Como mudar de administrador de condomínio em Espanha — e quando o fazer

A maioria dos proprietários nunca pensa em quem administra o seu condomínio até algo correr mal: as contas chegam uma semana antes da assembleia, ninguém responde em agosto, uma infiltração demora três meses a ser resolvida, ou a lista de dívidas cresceu em silêncio durante quatro anos. Depois surge a mesma pergunta em todas as assembleias — podemos mesmo mudar de administrador, ou estamos presos?

Não está preso. A lei espanhola faz desta uma das decisões mais fáceis que um condomínio pode tomar. O que trama os condomínios não é a lei; é o calendário e a transição.

A posição jurídica, num parágrafo

Ao abrigo da Ley de Propiedad Horizontal (LPH), nomear e destituir o administrador é competência da junta de propietarios — a assembleia de condóminos — e de mais ninguém (art. 14.a). O artigo 13.7 é claro: salvo disposição em contrário dos estatutos, os cargos são nomeados por um ano, e os nomeados "podrán ser removidos de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la Junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria" — podem ser destituídos antes do fim do mandato por deliberação da assembleia de condóminos, convocada em sessão extraordinária.

Ou seja: sem unanimidade, sem notário, sem tribunal. Uma assembleia e uma votação.

Que maioria é necessária?

Destituir e nomear um administrador não é um dos casos especiais enumerados no artigo 17, pelo que se aplica a regra residual (art. 17.7): maioria simples — a maioria dos condóminos que represente também a maioria das quotas de participação em primeira convocatória, ou a maioria dos presentes que represente mais de metade das quotas presentes em segunda convocatória.

Duas notas práticas. Primeiro, os condóminos que não estejam em dia com os pagamentos ao condomínio podem estar presentes e usar da palavra, mas não têm direito de voto (art. 15.2) — o que ocasionalmente altera as contas. Segundo, as procurações contam: um proprietário em Braga que envie uma delegação assinada está tão presente como o vizinho do andar de baixo.

Convocar a assembleia

É o presidente quem convoca a junta. Se o seu presidente estiver relutante, a LPH dá uma alavanca aos condóminos: os que representem 25% das quotas de participação (ou 25% dos condóminos) podem exigir que seja convocada uma assembleia (art. 16.2).

Há três coisas a acertar na convocatória, porque uma convocatória desleixada é a forma mais fácil de a decisão vir a ser impugnada:

• Um ponto da ordem de trabalhos explícito. Não «diversos». Algo como "Cese del administrador actual y nombramiento de nuevo administrador" — destituição do administrador atual e nomeação de um novo. As deliberações sobre matérias que não constem da ordem de trabalhos são vulneráveis.
• Antecedência adequada. A assembleia anual ordinária exige pelo menos seis dias de antecedência (art. 16.3); uma extraordinária exige a antecedência que for viável. Seis dias é um mínimo legal, não um objetivo — para um condomínio com proprietários no estrangeiro, três ou quatro semanas é o mínimo decente, e os seus estatutos podem exigir mais.
• A lista de devedores. A convocatória tem de incluir a lista dos condóminos que não estão em dia com o condomínio (art. 16.2). Omiti-la é um defeito frequente.

A parte que realmente decide se a mudança corre bem: a transição

A votação leva dez minutos. É na transição que os condomínios perdem um ano.

Aqui a LPH é mais magra do que se imagina. Obriga o administrador a "custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad" — guardar e manter à disposição a documentação do condomínio (art. 20.e) — e o artigo 19 rege o livro de atas. Mas os prazos familiares que vai ler na Internet (dez dias para os documentos essenciais, quarenta e cinco para a contabilidade) vêm dos códigos deontológicos da própria profissão, e não da lei. Trate-os como boa prática que tem de escrever, e não como um direito que se impõe sozinho.

Escreva-os, portanto, na própria deliberação. A ata deve registar a data de cessação e um prazo para a entrega, no mínimo, de:

• o libro de actas (livro de atas) e a série completa de atas;
• os extratos bancários do condomínio e a alteração das assinaturas autorizadas — a conta tem de estar em nome e com o CIF do próprio condomínio, nunca do administrador;
• a lista de devedores com a documentação de suporte de cada processo, e o estado de qualquer ação já em tribunal;
• os contratos em vigor: elevador, limpeza, jardinagem, piscina, seguro, fornecimento de energia, eventuais contratos de trabalho e a respetiva situação na segurança social;
• a documentação técnica: o livro do edifício, se existir, certificados de ITE ou de inspeção, inspeções de elevadores, registos de legionela e de piscina;
• o último orçamento e as últimas contas aprovadas, e o saldo do fundo de reserva.

Um administrador novo que assume sem os processos de devedores é um administrador novo que dá as suas dívidas em silêncio por perdidas. Peça essa lista primeiro.

Há penalização por mudar?

Juridicamente, a junta pode destituir o administrador a qualquer momento — é o artigo 13.7 e não pode ser afastado por contrato. O que eventualmente deverá é uma questão contratual: alguns contratos de administração têm prazo certo e preveem os meses em falta. Leia o contrato antes da assembleia, porque faz parte da discussão.

Na prática, a maioria dos contratos em Fuerteventura são anuais e caducam com a nomeação, razão pela qual a assembleia anual ordinária é o momento natural. E uma empresa profissional que queira o seu condomínio não lhe deve cobrar para chegar. Nós não cobramos — assumir um condomínio a meio do mandato ou na renovação não custa nada de extra em nenhum dos casos.

O calendário: aponte ao ciclo orçamental

Esta é a peça que quase ninguém planeia.

O ano financeiro do seu condomínio é um ciclo: a assembleia anual ordinária aprova as contas de encerramento do ano findo e o orçamento do ano seguinte, e as quotas que todos pagam derivam desse orçamento. Se mudar de administrador na assembleia que fixa o orçamento do ano seguinte, a empresa que entra fica dona dos números pelos quais será julgada. Se mudar três meses depois, alguém passa um ano a administrar um orçamento em cuja construção não participou — e cada número incómodo passa a ter dois autores possíveis.

A pergunta útil não é, portanto, «quando podemos mudar?» mas «quando é que o nosso condomínio aprova o orçamento?» Conte para trás a partir dessa data:

1. Três a quatro meses antes — peça orçamentos e compare-os a sério (ver abaixo). Obtenha-os por escrito, com o âmbito declarado.
2. Seis a oito semanas antes — o conselho fecha uma recomendação e o presidente inclui o ponto na ordem de trabalhos da assembleia ordinária.
3. Na assembleia — contas aprovadas, orçamento aprovado, administrador nomeado. Uma assembleia, uma linha limpa.
4. Nas semanas seguintes — transição segundo os prazos exarados em ata.

Os condomínios que estejam a olhar para o ciclo orçamental de 2027 deviam ter a primeira conversa agora, e não na semana da assembleia.

O que perguntar a qualquer administrador antes de o nomear

O artigo 13.6 permite que o cargo seja exercido por um condómino, por um profissional qualificado ou por uma empresa. Essa liberdade corta dos dois lados, por isso pergunte:

• Qualificação e inscrição. São administradores colegiados e têm seguro de responsabilidade civil profissional? Peça para ver ambos.
• Um honorário fixo, por escrito, e uma indicação clara do que fica de fora. Um orçamento que não sabe dizer o que inclui é um orçamento sobre o qual vai discutir.
• Onde está o dinheiro. Conta do condomínio, CIF do condomínio, assinaturas do condomínio.
• Com que frequência vê as contas. Mensalmente ganha de longe a «na assembleia» — um erro encontrado em março é uma correção; o mesmo erro encontrado em dezembro é uma discussão.
• Disciplina com fornecedores. Três orçamentos para obras relevantes, e nenhuma comissão de qualquer fornecedor. Peça que o digam em voz alta.
• Política de dívidas. O que acontece aos 30, 60 e 90 dias, e quem paga a ação.
• Línguas. Num condomínio onde metade dos proprietários vive no estrangeiro, um administrador que só escreve em espanhol é um problema de tradução que herda.
• O que os condóminos podem ver por si próprios. O nosso portal do proprietário está incluído em cada condomínio que gerimos: extratos publicados online, ocorrências seguidas com fotografias, convocatórias e o modelo de procuração num só sítio, em inglês, espanhol e alemão, atrás de um acesso.

Nada disto é exótico. É o mínimo que um edifício merece.