محضر جمعية الملّاك: ما يجب أن يقوله، ومتى تتسلّمه، وكيف يُصحَّح الخطأ

بعد ثلاثة أسابيع من الجمعية السنوية يصل ظرف، أو ملف PDF: أربع صفحات عنوانها «Acta de la Junta General Ordinaria». وبالنسبة إلى مالك كان في بيته في ليون بينما كانت الجمعية منعقدة في قاعة فندق في كاليتا دي فوستي، هذه الصفحات هي الجمعية. فما تقول إنه تقرّر هو ما تقرّر، واليوم الذي تصل فيه يشغّل ساعتين، والخطأ الوارد فيها يبقى خطأ ما لم يطلب أحد تصحيحه في الوقت المناسب. قانون الملكية الأفقية يخصّ المحضر بمادة واحدة، هي التاسعة عشرة، وهذه المادة أدقّ مما يتوقعه معظم الملّاك: تقول ما الذي يجب أن يتضمنه المحضر، ومن يوقّعه وحتى متى، وكيف يصل إلى الملّاك، وكيف يُصحَّح الخطأ. هذا المقال يقرؤها كما هي في أكتوبر 2026، مع المادتين اللتين تجعلان المحضر مهماً للمالك الغائب، ومع التعديل الوحيد الذي ما زال مجرد مقترح قانون.

صفحة في سجل يختمه أمين السجل العقاري

لا يطلب القانون تقريراً عن الاجتماع. يطلب سجلاً، ونصّه: Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad، أي أن قرارات جمعية الملّاك تُدوَّن في سجل محاضر مصدَّق من أمين السجل العقاري (المادة 19.1). وقواعد ذلك التصديق في المادة 415 من اللائحة الرهنية. يجب أن يُصدَّق السجل بهذا الشرط: necesariamente antes de su utilización، أي بالضرورة قبل استعماله، من أمين السجل في الدائرة التي يقع فيها المبنى. ويجوز أن يكون مجلَّداً أو بهذه الصفة: de hojas móviles، أي من أوراق منفصلة، مع ترقيم كل ورقة. ولا يُصدَّق سجل جديد إلا حين يثبت الاتحاد أن السابق قد امتلأ، أو يصرّح بفقدانه. ولأمين السجل خمسة أيام من تاريخ الطلب ليصدّقه، وخمسة عشر يوماً إن وُجد سبب مشروع، وهو يقيّد كل سجل في صفحة المبنى نفسه في السجل العقاري.

ومعنى ذلك للمالك بسيط. المحضر الذي تتسلّمه نسخة من صفحة في ذلك السجل، والمعتمَد هو السجل، لا البريد الإلكتروني.

ما الذي يجب أن يقوله المحضر

تعدّد المادة 19.2 ستة أمور يجب أن يذكرها كل محضر على الأقل. وكل واحد منها يستطيع المالك الذي لم يكن في القاعة أن يتحقق منه.

وهناك بيانان آخران يأتيان من مواد أخرى. فالملّاك الذين كانت عليهم متأخرات عند بدء الجمعية يجوز لهم الكلام لا التصويت، والقانون يضيف: El acta de la Junta reflejará los propietarios privados del derecho de voto، أي أن محضر الجمعية يذكر الملّاك المحرومين من حق التصويت، وحصصهم لا تدخل في الحساب (المادة 15.2). وإلى أي مدى يجوز أن تنتقل أسماء المدينين خارج الدعوة والمحضر، تجده في مقالنا عن حماية البيانات في اتحاد الملّاك.

وتدوين الصوت المعارض أثمن مما يبدو. فثلاث فئات فقط من الملّاك تستطيع رفع قرار إلى المحكمة: الغائبون، ومن حُرموا من التصويت بغير حق، ومن ينطبق عليهم هذا الوصف: hubiesen salvado su voto en la Junta، أي من حفظوا صوتهم في الجمعية (المادة 18.2). والمالك الذي صوّت وكيله ضد القرار يحتاج إلى محضر يقول ذلك.

من يكتبه، ومن يوقّعه، وحتى متى

المحضر عمل أمين السر. وحيث يُعيَّن مدير محترف يكون في العادة هو المدير نفسه، لأن القانون يجيز أن يجمع شخص واحد المنصبين (المادة 13.6) ويذكر بين مهام المدير هذه المهمة: Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad، أي أن يعمل، عند الاقتضاء، أميناً لسر الجمعية وأن يحفظ وثائق الاتحاد تحت تصرف الملّاك (المادة 20.1.e). وحيث لا يُعيَّن أحد، يتولى الرئيس المهمتين (المادة 13.5).

والمهلة قصيرة، ونصّها: El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes، أي أن المحضر يجب أن يُغلق بتوقيعي الرئيس وأمين السر عند انتهاء الاجتماع أو خلال الأيام التقويمية العشرة التالية (المادة 19.3). ومن هذه الجملة والتي تليها يترتب أمران. تقول الجملة التالية: Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario، أي أن القرارات تصير نافذة منذ إغلاق المحضر، ما لم ينص القانون على خلاف ذلك: فللاتحاد أن ينفّذ ما صُوّت عليه منذ هذين التوقيعين، لا منذ اليوم الذي يقرؤه فيه كل مالك. والقانون لا يطلب أي تصويت للموافقة على المحضر. فالعادة القديمة في افتتاح كل جمعية بـ«قراءة المحضر السابق والموافقة عليه» مجاملة لا شرط. والمحضر يكتمل حين يوقّعه شخصان.

متى تتسلّمه

القانون يقول كيف يسافر المحضر ولا يقول متى. ونصّه: El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9، أي أن محضر الاجتماعات يُرسل إلى الملّاك وفق الإجراء المقرر في المادة 9 (المادة 19.3)، وهذا الإجراء هو إجراء كل تبليغ يصدر عن الاتحاد: إلى العنوان في إسبانيا الذي أبلغه المالك لأمين السر، وإن لم يبلغ عنواناً فإلى الشقة نفسها. فإذا تعذّر التسليم هناك، عُلّق التبليغ على لوحة إعلانات الاتحاد مع قيد مؤرَّخ يوقّعه أمين السر ويؤشّر عليه الرئيس، وينتج كامل آثاره بهذا الأجل: en el plazo de tres días naturales، أي في مهلة ثلاثة أيام تقويمية (المادة 9.1.h). ولا تحدد أي مادة عدداً من الأيام للإرسال. وما يفعله القانون بدلاً من ذلك أنه يعلّق أجلين على لحظة وصول المحضر.

وبالنسبة إلى مالك في الخارج، النتيجة عملية. فالعنوان الأجنبي ليس العنوان الذي يقصده القانون، ولذلك يمكن تبليغ المحضر تبليغاً صحيحاً في شقة خالية في فبراير، أو على لوحة إعلانات الاتحاد. والبريد الإلكتروني الذي ترسله اتحادات كثيرة إضافةً إلى ذلك تسهيل لا أكثر؛ أما التسليم الذي يعتدّ به القانون فهو التسليم إلى العنوان في إسبانيا. وكيف تختار ذلك العنوان، وكيف تصوّت من الخارج، تجده في دليلنا عن الجمعية السنوية للملّاك في الخارج.

الساعتان اللتان تبدآن مع المحضر

بالنسبة إلى المالك الذي حضر الجمعية، اليوم المعتبر هو يوم الجمعية. وبالنسبة إلى من لم يحضر، هو اليوم الذي يصل فيه المحضر، ومنه يجري أمران.

الأول هو السكوت. ففي معظم المسائل، تُحتسب أصوات الملّاك الغائبين الذين دُعوا على الوجه الصحيح ثم أُبلغوا بالقرار أصواتاً مؤيدة إذا لم يُبدوا اعتراضهم لأمين السر في هذا الأجل: en el plazo de 30 días naturales، أي في مهلة 30 يوماً تقويمياً، بوسيلة تترك دليلاً على الاستلام (المادة 17.8). ولا تبلغ القاعدة القرارات التي لا يمكن تحميل تكلفتها للملّاك الذين لم يصوّتوا لها، ولا التعديلات التي تُجرى للانتفاع الخاص لأحد الملّاك.

والثاني هو الطعن. فللمالك الغائب أن يرفع القرار إلى المحكمة، وأجل ذلك يقول عنه القانون: se computará a partir de la comunicación del acuerdo، أي أنه يُحسب من تبليغ القرار (المادة 18.3): ثلاثة أشهر كقاعدة، وسنة واحدة حين يكون القرار مخالفاً للقانون أو للنظام الأساسي. وبالنسبة إلى من حضروا، تجري الآجال نفسها من يوم الجمعية. وعلى من يطعن أن يكون مسدِّداً ما عليه للاتحاد أو أن يودع المستحق لدى المحكمة (المادة 18.2).

هذه التواريخ هي كلمات القانون موضوعة على تقويم، لقرار لا يخالف القانون ولا النظام الأساسي. ولا ينبغي لأحد أن يخطط للتصرف في آخر هذه الأيام.

كيف يُصحَّح الخطأ

القانون يتوقع الأخطاء ويعطيها طريقاً قصيراً. ونصّه: Serán subsanables los defectos o errores del acta، أي أن عيوب المحضر أو أخطاءه قابلة للتصحيح، بشرط أن يذكر المحضر بلا لبس تاريخ الاجتماع ومكانه، والملّاك الحاضرين أو الممثَّلين، والقرارات المتخذة مع الأصوات المؤيدة والمعارضة والحصص التي تمثلها، وأن يكون الرئيس وأمين السر قد وقّعاه. وللتصحيح أجل خاص به، ونصّه: Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación، أي أن التصحيح يجب أن يتم قبل الاجتماع التالي لجمعية الملّاك، وعليها أن تصادق عليه (المادة 19.3). وعملياً هذه ثلاث خطوات.

• اكتب إلى أمين السر. قل أيّ سطر خاطئ وما الذي ينبغي أن يقوله: حصة، أو اسم بين الممثَّلين، أو صوت دُوّن مؤيداً وكان معارضاً، أو رقم في الميزانية. افعل ذلك بوسيلة تترك دليلاً، وسريعاً: فلا شيء في القانون يوقف الثلاثين يوماً ولا أجل الطعن ريثما يُناقَش التصحيح.
• اطلب الصفحة المصحَّحة. الرئيس وأمين السر يجريان التصحيح؛ فاطلب نسخة من الصفحة كما صارت في السجل.
• ابحث عنه في جدول الأعمال التالي. على الجمعية التالية أن تصادق على التصحيح، فينبغي أن يظهر بنداً مستقلاً.

وما لا يمكن تصحيحه بهذه الطريقة هو محضر لا يذكر الأساسيات أو غير موقَّع، ولا خطأ لا يقرّ الرئيس وأمين السر بأنه خطأ. وهناك يكون العلاج هو الطعن المنصوص عليه في المادة 18، ضمن أشهره الثلاثة أو سنته.

ما فائدة المحضر بعد ذلك

يظل المحضر يعمل طويلاً بعد الجمعية. فللمطالبة بالاشتراكات غير المدفوعة عبر الإجراء السريع لأمر الأداء، على الاتحاد أن يرفق هذه الوثيقة: un certificado del acuerdo de liquidación de la deuda، أي شهادة بالقرار الذي يحدد مبلغ الدين، يصدرها أمين السر بتأشيرة الرئيس (المادة 21.3)، وهذا القرار موجود لأن المحضر يدوّنه؛ وكيف تسير المطالبة تجده في مقالنا عن الاشتراكات غير المدفوعة. والقانون لا يضع أجلاً لحفظ السجل، ونصّه: El secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios، أي أن أمين السر يحفظ سجلات محاضر جمعية الملّاك، وعليه كذلك أن يحفظ مدة خمس سنوات الدعوات والمراسلات والتوكيلات وسائر الوثائق المهمة للاجتماعات (المادة 19.4). ولأن الوثائق تُحفظ تحت تصرف الملّاك، فللمالك أن يطلب الاطلاع على السجل وأوراق أي جمعية، لا على النسخة التي أُرسلت إليه فقط.

السجل الرقمي الذي لم يصر قانوناً بعد

كل ما سبق ورق، أو على الأقل سجل عليه ختم أمين سجل. ومقترح قانون معروض على الكونغرس من شأنه أن يغيّر جملة واحدة في القانون. فهو يضيف إلى المادة 19.1 هذا النص: El libro de actas podrá llevarse en formato y soporte electrónico conforme al modelo aprobado por resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública، أي أن سجل المحاضر يجوز أن يُمسك بصيغة ودعامة إلكترونيتين وفق النموذج المعتمد بقرار من المديرية المشرفة على السجلات. وقد قرّر الكونغرس أخذه في الاعتبار في مايو 2026، وفي مطلع أكتوبر 2026 كان ما زال في لجنة العدل وأجل التعديلات مفتوح. وإلى أن يُنشر في الجريدة الرسمية للدولة، يبقى السجل المختوم هو الوحيد الذي يعرفه القانون. وبقية ذلك المقترح، وتاريخه، في مقالنا عن الاجتماعات عبر الفيديو.

قائمة قراءة للمالك الذي لم يحضر

• يوم الوصول. دوّن التاريخ الذي وصل فيه المحضر إلى عنوانك في إسبانيا: فالساعتان تجريان منه.
• سطرك أنت. حاضر أو ممثَّل أو غائب، بالاسم الصحيح والحصة الصحيحة.
• صوتك. إن صوّت وكيلك ضد القرار، فينبغي أن يقول المحضر ذلك بالاسم.
• المال. الميزانية والاشتراكات وأي مساهمة استثنائية: المبالغ والتواريخ ومن يدفع.
• المدينون. هل تظهر مديناً، وهل ذلك صحيح.
• التوقيعان. الرئيس وأمين السر، وتاريخ إغلاق خلال عشرة أيام من الجمعية.

ما نفعله في الاتحادات التي نديرها

في المباني التي نديرها في كوراليخو وكاليتا دي فوستي والجنوب، يُغلق المحضر بالتوقيعين خلال الأيام العشرة التي يمنحها القانون ويُرسل إلى عنوان التبليغ لكل مالك وفق إجراء المادة 9. وهو موجود أيضاً في بوابة الملّاك لدينا، حيث تُحفظ الدعوة ونموذج التوكيل المرفق بها وسائر وثائق الاتحاد تحت دخول واحد، فيستطيع المالك في الخارج أن يقرأه من دون أن ينتظر من يفرغ صندوق البريد. وطلب التصحيح يُعرض على الجمعية التالية للمصادقة، كما يقتضي القانون. والملّاك الذين يريدون أن يُدار اتحادهم بهذه الطريقة يمكنهم قراءة ما نفعله للملّاك المقيمين في الخارج وطلب عرض سعر.

أسئلة شائعة

هل يجب أن يُوافَق على المحضر في الجمعية التالية؟

لا. القانون يغلقه بتوقيعي الرئيس وأمين السر، عند انتهاء الاجتماع أو خلال الأيام التقويمية العشرة التالية، والقرارات نافذة منذ ذلك الإغلاق. والجمعية التالية لا تصوّت على المحضر إلا حين يُجرى تصحيح يجب أن يُصادَق عليه.

كم من الوقت أمام الاتحاد ليرسل إليّ المحضر؟

القانون لا يحدد عدداً من الأيام. يقول إنه يُرسل بالإجراء نفسه المتّبع في كل تبليغ، إلى عنوانك في إسبانيا أو، إن لم يوجد، إلى الشقة. وما يحدده هو ما يجري من وصوله إن كنت غائباً: ثلاثون يوماً تقويمياً لتخبر أمين السر بأنك غير موافق، وأجل الطعن في القرار أمام المحكمة.

لم أكن في الجمعية ولا أوافق على قرار. ماذا أفعل؟

اكتب إلى أمين السر خلال ثلاثين يوماً تقويمياً من تسلّم المحضر، بوسيلة تترك دليلاً على الاستلام؛ وإلا فإن صوتك، في معظم المسائل، يُحتسب مؤيداً. وإن أردت إبطال القرار، فللطعن أمام المحكمة أجله الخاص، ثلاثة أشهر من التبليغ كقاعدة وسنة واحدة إن كان القرار مخالفاً للقانون أو للنظام الأساسي، وعليك أن تكون مسدِّداً اشتراكاتك أو أن تودعها لدى المحكمة.

المحضر دوّن صوتي خطأً. هل يمكن تصحيح ذلك؟

نعم، إن كان المحضر موقَّعاً ويذكر الأساسيات: فالقانون يجيز تصحيح أخطائه قبل الجمعية التالية، وعليها أن تصادق على التصحيح. اطلب ذلك كتابةً من أمين السر. وإن رُفض التصحيح وكان الخطأ يغيّر النتيجة، فما يبقى هو الطعن أمام المحكمة، ضمن أجله.