Hoe u in Spanje van administrador wisselt — en wanneer u dat het beste doet

De meeste eigenaren staan nooit stil bij wie hun comunidad beheert, totdat er iets misgaat: de cijfers komen een week voor de vergadering binnen, in augustus neemt niemand op, een lekkage duurt drie maanden, of de lijst met achterstanden is vier jaar lang stilletjes gegroeid. Dan komt op elke jaarvergadering dezelfde vraag op tafel — kunnen wij eigenlijk wel van beheerder wisselen, of zitten wij vast?

U zit niet vast. Het Spaanse recht maakt dit tot een van de eenvoudigste besluiten die een comunidad kan nemen. Waar comunidades over struikelen is niet de wet; het zijn de timing en de overdracht.

De juridische positie, in één alinea

Onder de Ley de Propiedad Horizontal (LPH) is het benoemen en ontslaan van de beheerder een bevoegdheid van de junta de propietarios — de eigenarenvergadering — en van niemand anders (art. 14.a). Artikel 13.7 is er onomwonden over: tenzij uw statuten anders bepalen, worden functies voor één jaar benoemd, en de benoemden "podrán ser removidos de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la Junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria" — zij kunnen vóór het einde van hun termijn worden ontslagen bij besluit van de eigenarenvergadering, bijeengeroepen in buitengewone zitting.

Dus: geen unanimiteit, geen notaris, geen rechter. Een vergadering en een stemming.

Welke meerderheid hebt u nodig?

Het ontslaan en benoemen van een beheerder hoort niet bij de bijzondere gevallen die in artikel 17 worden opgesomd, en valt dus onder de restregel (art. 17.7): een gewone meerderheid — een meerderheid van de eigenaren die tevens een meerderheid van de deelnamequota vertegenwoordigt bij eerste oproeping, of een meerderheid van de aanwezigen die meer dan de helft van de aanwezige quota vertegenwoordigt bij tweede oproeping.

Twee praktische opmerkingen. Ten eerste mogen eigenaren die niet bij zijn met hun betalingen aan de comunidad wel aanwezig zijn en het woord voeren, maar hebben zij geen stem (art. 15.2) — wat de rekensom af en toe verandert. Ten tweede tellen volmachten mee: een eigenaar in Utrecht die een ondertekende volmacht opstuurt, is net zo aanwezig als de buurman van beneden.

De vergadering bijeenroepen

De voorzitter roept de junta bijeen. Is uw voorzitter terughoudend, dan geeft de LPH de eigenaren een hefboom: eigenaren die 25% van de deelnamequota vertegenwoordigen (of 25% van de eigenaren) kunnen eisen dat er een vergadering wordt bijeengeroepen (art. 16.2).

Drie dingen die in de oproeping goed moeten staan, want een slordige oproeping is de makkelijkste manier om het besluit later aan te laten vechten:

• Een uitdrukkelijk agendapunt. Niet "diverse zaken". Iets als "Cese del administrador actual y nombramiento de nuevo administrador" — ontslag van de huidige beheerder en benoeming van een nieuwe. Besluiten over onderwerpen die niet op de agenda staan, zijn kwetsbaar.
• Een correcte oproepingstermijn. De gewone jaarvergadering vraagt minstens zes dagen vooraf (art. 16.3); een buitengewone vergadering vraagt de termijn die haalbaar is. Zes dagen is een wettelijke ondergrens, geen streefwaarde — voor een comunidad met eigenaren in het buitenland is drie of vier weken het fatsoenlijke minimum, en uw statuten kunnen meer eisen.
• De lijst met wanbetalers. De oproeping moet de lijst bevatten van eigenaren die niet bij zijn met de comunidad (art. 16.2). Die overslaan is een veelvoorkomend gebrek.

Het deel dat werkelijk bepaalt of de wisseling goed gaat: de overdracht

De stemming duurt tien minuten. Bij de overdracht verliezen comunidades een jaar.

Hier is de LPH magerder dan mensen verwachten. Zij verplicht de beheerder "custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad" — de documentatie van de comunidad te bewaren en ter beschikking te houden (art. 20.e) — en artikel 19 regelt het notulenregister. Maar de bekende termijnen die u online leest (tien dagen voor de essentiële documenten, vijfenveertig voor de boekhouding) komen uit de gedragscodes van de beroepsgroep, niet uit de wet. Behandel ze als goede praktijk die u moet vastleggen, niet als een recht dat zichzelf afdwingt.

Leg ze dus vast in het besluit zelf. De notulen moeten de datum van beëindiging vermelden en een termijn voor de overdracht van ten minste:

• het libro de actas (notulenregister) en de volledige reeks notulen;
• de bankafschriften van de comunidad, en de wijziging van de tekeningsbevoegden — de rekening moet op naam en CIF van de comunidad zelf staan, nooit op die van de beheerder;
• de lijst met wanbetalers met de onderliggende stukken per dossier, en de stand van elke vordering die al bij de rechter ligt;
• de lopende contracten: lift, schoonmaak, tuinonderhoud, zwembad, verzekering, energielevering, eventuele arbeidsovereenkomsten en hun positie bij de sociale zekerheid;
• de technische documentatie: het gebouwboek als dat bestaat, ITE- of keuringscertificaten, liftkeuringen, legionella- en zwembadregistraties;
• de laatst goedgekeurde begroting en jaarrekening, en het saldo van het reservefonds.

Een nieuwe beheerder die het overneemt zonder de wanbetalersdossiers, is een nieuwe beheerder die uw achterstanden stilletjes afboekt. Vraag om die lijst als eerste.

Staat er een boete op wisselen?

Juridisch kan de junta de beheerder op elk moment ontslaan — dat is artikel 13.7, en daar kan contractueel niet van worden afgeweken. Wat u eventueel verschuldigd bent, is een contractuele vraag: sommige beheerovereenkomsten lopen voor een vaste termijn en voorzien in de resterende maanden. Lees het contract vóór de vergadering, want het hoort in de discussie thuis.

In de praktijk zijn de meeste contracten op Fuerteventura jaarcontracten die met de benoeming aflopen, en daarom is de gewone jaarvergadering het natuurlijke moment. En een professioneel kantoor dat uw comunidad wil hebben, hoort u niets in rekening te brengen om te mogen komen. Wij doen dat niet — een comunidad overnemen halverwege de termijn of bij verlenging kost hoe dan ook niets extra.

De timing: mik op de begrotingscyclus

Dit is het stuk waar bijna niemand op plant.

Het boekjaar van uw comunidad is een cyclus: de gewone jaarvergadering keurt de jaarrekening van het afgelopen jaar goed en de begroting voor het komende jaar, en de bijdragen die iedereen betaalt komen uit die begroting voort. Wisselt u van beheerder op de vergadering die de begroting voor volgend jaar vaststelt, dan krijgt het nieuwe kantoor de cijfers in handen waarop het straks wordt beoordeeld. Wisselt u drie maanden later, dan beheert iemand een jaar lang een begroting waaraan hij niet heeft meegebouwd — en heeft elk ongemakkelijk getal twee mogelijke auteurs.

De nuttige vraag is dus niet "wanneer kunnen wij wisselen?" maar "wanneer keurt onze comunidad haar begroting goed?" Reken vanaf die datum terug:

1. Drie tot vier maanden vooraf — vraag offertes op en vergelijk ze goed (zie hieronder). Zorg dat u ze schriftelijk krijgt, met de omvang erbij vermeld.
2. Zes tot acht weken vooraf — het bestuur komt tot een aanbeveling en de voorzitter zet het punt op de agenda van de gewone jaarvergadering.
3. Op de jaarvergadering — jaarrekening goedgekeurd, begroting goedgekeurd, beheerder benoemd. Eén vergadering, één schone streep.
4. De weken erna — de overdracht volgens de in de notulen vastgelegde termijnen.

Comunidades die naar de begrotingscyclus 2027 kijken, zouden het eerste gesprek nu moeten voeren, niet in de week van de vergadering.

Wat u elke beheerder moet vragen voordat u hem benoemt

Artikel 13.6 staat toe dat de functie wordt bekleed door een eigenaar, door een gekwalificeerde professional of door een bedrijf. Die vrijheid snijdt aan twee kanten, dus vraag:

• Kwalificatie en inschrijving. Zijn zij colegiado beheerder, en hebben zij een beroepsaansprakelijkheidsverzekering? Vraag om beide te zien.
• Een vast, schriftelijk honorarium, en een heldere opsomming van wat daarbuiten valt. Een offerte die niet kan zeggen wat er inbegrepen is, is een offerte waarover u ruzie gaat krijgen.
• Waar het geld staat. Rekening van de comunidad, CIF van de comunidad, handtekeningen van de comunidad.
• Hoe vaak u de cijfers ziet. Maandelijks wint met straatlengtes van "op de jaarvergadering" — een fout die u in maart vindt is een correctie; dezelfde fout in december is een ruzie.
• Discipline bij leveranciers. Drie offertes voor werk van betekenis, en geen commissie van welke leverancier dan ook. Vraag hun dat hardop te zeggen.
• Beleid bij achterstanden. Wat er gebeurt na 30, 60 en 90 dagen, en wie de vordering betaalt.
• Talen. In een comunidad waar de helft van de eigenaren in het buitenland woont, is een beheerder die alleen in het Spaans schrijft een vertaalprobleem dat u erbij krijgt.
• Wat eigenaren zelf kunnen inzien. Ons eigen eigenarenportaal is inbegrepen bij elke comunidad die wij beheren: overzichten online gepubliceerd, meldingen gevolgd met foto's, oproepingen voor vergaderingen en het volmachtformulier op één plek, in het Engels, Spaans en Duits, achter één login.

Niets hiervan is exotisch. Het is het minimum dat een gebouw verdient.