Drie eigenaren in de gemeenschappen die wij beheren stelden ons deze zomer dezelfde vraag. Een Duits echtpaar in Corralejo had van een buurman gehoord dat elke buitenlandse eigenaar een «representante fiscal» in Spanje nodig heeft. Een Britse eigenaar in Caleta de Fuste had twee jaar niets van de belastingdienst ontvangen en vroeg zich af waar de brieven heen gingen. Een Nederlandse eigenares die haar flat via een bureau verhuurt, wilde weten of het bureau «verantwoordelijk» was voor haar belasting. De drie vragen hebben drie verschillende antwoorden, en alle staan in twee wetten: de wet op de inkomstenbelasting van niet-residenten, die zegt wie een vertegenwoordiger moet aanwijzen en waar het fiscale adres van een niet-resident ligt, en de algemene belastingwet, die zegt wie voor u mag optreden en wat er gebeurt als een brief een flat bereikt waar niemand is. Dit artikel zet beide uiteen, zoals zij in september 2026 gelden, en wat een beheerder daarbij wel en niet kan doen. Citaten staan in het Spaans, met de lezing in het Nederlands.
Wie er een moet aanwijzen: de lijst van artikel 10
De verplichting staat in artikel 10 van de wet op de inkomstenbelasting van niet-residenten, het Real Decreto Legislativo 5/2004, in de tekst die de Ley 11/2021 eraan gaf. Zij begint met het uitsluiten van de meeste van onze eigenaren:
«Los contribuyentes por este Impuesto que no sean residentes en otro Estado miembro de la Unión Europea estarán obligados a nombrar, antes del fin del plazo de declaración de la renta obtenida en España, una persona física o jurídica con residencia en España, para que les represente ante la Administración Tributaria» — belastingplichtigen die niet in een andere EU-lidstaat wonen, moeten vóór het einde van de aangiftetermijn voor het in Spanje verkregen inkomen een in Spanje gevestigde natuurlijke of rechtspersoon aanwijzen die hen tegenover de belastingdienst vertegenwoordigt (art. 10.1).
Een eigenaar die in Duitsland, Nederland, Italië of Frankrijk woont, hoeft dus niemand aan te wijzen; evenmin een eigenaar in Noorwegen of IJsland, want hetzelfde artikel breidt de uitzondering uit tot de staten van de Europese Economische Ruimte die belastinggegevens met Spanje uitwisselen. Sinds 2021 hebben die eigenaren met de belastingdienst te maken «por medio de las personas que ostenten su representación de acuerdo con las normas de representación legal y voluntaria» — via wie hen vertegenwoordigt volgens de gewone regels van de algemene belastingwet (art. 10.2), dat wil zeggen de vrijwillige vertegenwoordiger van de volgende paragraaf, of niemand.
Voor alle anderen — een Britse, Zwitserse, Amerikaanse of Emiraatse eigenaar — bestaat de plicht in vier gevallen: wanneer zij via een vaste inrichting werken; wanneer zij in Spanje zonder vaste inrichting een economische activiteit uitoefenen, in de gevallen van artikel 24.2; wanneer zij een entiteit zijn in het toerekeningsregime van artikel 38; en «cuando, debido a la cuantía y características de la renta obtenida o a la posesión de un bien inmueble en territorio español, así lo requiera la Administración Tributaria» — wanneer de belastingdienst het verlangt vanwege de omvang en aard van het inkomen of het bezit van een onroerend goed in Spanje. De eigenaar van een flat in Caleta de Fuste die in Manchester woont, is niet verplicht een vertegenwoordiger aan te wijzen door het enkele feit dat hij de flat bezit; de plicht ontstaat op de dag dat de belastingdienst erom vraagt, en de klok is dan de aangiftetermijn van het betrokken inkomen. Een vijfde geval is automatisch: inwoners van de rechtsgebieden die Spanje als niet-coöperatief aanmerkt, die bezittingen of rechten in Spanje hebben, moeten er een aanwijzen, wat het inkomen ook is.
De aanwijzing heeft een eigen vorm en termijn: de belastingplichtige of de vertegenwoordiger moet haar «debidamente acreditado, en el plazo de dos meses a partir de la fecha de éste» — behoorlijk aangetoond, binnen twee maanden na de aanwijzing — melden bij het belastingkantoor waar de aangifte wordt ingediend, en «a la comunicación acompañará la expresa aceptación del representante» — de melding moet de uitdrukkelijke aanvaarding van de vertegenwoordiger bevatten. Er geen aanwijzen wanneer de plicht bestaat «se considerará infracción tributaria grave, y la sanción consistirá en multa pecuniaria fija de 2.000 euros» — is een ernstige overtreding met een vaste boete van 2.000 euro, 6.000 voor inwoners van niet-coöperatieve rechtsgebieden, met 40 % verminderd bij snelle betaling zonder bezwaar (art. 10.4, met artikel 188.3 van de algemene belastingwet). En als de plicht wordt geschonden, mag de belastingdienst zelf een vertegenwoordiger voor u kiezen: voor een vaste inrichting degene die in het handelsregister staat; voor inwoners van niet-coöperatieve rechtsgebieden «el depositario o gestor de los bienes o derechos» — de bewaarder of beheerder van de bezittingen (art. 10.3).
Wie er een mag aanwijzen: de vrijwillige vertegenwoordiger
Niet verplicht zijn betekent niet dat het niet mag. Artikel 46 van de algemene belastingwet laat elke belastingplichtige «actuar por medio de representante, que podrá ser un asesor fiscal, con el que se entenderán las sucesivas actuaciones administrativas» — optreden via een vertegenwoordiger, die een belastingadviseur mag zijn, met wie de dienst vervolgens zaken doet (art. 46.1). Voor routinestappen wordt de vertegenwoordiging verondersteld; voor bezwaren, afstand van rechten, teruggaafverzoeken en alles wat de handtekening van de belastingplichtige vereist, moet zij worden aangetoond «por cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna» — met elk rechtsgeldig middel dat betrouwbaar bewijs oplevert — of door persoonlijk te verschijnen, en de standaardvolmachten van de belastingdienst zelf gelden daarvoor (art. 46.2). Adviseurs die aangiften voor cliënten indienen, doen dat onder de samenwerkingsovereenkomsten van artikel 46.4, en de dienst kan de volmacht op elk moment opvragen.
Voor een individuele eigenaar in het buitenland is het praktische middel het registerformulier, het Modelo 030, waarop een niet-ingezeten natuurlijke persoon een vertegenwoordiger en een fiscaal adres in Spanje vastlegt of wijzigt; de pagina van de belastingdienst over vertegenwoordiging van niet-residenten verwijst ernaar. De vertegenwoordiger kan een familielid met een huis op het eiland zijn, een advocaat, een adviseur of een bedrijf — de wet vraagt verblijf in Spanje en, in het verplichte geval, een uitdrukkelijke aanvaarding, meer niet. Wat de aanwijzing verandert, is de volgende paragraaf: waar de brieven heen gaan.
Waar uw brieven heen gaan: het fiscale adres van een niet-resident
Een niet-ingezeten eigenaar heeft een fiscaal adres in Spanje, of hij het nu gekozen heeft of niet. Artikel 11 van de wet legt het vast:
«Cuando obtengan rentas derivadas de bienes inmuebles, en el domicilio fiscal del representante y, en su defecto, en el lugar de situación del inmueble correspondiente» — voor inkomsten uit onroerend goed op het fiscale adres van de vertegenwoordiger en, bij gebreke daarvan, op de plaats waar het onroerend goed ligt (art. 11.1.b).
Voor elk ander inkomen is het het adres van de vertegenwoordiger of, bij gebreke daarvan, dat van de hoofdelijk aansprakelijke voor de belasting (art. 11.1.c); en waar geen vertegenwoordiger is aangewezen, «las notificaciones practicadas en el domicilio fiscal del responsable solidario tendrán el mismo valor y producirán iguales efectos que si se hubieran practicado directamente al contribuyente» — gelden kennisgevingen op het adres van de hoofdelijk aansprakelijke alsof zij aan de belastingplichtige zelf zijn gedaan (art. 11.2). Voor inwoners van niet-coöperatieve rechtsgebieden zonder het een of het ander telt een bericht dat bij welk van hun panden ook wordt achtergelaten.
Lees dat naast de agenda van een eigenaar die twee keer per jaar komt. De Britse eigenaar in Caleta de Fuste die nooit iemand heeft aangewezen, heeft in rechte zijn fiscale adres in zijn eigen flat. Daar gaan de brieven van de belastingdienst heen. Een wijziging van het fiscale adres «no producirá efectos frente a la Administración tributaria hasta que se cumpla con dicho deber de comunicación» — heeft tegenover de dienst geen gevolg tot zij is meegedeeld (algemene belastingwet, art. 48.3), zodat een nieuw adres in Engeland, hoe bekend ook bij de gemeenschap, bij de belastingdienst niets verandert zolang het registerformulier het niet zegt.
Wat er aan de deur gebeurt
De algemene belastingwet beschrijft vervolgens stap voor stap hoe een brief aan een lege flat een kennisgeving wordt. In procedures die de dienst ambtshalve opent, «podrá practicarse en el domicilio fiscal del obligado tributario o su representante, en el centro de trabajo, en el lugar donde se desarrolle la actividad económica o en cualquier otro adecuado a tal fin» — mag de kennisgeving worden gedaan op het fiscale adres van de belastingplichtige of zijn vertegenwoordiger, op de werkplek, waar de activiteit wordt uitgeoefend of op elke andere geschikte plaats (art. 110.2). Bent u er niet, dan «podrá hacerse cargo de la misma cualquier persona que se encuentre en dicho lugar o domicilio y haga constar su identidad, así como los empleados de la comunidad de vecinos o de propietarios» — mag iedereen die aanwezig is en zich legitimeert hem aannemen, en ook de werknemers van de vereniging van eigenaren (art. 111.1). Een conciërge die voor de postbode tekent, heeft in rechte uw kennisgeving ontvangen; weigeren geldt als ontvangen (art. 111.2).
Als niemand tekent, neemt artikel 112 het over: na twee pogingen op het fiscale adres — één volstaat als de geadresseerde daar als onbekend staat vermeld — roept de belastingdienst u op met een eenmalige aankondiging in het Boletín Oficial del Estado, op een maandag, woensdag of vrijdag, die ook op haar kantoor kan worden opgehangen en, «en el caso de que el último domicilio conocido radicara en el extranjero», op het consulaat. U hebt vijftien kalenderdagen vanaf de dag na de publicatie om te verschijnen; «transcurrido dicho plazo sin comparecer, la notificación se entenderá producida a todos los efectos legales» — daarna geldt de kennisgeving voor alle rechtsgevolgen als gedaan (art. 112.2). Van dan af loopt de procedure zonder u door tot de aanslag en het beslagbevel, die op dezelfde manier opnieuw worden betekend. Dat is de keten die wij vanaf het andere uiteinde beschreven in ons artikel over de geblokkeerde bankrekening: de eigenaar hoort van een belastingschuld wanneer zijn kaart wordt geweigerd, maanden nadat een brief bij een buurman achterbleef.
Elektronische kennisgeving neemt het probleem niet weg; zij verplaatst het. Bedrijven zijn verplicht belastingberichten elektronisch te ontvangen; particulieren kunnen ervoor kiezen, en een bericht dat in de elektronische brievenbus wordt geplaatst, geldt tien kalenderdagen later als betekend, geopend of niet, zoals onze collega's uitleggen in hun artikel over de elektronische kennisgevingen van de belastingdienst. Voor een eigenaar in het buitenland is het het betere probleem — een e-mailmelding bereikt Manchester, een postbode niet —, mits iemand de brievenbus in de gaten houdt.
Wat de beheerder wel en niet kan zijn
Eigenaren gaan er vaak van uit dat de beheerder van de gemeenschap hun belastingbrieven ontvangt en doorstuurt. De wet is duidelijk, en zo is het niet. De beheerder van uw gemeenschap is de beheerder van de gemeenschap: de belastingdienst weet niets van hem in verband met uw inkomstenbelasting, en een brief die aan u op de flat is gericht, wordt op de flat bezorgd, niet op ons kantoor. Wat de wet wél toelaat, is dat het personeel van de gemeenschap ervoor tekent, met het zojuist beschreven gevolg. In de gemeenschappen die wij beheren met een conciërge of een onderhoudsmedewerker heeft het personeel de instructie elke aangetekende brief te noteren en ons dezelfde dag te waarschuwen, en wij waarschuwen de eigenaar — maar de klokken van vijftien en tien dagen lopen vanaf de bezorging, niet vanaf onze e-mail.
Een beheerder, of het kantoor erachter, kan als uw vertegenwoordiger worden aangewezen, want de wet vraagt alleen een in Spanje gevestigde persoon of vennootschap. Wat die aanwijzing meebrengt, verdient een precieze formulering. Zij verplaatst uw fiscale adres naar het onze (art. 11.1.b), zodat de brieven op een bureau komen dat elke werkdag bemand is; zij laat ons de aangifte indienen en de belastingdienst namens u antwoorden op grond van artikel 46; en zij maakt ons niet aansprakelijk voor uw belasting: de hoofdelijke aansprakelijkheid van artikel 9.4 rust op de vertegenwoordigers van belastingplichtigen met een vaste inrichting of in het toerekeningsregime, niet op de vertegenwoordiger van een particuliere eigenaar. Wie wél aansprakelijk is, is een ander: «el depositario o gestor de los bienes o derechos de los contribuyentes» — de bewaarder of beheerder van de bezittingen van de belastingplichtige — is hoofdelijk aansprakelijk voor de belasting op de inkomsten uit wat hij beheert, samen met de betaler van de inkomsten, behalve waar inhouding geldt (art. 9.1). Een verhuurbeheerder die uw huren int, een bureau dat uw sleutels en boekingen heeft, valt onder die regel; de belastingdienst heeft een formele aansprakelijkstelling nodig voordat zij bij hen kan innen (art. 9.3), en zij mogen de aangifte in uw plaats indienen en betalen (art. 28.2). Ons verhuurbeheer dient om precies die reden het Modelo 210 in voor de eigenaren wier verhuur wij voeren.
De aangifte en de kalender
De regels hierboven bepalen waar een brief aankomt; de aangifte bepaalt of er überhaupt een wordt geschreven. Elke niet-ingezeten eigenaar dient het Modelo 210 in: over het fictieve inkomen van een flat die niet wordt verhuurd en over de huur van een die wél wordt verhuurd, tegen de tarieven en in de vensters die wij uiteenzetten in ons artikel over de verplichtingen van een niet-ingezeten eigenaar — de aangifte over het fictieve inkomen van 2025 moet uiterlijk 31 december 2026 binnen zijn, en vanaf belastingjaar 2026 veranderen de vensters. De aangifte vermeldt de vertegenwoordiger waar die er is, en voor een eigenaar die er geen heeft aangewezen, zijn het de gegevens van de belastingdienst over het pand die de controles in gang zetten: een flat die in het kadaster staat met een niet-ingezeten eigenaar en zonder aangifte is de eenvoudigste afwijking in het systeem, en de brief die zij oplevert, gaat naar het adres van artikel 11.
Een volmacht is geen fiscale vertegenwoordiging en vervangt haar niet. De notariële volmacht die wij beschreven voor eigenaren in het buitenland laat een gevolmachtigde tekenen, verkopen, stemmen en met banken en nutsbedrijven handelen; de fiscale vertegenwoordiger is een aparte figuur met een eigen formulier, en een gevolmachtigde die ook op het registerformulier als vertegenwoordiger is vermeld, dekt beide. Voor de berichten van de gemeenschap zelf — de oproeping voor de junta, de notulen, de verklaringen — vraagt de wet op de horizontale eigendom elke eigenaar de secretaris een adres in Spanje op te geven; ontbreekt dat, dan is de flat ook daarvoor het adres (art. 9.1.h); onze eigenaren in het buitenland geven ons op de dag van de koop een e-mailadres en een postadres, en de stukken van de junta bereiken hen waar zij ook zijn.
Waar wij in beeld komen
Voor de eigenaren in het buitenland in de gemeenschappen die wij beheren, en voor de eigenaren wier verhuur wij voeren, is de oplossing die wij aanbevelen dezelfde: een fiscaal adres in Spanje dat elke werkdag bemand is, het onze of dat van een familielid, vastgelegd op het registerformulier; de elektronische brievenbus daar waar de eigenaar hem kan bijhouden; het Modelo 210 elk jaar in zijn venster ingediend; en één persoon op het eiland die weet hoe een aangetekende brief eruitziet. Waar de belastingdienst een vertegenwoordiger verlangt — bij de Britse en Zwitserse eigenaren aan wie zij schrijft, bij inwoners van de genoemde rechtsgebieden — treden wij als zodanig op, met de uitdrukkelijke aanvaarding die de wet vraagt en de melding binnen twee maanden ingediend. De pagina niet-resident eigenaren beschrijft de dienst, en een offerte kost een dag.
Veelgestelde vragen
Ik ben Brit en bezit een flat in Caleta de Fuste. Moet ik een fiscaal vertegenwoordiger aanwijzen?
Niet door het enkele bezit. Sinds 2021 rust de plicht alleen op niet-EU-inwoners in vier gevallen — een vaste inrichting, een economische activiteit in Spanje, een toerekeningsentiteit of een verzoek van de belastingdienst vanwege het inkomen of het pand — en op inwoners van de genoemde niet-coöperatieve rechtsgebieden. Als de belastingdienst het verlangt, wijs dan vóór de aangiftetermijn iemand aan die in Spanje woont en meld het met diens aanvaarding binnen twee maanden; de boete voor nalaten is een vaste 2.000 euro.
Kan mijn beheerder mijn fiscaal vertegenwoordiger zijn?
Ja, als hij wordt aangewezen: de wet vraagt alleen een in Spanje gevestigde persoon of vennootschap. Zonder aanwijzing is de beheerder niet uw vertegenwoordiger en ontvangt hij uw belastingbrieven niet; de werknemers van de gemeenschap mogen tekenen voor een brief die bij de flat wordt achtergelaten, en dat geldt als aan u bezorgd. De vertegenwoordiger van een particuliere eigenaar is niet aansprakelijk voor diens belasting; een beheerder die uw huren int wel, op grond van artikel 9.1.
Waar stuurt de belastingdienst mijn brieven heen als ik geen vertegenwoordiger heb?
Naar het pand zelf, dat de wet tot uw fiscale adres maakt voor inkomsten uit onroerend goed. Twee mislukte pogingen daar, of één als u als onbekend staat vermeld, leiden tot een aankondiging in het Boletín Oficial del Estado en, vijftien kalenderdagen later, tot een kennisgeving die als gedaan geldt. Een nieuw adres in het buitenland verandert niets tot het op het registerformulier is meegedeeld.
Kan een niet-ingezeten eigenaar elektronische kennisgevingen ontvangen?
Ja, door ervoor te kiezen; bedrijven zitten erin of zij het nu willen of niet. Een bericht dat in de elektronische brievenbus wordt geplaatst, geldt tien kalenderdagen na de plaatsing als betekend, geopend of niet, dus de brievenbus heeft iemand nodig die hem bekijkt — of een vertegenwoordiger die dat doet.
