Contratar obras y servicios en la comunidad: presupuestos, contrato y quién responde si algo sale mal

La fachada necesita pintura y sobre la mesa del presidente hay tres presupuestos: dos de empresas de construcción y uno mucho más barato, de un pintor que trabaja solo y que «traerá a un par de chicos». Una comunidad de propietarios firma contratos todo el año, para el ascensor, la piscina, la limpieza, el jardín y, de vez en cuando, una obra en el propio edificio, y la mayoría nunca da problemas. Los que los dan plantean siempre la misma pregunta: ¿quién responde? Esta nota sigue un contrato desde la votación hasta la última factura: quién decide y quién firma, qué dice la ley sobre los presupuestos, qué debe contener el contrato, qué papeles pedir al contratista y por qué, qué debe hacer la comunidad en materia de seguridad cuando hay obra en el edificio, y quién responde de los defectos, de las facturas impagadas y de los accidentes.

Quién decide y quién firma

La Ley de Propiedad Horizontal atribuye la decisión a la junta de propietarios, a la que corresponde Aprobar los presupuestos y la ejecución de todas las obras de reparación de la finca, sean ordinarias o extraordinarias (Ley 49/1960, artículo 14). Las obras que el edificio necesita para su conservación son obligatorias y no requieren acuerdo previo de la junta, cuyo papel se limita ahí a repartir el coste y fijar cómo se paga (artículo 10); el presupuesto de la obra sigue siendo cosa de la junta. Algunas obras tienen reglas propias, entre ellas las obras de accesibilidad y las mejoras energéticas.

Entre junta y junta actúan dos personas. El administrador puede ordenar lo que no admite espera, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios (artículo 20), y la junta es informada después de esas medidas (artículo 14). Y firma el presidente, porque El presidente ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten (artículo 13). El administrador ejecuta después lo acordado en materia de obras y hace los pagos (artículo 20). Una tubería reventada se repara primero y se comunica después; pintar la fachada espera a la junta.

Tres presupuestos: buena práctica, no ley

Ningún artículo de la Ley dice cuántos presupuestos debe pedir una comunidad. Tres es una costumbre de los administradores cuidadosos, y lo que la hace útil no es tanto el número como que los presupuestos se puedan comparar: las mismas mediciones, los mismos materiales con su marca y calidad, el mismo alcance de la obra, el impuesto incluido o indicado aparte, un plazo de terminación y las medidas de seguridad valoradas como partida propia. El Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo, en un supuesto práctico sobre las obras de una comunidad, describe una empresa que presenta el presupuesto más barato sin especificar partidas en seguridad y salud, y una segunda, más cara, cuya oferta desglosa mediciones, materiales, mano de obra, la subcontratación prevista y las protecciones que instalará; la comunidad del ejemplo elige la segunda (INSST, nota técnica NTP 1072, de 2016). Un presupuesto que dice «pintura de fachada, a tanto alzado» no se puede comparar con nada.

Qué debe decir el contrato

Un contrato de obra obliga aunque se acuerde de palabra. Póngalo por escrito y haga que trate estos puntos.

• El precio. Quien se encarga de una obra por un ajuste alzado, a la vista de un plano convenido, no puede pedir aumento de precio aunque se haya aumentado el de los jornales o materiales; solo cabe un aumento por un cambio que suponga más obra y que el propietario haya autorizado (Código Civil, artículo 1593). Diga en el contrato quién puede autorizar los extras y que ha de ser por escrito.
• Los pagos. La regla del propio Código, si no hay pacto o costumbre en contrario, es que el precio de la obra deberá pagarse al hacerse la entrega (artículo 1599). Todo pago anterior es algo que la comunidad concede: vincule cada uno a una fase terminada, nunca a una fecha.
• Una retención. Para las obras de edificación, la propia Ley de Ordenación de la Edificación admite, en lugar del seguro que cubre durante el primer año los defectos de acabado, la retención por el promotor de un 5 por 100 del importe de la ejecución material de la obra (Ley 38/1999, artículo 19). La cifra es una referencia razonable para cualquier contrato.
• El retraso. Una penalización por cada semana de retraso evita a la comunidad tener que probar lo que el retraso le costó. En una cláusula penal la pena sustituirá a la indemnización de daños y el abono de intereses en caso de falta de cumplimiento, si no se pacta otra cosa (artículo 1152), y el juez la modificará equitativamente cuando la obligación se haya cumplido en parte o de forma irregular (artículo 1154).
• Parar la obra. El dueño puede desistir, por su sola voluntad, de la construcción de la obra aunque se haya empezado, pero indemnizando al contratista de todos sus gastos, del trabajo hecho y de la utilidad que habría obtenido (artículo 1594). Dejar plantado a un contratista que solo es lento sale, por tanto, caro. Resolver el contrato porque el contratista lo ha incumplido es otro camino (artículo 1124), y merece consejo jurídico antes de enviar la carta.
• La entrega. Termine con un acta firmada de lo que se recibe y de lo que queda por subsanar, con fecha para ello. En las obras de edificación incluidas en la Ley de Ordenación de la Edificación, esa acta pone en marcha los plazos de garantía, y el silencio cuenta: si pasan treinta días desde la notificación escrita de que la obra está terminada sin que el promotor haya manifestado por escrito reservas o un rechazo motivado, la obra se entiende recibida (Ley 38/1999, artículo 6).

Contratos de servicios: lea la salida antes de firmar

El ascensor, la limpieza, el jardín y la piscina son contratos que se prolongan en el tiempo, y aquí la comunidad tiene una protección que pocos presidentes conocen. La ley de consumidores considera consumidores, además de a las personas físicas, a las entidades sin personalidad jurídica que actúen sin ánimo de lucro en un ámbito ajeno a una actividad comercial o empresarial (Real Decreto Legislativo 1/2007, artículo 3), una descripción en la que encaja una comunidad de propietarios que hace mantener su edificio. Para los contratos de servicios de tracto continuado, la misma ley dice que se prohíben las cláusulas que establezcan plazos de duración excesiva o limitaciones que excluyan u obstaculicen el derecho del consumidor y usuario a poner fin al contrato, y que el contrato debe contemplar expresamente cómo puede el consumidor ponerle fin (artículo 62). La ley no da un número de años. Lea la duración, la prórroga automática y el plazo de preaviso antes de firmar, no el día en que la comunidad quiera cambiar de proveedor.

Los papeles que hay que pedir, y por qué

Antes de la firma, pida a la empresa un pequeño expediente. Cada papel tiene su razón.

• Seguridad Social. Es el papel que puede costarle dinero a la comunidad. Cuando un contratista es declarado responsable del pago de una prestación de un trabajador, que es lo que sigue a no darlo de alta o no cotizar por él (Real Decreto Legislativo 8/2015, artículo 167), y la obra estaba contratada, la ley dice que el propietario de esta responderá de las obligaciones del empresario si el mismo fuese declarado insolvente (artículo 168), y traslada esa responsabilidad a las cotizaciones (artículo 142). La única excepción escrita es la de las reparaciones que el titular de un hogar puede contratar para su vivienda. Pida el certificado de estar al corriente con la Seguridad Social y la prueba de que quienes van a estar en la obra están dados de alta.
• Salarios. El Estatuto de los Trabajadores hace responder a la empresa de los salarios y las cotizaciones de los contratistas que emplea para su propia actividad, y a continuación exime a quien no actúa como empresa: no hay tal responsabilidad cuando el propietario o propietaria de la obra o industria no contrate su realización por razón de una actividad empresarial (Real Decreto Legislativo 2/2015, artículo 42). Una comunidad que hace pintar su escalera está de ese lado de la línea.
• Impuestos. La Ley General Tributaria hace responder a quien contrata obras de ciertos impuestos de su contratista, pero solo cuando se trata de obras o servicios correspondientes a su actividad económica principal (Ley 58/2003, artículo 43), palabras que no describen a una comunidad que hace reparar su propio edificio. Un certificado de estar al corriente de los impuestos sigue siendo una señal barata de con quién se trata.
• El registro de la construcción. Las empresas que pretendan ser contratadas o subcontratadas para trabajos en una obra de construcción deben Estar inscritas en el Registro de Empresas Acreditadas (Ley 32/2006, artículo 4). La inscripción vale tres años (Real Decreto 1109/2007, artículo 6): pida prueba de que está vigente.
• El seguro. Pida la póliza de responsabilidad civil y el recibo de la prima en curso, y compruebe que la actividad asegurada es la que usted contrata y que la suma asegurada guarda alguna relación con el daño que la obra podría causar.
• Oficios especiales. Algunos trabajos necesitan una acreditación propia. En el ejemplo del instituto las viejas bajantes son de fibrocemento, y el contratista trae para retirarlas a una empresa inscrita en el registro de empresas con riesgo de amianto.

La seguridad en la obra: qué debe hacer la comunidad

Empiece por lo que la comunidad no es. Las normas sobre la coordinación de la seguridad de varias empresas en un mismo centro de trabajo se aplican en el ámbito de las relaciones laborales, y la respuesta del instituto para las comunidades depende de si la comunidad tiene personal propio. Si emplea a un portero o a un jardinero, las normas de prevención se le aplican, incluida la coordinación. Si no tiene empleados y contrata sus servicios con empresas especializadas, las comunidades no pueden adquirir la condición de empresario principal (INSST, preguntas frecuentes sobre la coordinación de actividades empresariales, consultadas el 6 de octubre de 2026).

La obra de construcción es otra cosa, y la expresión abarca más de lo que parece: el decreto sobre seguridad en las obras de construcción enumera entre sus ejemplos la reparación, el mantenimiento y los trabajos de conservación como la pintura y la limpieza (Real Decreto 1627/1997, anexo I), aunque el instituto añade que figurar en la lista no basta por sí solo. Para ese decreto el promotor es cualquier persona física o jurídica por cuenta de la cual se realice una obra (artículo 2), y la guía del instituto sobre el decreto nombra a las comunidades que promueven obras para reparar, rehabilitar, mantener o mejorar sus inmuebles: el promotor es la propia comunidad de propietarios representada por su presidente (INSST, guía técnica sobre las obras de construcción, edición de noviembre de 2019). De ahí se siguen tres deberes.

• Un coordinador. Cuando en la obra interviene más de una empresa, o una empresa y trabajadores autónomos, o varios trabajadores autónomos, el promotor designará un coordinador en materia de seguridad y salud durante la ejecución de la obra, antes de que empiece o tan pronto como se constate (artículo 3). El coordinador es un técnico competente, un arquitecto, un arquitecto técnico o un ingeniero en el ejemplo del instituto, y nombrarlo no cierra el asunto: La designación de los coordinadores no eximirá al promotor de sus responsabilidades.
• El estudio de seguridad. Cuando la obra necesita proyecto, el promotor debe procurar que con él se elabore un estudio de seguridad y salud, o uno básico en las obras menores (artículo 4). Una obra sin proyecto no tiene estudio, y el instituto recomienda que el contratista planifique la prevención en un documento propio.
• La comunicación de apertura. Hasta 2010 el promotor debía dar aviso a la autoridad laboral antes de empezar los trabajos; ese artículo está derogado. La comunicación de apertura del centro de trabajo se presentará únicamente por los empresarios que tengan la consideración de contratistas (artículo 19). El promotor, añade el instituto, facilita al contratista los datos que necesita y vela por que se haga.

Hay una forma de contratar que cambia la posición de la comunidad. El promotor que contrata directamente a trabajadores autónomos tendrá la consideración de contratista respecto de aquéllos (artículo 2), con los deberes de un contratista. El decreto exceptúa la obra que un «cabeza de familia» puede contratar para su vivienda, y la guía describe a esa persona como aquella persona que construye o repara una vivienda (de la cual es titular) para su utilización propia o de su familia: una definición escrita para una persona y una casa. Lo sencillo para una comunidad es una sola empresa que asuma toda la obra como contratista. Los deberes del contratista son entonces de esa empresa, y la comunidad conserva los del promotor, entre ellos el coordinador siempre que la empresa subcontrate.

No designar al coordinador, o no hacer que se elabore el estudio, cuando son obligatorios es una infracción grave, y la ley que la castiga nombra a los promotores y propietarios de obra entre los responsables (Real Decreto Legislativo 5/2000, artículos 2 y 12), con multas de 2.451 a 49.180 euros (artículo 40).

Quién responde si algo sale mal

Dos líneas del Código Civil explican buena parte de esa tabla. El contratista es responsable del trabajo ejecutado por las personas que ocupare en la obra (artículo 1596): la comunidad trata con una sola empresa y no tiene que perseguir a sus subcontratistas. Y quienes ponen su trabajo y materiales en una obra ajustada alzadamente no tienen acción contra el dueño de ella sino hasta la cantidad que éste adeude a aquél cuando se hace la reclamación (artículo 1597). Esa es la razón jurídica para no pagar nunca por delante de la obra: lo que la comunidad aún retiene es lo que puede alcanzar un subcontratista impagado, y nada más.

La comunidad también responde, como deudora: con todos los fondos y créditos a su favor, y después cada propietario que haya sido parte en el proceso, por su parte de lo que quede sin pagar, salvo que ese propietario esté al corriente con la comunidad (Ley de Propiedad Horizontal, artículo 22). Y no hacer nada tiene su propia respuesta. El propietario de un edificio responde de los daños que resulten de su ruina, total o parcial, si ésta sobreviniere por falta de las reparaciones necesarias (Código Civil, artículo 1907).

Licencias e impuestos, en breve

La mayoría de las obras de una comunidad necesitan una comunicación previa al ayuntamiento o una licencia, según lo que se haga, y un andamio que se apoya en la acera puede exigir por sí solo una licencia: el mapa está en nuestra nota sobre las obras de cubierta. En cuanto a los impuestos, compare los presupuestos con el IGIC incluido y con el tipo que aplica cada contratista indicado en el presupuesto.

Qué hacemos y qué no

En las comunidades que administramos en Fuerteventura, los trabajos importantes van a la junta con tres presupuestos comparables y nuestra recomendación por escrito, de oficios que seleccionamos y revisamos cada año; la obra se comprueba in situ antes de pagar una factura. Nuestros honorarios se pactan de antemano, nunca son un porcentaje de las obras, y no cobramos comisiones de los proveedores. No somos la dirección técnica de una obra ni su coordinador de seguridad: esos son técnicos independientes, y pedimos a la comunidad que los nombre cuando la obra lo requiere. Vea nuestro servicio de mantenimiento de comunidades y qué cubren los honorarios de un administrador cuando hay que gestionar una obra, o pida un presupuesto de honorarios fijos.

Preguntas frecuentes

¿Obliga la ley a la comunidad a pedir tres presupuestos?

No. La Ley pide a la junta que apruebe el presupuesto y la ejecución de las obras de reparación y no dice nada sobre cuántos presupuestos debe ver. Tres presupuestos comparables son una buena práctica, y la junta es libre de pedirlos.

¿Puede el administrador contratar a una empresa sin convocar junta?

Para lo urgente, sí: la Ley permite al administrador disponer las reparaciones y medidas urgentes y le exige dar cuenta inmediata de ellas al presidente o a los propietarios. Lo demás, el presupuesto de una obra de reparación y su ejecución, corresponde a la junta.

Queremos contratar a un pintor y a un electricista, los dos autónomos, para la escalera. ¿Necesitamos un coordinador de seguridad?

Si el trabajo es una obra de construcción en el sentido del decreto, sí: varios trabajadores autónomos en una misma obra es uno de los casos en que el promotor debe designar un coordinador, y al contratarlos directamente la comunidad es tratada como su contratista. Una sola empresa que haga todo el trabajo con su propio personal evita las dos cosas.

El contratista ha quebrado con la obra a medias, y el alicatador al que nunca pagó quiere que pague la comunidad. ¿Debe hacerlo?

Solo hasta lo que la comunidad todavía debía al contratista cuando el alicatador hizo la reclamación. Una comunidad que no ha pagado más que la obra hecha no debe nada más, y para eso sirve pagar por fases terminadas.

La empresa del ascensor dice que nuestro contrato se renueva solo durante años. ¿Estamos atados?

No necesariamente. En un contrato entre una empresa y una comunidad que actúa como consumidora, las cláusulas que fijan una duración excesiva o dificultan el derecho a poner fin al contrato están prohibidas, y el contrato debe decir cómo ponerle fin. La ley no fija un número de años, así que la respuesta depende de la cláusula: hágala leer antes de la fecha de renovación.