Een leeslijst voor de eigenaar die er niet bij was

• De dag van aankomst. Noteer de datum waarop de notulen uw adres in Spanje bereikten: beide klokken lopen vanaf die dag.
• Uw eigen regel. Aanwezig, vertegenwoordigd of afwezig, met de juiste naam en het juiste aandeel.
• Uw stem. Als uw gevolmachtigde tegen heeft gestemd, horen de notulen dat met naam te zeggen.
• Het geld. De begroting, de bijdragen en elke extra omslag: bedragen, data en wie betaalt.
• De wanbetalers. Of u als schuldenaar staat vermeld, en of dat klopt.
• De handtekeningen. Voorzitter en secretaris, en een sluitingsdatum binnen tien dagen na de vergadering.

Wat wij doen in de gemeenschappen die wij beheren

In de gebouwen die wij beheren in Corralejo, Caleta de Fuste en het zuiden worden de notulen binnen de tien dagen die de wet geeft met beide handtekeningen gesloten en volgens de procedure van artikel 9 naar het kennisgevingsadres van elke eigenaar gestuurd. Ze staan ook in ons eigenarenportaal, waar de oproeping, het bijbehorende volmachtformulier en alle andere stukken van de gemeenschap onder één login worden bewaard, zodat een eigenaar in het buitenland ze kan lezen zonder te wachten tot iemand de brievenbus leegt. Een verzoek om herstel wordt ter bekrachtiging aan de volgende vergadering voorgelegd, zoals de wet vereist. Eigenaren die hun gemeenschap zo beheerd willen zien, kunnen lezen wat wij doen voor eigenaren die in het buitenland wonen en een offerte aanvragen.

Veelgestelde vragen

Moeten de notulen op de volgende vergadering worden goedgekeurd?

Nee. De wet sluit ze met de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris, aan het einde van de vergadering of binnen de tien daaropvolgende kalenderdagen, en de besluiten zijn vanaf die sluiting uitvoerbaar. De volgende vergadering stemt alleen over de notulen als er een herstel is aangebracht dat moet worden bekrachtigd.

Hoeveel tijd heeft de gemeenschap om mij de notulen te sturen?

De wet noemt geen aantal dagen. Zij zegt dat ze worden toegezonden volgens dezelfde procedure als elke kennisgeving, naar uw adres in Spanje of, bij gebreke daarvan, naar het appartement. Wat zij wel vastlegt, is wat vanaf de aankomst loopt als u afwezig was: dertig kalenderdagen om de secretaris te laten weten dat u het niet eens bent, en de termijn om een besluit bij de rechter aan te vechten.

Ik was niet op de vergadering en ben het niet eens met een besluit. Wat doe ik?

Schrijf de secretaris binnen dertig kalenderdagen na ontvangst van de notulen, op een manier die een bewijs van ontvangst oplevert; anders wordt uw stem in de meeste zaken als vóór geteld. Wilt u dat het besluit wordt vernietigd, dan heeft de aanvechting bij de rechter een eigen termijn, drie maanden vanaf de mededeling in de regel en één jaar als het besluit in strijd is met de wet of de statuten, en u moet bij zijn met uw bijdragen of ze bij de rechtbank in bewaring geven.

De notulen geven mijn stem verkeerd weer. Kan dat worden hersteld?

Ja, als de notulen zijn getekend en het wezenlijke vermelden: de wet laat toe dat de fouten ervan worden hersteld vóór de volgende vergadering, die het herstel moet bekrachtigen. Vraag het de secretaris schriftelijk. Wordt het herstel geweigerd en verandert de fout de uitslag, dan blijft de aanvechting bij de rechter over, binnen haar termijn.