Oproeping, volmachten, meerderheden en de 30-dagenregel — hoe een Spaanse junta de propietarios werkt, en waarom de besluiten u binden of u er nu bij was of niet.
Elk jaar beslissen ergens in een zaal in Corralejo of Costa Calma of Caleta de Fuste tussen de acht en veertig mensen wat uw woning u gaat kosten en wat er met uw gebouw gaat gebeuren. Woont u in Amsterdam, Antwerpen of Rotterdam, dan is de kans reëel dat u het achteraf hoort.
Dat is een oplosbaar probleem, maar alleen als u twee dingen begrijpt: hoe de vergadering wordt bijeengeroepen, en hoe zij u bindt wanneer u er niet bent. Dat tweede punt overvalt mensen.
De junta de propietarios is het besluitvormende orgaan van de comunidad. Artikel 16 van de Ley de Propiedad Horizontal verplicht haar ten minste één keer per jaar bijeen te komen om de jaarrekening van het afgesloten jaar en de begroting voor het komende jaar goed te keuren. Buitengewone vergaderingen kunnen op elk moment door de voorzitter worden bijeengeroepen, of wanneer eigenaren die 25% van de quota vertegenwoordigen (of 25% van de eigenaren) daarom vragen.
De oproeping moet de agenda vermelden, de datum, het tijdstip en de plaats, en zowel de eerste als de tweede oproeping. Zij moet ook de lijst bevatten van eigenaren die niet bij zijn met hun betalingen — die eigenaren mogen het woord voeren maar niet stemmen (art. 15.2). De minimumtermijn voor de gewone jaarvergadering is zes dagen (art. 16.3).
Zes dagen is de wettelijke ondergrens en, voor een comunidad met eigenaren in vijf landen, een onverdedigbare. Een serieuze beheerder verstuurt de oproeping weken van tevoren. De onze staat online zodra hij is uitgegaan, in het Engels, Spaans of Duits, met het volmachtformulier eraan vast en klaar voor gebruik.
Dit is het artikel dat niemand leest en iedereen zou moeten lezen.
Artikel 9.1.h verplicht elke eigenaar de secretaris van de comunidad een woonadres in Spanje op te geven voor alle oproepingen en kennisgevingen. Let op de formulering: een adres in Spanje. Niet uw adres in Nederland of België, en niet uw e-mailadres — al sturen veel comunidades daarnaast ook een e-mail, en dat zouden ze ook moeten doen.
Hebt u er geen opgegeven, dan beschouwt de wet uw eigen eenheid in de comunidad als uw adres voor kennisgevingen. En is bezorging daar niet mogelijk, dan mag de oproeping op het mededelingenbord van de comunidad worden opgehangen, waar zij na drie kalenderdagen volledige rechtskracht krijgt.
Lees dat nog eens als u een vakantieappartement bezit waar u twee keer per jaar komt. Een bericht dat is opgeplakt in een gang waar u voor het laatst in oktober doorheen liep, kan een geldige oproeping zijn. Uw adres voor kennisgevingen actueel houden — en de beheerder inlichten als het verandert — is de goedkoopste bescherming die u ooit koopt.
U hoeft niet over te vliegen. Artikel 15.1 staat deelname toe bij wettelijke of vrijwillige vertegenwoordiging, en de vormvereisten zijn bewust licht: een schriftelijk stuk, ondertekend door de eigenaar volstaat om de volmacht aan te tonen. Behoort een eenheid aan meer dan één persoon toe, dan moeten zij één vertegenwoordiger aanwijzen.
Een paar dingen die u goed moet doen:
In onze comunidades staat het volmachtformulier in het portaal naast de oproeping, zodat het kan worden getekend en teruggestuurd op dezelfde avond dat de agenda binnenkomt — geen printen, geen scannen op een luchthaven, geen post van Amsterdam naar Puerto del Rosario.
Eigenaren gaan er vaak van uit dat elk besluit iedereen nodig heeft. Dat is niet zo. De LPH deelt besluiten in klassen in, en weten in welke klasse een agendapunt valt, vertelt u wat uw afwezigheid kost.
En los daarvan somt artikel 10.1 werkzaamheden op die de comunidad moet uitvoeren — instandhouding, veiligheid, bewoonbaarheid, wettelijk verplichte toegankelijkheid — waarvoor helemaal geen voorafgaand besluit nodig is. Niemand stemt over de vraag of het gebouw veilig moet zijn.
Kunt u niet inschatten in welke klasse een agendapunt valt, vraag het dan vóór de vergadering. Het is een redelijke vraag, en het antwoord bepaalt hoeveel moeite u zou moeten doen om vertegenwoordigd te zijn.
Dit is de bepaling die eigenaren in het buitenland het meest verrast. Artikel 17.8:
"Se computarán como votos favorables los de aquellos propietarios ausentes de la Junta [...] que no manifiesten su discrepancia [...] en el plazo de 30 días naturales."
Afwezige eigenaren die naar behoren van het besluit in kennis zijn gesteld en die niet binnen dertig kalenderdagen hun bezwaar kenbaar maken, worden geteld alsof zij vóór hebben gestemd. De wet koppelt dit mechanisme aan de klassen van besluiten die een gekwalificeerde meerderheid vragen — de stemmingen met een derde en drievijfde hierboven — en dat is precies waar het pijn doet.
Afwezigheid is dus geen neutraliteit. Was u er niet en maakt u niet binnen dertig dagen na kennisgeving van het besluit schriftelijk bezwaar, dan hebt u er — voor de telling — mee ingestemd. Dat maakt één gewoonte niet onderhandelbaar voor elke eigenaar die in het buitenland woont: lees de notulen zodra ze binnenkomen, en zet die dertig dagen in uw agenda.
Artikel 19 regelt het acta: het moet de datum en de plaats vermelden, wie aanwezig was en met welke quota, de agenda, en de genomen besluiten met de stemverhoudingen. Zodra het is afgesloten en ondertekend door de voorzitter en de secretaris — binnen tien dagen na de vergadering — zijn de besluiten uitvoerbaar.
Meent u dat een besluit onrechtmatig is, in strijd met uw statuten, of ernstig nadelig, dan geeft artikel 18 u een route om het bij de rechter aan te vechten. Er gelden twee grenzen. De vordering vervalt drie maanden na het nemen van het besluit, verlengd tot één jaar wanneer het besluit in strijd is met de wet of met de statuten. En u moet bij zijn met uw betalingen, of het verschuldigde bedrag in gerechtelijke bewaring hebben gegeven, voordat u die vordering kunt instellen.
Drie maanden gaan snel voorbij wanneer de notulen er zes weken over doen en daarna nog vertaald moeten worden. Daarom publiceren wij de notulen als document in het eigenarenportaal zodra ze zijn afgesloten, in plaats van ze te versturen wanneer er toevallig weer post uitgaat.
Zijn de vergaderingen van uw comunidad op afstand onleesbaar, dan hoeft u dat niet te accepteren. Het is het deel van het werk dat wij het belangrijkst vinden — bekijk wat onze dienst comunidad-beheer omvat, of vertel ons over uw comunidad.
