Convocazione, deleghe, maggioranze e la regola dei 30 giorni — come funziona una junta spagnola e perché le sue decisioni vincolano anche chi non c'era.
Ogni anno, in una sala di Corralejo, Costa Calma o Caleta de Fuste, tra le otto e le quaranta persone decidono quanto le costerà il suo immobile e che cosa accadrà al suo edificio. Se vive a Manchester, Milano o Monaco di Baviera, è molto probabile che lei lo venga a sapere solo dopo.
È un problema risolvibile, ma solo se capisce due cose: come viene convocata l'assemblea e in che modo la vincola quando lei non c'è. La seconda è quella che coglie tutti alla sprovvista.
La junta de propietarios è l'organo decisionale della comunidad. L'articolo 16 della Ley de Propiedad Horizontal impone che si riunisca almeno una volta l'anno per approvare i conti dell'esercizio chiuso e il bilancio dell'anno successivo. Le assemblee straordinarie possono essere convocate in qualsiasi momento dal presidente, oppure quando le chiedono proprietari che rappresentino il 25% delle quote (o il 25% dei proprietari).
La convocazione deve indicare l'ordine del giorno, la data, l'ora e il luogo, e sia la prima sia la seconda convocazione. Deve inoltre includere l'elenco dei proprietari non in regola con i pagamenti — quei proprietari possono intervenire ma non votare (art. 15.2). Il preavviso minimo per l'assemblea ordinaria annuale è di sei giorni (art. 16.3).
Sei giorni sono il minimo di legge e, per una comunidad con proprietari in cinque paesi, un minimo indifendibile. Un amministratore serio invia la convocazione con settimane di anticipo. La nostra va online nel momento stesso in cui viene emessa, in inglese, spagnolo o tedesco, con il modulo di delega di voto allegato e già pronto.
Questo è l'articolo che nessuno legge e che tutti dovrebbero leggere.
L'articolo 9.1.h obbliga ogni proprietario a comunicare al segretario della comunidad un domicilio in Spagna ai fini di ogni citazione e notifica. Attenzione alla formulazione: un domicilio in Spagna. Non il suo indirizzo in Italia, non la sua email — anche se molte comunidades inviano in parallelo anche un'email, e fanno bene.
Se non ne ha comunicato uno, la legge considera come suo indirizzo di notifica la sua stessa unità nella comunidad. E se lì la consegna non è possibile, la convocazione può essere affissa nella bacheca della comunidad, dove produce pieno effetto legale dopo tre giorni solari.
Lo rilegga, se possiede un appartamento per le vacanze in cui va due volte l'anno. Un avviso attaccato a una bacheca, in un androne che ha attraversato l'ultima volta a ottobre, può essere una convocazione valida. Tenere aggiornato il proprio indirizzo di notifica — e avvisare l'amministratore quando cambia — è la protezione più economica che comprerà mai.
Non serve prendere un aereo. L'articolo 15.1 consente la partecipazione tramite rappresentanza legale o volontaria, e la formalità è volutamente leggera: basta un documento scritto firmato dal proprietario per provare la delega. Quando un'unità appartiene a più persone, queste devono designare un unico rappresentante.
Alcune cose che vale la pena fare bene:
Nelle nostre comunidades il modulo di delega sta nel portale accanto alla convocazione, così può essere firmato e restituito la sera stessa in cui arriva l'ordine del giorno — niente stampe, niente scansioni in aeroporto, niente posta da Milano a Puerto del Rosario.
I proprietari spesso danno per scontato che ogni decisione richieda tutti. Non è così. La LPH classifica le delibere in categorie, e sapere in quale categoria rientra un punto all'ordine del giorno le dice quanto costa la sua assenza.
E a parte tutto questo, l'articolo 10.1 elenca i lavori che la comunidad deve eseguire — conservazione, sicurezza, abitabilità, accessibilità richiesta per legge — che non richiedono alcuna delibera preventiva. Nessuno vota se l'edificio debba essere sicuro.
Se non riesce a capire a quale categoria appartenga un punto all'ordine del giorno, lo chieda prima dell'assemblea. È una domanda legittima, e la risposta cambia quanto le conviene impegnarsi per farsi rappresentare.
Ecco la norma che più sorprende i proprietari all'estero. L'articolo 17.8:
"Se computarán como votos favorables los de aquellos propietarios ausentes de la Junta [...] que no manifiesten su discrepancia [...] en el plazo de 30 días naturales."
I proprietari assenti ai quali la delibera è stata debitamente notificata e che non esprimono il proprio dissenso entro trenta giorni solari vengono conteggiati come voti favorevoli. La legge collega questo meccanismo alle categorie di delibere che richiedono una maggioranza qualificata — i voti a un terzo e a tre quinti visti sopra — che è esattamente dove fa più male.
L'assenza, quindi, non è neutralità. Se non ha partecipato e non si oppone per iscritto entro trenta giorni dalla notifica della delibera, lei ha — ai fini del conteggio — dato il suo assenso. Il che rende un'abitudine non negoziabile per qualunque proprietario che vive all'estero: legga il verbale appena arriva, e segni in agenda i trenta giorni.
L'articolo 19 disciplina l'acta: deve riportare data e luogo, chi ha partecipato e con quali quote, l'ordine del giorno e le delibere adottate con i conteggi dei voti. Una volta che il verbale è chiuso e firmato dal presidente e dal segretario — entro dieci giorni dall'assemblea — le delibere sono esecutive.
Se ritiene che una delibera sia illegittima, contraria allo statuto o gravemente pregiudizievole, l'articolo 18 le dà una via per impugnarla in tribunale. Valgono due limiti. L'azione decade tre mesi dopo l'adozione della delibera, estesi a un anno quando la delibera è contraria alla legge o allo statuto. E, prima di poterla proporre, deve essere in regola con i pagamenti o aver depositato giudizialmente quanto dovuto.
Tre mesi passano in fretta quando il verbale impiega sei settimane ad arrivare e poi va tradotto. È per questo che pubblichiamo i verbali come documenti nel portale del proprietario appena vengono chiusi, invece di spedirli quando capita di fare il prossimo invio.
Se le assemblee della sua comunidad sono illeggibili a distanza, non è qualcosa che deve accettare. È la parte del lavoro che per noi conta di più — veda che cosa copre il nostro servizio di Amministrazione della comunidad, oppure ci racconti della sua comunidad.
