De notulen bereiken u in Hamburg een week na de vergadering waar u niet bij was: onder punt vier, «nombramiento de cargos», is het voorzitterschap van de gemeenschap op u gevallen. Het is geen vergissing en het is niet vrijblijvend. Het is ook veel minder verontrustend dan het bij eerste lezing lijkt, want de Ley de Propiedad Horizontal — de wet die elke eigenaarsgemeenschap in Spanje regelt — zegt precies hoe de functie wordt vervuld, hoe lang ze duurt, hoe u ervan ontheven kunt worden en waarvoor ze u verantwoordelijk maakt. Zo leggen wij het uit aan de eigenaren in het buitenland van de gemeenschappen die wij beheren.
Hoe de voorzitter wordt gekozen
De organen van de gemeenschap zijn de vergadering van eigenaren, de voorzitter (met vicevoorzitters als zij die wil), de secretaris en de beheerder (Ley de Propiedad Horizontal, art. 13.1). De voorzitter wordt benoemd «uit de eigenaren, bij verkiezing of, bij gebrek daaraan, bij toerbeurt of loting» (art. 13.2). Eerst de verkiezing; de meeste gemeenschappen komen daar nooit aan toe, en de turno — de toerbeurt, meestal in de volgorde van de appartementen — of het lot beslist. Eigenaar zijn is de enige voorwaarde die de wet stelt: niets erin verlangt dat u in het gebouw, op het eiland of in Spanje woont.
De benoeming geldt voor een jaar, tenzij de statuten van de gemeenschap anders bepalen (art. 13.7); de vergadering die benoemt kan ook vóór het einde van het jaar ontslaan, in een daartoe bijeengeroepen buitengewone vergadering (art. 13.7 en 14.a). Vicevoorzitters zijn facultatief, worden op dezelfde manier benoemd en vervangen de voorzitter bij afwezigheid, verhindering of vacature (art. 13.4) — voor een eigenaar in het buitenland het eerste om om te vragen. Tenzij de statuten of de vergadering de functies afzonderlijk invullen, is de voorzitter ook secretaris en beheerder van de gemeenschap (art. 13.5); de functie van beheerder kan door elke eigenaar of door een professioneel gekwalificeerde persoon of firma worden vervuld (art. 13.6).
Kunt u weigeren?
Nee — en ja. «De benoeming is verplicht», zegt de wet, en in dezelfde zin opent zij een deur: de aangewezen eigenaar «kan de rechter binnen de maand na zijn aantreden om ontheffing vragen, onder aanvoering van de redenen die hem daarbij bijstaan» (art. 13.2). De rechter beslist summier, langs dezelfde weg die de wet voor vastgelopen stemmingen gebruikt (art. 17.7), en wijst in dezelfde beslissing de eigenaar aan die de functie vervult tot de gemeenschap opnieuw benoemt binnen de termijn die de rechtbank stelt. Men kan zich ook tot de rechter wenden wanneer het, om welke reden ook, voor de vergadering onmogelijk blijkt een voorzitter aan te wijzen (art. 13.2).
Drie dingen over die deur. De maand loopt vanaf de dag dat u aantreedt, niet vanaf de dag dat u de notulen leest; een eigenaar in het buitenland moet dus antwoorden in de week waarin het bericht aankomt. De wet noemt geen geldige redenen: leeftijd, ziekte en ver van het gebouw wonen zijn de redenen die eigenaren aanvoeren, en de rechter weegt elk geval — afstand is een argument, geen vrijbrief, en een afwijzing is mogelijk. En de rechtbank is de dure deur. Vraag het eerst de vergadering: een buitengewone vergadering kan uw ontslag aanvaarden en een buur kiezen die de functie wil, of een ter plaatse wonende vicevoorzitter benoemen en u alleen de handtekening laten. In de gemeenschappen die wij beheren lost dat gesprek de meeste gevallen op voordat iemand artikel 13.2 twee keer leest.
Wat de voorzitter werkelijk doet
De voorzitter «vertegenwoordigt de gemeenschap krachtens de wet, in en buiten rechte, in alle zaken die haar aangaan» (art. 13.3). In de praktijk is dat een korte lijst van handelingen die niemand anders kan verrichten:
- De vergaderingen bijeenroepen. De voorzitter roept de jaarvergadering bijeen en elke andere die hij nodig acht of die een kwart van de eigenaren vraagt, met agenda, plaats, datum en tijd, en moet elk punt opnemen dat een eigenaar schriftelijk vraagt (art. 16.1 en 16.2).
- De notulen ondertekenen. De notulen worden gesloten met de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris aan het einde van de vergadering of binnen de tien kalenderdagen daarna; vanaf die sluiting zijn de besluiten uitvoerbaar (art. 19.3).
- Het schuldcertificaat meetekenen. Een vordering op een wanbetaler via de bijzondere betalingsbevelprocedure vereist het schuldcertificaat van de secretaris met het visto bueno van de voorzitter — tenzij de secretaris een professionele beheerder is die niet in de vordering optreedt (art. 21.3). Ons artikel over achterstallige bijdragen loopt de procedure door.
- Verboden activiteiten stoppen. De voorzitter sommeert, op eigen initiatief of op verzoek van een eigenaar, tot staking van een hinderlijke of verboden activiteit en stelt, met machtiging van de vergadering, de stakingsvordering in (art. 7.2).
- De meldingen van de beheerder ontvangen. Dringende reparaties worden door de beheerder opgedragen, die ze onmiddellijk aan de voorzitter moet melden (art. 20.c).
Al het andere — de begroting en de jaarrekening voorbereiden, de oproepingen versturen, de boeken en documenten bijhouden, het onderhoud opdragen, betalen en innen, de besluiten over werkzaamheden uitvoeren — is het werk van de beheerder (art. 20). Een gemeenschap zonder professionele beheerder legt dat alles op de voorzitter. Dat, meer dan de handtekeningen, maakt de functie zwaar; en het is het deel dat gedelegeerd kan worden.
Waarvoor u aansprakelijk bent
Begin met waarvoor u niet aansprakelijk bent. De gemeenschap staat voor haar schulden in met al haar middelen en vorderingen; pas subsidiair, na een aanmaning tot betaling, kan een schuldeiser elke eigenaar aanspreken voor zijn aandeel in wat onbetaald blijft (art. 22.1) — en dat is het risico van iedere eigenaar als eigenaar, voorzitter of niet. De voorzitter is het vertegenwoordigingsorgaan van de gemeenschap: een overeenkomst die namens de gemeenschap wordt getekend, binnen wat de vergadering heeft besloten, bindt de gemeenschap, niet de persoon die tekende.
Persoonlijke aansprakelijkheid begint waar het mandaat eindigt. De rechters hebben voorzitters persoonlijk aansprakelijk gehouden die zonder besluit of tegen een besluit handelden, werkzaamheden opdroegen of contracten tekenden die de vergadering niet had goedgekeurd, of een buur zonder wettelijke of statutaire grondslag het gebruik van gemeenschappelijke delen ontzegden. Buiten het mandaat geldt de algemene regel: wie door handelen of nalaten, door schuld of nalatigheid, een ander schade toebrengt, moet die vergoeden (Código Civil, art. 1902). Een bekend gevaar in de gemeenschappelijke ruimten negeren — een losse leuning die twee keer is gemeld, een zwembad zonder zijn veiligheidscontroles — is het soort nalatigheid dat de voorzitter kan worden aangerekend.
De discipline is eenvoudig. Handel op besluiten en leg ze vast in de notulen; laat technische beslissingen over aan het schriftelijke advies van de beheerder; blijf binnen de begroting of breng het meerdere in stemming; en vraag of de verzekering van de gemeenschap de aansprakelijkheid van haar organen dekt — veel VvE-polissen bieden die dekking als uitbreiding, en voor een voorzitter in het buitenland is zij de premie waard. Onze dienst verzekering van de gemeenschap legt uit waar u in de polis op moet letten.
De functie vanuit het buitenland vervullen
U op de vergadering laten vertegenwoordigen met een ondertekend geschrift (art. 15.1) is uw recht als eigenaar; het voorzitterschap zelf is geen zetel waar u iemand naartoe kunt sturen. Waar de wet u een plaatsvervanger geeft, is dat de vicevoorzitter (art. 13.4). Het protocol dat wij voorstellen aan eigenaren in het buitenland die in de door ons beheerde gemeenschappen voorzitter worden, ziet er zo uit:
- Een ter plaatse wonende vicevoorzitter, door dezelfde vergadering benoemd, die een koerier kan ontvangen, de loodgieter kan opvangen en in een noodgeval kan tekenen.
- De beheerder als secretaris-beheerder (art. 13.5 en 13.6), zodat oproepingen, boeken, dringende reparaties, betalingen en incasso's niet op uw tijdzone wachten.
- De vergadering online of hybride, wanneer de statuten of de vergadering dat voorzien en identificatie en stemming gewaarborgd zijn — u zit haar voor vanaf uw bureau, maar de wet regelt haar nog niet uitdrukkelijk (een hervorming ligt sinds mei 2026 bij het Congres), dus de veilige weg blijft de volmacht; ons artikel over de jaarvergadering voor eigenaren in het buitenland behandelt de oproeping, de volmacht en de stemming.
- Een adres voor kennisgevingen in het dossier van de gemeenschap (art. 9.1.h), een e-mailadres ernaast, en tien dagen in de agenda na elke vergadering zodat de notulen u bereiken en getekend terugkomen.
- De twee data van het jaar: de gewone vergadering, waar de jaarrekening die u gaat tekenen wordt gelezen zoals ons artikel over de jaarrekening dat doet, en de vergadering waarin de turno doorschuift en u de functie overdraagt.
In de gemeenschappen die wij beheren reist het papier niet per post. Afschriften worden online gepubliceerd, eigenaren ontvangen een kwartaalrapport van betaalde bijdragen, opgeloste incidenten en komende stemmingen, en de oproeping komt met het volmachtformulier klaar — één login, elk document, in het Engels, Spaans of Duits. Een voorzitter in Hamburg ziet wat een voorzitter in Corralejo ziet.
Waar wij in beeld komen
Onze beheerders op Fuerteventura vervullen de functie van secretaris-beheerder voor gemeenschappen waarvan de voorzitter in een ander land woont: zij bereiden de begroting, de oproepingen en de notulen voor, dragen dringende reparaties op en melden ze dezelfde dag, houden de boeken en documenten ter beschikking van elke eigenaar en leggen de voorzitter alleen voor wat de voorzitter moet tekenen. Bekijk onze dienst beheer van eigenaarsgemeenschappen of vraag een offerte aan. Heeft uw gemeenschap een beheerder die niet zo werkt, dan is van beheerder wisselen een besluit van de vergadering, geen gevecht.
Veelgestelde vragen
Kan een niet-ingezeten eigenaar voorzitter van de gemeenschap zijn?
Ja. De wet eist dat de voorzitter eigenaar is en verder niets — geen woonplaats in het gebouw, op het eiland of in Spanje. Ver weg wonen is een reden die u binnen de maand na aantreden aan de rechter kunt voorleggen om ontheven te worden; het staat de benoeming niet in de weg, en het is ook geen automatische vrijstelling.
Hoe lang duurt de functie, en kan ik worden ontslagen of herkozen?
Een jaar, tenzij de statuten van de gemeenschap een andere termijn vaststellen. De vergadering kan de voorzitter vóór het einde van het jaar ontslaan in een daartoe bijeengeroepen buitengewone vergadering, en niets staat herverkiezing in de weg. Aan het einde van het jaar benoemt de gemeenschap opnieuw — bij verkiezing of, bij gebrek daaraan, bij toerbeurt of loting.
Wordt de voorzitter betaald?
De wet zegt niets over een vergoeding, dus de functie is onbezoldigd tenzij de vergadering een vergoeding besluit, zoals sommige gemeenschappen bij besluit doen. Doet de uwe dat, behandel het bedrag dan als inkomen en vraag uw belastingadviseur hoe het wordt aangegeven.
Wat gebeurt er als niemand voorzitter wil zijn?
De benoeming is verplicht: stelt niemand zich verkiesbaar, dan beslist de toerbeurt of het lot, en de aangewezen eigenaar vervult de functie tenzij de rechter hem ontheft. Kan de vergadering helemaal geen voorzitter aanwijzen, dan kan men zich tot de rechter wenden, die er een benoemt; die aanwijzing geldt tot de gemeenschap opnieuw benoemt.
